5 errori comuni nell'acquisto di software per budget e previsioni

Come scegliere il software di budget e previsioni più adatto alla propria azienda? Quali errori devo evitare quando valuto i fornitori di software per il budget e le previsioni? Il costo è l'unico fattore da considerare nella mia decisione?

Sono tutte domande che possono sorgere quando si sta pensando di investire in un software di budget e forecast, ed è logico che sia un investimento importante e che si vogliano evitare le comuni insidie che si presentano quando si sceglie una nuova soluzione per il proprio team finanziario.

Cos'è il software di budget e previsioni

Il software di budget e forecast, noto anche come software di Financial Performance Management[EC1] (FPM) o Corporate Performance Management (CPM), è uno strumento progettato per CFO, responsabili finanziari e responsabili decisionali. Alcune delle sue caratteristiche principali includono:

• Gestione di attività finanziarie cruciali come il reporting, il budgeting e la pianificazione.
• Semplificare il processo di gestione del budget e automatizzare le attività ripetitive.
• Integrazione dei dati direttamente dalla fonte, fornendo un accesso immediato ai dati in tempo reale.
• Consentire la creazione di previsioni complete e approfondite.
• Consentire l'analisi di dati complessi.

In definitiva, il software di budget e previsioni è un componente essenziale della gestione delle prestazioni finanziarie, che offre una visione chiara delle finanze dell'organizzazione.

Errore n. 1: privilegiare il costo rispetto alle funzionalità

L'adagio "si ottiene ciò che si paga" è vero.

Non è raro che le aziende abbiano in mente il prezzo quando cercano un software per il budget e le previsioni. Tuttavia, il costo non è l'unico fattore che dovrebbe guidare la vostra decisione.

Quando si sceglie un software di budget e previsioni basandosi esclusivamente sul costo, si corre il rischio di rinunciare a funzionalità fondamentali come la collaborazione, l'integrazione dei dati e la sicurezza a favore di un add-in di Excel con funzionalità limitate.

Prima di valutare le soluzioni software per il budget e le previsioni, dovreste identificare un elenco di applicazioni che vi aiutino a semplificare i processi, a migliorare l'accuratezza e a incrementare le prestazioni aziendali, e poi valutare i fornitori in base a quanto si adattano alle funzionalità desiderate.

Anche le recensioni degli analisti di settore e dei clienti possono essere utili per orientare la vostra decisione. I rapporti e le recensioni di chi ha esperienza diretta possono fornire indicazioni su quali funzionalità concentrarsi, capire perché certe organizzazioni hanno fatto un investimento e l'impatto che il software ha avuto sulle loro prestazioni aziendali in generale.

Errore n. 2: lasciare sul tavolo i servizi a valore aggiunto

Molti fornitori di software di budget e previsioni offrono servizi aggiuntivi a valore aggiunto come parte dell'implementazione e del rapporto continuativo, tra cui:

• Assistenza clienti estesa - un'aggiunta al contratto che di solito comporta l'accesso diretto all'assistenza clienti, ore di consulenza aggiuntive e opportunità di formazione.
• Implementazione autonoma - Alcuni fornitori offrono un processo di implementazione autonomo che include una guida passo-passo su come impostare il software.
• Apprendimento continuo - accesso a una biblioteca di corsi sul software e su come ottenere un valore continuo dal proprio investimento.

Sebbene i servizi a valore aggiunto possano aumentare il costo del contratto, è importante considerare se vi faranno risparmiare nel lungo periodo. Un'assistenza clienti estesa può garantirvi le risorse necessarie per risolvere immediatamente qualsiasi problema, senza lo stress di dover contattare un numero verde. Le risorse per l'implementazione self-service possono anche migliorare l'adozione da parte degli utenti finali, il che significa che vedrete prima il ritorno del vostro investimento nel software di budget e previsioni.

Errore n. 3: privilegiare le esigenze a breve termine rispetto agli obiettivi a lungo termine

Quando iniziate a cercare un software per il budget e le previsioni, probabilmente avete un'esigenza a breve termine che volete soddisfare: ridurre il tempo dedicato al budget, automatizzare la creazione e la distribuzione dei report o creare un cruscotto con KPI critici.

