Come creare un modello di bilancio

Il bilancio è uno dei principali rendiconti finanziari della contabilità. Fornisce un'istantanea dello stato finanziario dell'azienda in un momento specifico. Un modello di bilancio creato appositamente per la vostra azienda fornisce dati più accurati a lungo termine, una rendicontazione più semplice e una migliore esperienza per l'utente.

Che cos'è un modello di bilancio?

Il bilancio riassume e presenta l'equazione: Attività = Passività + Patrimonio netto (in alternativa Patrimonio netto = Attività - Passività), per la vostra organizzazione a una certa data. Questi bilanci vengono generati regolarmente e probabilmente conterranno molti degli stessi campi nel lungo periodo.

Un modello di bilancio che includa campi specifici per le attività, le passività e il patrimonio netto dell'azienda velocizza la generazione di questi bilanci. Inoltre, fornisce dati più coerenti nel tempo, rendendo più accurate ed efficaci le analisi future e le decisioni basate sui dati

Cosa includere in un bilancio?

L'obiettivo di un modello di bilancio è identificare e organizzare le diverse componenti del bilancio in un formato che consenta di inserire e leggere facilmente i dati finanziari specifici richiesti. Questo può essere suddiviso in queste sezioni:

Intestazione:

Nella parte superiore del modello, con il nome dell'azienda o dell'organizzazione e la data del bilancio.

Attività:

Attività correnti: Elencare tutte le attività correnti come contanti, crediti, inventario e qualsiasi altra attività che possa essere convertita in contanti entro un anno.

Attività non correnti: Includere le attività non correnti come immobili, attrezzature, investimenti e attività immateriali come brevetti o marchi.

Passività:

Passività correnti: Elencare tutte le passività a breve termine, come i debiti, i ratei e i debiti a breve termine.

Passività non correnti: Includere le passività a lungo termine, come i debiti a lungo termine, le imposte differite e altri obblighi che si estendono oltre l'anno.

Patrimonio netto:

Patrimonio netto: includere le azioni ordinarie, il capitale supplementare versato, gli utili non distribuiti e qualsiasi altro conto del patrimonio netto.

Totale:

Calcolare il totale delle attività, il totale delle passività e il totale del patrimonio netto.

Le diverse organizzazioni avranno requisiti diversi per i sottocampi di cui sopra. Idealmente, il bilancio dovrebbe essere il più dettagliato possibile senza sacrificare la chiarezza. L'esempio seguente contiene diversi campi o sezioni supplementari, la cui aggiunta aggiunge chiarezza al documento.

Esempio di modello di bilancio

Ecco un esempio di un ottimo modello di bilancio gratuito di Smartsheet. Si noti che in fondo è stata inserita una sezione per i rapporti, che fornisce ulteriori informazioni. Sezioni come queste potrebbero non venire in mente subito, quindi è importante assicurarsi che il bilancio possa crescere e scalare in base all'organizzazione e alle esigenze.

Come si crea un modello di bilancio?

Creare un modello di bilancio significa organizzare le diverse componenti di un bilancio in un formato chiaro che possa essere facilmente compilato e letto. Ecco una guida rapida e alcune domande chiave a cui rispondere che vi aiuteranno a creare il modello più adatto alle vostre esigenze:

Definire lo scopo del modello di bilancio

Qual è l'obiettivo finale del modello di bilancio? È solo per uso interno, per la rendicontazione agli stakeholder o per scopi di conformità? La comprensione dello scopo aiuterà ad adattare il modello di conseguenza. A seconda dell'obiettivo, è possibile evidenziare o richiamare l'attenzione su determinate sezioni, oppure decidere il numero di voci precedenti da visualizzare. Ad esempio, il modello di bilancio di esempio qui sopra mostra 5 anni di dati.

Identificare le sezioni necessarie

Le tre sezioni principali saranno attività, passività e patrimonio netto. All'interno di ogni sezione, identificare i conti specifici rilevanti per l'azienda, come la cassa, i crediti, i debiti, ecc. Le sezioni principali sono le stesse per la maggior parte delle aziende, ma le sottosezioni e il numero di voci precedenti possono variare.

Scegliere un formato

Per la maggior parte delle organizzazioni, si tratta del formato che funziona con il software contabile o finanziario preferito. Altrimenti, potrebbe essere un foglio di calcolo (ad esempio, Excel, Google Sheets) o un documento (ad esempio, Word, PDF). È quasi sempre preferibile un software FP&A dedicato; per maggiori informazioni, consultare la sezione sulle best practice.

