I college e le università devono rimuovere gli ostacoli manuali per una pianificazione efficace

Ecco una storia che potrebbe essere familiare a molti uffici finanziari di college e università. State pianificando l'anno accademico 2021/2022. State pianificando con 6 mesi di anticipo, in parte perché queste sono le tempistiche necessarie per passare attraverso i vari livelli strategici e tattici della pianificazione, e in parte perché il processo di pianificazione tecnica ha molte parti mobili e, francamente, richiede molto tempo. Prendete la serie di file Excel che avete usato l'anno scorso. C'è una cartella di lavoro centrale con circa 20 schede con rapporti consolidati e diversi programmi per iscrizioni, tasse, vitto e alloggio, programmi sportivi e donazioni. Ci sono anche 30 file individuali con formati ridondanti che corrispondono ai 30 diversi centri di responsabilità. I dati storici devono essere aggiornati con un nuovo anno di dati. Quindi, si va in Colleague, Banner, Jenzabar o qualsiasi ERP si utilizzi e si scarica il bilancio di prova dell'anno precedente. Il file con il bilancio di prova è formattato in modo strano, quindi si dedica un po' di tempo a ripulirlo: lo si mette in un bel formato tabellare, si invertono i segni, si divide la stringa GL e così via. La tabella finale viene inserita con cura nella scheda Dati grezzi della cartella di lavoro principale, alla quale si farà riferimento da altre schede e file. Poi si fa la stessa cosa con il sistema di buste paga, in modo da poter fare il budget delle posizioni e dell'organico. In questo caso, però, è necessario entrare con attenzione in ciascuna delle 30 cartelle di lavoro dei reparti e inserire il giusto gruppo di dipendenti. Ora è necessario aggiornare le schede per lavorare con il nuovo anno di budget. Si tratta di un budget incrementale, quindi per ogni scheda si prende il budget finale dell'anno precedente e lo si fa diventare la base di riferimento per l'anno successivo. Dovete anche mostrare un nuovo anno di consuntivi, quindi copiate e incollate le colonne dell'anno precedente e inserite le formule per il nuovo anno. Ogni scheda della cartella di lavoro deve essere aggiornata. A questo punto si presenta un problema: la scuola ha aggiunto alcuni nuovi programmi dall'anno scorso. A questo punto è necessario copiare e incollare e creare nuove schede per questi programmi. Una volta che la formattazione e le etichette sono giuste, si passa ai numerosi rapporti consolidati e si aggiornano i collegamenti in modo che le nuove schede vengano aggregate correttamente. Ora è il momento di ottenere il feedback dei 30 capi reparto. Quando andate a spedire il file via e-mail, avete un improvviso momento di ansia. In questo file ci sono informazioni sulle buste paga, sta andando alla persona giusta? Controllate e ricontrollate e infine cliccate su "Invia". altre 29 e-mail da inviare. Dopo un mese e alcune e-mail di sollecito, iniziate a ricevere i file indietro. Alcuni hanno i numeri compilati correttamente. Altri non hanno seguito le istruzioni o i numeri non hanno senso, per cui si inviano e-mail di risposta e si prenotano altri incontri. Una volta restituiti tutti i file, si consolida tutto nei modelli Excel e si può finalmente vedere il quadro generale. Naturalmente, ci sono ulteriori modifiche da apportare. Le spese in alcune aree non sono realistiche. Alcuni dipartimenti hanno aggiunto troppe nuove posizioni. Ci sono grossi problemi strutturali tra le spese di un paio di programmi e le iscrizioni e le rette previste. Nessuno di questi aspetti è sorprendente o inaspettato, ma richiede tempo per essere risolto. E questo tempo si moltiplica per ogni parte manuale.

Eliminare le attività manuali e noiose

Eliminare i punti di attrito manuali è la chiave per aprire nuove possibilità e migliorare il processo di pianificazione. Ogni passaggio manuale è tempo rubato ai responsabili finanziari. Ogni passaggio manuale allunga i tempi di pianificazione. Ogni passaggio manuale rende più complesso incorporare i feedback positivi provenienti dall'università o dal college. Ogni passaggio manuale introduce la possibilità di errori. Fortunatamente, il moderno software di Corporate Performance Management riduce l'attrito in ogni punto del processo:

• È possibile impostare feed di dati che caricano automaticamente il bilancio di prova, i dati di iscrizione, le informazioni sulle buste paga, le informazioni sul curriculum o qualsiasi altra fonte.
• È possibile impostare moduli di input standard che vengono gestiti a livello centrale e riutilizzati per ogni programma o reparto. Che abbiate 20 dipartimenti o 200, impostate il formato una volta sola e le combinazioni uniche vengono create automaticamente.
• Potete davvero prendere in mano le tempistiche di budgeting e il flusso di lavoro. Invece di inviare i file per e-mail, i responsabili dei centri di responsabilità si collegano per vedere i numeri più recenti e per apportare le proprie modifiche. Si ottengono aggiornamenti in tempo reale mentre il lavoro si svolge, oltre a un dashboard per vedere chi ha presentato e chi è ancora in sospeso.

