Cos'è lo zero-based budgeting: una guida completa

In un recente sondaggio di FSN, solo il 13% delle organizzazioni ha dichiarato di utilizzare lo zero-based budgeting (ZBB). Tuttavia, il 54% del settore finanziario ha dichiarato di voler unificare il modello di budget in tutta l'azienda.

Per le aziende che non hanno ancora implementato lo ZBB, si tratta di capire quali sono i vantaggi e gli svantaggi dello ZBB e come implementare efficacemente questo approccio in tutta l'organizzazione.

La nostra guida completa vi insegnerà tutto ciò che c'è da sapere sullo zero-based budgeting, tra cui:

Che cos'è lo zero-based budgeting (ZBB)?

Per aiutarvi a iniziare a lavorare con lo zero-based budgeting, dobbiamo prima definire l'approccio e il ruolo dello "zero" in questo contesto.

Definizione e concetto centrale

Il budgeting a base zero (ZBB) consiste nell'iniziare ogni anno fiscale con una base zero. Quando si crea un budget a base zero, ogni dipartimento contabilizza le proprie esigenze fino alla singola voce, indipendentemente dal fatto che l'importo sia superiore o inferiore al budget precedente.

Lo "zero" nel budget a base zero

Un budget a base zero significa che ogni dipartimento deve giustificare il motivo per cui ha bisogno dei fondi richiesti per l'anno fiscale, indipendentemente dall'importo assegnatogli l'anno precedente.

Questo aiuta a eliminare i costi pregressi e spinge i responsabili finanziari a esaminare i bilanci con occhio critico su ciò che è veramente necessario per sostenere il successo dell'azienda, evitando piccoli spostamenti di spesa che possono avere un impatto sulla performance finanziaria.

Principi chiave del budgeting a base zero

Dopo aver appreso le basi del budgeting a base zero, esaminiamo i principi chiave di questo approccio.

Partire da zero

Il budgeting a base zero prevede che ogni spesa venga valutata all'inizio del ciclo di budget. È da qui che nasce il concetto di "partire da zero": i responsabili di reparto devono giustificare ogni spesa al team finanziario, spiegando perché e come intendono utilizzare i fondi. Lo scopo di questo processo è garantire che le risorse siano allocate in modo efficace e che le spese siano in linea con gli obiettivi strategici dell'azienda.

Giustificare ogni spesa

Come abbiamo detto sopra, ogni spesa deve essere giustificata nel processo di zero-based budgeting. L'obiettivo del team finanziario nel valutare queste richieste è quello di eliminare le spese non necessarie, identificare le inefficienze e utilizzare le risorse dell'azienda in modo più efficace. Giustificare ogni spesa aumenta anche la responsabilità e la titolarità di chi contribuisce al budget, incoraggiandolo a partecipare attivamente al processo.

Allineare il budget agli obiettivi

All'inizio di ogni anno fiscale, un'azienda dispone di un numero limitato di risorse da allocare. Per avere successo, le organizzazioni devono allineare il budget agli obiettivi strategici, assicurandosi che ci siano fondi sufficienti per sostenere il perseguimento di tali obiettivi. Poiché gli obiettivi cambiano di anno in anno, il processo di zero-based budgeting è un modo efficace per garantire che non vengano destinati fondi a obiettivi che non sono più prioritari.

Zero-based budgeting vs. budgeting tradizionale

Esistono molti metodi di budgeting metodi di budgeting, ognuno con i propri vantaggi e svantaggi. Facciamo un confronto tra il budgeting a base zero e il budgeting tradizionale, in modo da poter scegliere l'approccio più adatto agli obiettivi della vostra azienda.

Principali differenze

Il budgeting a base zero viene spesso paragonato ai metodi più tradizionali, in cui le aziende adottano un approccio incrementale al budgeting (cioè, le aziende prendono il loro budget attuale e lo flettono di qualche punto percentuale per l'anno successivo rispetto a previsioni e piani aziendali di alto livello).

Il pericolo di questo approccio, rispetto al budgeting a base zero, è che la base storica dei costi diventa fissa, indipendentemente dal fatto che i costi siano necessari per soddisfare il livello di attività presunto dell'organizzazione. Inoltre, presuppone che il mercato cambi e si evolva in modo controllato e prevedibile, il che non riflette la realtà attuale del business.

Quando utilizzare ciascun approccio

A seconda del tempo che si può dedicare al processo di budget e del numero di dipartimenti dell'organizzazione, l'approccio preferito potrebbe essere quello tradizionale.

