Pianificare attraverso l'incertezza

Il software di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) è una categoria di applicazioni software aziendali (B2B) riconosciuta dalla maggior parte degli analisti. Questa categoria di software consente alle aziende di superare i limiti dei fogli di calcolo e di eseguire la pianificazione finanziaria, il reporting e l'analisi in modo più semplice e collaborativo. Viene anche chiamato software di Corporate Performance Management (CPM), Enterprise Performance Management (EPM) o Business Performance Management (BPM), a seconda del fornitore.

Questo white paper esamina come la volatilità del mercato enfatizzi la necessità di una pianificazione aziendale e posiziona questi cambiamenti nel contesto di un FP&A all'avanguardia.

Come è cambiata la pianificazione

Non molto tempo fa, il principale (e spesso unico) esercizio di pianificazione intrapreso da un'azienda era la preparazione del budget annuale. Il budget era un processo formale gestito dall'ufficio finanziario, il cui risultato era un piano a livello di contabilità generale. Il team finanziario presentava il budget al consiglio di amministrazione o all'alta direzione per l'approvazione e, in molte aziende, era un'autorizzazione a spendere. Se una spesa era prevista nel budget, i manager davano per scontato di poterla spendere.

Il budget annuale era anche collegato alla retribuzione e i bonus di reparto erano solitamente basati sul raggiungimento degli obiettivi di fatturato. A tal fine, era necessario calcolare gli scostamenti: se si raggiungeva il 120% del budget si otteneva un bonus maggiore rispetto al 110%.

In questo modo di gestire l'azienda, la pianificazione è relativamente poco importante. La preparazione del budget è un processo annuale che coinvolge principalmente il personale finanziario. Le persone al di fuori del settore finanziario sono più interessate alla loro retribuzione variabile e alla possibilità di assumere altro personale.

Oggi, però, il modo in cui le aziende pianificano sta cambiando. Le aziende pianificano in modo più dettagliato per una serie di motivi:

1. I moderni sistemi ERP consentono di avere dati più dettagliati o "granulari" nella contabilità generale. Le transazioni finanziarie possono essere assegnate a diverse entità di rendicontazione, come reparti, progetti, prodotti, ecc.
2. La granularità può anche estendersi al tempo. Invece di pianificare solo una volta all'anno, la maggior parte delle aziende vuole produrre previsioni ogni trimestre, ogni mese o (per le previsioni di cassa) ogni settimana o giorno.
3. La pianificazione mensile ha spinto le aziende ad andare oltre l'anno fiscale in corso e a pianificare ogni mese per 12 mesi (rolling forecast) o a estendere il piano a metà anno per includere l'intero anno successivo (concertina planning).
4. La rendicontazione a livelli così dettagliati può essere inutile se non c'è un piano con cui confrontarla. Pertanto, le aziende sono anche motivate a pianificare a un livello più granulare, ad esempio per progetto o per reparto. Per i costi del personale, ciò può significare pianificare per i singoli dipendenti o a livello di posizione lavorativa.
5. Con una pianificazione più granulare, è possibile ottenere scostamenti più significativi: non solo "i ricavi dell'azienda nell'ultimo anno sono aumentati del 10%", ma "i costi per l'assistenza temporanea nella regione occidentale sono superiori del 15% rispetto al piano" o "i margini operativi degli ultimi sei mesi sono aumentati"

Le aziende utilizzano i migliori software FP&A per pianificare, riportare e analizzare i dati finanziari. Rispetto alle alternative manuali dei fogli di calcolo, possono farlo non solo in modo più dettagliato, ma anche più frequentemente, in modo che i processi di pianificazione siano più accurati e tempestivi. Ciò significa che, in circostanze economiche "normali", le aziende traggono grandi vantaggi dall'uso del software FP&A.

Tuttavia, anche con dati dettagliati e una pianificazione frequente, prevedere il futuro non è facile. I professionisti dell'economia, in particolare i responsabili finanziari, preferiscono il massimo grado di certezza possibile - "se ha avuto successo in passato, avrà successo in futuro" - perché questo massimizza la probabilità di rispettare i piani e le previsioni.

Gestire l'incertezza

L'incertezza è un anatema per i pianificatori perché aumenta i rischi della gestione di un'azienda. Gli eventi imprevisti, come le recessioni economiche, rendono la pianificazione molto più difficile, ma aumentano anche l'importanza di saper reagire agli eventi imprevisti pianificando più frequentemente.

La maggior parte delle persone conosce il crollo di Wall Street del 1929, ma chi ha mai sentito parlare della crisi del credito del 1772 o del panico del 1907? La realtà è che le recessioni economiche non sono una novità e si verificano regolarmente.

La definizione usuale di recessione è quando l'economia si contrae per due o più trimestri consecutivi. Ecco un elenco delle recessioni statunitensi a partire dagli anni '60:

Circa 1/7^th del tempo, dal 1960 al 2020, gli Stati Uniti si sono trovati in una delle nove recessioni. Ogni recessione dura in media circa 12 mesi, ma la ripresa può richiedere altrettanto tempo. Ciò significa che gli effetti di queste recessioni economiche e le relative riprese possono durare fino a un terzo del tempo.

Quindi, come può un'azienda prepararsi al meglio agli shock economici? Quali sono le migliori pratiche?