Tuttavia, quando si dà priorità a un'esigenza a breve termine rispetto agli obiettivi a lungo termine dell'azienda, si rischia di ritrovarsi con una soluzione che non è in grado di scalare per soddisfare le proprie esigenze. Scegliendo un software di budget e previsioni con più applicazioni, come Budgeting e Pianificazione, Reporting e Analytics, Consolidamento e Gestione Interaziendale, potrete soddisfare le vostre esigenze immediate, ed espandere il vostro caso d'uso in futuro.

Errore n. 4: non parlare con altri utenti

La realtà è che i fornitori di software possono affermare tutto ciò che vogliono sui loro prodotti: solo parlando con altri utenti è possibile farsi un'idea della facilità d'uso di una soluzione, della reattività dell'assistenza e dei tempi di implementazione.

Molti fornitori di sistemi di budgeting e forecasting si offrono di organizzare una telefonata di riferimento con un cliente di un settore simile o con un caso d'uso o una dimensione aziendale analoghi, in modo da poter capire meglio come il software funzionerà per voi.

È buona norma compilare un elenco di domande in anticipo e, se il fornitore non si offre di organizzare una telefonata di riferimento, è bene richiederla prima di procedere con il processo.

Se non potete parlare direttamente con gli utenti, vale la pena di esplorare le storie di successo dei clienti dei fornitori presenti nella vostra lista. Ecco alcuni esempi di come i clienti hanno avuto successo con Prophix:

• Wilson Construction ha risparmiato fino a 4 giorni al mese per il reporting settimanale e 2 settimane al mese per il reporting GL e WIP
• Mission Health ha ridotto di oltre il 40% il tempo dedicato al processo di budgeting annuale
• Spacesaver miglioramento della reportistica per una migliore comprensione del bilancio e dei dati effettivi, della redditività, della manodopera e dell'inventario
• Boulay ha registrato un miglioramento del 20,9% nell'accuratezza delle previsioni di utile netto

USA Properties ha registrato un aumento di quattro volte del numero di progetti in costruzione grazie a una migliore efficienza della pianificazione operativa

Errore n. 5: dare per scontato che il modo in cui fate le cose ora sia il modo migliore per farle

Quando si valuta un software per il budget e le previsioni, si può essere tentati di scegliere la soluzione più simile al modo in cui si opera ora. Se siete abituati a fare il budget in Excel, un fornitore che utilizza Excel come interfaccia può sembrare un'opzione interessante.

Ma è importante considerare che qualsiasi esigenza vi abbia spinto a prendere in considerazione un software di budget e previsioni deriva dall'utilizzo di fogli di calcolo. Se volete innovare e migliorare i vostri processi, dovete essere disposti a considerare un modo migliore. Le piattaforme di budgeting e forecasting sono state progettate tenendo conto di tutte le fasi della trasformazione finanziaria. Con una piattaforma dedicata per il budgeting, la pianificazione, il reporting, l'analisi e il consolidamento, non c'è limite ai risultati che si possono ottenere.

Come scegliere il software di budget e previsioni giusto per la vostra azienda

In conclusione, la scelta del giusto software di budget e forecast non è solo una questione di costi. Si tratta di considerare gli obiettivi a lungo termine, comprendere i servizi a valore aggiunto offerti, cercare il feedback degli utenti ed essere aperti a nuovi modi di fare le cose. Se siete pronti a saperne di più, consultate questa risorsa sui prezzi dei software FP&A. Ricordate che la soluzione ideale non deve solo soddisfare le vostre esigenze immediate, ma anche essere scalabile per soddisfare le richieste future.

Evitando questi errori comuni nella valutazione dei fornitori di software di budget e forecast, è possibile semplificare notevolmente il processo di selezione e ottenere un migliore ritorno sull'investimento. Ricordate che una piattaforma di budget e previsioni efficace come Prophix può rivoluzionare i vostri processi finanziari con funzionalità avanzate di budgeting, pianificazione, reporting, analisi e consolidamento.

Perciò, mentre intraprendete questo viaggio, concentratevi sulle funzionalità che vi permetteranno di ottenere risultati davvero importanti per la vostra azienda e cercate una soluzione che sia in linea con i vostri obiettivi a lungo termine. Non accontentatevi di ciò che siete abituati a fare, ma siate pronti ad abbracciare un modo migliore di fare le cose. Dopo tutto, l'obiettivo non è solo quello di cambiare, ma di trasformarsi in meglio.

Per saperne di più, consultate la nostra guida sui software di budgeting.