8 migliori pratiche per la pianificazione della forza lavoro

Le persone sono tra le risorse più importanti della tua azienda. Si impegnano, giorno dopo giorno, per raggiungere gli obiettivi e la missione della tua organizzazione. E mentre i buoni dipendenti sono alla base di qualsiasi azienda di successo, il personale è ancora uno dei costi più significativi della gestione di un'azienda. Garantire che tu stia ottenendo il massimo valore per i tuoi soldi, assicurandoti che tutti i ruoli necessari siano ricoperti, dipende da un processo chiamato pianificazione della forza lavoro.

Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?

La pianificazione della forza lavoro è un processo basato sui dati che si riduce a ridurre al minimo i costi operativi associati alla forza lavoro, massimizzando al contempo il valore che apporta all'azienda. Non si tratta solo di ottenere di più dai dipendenti esistenti, ma di ottimizzare il processo di assunzione, prevedere con precisione le esigenze di talenti e mantenere il turnover dei dipendenti a livelli gestibili, soprattutto per i ruoli di alto valore.

Che cos'è un software di pianificazione della forza lavoro?

Il software di pianificazione della forza lavoro fornisce i dati necessari per valutare correttamente le esigenze della forza lavoro dell'organizzazione, pianificare il futuro e reagire ai cambiamenti improvvisi del mercato, come i venti contrari emergenti a livello di settore.

Questo software può assumere molte forme. Una piattaforma di Performance finanziaria, ad esempio, può gestire facilmente le esigenze di pianificazione della forza lavoro per le grandi aziende con una struttura organizzativa complessa. Nel frattempo, gli strumenti di gestione dei progetti con funzionalità integrate di pianificazione della forza lavoro dovrebbero essere utilizzati solo progetto per progetto o per organizzazioni molto piccole. 

Pianificazione della forza lavoro vs. pianificazione del numero di funzionari vs. pianificazione del personale

Questi termini sono spesso usati in modo intercambiabile, soprattutto da persone che non hanno troppa familiarità con la pianificazione della forza lavoro. Sebbene ci sia una certa sovrapposizione tra loro, c'è una differenza fondamentale tra la pianificazione della forza lavoro e gli altri due che può aiutare a chiarire le cose. La pianificazione del numero di funzionari e la pianificazione del personale sono entrambi elementi della pianificazione della forza lavoro, ciascuno focalizzato su una parte specifica.

• La pianificazione del numero di funzionari consiste nel tenere un conteggio accurato del numero e del tipo di dipendenti di un'azienda. Questo conteggio sarà confrontato con le esigenze in continua evoluzione dell'organizzazione per evitare che si formino gravi lacune.
  
• La pianificazione del personale si concentra principalmente sulla soddisfazione delle esigenze di progetti e team specifici. Si può pensare alla pianificazione della forza lavoro come a un'iniziativa che avviene più a livello strategico, mentre la pianificazione personale si concentra a livello di team e di progetto.

8 best practice per la pianificazione della forza lavoro

Come qualsiasi altro processo che coinvolge tutta l'organizzazione, la pianificazione della forza lavoro puo essere impegnativa e dispendiosa in termini di risorse. Ecco alcune best practice per ottenere il massimo da esso.

1. Determina il tuo attuale numero di funzionari

Prima di intraprendere qualsiasi tipo di pianificazione della forza lavoro, è necessario assicurarsi di disporre di un numero di funzionari accurato. Tieni presente che, sia che tu lavori in una grande organizzazione o in una che sta crescendo rapidamente, il numero di funzionari può cambiare di settimana in settimana. Assicurati di aggiornare il tuo Numero di funzionari prima di qualsiasi iniziativa di pianificazione della forza lavoro.

2. Prevedere l'attrito

Molti fattori possono far sì che la forza lavoro diminuisca più rapidamente di quanto possa essere sostituita. La previsione per questo è essenziale. Le organizzazioni ad alte prestazioni sfruttano Dati Analisi per determinare il rischio di turnover, pensionamento e mobilità della forza lavoro. Valutano anche le condizioni economiche esterne per prevedere cosa potrebbero fare i dipendenti. Tenere conto di queste variabili ti aiuterà a determinare il rischio di approvvigionamento della tua forza lavoro e, se lo desideri, ti consentirà di individuare aree e posizioni ad alto rischio per la fidelizzazione.

3. Prevedere la domanda

Man mano che le condizioni di mercato si evolvono, è importante chiedersi come cambieranno le esigenze della tua organizzazione nelle prossime settimane, mesi e anni. Essere in grado di prevedere con precisione le risposte a queste domande può far risparmiare una fortuna nei costi di assunzione e nelle spese dei dipendenti, garantendo al contempo che l'organizzazione disponga ancora di personale sufficiente per mantenere la produttività. Al centro di una previsione della domanda di successo ci sono i processi basati sui driver. Questi driver dovrebbero essere rilevanti per il tuo settore. Ad esempio, i call center potrebbero utilizzare le chiamate ricevute, i magazzini potrebbero utilizzare i camion scarichi e le società di servizi professionali potrebbero utilizzare le ore fatturate come autisti Personale.

