È tempo di ripensare il modo in cui si stanzia il budget

Elaborare il bilancio in modo più intelligente, più rapido e con maggiore precisione

La frase più pericolosa della lingua inglese è "abbiamo sempre fatto così" Spesso sentiamo questo adagio applicato alle aziende, o più specificamente all'Ufficio finanziario. Grace Hopper, contrammiraglio della Marina e scienziata informatica americana, ha notoriamente respinto questa citazione. Grace Hopper ha iniziato la sua carriera quando le donne non erano riconosciute come scienziate informatiche, nonostante avesse progettato alcuni dei primi computer, tra cui il Mark 1. È stata anche una delle prime sostenitrici dell'idea che le donne fossero in grado di gestire le risorse umane. Fu anche una delle prime sostenitrici dello sviluppo di un linguaggio di codifica simile all'inglese, in modo che le persone potessero comprendere facilmente la programmazione. Oltre ai suoi contributi tecnologici trasformativi, è stata anche un mentore e un'ispirazione per i giovani a cui ha insegnato e formato. Ha lavorato instancabilmente per illuminare i suoi allievi sul pericolo di credere che "abbiamo sempre fatto così" Grace Hopper dovrebbe essere d'ispirazione per i dirigenti, perché sfidare lo status quo è necessario per far progredire le organizzazioni. Abbracciare il cambiamento e abbandonare ciò che si è sempre fatto ha il potere di trasformare i ritardatari in leader trasformisti.

Riconoscere la necessità di un cambiamento nell'ufficio finanziario

Sempre oberato di lavoro e in molti casi poco apprezzato, il team finanziario lavora diligentemente per portare a termine gli stessi compiti ripetitivi ogni mese, trimestre e anno. Nonostante la natura noiosa del lavoro, le attività vengono portate a termine e il team finanziario persevera. Finché non accade qualcosa di straordinario... come la crisi finanziaria del 2008/9 o, più recentemente, la pandemia COVID-19 del 2020, che ha sconvolto drasticamente i mercati. Dopo aver trascorso la maggior parte del 2020 a improvvisare piani finanziari, i CFO hanno riconosciuto la necessità di bilanci "reali", in grado di far coincidere le risorse con la strategia. Tuttavia, molti responsabili finanziari si sono resi conto che i processi di budgeting tradizionali non erano più adatti al compito che li attendeva. Molte aziende hanno individuato la necessità di una maggiore velocità e precisione per sviluppare i budget in un contesto di continua incertezza.

Trasformare il budgeting con la tecnologia

Anche se un budget "perfetto" potrebbe non essere realizzabile, è possibile utilizzare la tecnologia per facilitare e semplificare il ciclo di budget. Da un recente sondaggio è emerso che:

• il 79% dei team finanziari è insoddisfatto del proprio attuale strumento di budgeting
• il 70% dei professionisti della finanza si affida ancora a processi manuali e fogli di calcolo Excel scollegati per condurre il proprio budgeting
• il 40% dei responsabili finanziari ha bisogno di 90 giorni o più per completare il proprio budget

Di fronte all'incertezza, le aziende devono migliorare non solo il budgeting, ma anche l'accuratezza e la frequenza delle previsioni e della pianificazione degli scenari. È qui che entra in gioco la tecnologia. Non è possibile utilizzare metodi tradizionali e fogli di calcolo scollegati per condurre tecniche contabili avanzate. Questi processi richiedono uno strumento di pianificazione creato ad hoc che centralizzi i dati finanziari a supporto del budgeting.

Gestione delle prestazioni aziendali per il budgeting

In che modo il software CPM può trasformare i vostri processi di budgeting?

1. Utilizzare un software basato su cloud per il budget e la pianificazione

Molti fornitori di CPM offrono piattaforme FP&A basate su cloud che possono essere implementate senza il supporto del reparto IT. Una soluzione CPM basata sul cloud consente ai membri del team di accedere in modo sicuro ai modelli di budget da qualsiasi luogo in cui si trovino a lavorare, ideale per gli accordi di lavoro remoti e ibridi. I collaboratori possono apportare aggiornamenti al budget in tempo reale, che vengono immediatamente integrati nelle fonti di dati sottostanti al budget. Il reparto finanziario può facilmente condurre analisi potenti e diffondere i dati (ad esempio, utilizzando dati storici come la stagionalità), eliminando la necessità di fogli di calcolo e importazioni di dati. Un altro vantaggio del CPM basato sul cloud è la possibilità di tornare a una versione precedente del budget, poiché le versioni precedenti vivono nel cloud.

