Perché adottare un processo di Chiusura finanziaria e Reporting più rapido ed economico

Requisiti e scadenze sempre più stringenti da parte delle Borse di tutto il mondo. Economia in rapido cambiamento e aumento delle complessità aziendali. Le scadenze sono più brevi. La manodopera è più snella. Ma il livello di attenzione è sempre più elevato ed è necessario produrre report più accurati e affidabili che siano conformi agli standard in continua evoluzione.

Continua a leggere per trovare alcuni suggerimenti per aiutare la tua azienda a sfruttare processi di chiusura finanziaria e reporting più rapidi ed economici e stare al passo con il mutevole panorama aziendale.

Quali sono i vantaggi di avere un closing rapido e un reporting accurato?

Dimentica il detto "chi va piano va sano e va lontano", non sempre è così, soprattutto quando si tratta di closing e reporting. Dal punto di vista dell'azienda, l'integrità dei dati è migliore, i report di qualità e le informazioni disponibili sono più rapide, il che spinge il management a prendere decisioni più intelligenti e a pensare in modo strategico quando si fanno le previsioni.

Un processo di chiusura e reporting più rapido offre un vantaggio competitivo sul mercato, consentendo di rispondere più rapidamente alle esigenze aziendali e di condurre analisi a maggior valore aggiunto.

In ogni caso, con una chiusura più rapida e processi e sistemi fondamentalmente validi, potrai affrontare con sicurezza, e forse anche “senza paura”, le sfide che ti riserva il futuro.

Un processo costruito per la risoluzione dei problemi

I gruppi hanno difficoltà con le riconciliazioni intercompany, insieme al vasto numero di rettifiche che sembrano diventare sempre più complesse nel tempo a causa di modifiche agli standard di reporting a livello locale e di gruppo, invio tardivo delle informazioni da parte delle controllate e dati errati.

La causa principale degli invii tardivi ed errati da parte delle società risiede nelle linee guida e negli strumenti insufficienti che non consentono alle controllate di eseguire il processo di chiusura in modo più efficace e automatizzato. La buona notizia è che ci sono reali opportunità di miglioramento che puoi sfruttare.

Come ottimizzare il processo di chiusura finanziaria

Ecco un elenco di azioni concrete che puoi intraprendere per ottimizzare il tuo processo di chiusura finanziaria, partendo dal livello di singola società, passando per il gruppo e concludendo con la fase di reporting. Come quadro di riferimento, tutte le azioni proposte possono essere classificate in fasi guidate dai processi, guidate dalle persone o guidate dalla tecnologia.

Dal punto di vista dellasingola entity:

• Stabilire ruoli e responsabilità, assegnare KPI più trasparenti alle persone e premiarle di conseguenza (ad esempio, in base al successo della loro presentazione).
• Semplificare le politiche e le procedure a livello di gruppo che la controllata deve seguire, ad esempio come gestire le differenze standard di reporting, come trattare le differenze intercompany e definire una soglia di materialità.
• Ridurre il lavoro manuale e automatizzare alcuni inserimenti manuali per elementi ricorrenti come ammortamenti, buste paga e ratei all'interno del tuo sistema ERP.
• Spostare quante più attività possibile alla fase precedente alla chiusura. Soluzioni come lo strumento di riconciliazione intercompany ti aiuteranno ad automatizzare la corrispondenza intercompany e a semplificare le riconciliazioni di AR, AP e ratei.
• Creare un calendario di chiusura chiaro e poi rispettarlo.
• Comunicare proattivamente con tutte le parti coinvolte nel processo di chiusura.
• Creare una checklist che dovrebbe essere aggiornata da tutti gli stakeholder come forma di comunicazione.

Dal punto di vista del consolidato:

• Analizzare a fondo e standardizzare il piano dei conti di gruppo considerando tutti i parametri necessari per il consolidato e il reporting di gruppo.
• Razionalizzare la struttura del gruppo: non mantenere a lungo le aziende inattive.
• Adottare una trasmissione dei dati più centralizzata da parte di tutte le controllate ed evitare inutili subconsolidati.
• Stabilire linee guida rigorose sulla materialità con l'avallo dei revisori.

Dal punto di vista tecnologico, quella che segue è solo un'istantanea di alcune delle attività automatizzate con cui uno strumento di consolidato può supportare il tuo impegno:

• Automatizzare i controlli sull'invio dei dati delle controllate a livello di consolidato, con regole di convalida.
• Monitoraggio del workflow, dello stato e dei risultati di convalida insieme ai report sulle eccezioni.
• Automatizzare le riconciliazioni per saldi e transazioni intercompany, nonché errori/avvisi.
• Automatizzare il reporting finanziario e gestionale con analisi integrate e report definiti dall'utente e collegati a Excel.
• Automatizzare le conversioni di valuta.
• Automatizzare elisioni e rettifiche.

Mettendo in atto queste procedure, il closing può essere eseguito in modo più efficiente. Ma soprattutto, grazie alla presenza di un sistema e di un metodo, non dovrai aspettare la fine dell'anno, ma potrai iniziare a prepararti in anticipo già dal 10° o 11° mese.

Con un sistema e un database centralizzato, puoi facilmente e in pochi minuti qualsiasi riutilizzare i dati relativi a periodi diversi e trasformarli in modelli riutilizzabili. Ciò è qualcosa che devi fare solo una volta: cambia semplicemente il periodo, aggiorna tutti i modelli e sarai subito pronto.

Ottimizza il processo di closing e reporting del tuo gruppo

Dal punto di vista tecnologico, sono disponibili strumenti per aiutarti a raggiungere la chiusura del gruppo e l'ottimizzazione del processo di rendicontazione, dall'inizio alla fine.

In fin dei conti, la tecnologia ti aiuta a gestire meglio i report e le informative finanziarie, fornendo una soluzione completa per aiutare efficacemente le persone a progettare i processi e fornire una chiusura finanziaria e una reportistica più rapide per la tua azienda.

Nota: questo articolo è stato originariamente pubblicato su LinkedIn.