5 modi per migliorare il processo di budget

Come professionisti della finanza, sapete che i migliori budget si basano su dati provenienti da tutti i reparti e le filiali dell'azienda. La collaborazione e l'approfondimento sono due dei fattori più importanti nel processo di budget. Per voi, probabilmente, questa è una vecchia notizia. Purtroppo, i dipendenti dei reparti non finanziari potrebbero non esserne consapevoli. I responsabili dei reparti non capiscono perché debbano dedicare tempo prezioso in una giornata di lavoro intensa per inviare i dati. Di conseguenza, l'ufficio finanziario si scontra con ritardi, esitazioni o silenzio, assenza di dati e un bilancio inaffidabile. In questo articolo esamineremo i 5 ostacoli che si frappongono a una grande collaborazione nel processo di budget e vi daremo una soluzione per ciascuno di essi.

Ostacolo 1: lo tsunami di dati

Ogni giorno la quantità di dati cresce. Ogni lancio di prodotto, dipendente, legge o processo genera una pila di dati. Questo tsunami di dati rende più difficile per l'ufficio finanziario raccogliere, esaminare e comprendere i dati dell'azienda. Allo stesso tempo, i dipendenti di tutti gli angoli dell'azienda hanno difficoltà a capire quali informazioni devono presentare al processo di budget, previsione e pianificazione. La soluzione: Sostenere e formare la funzione finanziaria Poiché i dati finanziari sono il cuore di ogni organizzazione di successo, la dirigenza deve stanziare risorse per supportare la funzione finanziaria a gestire la crescente quantità di dati. Ciò significa avere a disposizione strumenti e formazione che aiutino la funzione finanziaria a raccogliere i dati e a sviluppare suggerimenti per l'azione.

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Ostacolo 2: incertezza su come gestire i dati

Nelle aziende più ambiziose, i manager si pongono domande come "Quando i dati devono essere condivisi - e come?" o "Come possiamo garantire la riservatezza?" È naturale che tutte le parti vogliano sapere come condividere le conoscenze finanziarie e non finanziarie. Se questo processo è poco chiaro o macchinoso, la collaborazione rallenta. Soluzione: Condivisione delle conoscenze con i colleghi I CFO devono guardare al di fuori della loro azienda e parlare con i loro colleghi (cioè CFO che si trovano in situazioni simili) per trovare il modo di migliorare i metodi di lavoro e l'automazione dei dati. Introducendo e padroneggiando tali iniziative, la funzione finanziaria crea fiducia in tutte le parti coinvolte e nello stesso processo di budget.

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Ostacolo 3: i continui cambiamenti rendono i dati rilevanti solo per un breve periodo di tempo

Ammettiamolo: essere responsabili di una serie di numeri fa sempre un po' paura. Non importa quanto impegno e tempo si mettano nel generarli, spesso c'è ancora una vocina dentro la testa che si chiede se i numeri siano incompleti o imprecisi. La realtà è che il mondo cambia così velocemente che è inevitabile che alcuni numeri siano rilevanti solo per un breve periodo di tempo. Per questo motivo i manager possono essere riluttanti a presentare e generare dati se l'azienda nel suo complesso non ha accettato il fatto che i parametri in costante cambiamento hanno un effetto sulla validità dei dati. Soluzione: Essere incoraggianti e costruttivi È possibile modificare la cultura aziendale incoraggiando i reparti a fornire dati. Lo si fa ponendo domande costruttive come le seguenti:

• "Capiamo perché alcuni dei nostri KPI stanno fluttuando?"
• "In che misura accettiamo o puniamo la variazione dei numeri che riceviamo dai manager?"
• "Forniamo alla funzione finanziaria gli strumenti necessari per comprendere meglio i numeri?"

Ostacolo 4: capiscono come i dati vengono trasformati in azioni?

I responsabili dei vostri reparti capiscono veramente la relazione tra i dati inviati e il modo in cui questi dati mettono in moto le azioni successive? Se questo processo non è chiaro, la motivazione a inviare i dati diminuisce e così anche la responsabilità successiva. Soluzione: Sedersi e spiegare il processo La funzione finanziaria deve dedicare del tempo a sedersi con i responsabili dei reparti e spiegare come i dati da loro presentati influiscono sulla condizione finanziaria e strategica complessiva dell'azienda. Questo deve essere supportato dall'alta direzione, in modo che tutti i reparti sappiano quanto sia importante questo processo e perché la collaborazione debba essere la migliore possibile.

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Ostacolo 5: politica e presupposti dell'ufficio

Con i budget, le previsioni e la pianificazione, le aziende possono scegliere quali reparti e iniziative necessitano di finanziamenti aggiuntivi o devono essere chiusi. Alcuni dipendenti rimangono delusi quando il loro progetto riceve meno fondi, il che può indurli a mettere in discussione il processo decisionale e i dati su cui si basa la decisione. Soprattutto coloro che pensano che le decisioni siano prese da punti di vista personali e non da prospettive aziendali non collaboreranno. Soluzione: Essere più trasparenti Tutti i processi di pianificazione possono essere migliorati. È possibile ridurre il numero di decisioni che possono essere considerate politicamente soggettive coinvolgendo attivamente i colleghi nel processo di pianificazione. Facendo luce su come i numeri di un reparto influiscono sui progetti (e sui piani generali dell'azienda), si rafforza la volontà aziendale.

Note conclusive

Quando un'azienda costruisce una solida base per cooperare durante l'intero processo di budget, si ottengono budget migliori, una migliore pianificazione e, nel migliore dei casi, risultati migliori. Tutte le aziende sono diverse, ma speriamo che questi consigli siano stati utili.