Le 5 fasi della trasformazione finanziaria

Non è possibile trasformare i processi finanziari da un giorno all'altro. Ma con un piano in atto, sia per la tecnologia che per le persone, potete intraprendere un viaggio di trasformazione finanziaria che porterà voi e il vostro team verso la prossima generazione di finanza con una fiducia incrollabile.

Si comincia col fare il primo passo. In questo blog post vi illustreremo le 5 fasi della trasformazione finanziaria, i passi che potete compiere per percorrerle e condivideremo esempi reali di come i clienti di Prophix, ASRC Industrial e USA Properties, hanno implementato questo percorso per raggiungere il picco di trasformazione FP&A nelle loro organizzazioni.

Che cos'è la trasformazione finanziaria?

Secondo IBM, la trasformazione della finanza è "la combinazione di processi, sistemi e cambiamenti organizzativi in un'azienda, implementati attraverso nuove tecnologie, formazione e analisi"

Spesso i team finanziari guardano alle iniziative di trasformazione finanziaria per snellire, semplificare e ottimizzare il loro lavoro.

Le 5 fasi della trasformazione finanziaria

Il vostro percorso di trasformazione inizia con la comprensione della vostra maturità finanziaria. La maturità finanziaria misura il livello di sofisticazione dei processi finanziari. Potete misurare la vostra maturità finanziaria esaminando i vostri processi finanziari su una scala progressiva e capendo dove si colloca il vostro approccio attuale. Per saperne di più sulla maturità finanziaria e misurare il vostro stato attuale, fate il Financial Performance Assessment.

Ora diamo uno sguardo al viaggio verso la trasformazione finanziaria. Esamineremo le 5 fasi, il significato di ciascuna e i passi da compiere per garantire che la trasformazione finanziaria diventi parte integrante delle vostre operazioni quotidiane.

Fase 1: Reattivo

La fase reattiva è ricca di attività e processi manuali. Questi processi chiave, dal budgeting alla pianificazione fino alla chiusura finanziaria, sono per lo più eseguiti su fogli di calcolo. E a causa dell'elevato volume di lavoro manuale richiesto, la capacità di rivedere le previsioni in modo tempestivo e accurato è limitata.

Come passare alla fase successiva, quella proattiva:

• Ricercare e prendere in considerazione un fornitore di piattaforme di performance finanziaria. Per maggiori informazioni su come ricercare e scegliere un fornitore, consultate la nostra Guida all'acquisto.
• Selezionare un campione interno che guiderà lo sforzo di trasformazione della finanza.
• Siate allineati sull'obiettivo finale prima di iniziare il viaggio.

Fase 2: proattiva

La fase proattiva può significare che si utilizza un software per alcuni processi, come il budgeting OpEx o il FP&A, ma non è completamente integrato nei processi e nella pianificazione. I team finanziari in questa fase hanno abbandonato i fogli di calcolo in alcuni casi, ma non tutti, quindi c'è molto spazio per l'automazione e la semplificazione. Inoltre, il software finanziario viene utilizzato principalmente dal reparto finanziario e non è integrato nella pianificazione aziendale dell'intera organizzazione.

Come passare alla fase successiva, innovativa:

• L'adozione da parte degli utenti è fondamentale: lavorate per ottenere il 100% di partecipazione al processo di trasformazione.
• Coinvolgete e responsabilizzate gli utenti con risorse, comunità e opportunità di coinvolgimento con altri team finanziari che utilizzano una piattaforma di performance finanziaria per i loro processi.
• Mostrate e raccontate con risultati tangibili e trasparenti, in modo che gli altri membri dell'organizzazione e le posizioni di leadership possano vedere l'impatto positivo della trasformazione.

Fase 3: Innovativa

In questa fase, i team hanno spesso integrato l'automazione nei loro processi, sia attraverso i flussi di lavoro che la raccolta e il consolidamento dei dati. Grazie alla velocità e all'accuratezza del software finanziario, è possibile creare piani e previsioni iterative e viste multi-scenario.

Come passare alla fase successiva, quella collaborativa:

• Organizzare una sessione di revisione e visione per vedere come sfruttare il software al di fuori della funzione finanziaria e in tutta l'organizzazione.
• Integrare altre fonti di dati (come le vendite o la pianificazione operativa) per sviluppare ulteriormente la cultura del processo decisionale basato sui dati in un'unica versione della verità.
• Ispirare altri team o unità aziendali che si affidano pesantemente a processi manuali per pianificare e rivedere le proprie prestazioni.

Fase 4: Collaborativa

I team che si trovano nella fase collaborativa non considerano più il loro software finanziario solo come un sistema finanziario. Il reparto finanziario è un consulente di fiducia per le unità aziendali di tutta l'organizzazione e la pianificazione operativa e dipartimentale sfrutta i sistemi e i processi della tecnologia finanziaria.

Come raggiungere la fase finale, la trasformazione dell'FP&A:

• Documentate i processi per farli comprendere al vostro team e agli altri team, in modo che i processi e le integrazioni dei dati rimangano un investimento sicuro e documentate il ROI.
• Integrare la reportistica con la tecnologia finanziaria nelle riunioni di revisione degli stakeholder esecutivi con cruscotti esecutivi o board book che mostrino i dati e i risultati principali.
• Prevedete il futuro, pianificate le componenti della vostra attività che non sono ancora state realizzate e sfruttate la modellazione di scenari, in modo da non essere mai colti di sorpresa da ciò che i dati vi dicono.