Quando si eliminano queste fonti manuali di attrito, si aprono le opportunità di pianificare più spesso, di approfondire la pianificazione e di includere altri nel processo di pianificazione.

Pianificare più spesso

Il bilancio annuale è lo standard per la maggior parte delle organizzazioni e per una buona ragione. Le università e i college hanno termini accademici molto strutturati che coincidono perfettamente con l'anno solare, quindi ha senso pianificare in base a questo criterio. Ma allo stesso tempo, pianificare una volta all'anno è alquanto arbitrario. La situazione può cambiare con maggiore frequenza.

• Con la recente incertezza legata alla pandemia, come saranno le iscrizioni tra un semestre e l'altro?
• Se implementate nuovi standard accademici, che effetto avrà sull'abbandono degli studenti?
• Quanto sono accurate le vostre previsioni di spesa e dovrete rivederle prima o poi?

Come minimo, è buona norma eseguire una breve fase di pianificazione prima di ogni semestre per verificare le ipotesi e garantire che i dati finanziari siano allineati con gli obiettivi e la missione dell'università. Non è necessario che queste nuove previsioni siano così dettagliate come il processo di budget completo. Se il piano originale è solido e ancora molto rilevante, potreste non apportare alcuna modifica. Si può solo apportare qualche modifica alle iscrizioni o all'organico. Potreste anche mantenere questo processo centrale all'interno dell'area finanziaria piuttosto che un processo più ampio che incorpori il resto dei vostri centri di responsabilità. La chiave non è rifare un processo di budget esaustivo più volte all'anno, ma piuttosto essere dinamici e pronti ad affrontare parti del processo di pianificazione ogni volta che se ne presenta la necessità. La soluzione software deve essere in grado di essere attivata o disattivata ogni volta che ne avete bisogno, con un'impostazione o una configurazione minima da parte vostra.

Pianificare con maggiore dettaglio

A volte i dati riassuntivi provenienti dalla contabilità generale sono troppo ampi per essere davvero utili nel processo di pianificazione. Prendiamo ad esempio i dormitori e i servizi di vitto e alloggio. Nel bilancio, queste entrate e spese potrebbero essere raggruppate in una manciata di voci. Una pianificazione con lo stesso livello di dettaglio comprometterà l'accuratezza e renderà difficile misurare le prestazioni in seguito. Potreste pianificare l'alloggio all'interno del campus definendo innanzitutto la logica delle entrate. Le entrate degli alloggi potrebbero essere pari al numero di studenti per la tariffa media delle camere. Poi si dividono le entrate in base al numero di strutture abitative e ai diversi tipi di camere, con prezzi diversi per le camere singole, le camere doppie, le camere condivise e così via. Da qui si aggiungerebbero i piani di ristorazione e le varie spese di riparazione e manutenzione, i servizi di sicurezza, le utenze e altre componenti. Forse alcune di queste spese sono legate direttamente al piano di occupazione. In effetti, è possibile suddividere un modello di alloggio separato che carica gli storici dai sistemi, utilizza un insieme comune di calcoli per i vari tipi di camere ed edifici ed è collegato al piano completo. Che altro?

• Quanto sarebbe migliore il vostro piano se poteste modellare le singole coorti di studenti con ipotesi di attrito e di prezzo uniche per ciascuna?
• Chi è l'elenco dei donatori dell'anno scorso e quanto ci aspettiamo che contribuiscano quest'anno?
• Quali sono i contratti IT in essere per l'università, quando scadono e saranno rinnovati?

Coinvolgere più voci nel processo

Un ottimo piano finanziario incorpora le intuizioni di tutta l'università. Questo può includere il reclutamento e l'ammissione, i servizi agli studenti, l'avanzamento, le relazioni con gli alunni, le risorse umane, tutte le unità accademiche e molti altri. Con un sistema CPM in funzione, diventa molto più facile immergere questi diversi stakeholder nel processo. Possono vedere tutti i loro dati storici, che vengono aggiornati mensilmente. Possono presentare iterazioni del piano e comunicare istantaneamente con voi su argomenti chiave. Sanno esattamente cosa ci si aspetta da loro. Diventano responsabili della loro parte di budget e mettono più impegno e riflessione nei loro contributi. Con la scomparsa della macchinosa meccanica dell'invio di file Excel via e-mail, diventa molto più facile aggiungere nuovi partner al processo. Mentre in passato si poteva interagire solo con il vice-cancelliere degli affari studenteschi, ora si apre il processo anche ai leader del career center, della vita residenziale, dell'atletica, del counseling e delle attività studentesche.

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Eliminare i processi manuali dal vostro processo di pianificazione vi apre a molte possibilità. Pianificare con maggiore frequenza. Pianificare in modo più dettagliato. Sfruttare le voci di tutta l'istituzione. Prophix vi aiuta a modernizzare le componenti noiose e poco pratiche del vostro processo di pianificazione e vi permette di concentrarvi sull'analisi e sull'essere un partner strategico per la vostra università o college. Per saperne di più visitate il sito.