4. Eseguire un'analisi delle lacune

Il risultato finale della pianificazione della forza lavoro è avere la giusta combinazione di persone e competenze di cui l'organizzazione ha bisogno per raggiungere i suoi obiettivi. Un'analisi delle lacune consiste nell'identificare e dettagliare il divario tra dove si trova attualmente la forza lavoro e il mix di competenze dell'organizzazione e dove deve essere. Da lì, i leader possono prendere decisioni più informate sulla forza lavoro dell'organizzazione, dall'assunzione alla ristrutturazione dell'azienda.

5. Eseguire scenari di pianificazione della forza lavoro

Strettamente correlato all'analisi delle lacune è il processo di esecuzione degli scenari di pianificazione della forza lavoro. Di tutte le migliori pratiche per la pianificazione del personale, Scenario planning è forse la più critica in tempi di cambiamenti e sconvolgimenti. Alcune variabili da considerare quando si prepara l'analisi dello scenario personale sono:

• Rapporto tra lavoratori appaltatori e esternalizzati e dipendenti interni
• Rapporto tra lavoratori a tempo pieno e a tempo parziale
• Trasferimento, aperture e chiusure delle operazioni
• Strategia retributiva e aumento del merito
• Riorganizzazioni, promozioni e trasferimenti laterali
• Variazione della produttività, dei tempi di avviamento e dei rapporti di pilotaggio
  

L'obiettivo della pianificazione personale non è quello di trovare il mix ottimale della forza lavoro, ma di capire le azioni che si possono intraprendere quando si verificano determinate situazioni sulla base di un modello ben strutturato.

6. Sviluppare un piano di assunzione e definire le aspettative

Dopo esserti assicurato che il tuo Numero di funzionari sia esatto, aver previsto la domanda e l'abbandono, aver identificato il divario della tua forza lavoro e aver eseguito alcuni scenari, avrai abbastanza Dati per creare un piano di assunzione solido e completo. Ciò consente ai leader di ottimizzare il reclutamento e altre risorse interne, disponendo al contempo delle informazioni necessarie per rispondere a qualsiasi domanda che i responsabili dei team e i responsabili di reparto possano avere su specifiche scelte di assunzione.

Questo perché avere un piano di assunzione basato sui dati è il modo migliore per definire le aspettative e gestire le potenziali obiezioni dei team leader.

Invece di un piano progettato in un silo, è possibile mostrare tutti i punti Dati che sono stati utilizzati per progettarlo. In questo modo si crea maggiore trasparenza e si consente a tutti di comprendere la strategia in questione.

7. Integrare la pianificazione della forza lavoro nella strategia aziendale

La tua strategia aziendale dipende già da decine, se non centinaia di punti Dati. Allora perché non farne parte anche la pianificazione della forza lavoro? Alla base, la pianificazione della forza lavoro è simile alla valutazione di Domanda e offerta in altri aspetti della tua attività, solo per i tuoi dipendenti. Ecco alcuni esempi di come la pianificazione della forza lavoro può essere applicata alla tua strategia aziendale:

• La tua azienda di servizi professionali riceve un aumento del 50% delle proposte per un servizio specifico. Con la pianificazione della forza lavoro, puoi prevedere l'assunzione di più professionisti qualificati in quel servizio per soddisfare la domanda.
• Un'azienda manifatturiera impara, dopo aver esaminato la sua forza lavoro, che l'attrito aumenta sempre in estate. Questo porta ad un aumento degli straordinari, diminuendo la redditività nei mesi estivi. I leader possono quindi reagire in modo appropriato.
• Un'azienda tecnologica, piena di liquidità derivante da un recente investimento, ha bisogno di rafforzare rapidamente il proprio team di sviluppo software per aggiornare drasticamente il proprio prodotto e conquistare un mercato emergente. Con la pianificazione della forza lavoro, puo trovare il miglior uso possibile per ogni dollaro, ristrutturando secondo necessità.

8. Ricorda il fattore umano

Con processi come la pianificazione della forza lavoro, è fin troppo facile vedere i dipendenti come ruoli, stipendi e spese. Ma è importante ricordare le persone che si celano dietro i ruoli. Ciò significa trattare con grande attenzione tutte le decisioni che emergono dalla pianificazione della forza lavoro, tenendo conto dei fattori qualitativi che non possono essere tabulati in un Foglio di calcolo.

Ad esempio, non tutti i dipendenti sono motivati dalle stesse cose. Mentre alcuni possono saltare da un'azienda all'altra per massimizzare il loro stipendio, il che significa che trattenerli richiede solo aumenti regolari, altri sono motivati da fattori più intrinseci, come i valori aziendali in cui credono.

Ogni aspetto della pianificazione della forza lavoro dovrebbe tenere conto del fattore umano in un modo o nell'altro per evitare potenziali sorprese che i fogli di calcolo non possono prevedere.

Pianificazione della forza lavoro di prim'ordine

Che tu stia pianificando una campagna di reclutamento, ristrutturando la tua attività o cercando di colmare una specifica lacuna di competenze, le prime fasi di solito coinvolgono la pianificazione della forza lavoro. Ma per assicurarti di avere tutti i Dati di cui hai bisogno, dovresti utilizzare la migliore Piattaforma disponibile. Per la maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni, questo è Prophix. Scopri come utilizzare Prophix per la pianificazione della forza lavoro, la pianificazione del personale, Financial Performance Managemente altro ancora.