Progettare il layout

Progettate il layout del modello di bilancio. La leggibilità è essenziale in questo caso, quindi non abbiate paura di lasciare uno spazio extra intorno ai campi in modo che i numeri più grandi possano essere letti chiaramente. Sfruttate appieno gli strumenti di formattazione a vostra disposizione per mantenere il foglio organizzato e leggibile. Ad esempio, utilizzate il grassetto e le sfumature di colore per differenziare in modo sottile le sezioni.

Aggiungere formule, se necessario

Se scegliete di creare il vostro modello di bilancio in Excel o in Google Sheets, aggiungete delle formule per calcolare automaticamente i totali e assicurarvi che siano accurati. Le formule snelliscono il processo e riducono al minimo la possibilità di errore umano.

Testare il modello

Prima di finalizzare il modello, testatelo con dati di esempio per assicurarvi che i calcoli siano accurati. Assicuratevi di coinvolgere i membri del team che potrebbero utilizzare il modello per ottenere test e feedback migliori.

Revisione e finalizzazione

Esaminate accuratamente il modello per assicurarvi che rifletta accuratamente la struttura finanziaria della vostra azienda e che soddisfi le vostre esigenze di rendicontazione. Una volta soddisfatti, finalizzate il modello per l'uso regolare.

Istruzioni per la documentazione

Se il modello viene utilizzato da altri, un breve documento di accompagnamento con istruzioni o linee guida su come compilarlo correttamente sarà estremamente utile per i futuri utenti. Questo migliorerà la coerenza e l'accuratezza nel tempo.

Implementare e aggiornare se necessario

Integrate il modello di bilancio nel vostro processo esistente. È importante rivedere e adattare regolarmente il modello quando cambiano le esigenze dell'azienda, degli utenti o del reporting.

Migliori pratiche per i modelli di bilancio

Includere le istruzioni

Come già detto, anche se questo bilancio verrà utilizzato solo da voi e dal vostro team, non si sa mai quando qualcun altro potrebbe aver bisogno di sapere come inserire correttamente i dati finanziari. Una breve serie di istruzioni che guidino gli utenti a compilare il modello in modo accurato può aiutare a evitare problemi futuri.

Considerare l'automazione

L'utilizzo di un software finanziario o contabile dedicato ha molti vantaggi, soprattutto per i processi ricorrenti come i bilanci. L'ideale è un software che offra sia modelli preconfezionati sia opzioni di personalizzazione, in modo da poter iniziare rapidamente a lavorare e modificare in base alle necessità.

Tenere a mente la formula

La formula è il formato. Durante il processo di creazione di un modello di bilancio, tenete presente la formula che questo rendiconto deve presentare. Se la formula è una variante di Attività = Passività + Patrimonio netto, idealmente il modello di bilancio rifletterà questa formula. Questa coerenza aiuterà a evitare errori nel tempo.

Modelli di bilancio: Fogli di calcolo contro software FP&A

Creare un modello di bilancio con Excel o Google Sheets è molto più pratico che utilizzare un software di pianificazione e analisi finanziaria. Una soluzione basata su fogli di calcolo può anche essere più personalizzabile rispetto all'utilizzo di un software FP&A. Tuttavia, sono molto più lenti e soggetti a errori rispetto ai software dedicati.

Un software FP&A già integrato nelle fonti di dati può automatizzare l'inserimento dei dati di bilancio, evitando potenziali errori umani e creando bilanci più affidabili. Questi bilanci possono poi essere utilizzati nello stesso software per altre attività, semplificando i rapporti e le riconciliazioni.

Semplificare la riconciliazione del bilancio con Prophix One

L'obiettivo di qualsiasi modello finanziario o contabile è quello di semplificare i processi e mantenere i bilanci coerenti e accurati. Assicurarsi che il software finanziario abbia sia la personalizzazione che l'automazione necessarie è il primo passo verso questi obiettivi.

Prophix One Account Reconciliation vi libera dalle attività manuali lente e soggette a errori che si frappongono tra voi e la vostra chiusura. Scoprite Prophix One per semplificare la creazione e l'aggiornamento del bilancio senza dover fare un'ora di lavoro manuale.