2. Semplificare il budgeting con flussi di lavoro e approvazioni

Il software CPM automatizza e snellisce le noiose attività associate al budgeting. È possibile automatizzare le presentazioni e le revisioni del budget con i flussi di lavoro ed eliminare i colli di bottiglia avendo un quadro chiaro di ciò che resta da fare nel processo di pianificazione.

3. Adottare tecniche di budgeting più avanzate

Un approccio top-down al budgeting prevede che l'alta direzione sviluppi un budget di alto livello per l'intera organizzazione. Un approccio bottom-up, invece, prevede che i manager creino un budget e poi lo facciano circolare per l'approvazione. Il budgeting zero-based elimina la natura dispendiosa di entrambi gli approcci, top-down e bottom-up, incorporando un livello di dettaglio più granulare. Molti responsabili finanziari considerano il budgeting a base zero laborioso perché devono giustificare le spese per ogni periodo di budget. Il software CPM può eliminare molte delle difficoltà associate al budgeting a base zero, consentendo alle organizzazioni di adottare un approccio più informato alle spese. Semplificando l'inserimento dei dati e snellendo il processo di approvazione, il software CPM può supportare l'adozione da parte della finanza di tecniche di budgeting più avanzate.

4. Estendere l'automazione della pianificazione a tutti i collaboratori

Una delle sfide associate all'adozione di una nuova tecnologia è garantire che tutti possano accedere al software e comprenderlo. Alcuni fornitori di CPM offrono interfacce utente proprietarie (basate sul web) progettate per semplificare il reporting e il budgeting. Altri utilizzano Microsoft Excel come front-end del loro software e aggiungono valore fornendo funzionalità di CPM come add-on. Prophix adotta un approccio ibrido che comprende un'interfaccia web ottimizzata per gli utenti della finanza e un'esperienza Excel per chi contribuisce occasionalmente al budget (ad esempio, vendite e marketing). Indipendentemente dall'interfaccia preferita, l'approccio ibrido consente di sfruttare i dati centralizzati e le capacità di automazione del software CPM per trasformare il modo di fare budget.

5. Automatizzare il budget con l'intelligenza artificiale (AI)

• Generare approfondimenti con l'automazione dei processi robotici (RPA) L'automazione robotica dei processi (RPA) è un termine tecnico che descrive un processo di base: l'automazione delle attività manuali. Dalla nostra indagine è emerso che i team FP&A dedicano oltre il 40% del loro tempo ad attività manuali di scarso valore, come la generazione di insight, la stesura di report e la distribuzione di report. Con l'RPA potete automatizzare queste attività, liberandovi per affrontare lavori più strategici.
• Creare budget di base e previsioni più velocemente con l'analisi predittiva Da diversi anni la modellazione statistica, l'intelligenza artificiale (AI) e l'apprendimento automatico (ML) stanno diventando sempre più popolari. Queste capacità avanzate possono analizzare grandi quantità di dati non strutturati a un livello molto dettagliato.Molti fornitori includono queste funzionalità nei loro software CPM come estensione naturale del budgeting e della pianificazione. L'intelligenza artificiale rende il budgeting ogni giorno più automatizzato e intelligente.

Potenziare l'FP&A

I team FP&A sono sottoposti a una notevole pressione per adattarsi ed evolversi di fronte all'incertezza. Non è più possibile resistere al cambiamento suggerendo "abbiamo sempre fatto così" L'adozione di una soluzione di Corporate Performance Management (CPM) vi consentirà di effettuare il budget in modo più intelligente, più veloce e con maggiore precisione. Questo vi consentirà di diventare un vero e proprio partner strategico dell'azienda, in grado di supportare il processo decisionale dell'organizzazione e di guidare il successo.