Come ottimizzare la chiusura annuale

Per la maggior parte di noi, il nuovo anno rappresenta un nuovo inizio. Non è così per i professionisti della finanza, il cui anno fiscale sta per concludersi: devono affrontare lunghe giornate e settimane dedicate alla chiusura del 2020.

Anche se le chiusure possono sempre comportare un periodo di crisi, non devono essere così ardue o prolungate come in passato. Sfruttando strumenti che aggregano e automatizzano i dati finanziari, i team Finance possono ridurre il tempo e l'impegno manuale dedicato alla chiusura dei conti. Inoltre, possono avvicinarsi a un modello di chiusura progressiva che supporta un processo di fine anno più ottimizzato. Ecco alcuni dei modi in cui ciò può diventare realtà:

Niente più libri contabili: Consolidamento automatico dei dati

Molte aziende utilizzano sistemi separati per diversi reparti e funzioni, come i sistemi HR, CRM, ERP e persino i fogli di calcolo. I dati provenienti da tutte queste fonti disparate devono in qualche modo essere uniti per completare la chiusura annuale, che di solito è una delle attività più complicate e lunghe per i team finanziari alla fine dell'anno. Soluzioni come il software di consolidamento possono riconciliare i dati provenienti da diversi sistemi, eliminando o riducendo la necessità di processi manuali. Tuttavia, il loro costo tende a essere fuori portata per le aziende più piccole e il valore dell'investimento è minimo, poiché il loro uso è limitato alle chiusure.

Tom Hood, CPA, CITP, CGMA, Chief Executive Officer della Maryland Association of CPAs, Inc. vede il valore dei dati. Guardando al 2020, pensa che avrebbe potuto "accelerare l'uso dell'analisi dei dati" in aree quali "la rotazione dei clienti, la quota di portafoglio e le vendite principali per linea di business" Tutti questi dati possono essere estremamente preziosi, ma spesso possono sembrare schiaccianti quando vengono presi tutti insieme.

Ecco perché L. Gary Boomer, CPA.CITP, CGMA, Visionary & Strategist, Boomer Consulting, Inc. vede un consiglio importante per guardare al 2021. "Standardizzare e automatizzare i processi", suggerisce. "Esistono applicazioni che possono aiutare, ma è necessaria una mentalità esplorativa e la volontà di cambiare. Coloro che imparano e cambiano più velocemente della concorrenza saranno i vincitori. Aggiornatevi e automatizzate!"

Il software CPM offre una soluzione più efficiente e conveniente. Grazie alla capacità di automatizzare il processo di estrazione e combinazione dei dati da più sistemi e di riconciliazione per le eliminazioni, le rettifiche e le conversioni di valuta tra società, i CPM accelerano il consolidamento finanziario per le chiusure. In questo modo i team finanziari hanno più tempo per l'analisi di fine anno e per altre attività importanti. Inoltre, la maggior parte delle versioni sono progettate come soluzioni complete da utilizzare per il budgeting, la pianificazione e il reporting, il che le rende uno strumento utile per risparmiare tempo tutto l'anno.

Una migliore pianificazione per chiusure più facili

Come tutti i rituali di fine anno, le chiusure annuali rappresentano un'opportunità per rivalutare i processi e i risultati per vedere dove possono essere perfezionati e migliorati. Inoltre, possono fornire indicazioni sulla salute finanziaria complessiva dell'azienda e mostrare dove è necessario apportare miglioramenti. Se il tempo necessario per completare la chiusura di fine anno della vostra azienda non è ottimale, prendete in considerazione l'integrazione di queste fasi:

• Coinvolgere i revisori interni ed esterni fin dalle prime fasi del processo. Coinvolgere i comitati di revisione all'inizio delle chiusure di fine anno può fornire nuovi spunti di riflessione sul vostro processo, individuare potenziali problemi che potreste aver trascurato e fornire feedback per rendere le chiusure più efficienti.
• Integrare strumenti e processi per migliorare la visibilità e il controllo finanziario. Il miglioramento dei sistemi di gestione finanziaria aiuterà la vostra azienda a valutare la sua capacità di identificare, reagire e rispondere ai rischi. Inoltre, quando si dispone di un sistema efficace, è sufficiente analizzare piccoli campioni di dati per i test invece di grandi quantità di informazioni: un'altra efficienza che può ottimizzare le chiusure.
• Sviluppare un sistema di reporting più robusto. La creazione di processi per la produzione di rapporti finanziari nel corso dell'anno favorisce l'efficienza delle operazioni finanziarie e del processo di chiusura annuale, offrendo ai reparti una maggiore visibilità sulle spese e sui bilanci durante tutto l'anno. Ciò consente inoltre ai dipartimenti di adeguare l'allocazione e le priorità in base alle necessità, migliorando la gestione finanziaria nel suo complesso.
• Integrare un piano di gestione dei progetti. Stabilite tempistiche, flussi di lavoro e responsabilità per gestire la varietà di compiti coinvolti nella rendicontazione di fine anno e garantire la responsabilità tra i membri del team.

L'implementazione di questi passaggi può aiutare a organizzare e snellire le operazioni finanziarie per mettere in ordine i dati e i report, in modo che le chiusure annuali possano essere completate più rapidamente.

Maggiori benefici dalle chiusure annuali

I processi manuali e le soluzioni software frammentarie non sono più sufficienti per gestire in modo efficiente la mole di dati finanziari che anche le piccole imprese devono gestire in occasione delle chiusure annuali. L'automazione e le capacità di intelligenza artificiale di un CPM possono consolidare i dati e identificare le anomalie in modo più rapido e accurato rispetto ad altri sistemi, lasciando ai professionisti della finanza più tempo per concentrarsi su analisi e innovazione.

Riducendo l'onere per i membri del team, le aziende possono anche scegliere di completare le chiusure trimestrali, riducendo ulteriormente la durata e l'impegno delle chiusure annuali e fornendo approfondimenti continui che possono portare a ulteriori efficienze e ottimizzazioni.

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