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I college e le università devono rimuovere gli ostacoli manuali per una pianificazione efficace
Ecco una storia che potrebbe essere familiare a molti uffici finanziari di college e università. State pianificando l'anno accademico 2021/2022. State pianificando con 6 mesi di anticipo, in parte pe
febbraio 17, 2021Eliminare le attività manuali e noiose
Eliminare i punti di attrito manuali è la chiave per aprire nuove possibilità e migliorare il processo di pianificazione. Ogni passaggio manuale è tempo rubato ai responsabili finanziari. Ogni passaggio manuale allunga i tempi di pianificazione. Ogni passaggio manuale rende più complesso incorporare i feedback positivi provenienti dall'università o dal college. Ogni passaggio manuale introduce la possibilità di errori. Fortunatamente, il moderno software di Corporate Performance Management riduce l'attrito in ogni punto del processo:- È possibile impostare feed di dati che caricano automaticamente il bilancio di prova, i dati di iscrizione, le informazioni sulle buste paga, le informazioni sul curriculum o qualsiasi altra fonte.
- È possibile impostare moduli di input standard che vengono gestiti a livello centrale e riutilizzati per ogni programma o reparto. Che abbiate 20 dipartimenti o 200, impostate il formato una volta sola e le combinazioni uniche vengono create automaticamente.
- Potete davvero prendere in mano le tempistiche di budgeting e il flusso di lavoro. Invece di inviare i file per e-mail, i responsabili dei centri di responsabilità si collegano per vedere i numeri più recenti e per apportare le proprie modifiche. Si ottengono aggiornamenti in tempo reale mentre il lavoro si svolge, oltre a un dashboard per vedere chi ha presentato e chi è ancora in sospeso.

Pianificare più spesso
Il bilancio annuale è lo standard per la maggior parte delle organizzazioni e per una buona ragione. Le università e i college hanno termini accademici molto strutturati che coincidono perfettamente con l'anno solare, quindi ha senso pianificare in base a questo criterio. Ma allo stesso tempo, pianificare una volta all'anno è alquanto arbitrario. La situazione può cambiare con maggiore frequenza.- Con la recente incertezza legata alla pandemia, come saranno le iscrizioni tra un semestre e l'altro?
- Se implementate nuovi standard accademici, che effetto avrà sull'abbandono degli studenti?
- Quanto sono accurate le vostre previsioni di spesa e dovrete rivederle prima o poi?

Pianificare con maggiore dettaglio
A volte i dati riassuntivi provenienti dalla contabilità generale sono troppo ampi per essere davvero utili nel processo di pianificazione. Prendiamo ad esempio i dormitori e i servizi di vitto e alloggio. Nel bilancio, queste entrate e spese potrebbero essere raggruppate in una manciata di voci. Una pianificazione con lo stesso livello di dettaglio comprometterà l'accuratezza e renderà difficile misurare le prestazioni in seguito. Potreste pianificare l'alloggio all'interno del campus definendo innanzitutto la logica delle entrate. Le entrate degli alloggi potrebbero essere pari al numero di studenti per la tariffa media delle camere. Poi si dividono le entrate in base al numero di strutture abitative e ai diversi tipi di camere, con prezzi diversi per le camere singole, le camere doppie, le camere condivise e così via. Da qui si aggiungerebbero i piani di ristorazione e le varie spese di riparazione e manutenzione, i servizi di sicurezza, le utenze e altre componenti. Forse alcune di queste spese sono legate direttamente al piano di occupazione. In effetti, è possibile suddividere un modello di alloggio separato che carica gli storici dai sistemi, utilizza un insieme comune di calcoli per i vari tipi di camere ed edifici ed è collegato al piano completo.
- Quanto sarebbe migliore il vostro piano se poteste modellare le singole coorti di studenti con ipotesi di attrito e di prezzo uniche per ciascuna?
- Chi è l'elenco dei donatori dell'anno scorso e quanto ci aspettiamo che contribuiscano quest'anno?
- Quali sono i contratti IT in essere per l'università, quando scadono e saranno rinnovati?
Coinvolgere più voci nel processo
Un ottimo piano finanziario incorpora le intuizioni di tutta l'università. Questo può includere il reclutamento e l'ammissione, i servizi agli studenti, l'avanzamento, le relazioni con gli alunni, le risorse umane, tutte le unità accademiche e molti altri. Con un sistema CPM in funzione, diventa molto più facile immergere questi diversi stakeholder nel processo. Possono vedere tutti i loro dati storici, che vengono aggiornati mensilmente. Possono presentare iterazioni del piano e comunicare istantaneamente con voi su argomenti chiave. Sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro. Diventano responsabili della loro parte di budget e mettono più impegno e riflessione nei loro contributi.
Eliminare i processi manuali dal vostro processo di pianificazione vi apre a molte possibilità. Pianificare con maggiore frequenza. Pianificare in modo più dettagliato. Sfruttare le voci di tutta l'istituzione. Prophix vi aiuta a modernizzare le componenti noiose e poco pratiche del vostro processo di pianificazione e vi permette di concentrarvi sull'analisi e sull'essere un partner strategico per la vostra università o college. Per saperne di più visitate il sito.
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