Il budgeting basato su zero può essere complesso e richiedere molto tempo, il che può rappresentare un ostacolo significativo da superare per le aziende. Il budgeting tradizionale può anche aiutare a capire come le prestazioni storiche influenzano quelle future, mentre il budgeting a base zero costringe a partire da una tabula rasa.

Tuttavia, il budgeting a base zero incoraggia l'efficienza dei costi ed è adatto alle aziende in forte crescita che modificano frequentemente i propri obiettivi strategici. Sebbene sia particolarmente vantaggioso per le aziende che cercano di ottimizzare i costi e migliorare l'efficienza, lo ZBB può essere applicato a qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal suo stadio di crescita.

Quali sono i vantaggi dello zero-based budgeting?

Vediamo ora quali sono i vantaggi del budgeting a base zero e in che modo può giovare alla vostra organizzazione.

Riduzione dei costi

Uno dei principali vantaggi del budgeting a base zero è la riduzione dei costi. Chiedendo a ogni reparto di giustificare le proprie spese, si incoraggia chi contribuisce al budget a riflettere su ciò che è necessario per sostenere l'obiettivo dell'azienda. Il budgeting a base zero è anche un momento opportuno per valutare le spese fisse, come l'affitto e le utenze, per identificare le opportunità di ottimizzazione dei costi.

Migliore allocazione delle risorse

Oltre alla riduzione dei costi, il budgeting a base zero porta a una migliore allocazione delle risorse. Valutando la necessità e l'impatto di ogni spesa, le organizzazioni possono assicurarsi che i fondi siano indirizzati verso attività e progetti in linea con gli obiettivi strategici. Questo allineamento contribuisce a massimizzare l'efficacia del budget, garantendo che la spesa sostenga direttamente gli obiettivi dell'organizzazione e promuova la crescita e l'efficienza complessive.

Agilità complessiva del budget

Lo zero-based budgeting migliora l'agilità del processo di budgeting e del team finanziario. Lo ZBB richiede ai titolari di budget di "partire da zero" e di giustificare i loro requisiti di risorse a ogni definizione di budget, il che è particolarmente prezioso nei periodi di instabilità economica.

Maggiore efficienza operativa

Eliminando le spese non necessarie, lo zero-based budgeting può migliorare l'efficienza operativa spostando l'attenzione sulle attività che aggiungono più valore.

Sfide e limiti dello zero-based budgeting

Nonostante i vantaggi, lo ZBB presenta alcuni potenziali svantaggi e limiti, che spieghiamo di seguito.

Intensità di tempo e risorse

Per le organizzazioni abituate a un approccio incrementale al budget, lo ZBB può sembrare un'operazione laboriosa. Ogni reparto deve giustificare le proprie spese e i propri piani, senza basarsi sulle ipotesi degli anni passati. Sebbene questo sia un modo ideale per ridurre le spese eccessive, lo ZBB richiede la collaborazione di tutti i reparti dell'organizzazione.

Difficoltà nella pianificazione a lungo termine

Concentrandosi solo sulle spese dell'anno fiscale successivo, lo ZBB può perdere di vista la pianificazione a lungo termine. Non è raro che sia necessario stanziare fondi aggiuntivi per cambiamenti imprevisti nella strategia o per circostanze economiche difficili, il che può essere difficile da fare quando si ha il compito di giustificare ogni spesa in base alle tendenze attuali.

Privilegia i risultati tangibili

Il budgeting a base zero tende a dare priorità ai risultati facilmente quantificabili, in quanto più semplici da giustificare e misurare. Questo orientamento può portare a sottofinanziare attività meno tangibili ma comunque importanti, come la formazione dei dipendenti, la costruzione del marchio, la ricerca e lo sviluppo. Queste aree, pur essendo più difficili da quantificare, sono fondamentali per la crescita e l'innovazione a lungo termine.

Come implementare lo zero-based budgeting nella vostra organizzazione

Di seguito viene riportata una guida passo passo all'implementazione dello ZBB, che vi permetterà di avere una chiara tabella di marcia per l'adozione.

Fase di preparazione

Il primo passo del processo di zero-based budgeting è la fase di preparazione. Si tratta di definire gli obiettivi aziendali (ad esempio, ciò che si intende raggiungere nel prossimo anno fiscale), selezionare i principali stakeholder (ad esempio, quali reparti dovranno giustificare le proprie spese) e raccogliere i dati necessari per assemblare il budget.