Fase 5: Trasformazione FP&A

Ce l'avete fatta: avete raggiunto la trasformazione dell'FP&A! Questo stadio significa che avete integrato completamente la tecnologia finanziaria nella vostra funzione e nella vostra organizzazione come strumento fondamentale per il processo decisionale.

Come continuare a promuovere una cultura della trasformazione:

• Continuare a far progredire l'azienda con una strategia chiara, collegata a piani e azioni.
• Utilizzate gli approfondimenti basati sui dati, forniti dalla vostra tecnologia finanziaria, per informare il vostro processo decisionale.
• Continuate a illustrare il ROI delle vostre soluzioni e integratelo nella vostra cadenza di reporting.

Ora che abbiamo analizzato ogni fase, diamo un'occhiata agli esempi reali di clienti Prophix che hanno attraversato le fasi della trasformazione finanziaria per diventare super-utilizzatori di Pianificazione e analisi finanziaria su Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria.

Come ASRC Industrial ha intrapreso un percorso di trasformazione finanziaria

Con sede centrale a Tempe, AZ, e attività in tutti i 50 Stati, ASRC Industrial conta 30 società operative.

Nel 2020, ASRC si trovava in uno stato reattivo. Aveva 8 diversi sistemi ERP, oltre 600 fogli di calcolo, più di 17.000 conti GL e aveva bisogno di una struttura di reporting adatta a un'attività da 1 miliardo di dollari. Ma si trovavano di fronte a problemi di reporting basato su Excel, consolidamento dei dati e collaborazione.

Sapendo che esisteva un modo migliore, nel 2021 hanno implementato Prophix, passando a uno stato proattivo. Ora il team finanziario può creare rendiconti finanziari e piani WIP per l'azienda e consolidare i dati della contabilità generale e i contratti in un'unica versione centrale della verità.

Il passaggio attraverso le fasi ha permesso ad ASRC Industrial di innovare con Prophix, esplorando gli usi per la pianificazione delle commesse, la pianificazione del personale e la pianificazione degli investimenti. Ma non si ferma qui! Prophix è costruito per la collaborazione, e ASRC ha visto questo potenziale. Entro il 2023, il team finanziario stava ampliando le funzionalità di reporting, promuovendo continuamente l'adozione da parte dell'utente finale, e aveva esteso le licenze a 50 utenti, tra cui analisti, contabili, controllori, dirigenti della C-suite e manager operativi, per incoraggiare la cultura del processo decisionale basato sui dati. Impressionante, vero?

Ora, nel 2024 e oltre, ASRC Industrial continua a puntare alla trasformazione dell'FP&A. Quest'anno, l'azienda estenderà l'uso della pianificazione e dell'analisi finanziaria ad altri reparti al di fuori della finanza, per esplorare le previsioni di lavoro dei PM, l'analisi della sicurezza e la reportistica sulle risorse umane.

Come USA Properties ha raggiunto la trasformazione dell'FP&A

USA Properties utilizza Prophix dal 2020, iniziando in piccolo e scalando per unire più dipartimenti con un successo continuo.

Prima di Prophix, USA Properties aveva un reparto finanziario basato su Excel. Ad esempio, i bilanci dei lavori di sviluppo, per un numero di lavori compreso tra 15 e 25, dovevano essere aggiornati manualmente ogni mese. Ciò significava incorporare i dati effettivi dall'ERP, aggiornare le formule e distribuirli a più di 12 persone per la revisione. Tutto ciò richiedeva un mese intero e si rischiava sempre di incorrere in errori di corruzione di Excel.

Sapendo che c'era un modo migliore, USA Properties ha eseguito un progetto pilota di 8 settimane sui budget dei lavori di sviluppo in Prophix. Il progetto pilota prevedeva

• Creare un modello in Prophix Financial Planning & Analysis simile al loro modello Excel
• Amministrare il modello alla stessa base di utenti con la stessa frequenza dei loro processi manuali
• Eliminare l'amministrazione delle cartelle di lavoro per facilitare l'uso
• Automatizzazione dell'alimentazione dei dati dall'ERP invece del copia/incolla dai report per una maggiore velocità e accuratezza
• Eliminazione dei lunghi cicli di revisione o dei file di gatekeeping, poiché tutto era accessibile in Prophix e non salvato su desktop o unità individuali

Dopo un progetto pilota di successo, USA Properties ha esteso l'iniziativa a soluzioni più innovative. Ha trasferito in Prophix il reforecast mensile delle operazioni di gestione immobiliare e il budget annuale aziendale. Continuando a innovare, anche la pipeline, le pianificazioni dei progetti Smartsheet e i bilanci di costruzione sono stati trasferiti in Prophix. Sono stati inclusi ulteriori perfezionamenti dei processi e l'automazione dell'integrazione dei dati, in particolare con l'HRMS.

Mentre USA Properties continua a crescere e a scalare la sua trasformazione FP&A, ha molti miglioramenti ispirati dall'utente. Tra questi, i miglioramenti della pipeline, le previsioni aziendali a 10 anni e il reporting aziendale in Prophix. L'impulso è quello che fa crescere la loro trasformazione FP&A.

Come potete intraprendere il vostro viaggio di trasformazione finanziaria con Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria

Prophix One è stato progettato per semplificare e trasformare i processi dell'ufficio del CFO. Un'unica esperienza, un unico portale e un'unica versione della verità, il tutto in un'unica piattaforma, significa che i processi e i dati chiave sono tutti in un unico luogo. È possibile iniziare in piccolo e la piattaforma è progettata per crescere e scalare con voi durante il vostro percorso di trasformazione.

Siete pronti a vedere cosa potete fare? Per saperne di più su Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie.