Un processo di chiusura completo di fine mese per i team FP&A nel 2024

Pochi processi finanziari sono così frequenti e laboriosi come la chiusura di fine mese.

Anche se si può essere tentati di utilizzare le stime per risparmiare tempo, una chiusura accurata di fine mese crea una base per dati finanziari sani. Questo, a sua volta, fornisce ai leader le informazioni di cui hanno bisogno per prendere decisioni migliori. Senza un solido processo di chiusura di fine mese, la tua organizzazione potrebbe sovrastimare i suoi guadagni sottostimando l'impatto delle sue spese.

Ecco come puoi gestire questo processo cruciale.

Che cos'è la chiusura di fine mese?

La chiusura di finemese, o chiusura dei libri, è un processo finanziario attraverso il quale i team finanziari e contabili esaminano tutte le transazioni di un'organizzazione per il mese per ottenere numeri accurati per tutti i conti a partire dall'ultimo giorno di quel particolare periodo di 30 o 31 giorni. Ciò consente ai leader di tutta l'organizzazione di avere una comprensione accurata di quanto è stato speso, quante entrate sono arrivate e quanto l'organizzazione è vicina alle sue previsioni.

Può essere un processo lungo e difficile per alcuni motivi:

• I dati devono essere aggregati da più reparti e fonti dati.
• La maggior parte delle organizzazioni svolge ancora la maggior parte del lavoro manualmente.
• Il volume di dati coinvolti può essere difficile da gestire.
• Nelle organizzazioni più grandi, l'analisi e la riconciliazione dei record in conflitto possono richiedere una notevole quantità di tempo.

Ma nonostante questi problemi, e altri ancora, la chiusura di fine mese è ancora un processo cruciale per ogni organizzazione.

Perché la chiusura di fine mese è importante?

Sebbene il processo di chiusura di fine mese possa essere lungo, porta alcuni vantaggi che ne valgono la pena:

• È il modo migliore per avere estratti conto accurati: Senza la chiusura di fine mese, gli estratti conto vengono aggiornati in modo irregolare, il che significa che è difficile sapere quando sono accurati e quando necessitano di aggiornamenti significativi.
• Spese imprecise possono influire sui profitti: Immagina di essere a capo di un reparto e che le uniche informazioni che hai sulle tue spese del mese precedente siano una stima che è fuori del 15%. Se spendi il tuo budget in base a tale stima, potresti ritrovarti accidentalmente a spendere troppo.
• Risparmia tempo per ogni altro processo finanziario: Quanti dei tuoi processi finanziari dipendono da saldi contabili accurati e da una nota spese? Chiudere regolarmente i libri contabili con precisione ti dà un vantaggio su altri processi, come il consolidamento e la chiusura di fine anno.
• Aiuta a ottimizzare gli audit: Gli audit richiedono molto tempo e possono portare a una brusca battuta d'arresto di progetti importanti quando le risorse vengono riclassificate in ordine di priorità. Maggiore è il numero di stime con cui Revisori deve lavorare, più lento è il processo. Con le chiusure regolari di fine mese, puoi far risparmiare tempo e fatica a tutti.
• Aiuta a identificare le opportunità di miglioramento: Il modo migliore per migliorare qualcosa è sapere che ha bisogno di miglioramenti. Più accurata è la chiusura di fine mese, maggiori sono le possibilità di individuare potenziali problemi e trovare la soluzione giusta.

Come si comporta una chiusura di fine mese?

Dopo la chiusura di fine mese, avrai un'idea esatta di quante entrate ha generato la tua organizzazione e quanti soldi sono andati ai costi operativi e ai costi delle merci vendute. A tal fine, si procede alla chiusura dei relativi Conti (es. l'esecuzione e la convalida di ogni transazione), la riconciliazione di eventuali transazioni duplicate o errate, l'elaborazione degli importi di competenza e altro ancora.

Più avanti in questa guida tratteremo una procedura dettagliata per la chiusura di fine mese. Per ora, esaminiamo tutti i dati finanziari di cui avrai bisogno per analizzare questo processo.

Di quali informazioni finanziarie ha bisogno il team di contabilità o FP&A?

L'obiettivo della chiusura di fine mese è esaminare le entrate in entrata, le spese in uscita e persino lo stato delle risorse importanti. Ecco cosa ti servirà per analizzare ogni chiusura di fine mese.

