Die 5 größten Budgetierungsprobleme in Unternehmen und effektive Lösungen

Die Budgetierung ist eine große Verantwortung für Finanzplanungs- und Analyseteams (FP&A). Schlechte Datenqualität verursacht schätzungsweise über $3 Billionen an Verlusten jährlich allein für US-Unternehmen, und nirgendwo ist das mehr der Fall als bei Budgets. Ein ungenaues Budget kann Teams künstlich einschränken oder zu massiven Mehrausgaben führen, die ganze Abteilungen in die roten Zahlen bringen. Die Erstellung von Budgets ist ein langwieriger, mühsamer Prozess, der durch erhebliche Herausforderungen erschwert wird, mit denen jedes FP&A-Team fertig werden muss.

Werfen wir einen Blick auf einige der häufigsten Ursachen für Budgetierungsfehler, auf die Teams stoßen, und darauf, wie man sie vermeiden kann.

Häufige Probleme bei der Budgetierung in Unternehmen

Ungenaue Daten

Traditionelle Praktiken der Finanzplanung und -analyse mit Tabellenkalkulationen, manueller Dateneingabe und veralteter Software sind häufige Ursachen für fehlerhafte Daten, die die Budgetierung und Planung beeinträchtigen. Der Einsatz moderner Finanzsoftware, die Datenintegration in Echtzeit unterstützt, beseitigt die Risiken der manuellen Dateneingabe.

Viele Unternehmen entscheiden sich für die Beibehaltung ineffizienter Altsysteme, weil die Umstellung auf neue Plattformen teuer ist und die Teams sich an die bestehenden Prozesse gewöhnt haben.

Mangelnde Zusammenarbeit

Allzu oft werden wichtige Daten innerhalb der Abteilungen isoliert, so dass es für das Team, das die Budgets einer Organisation vorbereitet, schwierig ist, sich ein vollständiges Bild von den Bedürfnissen aller Beteiligten zu machen. Diese Probleme im Nachhinein zu korrigieren ist schwierig und kostspielig, wenn es überhaupt möglich ist.

Starre Budgetierungsprozesse

Unternehmen, die nicht in der Lage sind, sich schnell an die sich verändernden Märkte anzupassen, haben es oft schwer, mit denjenigen zu konkurrieren, die es können.

Die Trägheit des traditionellen jährlichen Budgetzyklus verhindert Agilität, so dass Unternehmen nur langsam in der Lage sind, Chancen zu nutzen oder neue Herausforderungen zu bewältigen.

Unzureichende Prognosen

Bei unzureichender Datenerfassung und minderwertigen Daten wird der Budgetbedarf im gesamten Unternehmen falsch dargestellt, was dazu führen kann, dass Ressourcen falsch zugewiesen werden. Diese Fehler erfordern zusätzliche Zeit und Ressourcen, um sie zu korrigieren. Dies führt häufig zu weniger und ungenaueren Prognosen, was es den Führungskräften erschwert, ihre Strategie richtig zu planen und ihr Budget optimal zu nutzen.

Ineffektive Kommunikation der Budgetziele

Die Gründe für strategische Entscheidungen gehen oft zwischen den Abteilungen verloren, was zu Missverständnissen und verfehlten Zielen führt. Das liegt nicht unbedingt daran, dass das Team nicht gut arbeitet, sondern nur daran, dass das Endziel dieser Arbeit nicht mit der Unternehmensstrategie übereinstimmt.

Die Kosten des Ignorierens von Budgetierungsproblemen

Eine ineffiziente Budgetierung führt zu Ineffizienzen von der strategischen Ebene bis hinunter zu den Teams und Einzelpersonen. Diese Kosten lassen sich in zwei Dimensionen darstellen:

• Finanzielle Auswirkungen: Jeder Dollar ist wichtig, aber Budgetierungsprobleme führen zu einer Verschwendung von Ressourcen. Ein unflexibles Budget schränkt auch die Fähigkeit ein, neue Chancen zu nutzen, wenn sie erkannt werden.

• Operative Risiken: Die mangelnde Übereinstimmung im Verständnis der allgemeinen strategischen Ziele eines Budgets führt zu Reibungen zwischen den Abteilungen und kostet Zeit und Energie, um diese Missverständnisse zu beseitigen. Eine ineffektive Budgetierung kann auch zu Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften führen, die für eine Organisation äußerst kostspielig sein können.

Lösungen für die Herausforderungen der Budgetierung

Setzen Sie auf Software für das Finanzleistungsmanagement (FPM)

Finanzsoftware ist die Lösung für die Rationalisierung von Budgetierungsprozessen und mehr. Die besten Tools sind so konzipiert, dass sie eine zuverlässige zentrale Quelle für die Finanzaktivitäten Ihres Unternehmens darstellen und gleichzeitig die Analyse und Zusammenarbeit erleichtern. Diese Tools integrieren sich automatisch mit Datenquellen, um das Risiko menschlicher Fehler bei der Dateneingabe auszuschließen. Die FPM-Software aktualisiert auch die Daten, mit denen sie arbeitet, und ermöglicht so eine weitaus größere Flexibilität und Anpassungsfähigkeit als Jahres- oder Quartalsberichte.

Die Plattform Prophix One beispielsweise bietet Datenintegration in Echtzeit und automatisierte Berichtsfunktionen, die die Genauigkeit verbessern und Fehler reduzieren, während sie gleichzeitig schneller und leichter zugänglich sind als herkömmliche Methoden.

Implementierung agiler Budgetierungstechniken

Die Abkehr von herkömmlichen Budgetierungsmethoden hin zu einem Zero-Base- oder einem kontinuierlichen Budget bietet die dringend benötigte Agilität und Flexibilität, die bei herkömmlichen Methoden fehlt.

Da diese Methoden viel mehr Arbeit erfordern, erfordert ihre effektive Umsetzung eine Software, die den Prozess so weit wie möglich automatisiert. Die Software muss nicht nur neue Daten sammeln und verarbeiten, um das Budget auf dem neuesten Stand zu halten, sondern auch das endgültige Budget veröffentlichen und hosten, so dass bei Aktualisierungen und Anpassungen des Budgets diese Änderungen in den gemeinsamen Berichten berücksichtigt werden.

Prophix One bietet die Tools, die für eine agile Budgetmethodik erforderlich sind, sowie anpassbare Vorlagen, die sich an veränderte Geschäftsanforderungen anpassen lassen.

Fördern Sie eine kollaborative Budgetierungskultur

Wenn Finanzteams nicht effektiv mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten können, sind Budgetierungsanforderungen und Strategie nicht mehr aufeinander abgestimmt. Die Förderung einer kollaborativen Umgebung innerhalb eines Unternehmens bedeutet, dass man auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen eingeht und diese berücksichtigt sowie aktuelle Daten zu den Budgets bereitstellt.

Finanztools, die Live-Updates und kollaborative Bereiche für die Nachverfolgung und Überwachung bieten, helfen dabei, die Kluft zwischen Finanzteams und anderen Abteilungen zu überbrücken. Die Prophix One-Plattform enthält Funktionen für die Zusammenarbeit, die es den Teams ermöglichen, nahtlos zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass alle Abteilungen aufeinander abgestimmt sind.

Nutzen Sie die Datenanalyse für bessere Einblicke

Die Zuverlässigkeit von Daten ist mit herkömmlichen Methoden nur schwer zu gewährleisten. Durch den Einsatz moderner Finanztools, die sowohl direkt mit Datenquellen integriert werden können als auch fortschrittliche Analysen bieten, können Finanzteams ihren Ergebnissen mit Leichtigkeit mehr Vertrauen entgegenbringen.

Prophix One bietet benutzerfreundliche, vorgefertigte Integrationen für alle Ihre Datenquellen sowie fortschrittliche Datenanalysen und Automatisierung, die es einfacher denn je machen, qualitativ hochwertige Berichte in Rekordzeit zu erstellen.

Klare Kommunikationskanäle für Budgetziele einrichten

Um sicherzustellen, dass die Teams sich über die strategischen Gründe für ihre Budgetentscheidungen einig sind, ist es wichtig, dass sie Zeit und Raum für die Diskussion der Budgetziele mit den Teamleitern haben. Diese Kanäle sind auch für die Erhebung von Daten und das Einholen von Feedback unerlässlich.

Die Prophix One-Plattform ermöglicht eine transparente abteilungsübergreifende Kommunikation. Diese kollaborativen Tools liefern den Beteiligten Echtzeit-Updates zur Budgetleistung und zu Anpassungen und ermöglichen einen asynchronen Zugriff auf wichtige Daten.

Partnerschaft mit Prophix, um Budgetierungsproblemen einen Schritt voraus zu sein

Prophix One, eine Financial Performance Platform, kennt die besonderen Herausforderungen, mit denen Unternehmen konfrontiert sind, wenn es darum geht, Budgetierungsverfahren zu verbessern, sich an Marktveränderungen anzupassen und die Datenqualität sicherzustellen. Prophix One wurde entwickelt, um entscheidende Probleme in einem breiten Spektrum von FP&A-Aufgaben zu lösen.

Als Partner von Prophix können Sie Ihr Unternehmen auf neue Strategien und Methoden vorbereiten, von der Aktualisierung der Budgetierungsmethoden bis hin zu rollierenden Prognosen und der Nutzung von Live-Daten und Automatisierung für eine kontinuierliche Planung - Prophix ist Ihr Partner für die Zukunft.

Die Budgetierung und die damit verbundenen Aufgaben, wie Kommunikation und Zusammenarbeit, können entmutigend sein. Durch den Einsatz neuer Tools und Software können diese Aufgaben gestrafft werden, und die Ergebnisse können durch das Vertrauen in Ihre Daten und Analysen gestärkt werden.