Fase di implementazione

Successivamente, si può iniziare a implementare lo zero-based budgeting, che comprende la formazione degli stakeholder sul processo, la spiegazione di come e perché le spese devono essere giustificate e, infine, la creazione di un nuovo budget da zero. In questa fase è fondamentale una comunicazione chiara per garantire che tutti gli stakeholder comprendano i vantaggi e le motivazioni alla base dello ZBB. Una gestione efficace del cambiamento può facilitare l'adozione e ridurre le resistenze, rendendo la transizione più agevole.

Fase di revisione e adeguamento

Ogni budget efficace prevede una fase di revisione, in cui il team finanziario esamina come sono state allocate le risorse e si assicura che rimangano allineate con gli obiettivi organizzativi e rispondano ai cambiamenti.

Industrie e settori che traggono i maggiori benefici dallo zero-based budgeting

Dopo aver discusso i principi, i vantaggi e le sfide dello ZBB, vediamo perché alcuni settori e industrie sono più adatti a questo approccio di budgeting.

Industria manifatturiera

Poiché lo ZBB si concentra sul miglioramento dell'efficienza operativa e sulla riduzione dei costi, è adatto all'industria manifatturiera. Con l'incertezza che permea il mercato, le aziende manifatturiere possono utilizzare lo ZBB per trovare risparmi sui costi e riallocare tali risorse in aree ad alta crescita.

Vendita al dettaglio

Nel settore del commercio al dettaglio, lo ZBB allinea la spesa alla domanda dei clienti e alle tendenze del mercato nell'anno fiscale in corso, invece di basarsi sui dati storici. Ciò consente alle aziende del settore di sperimentare nuove iniziative, come le vendite online, senza preoccuparsi dell'impatto sui bilanci futuri.

Organizzazioni governative e no-profit

I governi e le organizzazioni no-profit devono spesso giustificare le loro spese ai cittadini o ai donatori, il che rende lo ZBB un approccio ideale. Lo ZBB garantisce la responsabilità e l'uso ottimale dei fondi in questo settore in cui l'allocazione delle risorse è fondamentale.

Come scegliere un software di budgeting a base zero

Dopo aver gettato le basi sul budgeting a base zero, esaminiamo le caratteristiche e le funzionalità principali che dovreste cercare in un software ZBB.

Integrazione dei dati

Dovreste dare la priorità a un software ZBB che abbia solide capacità di integrazione dei dati. Il software ZBB deve essere in grado di compilare e convalidare i dati provenienti da ERP, HRMS e CRM, senza dover inserire manualmente numeri o formule. Un'efficace integrazione dei dati garantisce che tutti i dati di pianificazione finanziaria finanziaria di cui avete bisogno per ZBB siano facilmente accessibili e consolidati.

Flussi di lavoro

Poiché nel processo ZBB sono coinvolti molti stakeholder e responsabili di reparto, è importante dare la priorità a un software con funzionalità di flusso di lavoro integrate. I flussi di lavoro possono contribuire a snellire il processo assegnando automaticamente compiti, revisioni e approvazioni. I flussi di lavoro efficaci migliorano la collaborazione a livello aziendale, garantendo che tutti siano sulla stessa pagina.

Intelligenza artificiale

L'intelligenza artificiale può migliorare significativamente l'efficienza e l'efficacia del processo di budgeting. Gli approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale possono individuare più rapidamente le tendenze, consentendo alle organizzazioni di comprendere le variazioni nel tempo o tra gli scenari e di identificare i fattori che determinano i cambiamenti nei loro report. Generando automaticamente commenti narrativi e visualizzazioni dei dati, l'intelligenza artificiale riduce le finestre di reporting e garantisce che tutti gli stakeholder siano allineati con una storia coerente dietro i dati. L'intelligenza artificiale può anche automatizzare le attività ripetitive, liberando i responsabili finanziari per concentrarsi su iniziative più strategiche.

Design intuitivo

Un design intuitivo per il software ZBB è fondamentale per semplificare il processo di budgeting e incoraggiare un'adozione diffusa tra gli utenti. Un software di facile utilizzo riduce la complessità dello ZBB, rendendolo più accessibile e meno scoraggiante per gli stakeholder a tutti i livelli. Un'interfaccia intuitiva garantisce inoltre che gli utenti possano navigare e utilizzare facilmente le funzionalità del software senza una formazione approfondita.

Software FPM

La buona notizia è che tutte le funzionalità necessarie per lo zero-based budgeting fanno parte di una Financial Performance Platform come Prophix One.

Prophix One supporta lo ZBB con flussi di lavoro integrati, integrazione dei dati, intelligenza artificiale e design intuitivo. Prophix One è in grado di automatizzare e semplificare anche altri approcci di budgeting, rendendolo ideale per le aziende che non sanno quale sia l'approccio più adatto a loro.

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