• Entrate complessive: Una delle informazioni più importanti per la chiusura di fine mese è la quantità di entrate che l'azienda ha portato. Dovrai rivedere tutti i Conti che portano entrate, motivo per cui questo può richiedere molto tempo.
• Conti spese: Sapere esattamente quanti soldi escono dalla tua organizzazione su base mensile è essenziale per prendere le migliori decisioni finanziarie. Tutte le spese Conti vengono solitamente riviste durante la chiusura di fine mese.
• Ratei e risconti previsti: Se la tua organizzazione utilizza la contabilità per competenza, il processo di chiusura di fine mese comporterà la revisione di tutte le transazioni prima che il denaro effettivo venga ricevuto o erogato.
• Informazioni sul conto bancario: Tutti coloro che hanno bisogno di accedere a queste informazioni possono accedervi? Tutti i conti bancari della tua organizzazione sono necessari o alcuni possono essere consolidati? La revisione periodica di questo aspetto può portare a risparmi sui costi e a processi migliori per l'organizzazione.
• Inventario: Molte aziende utilizzano il processo di chiusura di fine mese come un'opportunità per rivedere anche il proprio inventario. Se ti occupi di prodotti fisici, avere un registro accurato del tuo inventario mensile puo portare a una migliore comprensione della salute finanziaria dell'organizzazione.
• Petty cash Totale: È fin troppo facile perdere traccia dei tuoi piccoli soldi nel tempo. Puoi evitarlo rivedendo le tue piccole transazioni di cassa come parte della chiusura di fine mese.
• Totale immobilizzazioni: Avere un registro accurato dei tuoi asset e del loro valore è fondamentale. Renderlo parte del processo di chiusura di fine mese significa che chiunque sia responsabile di prendere decisioni in merito all'acquisizione, alla liquidazione o al trasferimento di asset è dotato delle informazioni più recenti.
• Contabilità generale e rendiconti finanziari: La chiusura di fine mese di solito comporta l'analisi di quasi tutti i documenti finanziari disponibili, inclusi estratti conto e libri contabili.

Ora che sai cosa devi rivedere come parte del processo di chiusura di fine mese, vediamo come fare.

10 passi per il perfetto processo di chiusura di fine mese

Sei pronto a dare il via al tuo processo di chiusura di fine mese? Ti copriamo le spalle con una pratica lista di controllo in 10 passaggi pronta per te.

1. Iniziare con la raccolta dati e la preparazione
   Inizia assemblando tutti i dati essenziali come le spese del mese scorso e i fondi in entrata, tra cui buste paga, assicurazioni, interessi sui prestiti, pagamenti dei fornitori, entrate e reddito da investimenti. Assicurati di registrare correttamente i movimenti di accredito e debito e di fatturare tutte le vendite del mese precedente.
2. Rivedi i tuoi debiti Conti
   Esaminare il libro mastro fornitori (AP) Conti rispetto al Reportdi aging AP. Questo è il momento ideale per identificare le discrepanze, inserire le fatture in attesa e registrare le scritture contabili pertinenti.
3. Rivedi i tuoi crediti Conti
   Per i crediti Conti (AR), esamina le fatture inviate nell'ultimo mese, concentrandoti su quelle duplicate o errate. Inoltre, verifica che i tuoi clienti abbiano cancellato le loro fatture e abbina questi pagamenti ai tuoi saldi contabili. Questo passaggio aiuta a migliorare le relazioni con i clienti e a garantire un report finanziario accurato.
4. Eseguire le riconciliazioni dei conti
   Dopo aver aggiornato l'AR e l'AP, riconcilia le transazioni bancarie e di credito con la contabilità generale. Individua eventuali incongruenze e correggi eventuali transazioni trascurate o errate effettuando le necessarie annotazioni nel diario.
5. Riconciliare la liquidità
   Le piccole transazioni di cassa possono spesso essere trascurate se non registrate diligentemente. La chiusura di fine mese offre un'opportunità perfetta per riconciliare depositi e ricevute e confermare che il tuo saldo di cassa è in linea con le tue aspettative. Ricordati di tenere traccia di eventuali contanti in transito.
6. Riconciliazione di scorte e cespiti
   Se pertinente, valuta il tuo inventario attuale e il numero di prodotti venduti nell'ultimo mese, assicurandoti che sia in linea con i tuoi record. La riconciliazione dell'inventario può aiutare a gestire lo stoccaggio, anticipare le vendite del mese successivo e coprire le spese aggiuntive relative all'inventario.
7. Riconciliare le retribuzioni e le spese operative
   Allinea il tuo account delle buste paga con il tuo registro delle buste paga, che include bonus, commissioni e altri vantaggi. Verificare che le voci del libro paga siano registrate nel libro mastro corretto e che siano state pagate le imposte sui salari e le detrazioni legali necessarie. Le spese operative comprendono ricerca e sviluppo, marketing, forniture per ufficio e altro ancora. Riconciliali verificando le tue spese mensili, creando un Reportspese e registrandolo nel libro mastro appropriato.
8. Effettuare revisioni preliminari e ASC 606
   Esamina i dati relativi al tuo riconoscimento del reddito e alle commissioni, sia inseriti manualmente che generati dal computer. Garantiscine l'accuratezza e rivedilo con il tuo team per coerenza e chiarezza in tutti i rapporti.
9. Eseguire l'analisi e le rettifiche della varianza
   L'analisi della varianza consente di rivedere i risultati mensili e trimestrali alla fine di ogni periodo e vedere come si allineano con gli obiettivi di crescita dell'azienda. Regolazioni tempestive possono evitare che problemi minori si aggravino nel tempo.
10. Compila il tuo bilancio e il tuo report
    

    Dopo aver riconciliato tutti i tuoi Conti, esaminato i risultati e corretto gli errori, è il momento di compilare i rendiconti finanziari e la chiusura di fine mese Report.

Best practice per il processo di chiusura di fine mese

Il processo di chiusura di fine mese è ampio e ha lo scopo di fornire a tutti una comprensione accurata della salute finanziaria dell'organizzazione mese per mese. Tuttavia, con queste procedure consigliate, è possibile ridurre il tempo e le risorse complessive necessarie per questo processo, migliorando al contempo la qualità del report che si ottiene.

Condurre riunioni di team ravvicinate prima e dopo la fine del mese

Quando esegui la chiusura di fine mese con un team, devi assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda. Esamina le responsabilità di tutti, segui l'intero processo passo dopo passo e copri eventuali problemi che potrebbero essere emersi durante l'ultima chiusura. È una buona idea farlo prima di iniziare la chiusura di fine mese, che si tratti di pochi giorni o di un'intera settimana.

Mentre la riunione pre-chiusura mette tutti sulla stessa lunghezza d'onda prima dell'inizio del lavoro vero e proprio, la riunione post-chiusura ti consente di rivedere eventuali problemi emersi o evidenziare le cose che sono andate davvero bene.

Costruisci relazioni con i proprietari del budget e i titolari di account in tutta l'organizzazione

Se i tuoi team di contabilità e finanza lavorano in silos, possono potenzialmente perdere dettagli cruciali che potrebbero rendere il risultato della chiusura di fine mese completamente impreciso. Mentre i processi standardizzati dovrebbero indirizzare tutte le informazioni necessarie ai team che gestiscono la chiusura, questo non sempre accade nella pratica.

Costruire relazioni con i proprietari del budget e i titolari di account può darti accesso ad alcuni di quei dati che altrimenti andrebbero persi. Potresti anche ricevere un avviso sui grandi acquisti in arrivo, sulle flessioni delle entrate e su altri fattori che potrebbero influire sulla tua chiusura prima che siano ufficiali, dando al tuo team un vantaggio nella loro gestione.

Inizia presto: sii organizzato ed efficiente

Uno dei modi migliori per risparmiare tempo nel processo di chiusura di fine mese è quello di affrontare le inefficienze in altri processi finanziari. Che si tratti di crediti, approvazioni di budget o persino del tuo software di contabilità, qualsiasi miglioramento apportato pagherà i dividendi alla fine del mese.

Dovresti anche fare il possibile per mantenere organizzati i team contabili e finanziari molto prima della chiusura di fine mese. Ci sono aspetti del loro lavoro che hanno un impatto negativo sulla loro produttività? Come puoi aiutarli a rimanere efficienti?

Utilizzare l'automazione della contabilità ove possibile

Il processo di chiusura di fine mese può essere uno dei processi finanziari più laboriosi in circolazione, poiché dipende dalla revisione di così tante Transazioni. Ecco perché automatizzare la maggior parte di questo lavoro dovrebbe essere la tua prima priorità.

Con la piattaforma giusta, puoi eliminare ore, persino giorni, di lavoro manuale. Puoi ridurre il rischio di costosi errori umani e trasformare la chiusura di fine mese in un processo fluido e sicuro che richiede solo un giorno o due.

Sfide comuni nel processo di chiusura di fine mese

Il processo di chiusura di fine mese, come molti dei processi essenziali della tua organizzazione, può essere intrinsecamente impegnativo. Ma con la giusta mentalità, gli strumenti giusti e un po' di know-how, non solo puoi aggirarli, ma eliminarli.