Le migliori pratiche di pianificazione

In tempi di volatilità del mercato, il contesto aziendale cambia. La pianificazione diventa molto più importante che in tempi "normali". Con la COVID-19, i cambiamenti sono avvenuti rapidamente e le aspettative economiche sembrano cambiare quasi ogni mese. Qualsiasi azienda avrà problemi se per "pianificazione" si intende solo la preparazione del budget annuale.

Durante la COVID-19, i clienti di Prophix hanno tratto vantaggio dall'avere a disposizione modelli finanziari della loro attività.

Ecco alcuni esempi:

Pianificazione di scenari - L'ideale è avere non solo una "migliore ipotesi", ma esplorare diversi risultati potenziali, sia positivi che negativi.

Analisi delle variazioni - In una crisi finanziaria, il confronto tra più scenari pianificati e ciò che accade a livello macro indica quale sia lo scenario più probabile. Questo tipo di analisi consente ai dirigenti di avere una migliore percezione di ciò che sta accadendo.

Previsioni frequenti e tempestive - Quando le condizioni economiche esterne cambiano rapidamente, è essenziale produrre nuove previsioni ogni volta che si rendono disponibili nuovi dati. tempestivo" significa che una nuova previsione può essere prodotta in pochi giorni anziché in settimane.

Previsioni di cassa - Quando i tempi sono duri, il contante è il re. È essenziale soddisfare le richieste delle buste paga e delle banche. Ciò può richiedere una pianificazione mensile, settimanale o giornaliera.

Pianificazione del personale - La COVID-19 ha influito sul costo del lavoro in modi diversi. Per molte aziende ha significato licenziamenti e riduzioni di personale (RIF). In altre, il personale ha subito riduzioni di stipendio, mentre alcune aziende sono cresciute rapidamente e hanno assunto più personale. Ognuna di queste situazioni può dare origine a variazioni improvvise e sostanziali del costo del lavoro, che comprende non solo gli stipendi e i salari, ma anche le imposte sui salari e altre spese.

Tracciare l'assistenza pubblica - Durante una recessione, il sostegno pubblico può presentarsi in molte forme diverse e può cambiare quasi mensilmente. Può trattarsi, ad esempio, di prestiti per i dispositivi di protezione individuale (DPI), di programmi di protezione dei salari o di sovvenzioni governative.

Pianificazione delle vendite - Alcune aziende importano le previsioni di vendita dal loro software di Customer Relationship Management (CRM) per fornire previsioni quasi in tempo reale. I cambiamenti nei modelli di spesa dei clienti influenzano i ricavi futuri e indicano dove investire le risorse.

Non esiste un'unica soluzione magica. Le aziende di settori diversi devono considerare informazioni diverse. Esempi durante il COVID-19 sono:

1. Leorganizzazioni no profit prevedono i cambiamenti nella raccolta fondi e come questi influenzeranno la loro capacità di realizzare i programmi.
2. Le imprese di costruzione devono essere al corrente dei progetti governativi volti a stimolare l'economia e analizzare come questi possano avvantaggiare la loro attività.
3. Le squadre sportive professionistiche pianificheranno quando potranno ricominciare a giocare e in quale forma. I ricavi televisivi possono continuare, ma gli incassi e le concessioni possono scomparire.

Tutti questi settori utilizzano il software FP&A per la loro pianificazione e tutti questi esempi comportano cambiamenti chiave nel modo in cui le aziende pianificano. Per essere efficace, la pianificazione deve essere agile (cioè facilmente modificabile) e tempestiva (cioè rapida nel fornire le risposte).

Per questo motivo, le aziende meglio gestite hanno una "cultura della pianificazione", in cui la pianificazione non dipende da processi fortemente manuali, come il copia e incolla di formule e formati di fogli di calcolo. Ad esempio, la creazione di un nuovo scenario o di una previsione è un processo ripetibile che non dovrebbe richiedere un lungo lavoro manuale. Con gli strumenti giusti, i professionisti della finanza possono dedicare più tempo ad aggiungere valore all'organizzazione, comprendendo il funzionamento dell'azienda.

Gli strumenti che supportano la cultura della pianificazione sono disponibili nelle soluzioni software FP&A come Prophix. Le best practice di pianificazione richiedono che il processo di pianificazione sia agile e tempestivo, e questa non è più solo un'aspirazione ma una realtà.

L'incertezza economica non è insolita. La capacità di gestire un'azienda in tempi di instabilità economica richiede una pianificazione agile e tempestiva. Tuttavia, è importante distinguere tra "pianificazione" e "il piano".

Le aziende non dovrebbero mai seguire pedissequamente un unico piano: questo è il vecchio modo di pianificare, in cui contava solo il budget annuale. La realtà è che non appena un piano viene finalizzato diventa obsoleto.

Questo non significa che la pianificazione sia una perdita di tempo. L'atto stesso della pianificazione costringe le persone a pensare a ciò che potrebbe accadere in futuro e fornisce una visione dei rischi e delle opportunità di navigare nel percorso di un'azienda in tempi di incertezza del mercato.

I dipartimenti finanziari meglio gestiti hanno una cultura della pianificazione in cui comprendono l'attività, reagiscono rapidamente ai cambiamenti dei fattori esterni e aiutano l'alta direzione a guidare l'azienda nei momenti di turbolenza.