Chiusura 2020 e oltre: Una nuova normalità richiede una nuova tecnologia

Quando mi sono seduto a scrivere il mio primo blog del 2021, è naturale guardare indietro al 2020 e dire: "Wow! Non me l'aspettavo" Credo che molti di noi abbiano pensato che, se avessimo superato il resto del 2020, il mondo sarebbe tornato in qualche modo alla normalità nel 2021. Ebbene, eccoci qui ed è evidente che le prime settimane del 2021 sono state altrettanto selvagge e imprevedibili del 2020. È possibile che l'incertezza del mercato non sia uno stato temporaneo ma la nuova normalità?

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Uno sguardo al 2020

Per anni prima di COVID, i CFO e i rapporti degli analisti hanno affermato che c'era spazio per miglioramenti nell'FP&A, tra cui la necessità di:

• Semplificare la reportistica
• Migliorare il budgeting
• Aumentare la frequenza e l'accuratezza delle previsioni
• Modellare scenari per ridurre i rischi
• Consolidare e chiudere i libri contabili più velocemente e con maggiore precisione

Uno dei principali ostacoli a questi miglioramenti è che i team finanziari sono già troppo impegnati nei processi FP&A standard, lasciando poco spazio per affrontare nuovi progetti o concentrarsi su attività più strategiche.

Lo scorso marzo, quando sono iniziate le chiusure per pandemia e i blocchi globali, i CFO e i responsabili finanziari hanno iniziato a sentire l'impatto sui mercati e sulle aziende, costringendoli ad abbandonare i budget e i piani che avevano recentemente implementato. Hanno dovuto rivolgere la loro attenzione alla gestione del flusso di cassa, alla ridefinizione delle aspettative di guadagno e al controllo dei costi. I responsabili finanziari sono stati quindi incaricati di valutare tutti i dati disponibili e di pianificare il futuro dell'azienda. Ciò ha comportato la revisione dei processi esistenti e l'aumento della frequenza delle previsioni e della modellazione degli scenari, se non già effettuata dall'ufficio finanziario.

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Che cos'è la pianificazione continua?

L'incertezza del 2020 ha inaugurato una nuova era. Un'era in cui il CFO e i leader finanziari senior hanno il compito di essere in modalità di "pianificazione continua", ora essenziale per la sopravvivenza di molte organizzazioni. Per questo motivo, il CFO è stato elevato a un ruolo più strategico all'interno della maggior parte delle aziende, che gli piaccia o meno. Che cos'è esattamente la pianificazione continua?

La pianificazione continua è un approccio alla pianificazione in cui i piani statici annuali o biennali vengono sostituiti da un piano continuamente aggiornato, che viene rivisto ogni volta che si verifica un evento interno o esterno (come un cambiamento nelle priorità, un ritardo imprevisto in un determinato programma o un cambiamento nel contesto aziendale).

A complicare ulteriormente le cose, i dipendenti di molte aziende sono stati improvvisamente costretti a lavorare da remoto, il che ha messo a dura prova i team finanziari sotto forma di collaborazione ostacolata e difficoltà di accesso ai sistemi finanziari interni, come l'ERP. Questo ha introdotto ulteriori complicazioni e ritardi nei processi di FP&A che dovevano già essere ottimizzati, come abbiamo detto in precedenza.

In un blog che ho scritto l'anno scorso intitolato, Il perché e il come della pianificazione degli scenari basata sul CPMho parlato di come il software di Corporate Performance Management (CPM) basato sul cloud possa aiutare le organizzazioni a navigare in un futuro incerto, consentendo ai team finanziari remoti di semplificare i processi FP&A.

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Migliorare la chiusura finanziaria

Per molte organizzazioni la chiusura dell'esercizio 2020 sarà più difficile da realizzare e avrà un aspetto molto diverso rispetto agli anni precedenti. Secondo Deloitte, le maggiori sfide per la chiusura dei conti in remoto sono:

• Capacità di collaborare in modo efficace
• Coordinamento delle risorse e supervisione
• Accesso ai sistemi e ai dati chiave
• Visibilità

Quindi, cosa può fare un'azienda per migliorare la propria chiusura finanziaria?

Tre modi in cui Prophix può migliorare il consolidamento e la chiusura

Forse vi sorprenderà sapere che lo stesso software che può essere usato per semplificare il budgeting, la pianificazione e il reporting in un approccio di pianificazione continua può essere usato anche per migliorare i processi di consolidamento e chiusura. Prophix è uno dei pochi fornitori di CPM in grado di farlo.prophix riesce a farlo attraverso:

1. Supporta la finanza e la contabilità in un mondo di lavoro remoto

La COVID-19 ha inaugurato l'era della funzione contabile virtuale. Questa sarà una priorità nei prossimi anni, dato che il 74% dei CFO dichiara di voler aumentare il lavoro da remoto in modo permanente. Pertanto, le applicazioni che i team finanziari utilizzano quotidianamente devono essere in grado di rispondere al loro modo di lavorare.

Prophix è una soluzione CPM basata sul cloud, quindi è facilmente accessibile da remoto con una connessione a Internet. Può anche essere integrato con tutte le altre applicazioni (ERP, CRM, HR, ecc.), in modo che tutti i dati finanziari siano prontamente disponibili nel sistema. Diventa così un'unica visione della vostra verità finanziaria.consentendo agli utenti di accedere ai dati con una connessione a Internet, Prophix permette di collaborare a distanza e di chiudere i libri contabili da qualsiasi luogo.

2. Aumentare la velocità, l'accuratezza e la verificabilità del consolidamento

Con la crescente necessità di ridurre il tempo necessario per completare le attività di FP&A, liberare altro tempo per lavori più strategici è una sfida che il software CPM affronta con successo da anni. I processi manuali basati su fogli di calcolo semplicemente non sono più scalabili. Lo stesso vale per il consolidamento. Se il consolidamento manuale richiede ancora troppo tempo, Prophix può aiutarvi!

L'utilizzo di uno strumento CPM semplificherà la collaborazione integrandosi con tutti i sistemi aziendali, centralizzando i dati e consentendo la tracciabilità delle informazioni. Semplificate i processi come le eliminazioni, le rettifiche, le traduzioni valutarie e altro ancora in un unico sistema unificato, rispettando al contempo gli standard di rendicontazione regionali come gli IFRS o gli US GAAP con una completa verificabilità. Gli amministratori possono monitorare il processo di consolidamento e fornire informazioni sul suo stato in qualsiasi momento, contribuendo a promuovere la collaborazione, semplificare il consolidamento e accelerare la chiusura.

3. Automatizzare l'assemblaggio e la distribuzione dei report

Durante una chiusura trimestrale o annuale, possono essere necessarie da ore a giorni per raccogliere i dati richiesti, assemblarli in un documento professionale e distribuire i report agli stakeholder interni ed esterni. Per snellire questo processo, il Raccoglitore di rapporti di Prophix è una funzione che può essere utilizzata per automatizzare l'assemblaggio dei rapporti di periodo, risparmiando tempo prezioso e garantendo un formato coerente, come un rapporto annuale o un libro di bordo.
Accelerate la chiusura di fine mese e automatizzate la distribuzione dei rapporti con Prophix - per saperne di più visitate il nostro sito web.

Il CPM è vantaggioso per il consolidamento e la chiusura

In breve, il messaggio che sto cercando di trasmettere è che il software CPM è un'opzione interessante per accelerare il processo di consolidamento e chiusura. Le stesse caratteristiche che rendono il software CPM un'ottima piattaforma di budgeting, reporting e pianificazione lo rendono anche un'ottima soluzione di chiusura. La possibilità di eseguire le operazioni di budgeting, pianificazione e chiusura nella stessa soluzione offre una visione olistica dello stato finanziario dell'azienda. Prophix non solo riduce le finestre di pianificazione e aumenta l'accuratezza grazie all'integrazione e all'automazione dei dati, ma applica la stessa metodologia per semplificare la chiusura finanziaria.

I vantaggi della centralizzazione dei dati, dell'automazione e della collaborazione possono essere sfruttati da tutti i membri del team finanziario e contabile, indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

Tenendo presente il blog di oggi, immaginate il tempo che potreste risparmiare sui processi di consolidamento e chiusura con Prophix. Il vostro team potrebbe concentrarsi su lavori più strategici come previsioni e piani di scenario e adattarsi a una modalità di pianificazione continua. Per non parlare della riduzione delle lunghe giornate, delle notti in bianco e delle sessioni di recupero nel fine settimana!

Migliorate la velocità, l'accuratezza e la verificabilità dei vostri processi di consolidamento e chiusura con il software CPM.