Dati imprecisi o incompleti

Più grande è la tua organizzazione, più Dati ti servono per il processo di chiusura di fine mese. Questi dati possono provenire da dozzine di fonti diverse, da strumenti proprietari a fogli di calcolo e persino fatture inserite manualmente. Il tuo team dovrà spesso cercare Dati mancante, ricontrollare cifre dubbie e contattare i reparti interessati.

Mancanza di standardizzazione

Non si può dare per scontato che si possa trovare una standardizzazione nel modo in cui vengono gestite le valute, nel modo in cui vengono eseguiti i processi comuni o persino nel modo in cui vengono registrate le entrate. Il tuo team potrebbe aver bisogno di ricercare o stabilire un modo per riunire Diverso Dati e processi.

Gestione dei processi e delle attività non definite

Il processo di chiusura di fine mese può essere un processo essenziale e ricorrente, ma in alcune organizzazioni potrebbe essere solo una folle corsa verso la fine. Tutti cercano di fare le cose il più velocemente possibile facendo il minor numero possibile di errori, e poi chiudono i libri contabili fino al mese successivo. I team finanziari spesso ereditano questo tipo di processo e modificarlo in qualcosa che funzioni in modo più fluido può sembrare un'impresa enorme.

Discrepanze tra i numeri

La riconciliazione finanziaria, ovvero la revisione delle transazioni per gestire le discrepanze, è una parte importante della chiusura di fine mese. Dopotutto, quando si ottengono dati da così tante fonti e da così tanti dipartimenti, si è destinati a ottenere cifre contrastanti. I tuoi team dovranno indagare su questi numeri per andare a fondo delle cose.

Scarsa comunicazione

Anche se la comunicazione interdipartimentale potrebbe non essere così difficile come i giorni in cui ci si recava in un'altra parte dell'edificio per avere un po' di tempo faccia a faccia con un direttore, può comunque essere complicata. Le e-mail possono rimanere senza risposta e le chiamate Zoom possono essere difficili per Calendario. Ottenere risposte a domande importanti può finire per essere difficile quanto raccogliere i dati su cui è necessario porre domande.

Ritardi dovuti a errori, rettifiche o riclassificazioni

Il processo di chiusura di fine mese è sensibile al tempo, ma i dati che deve raccogliere non sono sempre tempestivi. I ritardi possono creare una sfortunata situazione di tipo "sbrigati e aspetta" in cui il tuo team lavora freneticamente per chiudere il maggior numero possibile di libri, solo per avere un account che rimane bloccato mentre aspettano i numeri pertinenti.

Domande frequenti sul processo di chiusura di fine mese

Ecco alcune delle domande più comuni che i responsabili finanziari hanno sulla chiusura di fine mese.

Quanto tempo ci vuole per chiudere i libri?

Il tempo effettivo che può essere necessario per chiudere i libri contabili può variare notevolmente a seconda del Conti che devi chiudere, delle dimensioni della tua organizzazione e delle dimensioni del tuo team. In generale, tuttavia, il processo di chiusura di fine mese non dovrebbe richiedere più di 10 giorni.

Come faccio a chiudere i libri più velocemente?

Il modo migliore per chiudere i libri contabili più velocemente è con gli strumenti giusti. Sebbene sia sempre possibile cercare di trovare modi per aiutare il team a lavorare più rapidamente, è essenziale utilizzare un software che automatizzi il più possibile il processo, pur mantenendo l'accuratezza.

Qual è l'ordine corretto per la chiusura di Conti?

Ecco come dovresti dare la priorità ai tuoi Conti per la chiusura di fine mese:

1. Ricavi di chiusura Conti.
2. Spese di chiusura Conti.
3. Riepilogo del risultato finale Conti.
4. Dividendi di chiusura o prelievi Conti.

Quale report devo eseguire alla fine del mese?

Sebbene ogni organizzazione abbia i propri requisiti per il report di fine mese, ecco alcune delle opzioni più comuni:

• Conto economico
• Bilancio
• Cash flow dichiarazioni
• Report aging crediti Conti
• Report aging debiti Conti
• Inventario Report
• Confronto tra budget e valori effettivi Report
• Assoggettamento all'imposta Report

Conclusione: chiudi i libri contabili più velocemente con il software finanziario

La chiusura di fine mese è un processo scrupoloso per molte organizzazioni, ma non dovrebbe esserlo. Con la giusta Piattaforma, puoi eliminare ore di lavoro manuale, ridurre i rischi causati dall'errore umano e persino trovare opportunità per ottimizzare il tuo processo.

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