5 modi per ottenere dati in tempo dal reparto vendite

Siete pronti a calcolare le previsioni di vendita, ma non riuscite a iniziare. I dati non sono stati inviati. Quindi, passate il tempo a telefonare, inviare e-mail e forse anche ad alzarvi da dietro la scrivania per andare al reparto vendite e chiedere i dati. Finalmente i dati arrivano e si inizia a calcolare. Poi qualcuno bussa alla vostra porta e vi chiede: "Posso entrare velocemente e cambiare un numero...?" I dati vengono nuovamente rimandati. E voi? Voi state aspettando. Ancora una volta. Questo scenario vi sembra familiare? I nostri clienti ci dicono che il problema principale nel processo di budget è quello di non ricevere i dati in tempo. Ogni mese la funzione finanziaria è come il traffico del mattino: lenta e frustrante. Come risolvere questo problema? Come si fa a far rispettare le scadenze ai propri collaboratori? Questo articolo fornisce cinque consigli su cosa può fare l'azienda per far sì che i dati vengano consegnati in tempo. Utilizziamo l'esempio del reparto vendite, non per mettere in difficoltà il reparto, ma per illustrare meglio il problema.

1: Fare in modo che il top management lo renda una priorità

Il responsabile delle vendite può essere in grado di capire quanto sia giusto che gli addetti alle vendite consegnino i dati in tempo e non rallentino il reparto finanziario. Tuttavia, una cosa è che il responsabile delle vendite sia d'accordo sulla consegna tempestiva dei dati, un'altra è che la promessa venga effettivamente mantenuta. Le buone intenzioni tendono ad affogare nella resistenza dell'agenda dei venditori. Per loro, la cosa più importante è coltivare i clienti e vendere. Questo è ciò per cui sono stati assunti, in cui eccellono e per cui vengono valutati. Perché dovrebbero sottrarre tempo a questo compito per svolgere un'attività che non ha nulla a che fare con il loro lavoro e che è noiosa? Un modo per affrontare questa resistenza è quello di parlarne con i vertici aziendali. Il CEO, il CFO e il responsabile delle vendite devono stabilire che "consegnare i dati in tempo" è una priorità per l'intera organizzazione. Una priorità assoluta renderà accettabile che il team di vendita dedichi tempo ad attività non direttamente collegate alle vendite. E indica che ci sono conseguenze se non consegnano i dati in tempo.

2: Offrire un bonus per la consegna tempestiva dei dati

È importante che il top management sia coinvolto e un KPI (Key Performance Indicator) è uno strumento utile per creare azioni. Tuttavia, se volete accendere la vera motivazione, avete bisogno di una carota. In questo caso, la carota è un bonus monetario. I venditori, in particolare, non sono estranei al concetto di incentivo, che può essere molto utile per convincerli a lavorare di più. I sistemi di bonus possono essere impostati in modo diverso da azienda ad azienda. Ecco un esempio di come si può fare: Se un addetto alle vendite non rispetta le scadenze delle sue previsioni per un numero di volte X, il suo bonus ne risente in misura Y.

3: Semplificare il più possibile la consegna dei dati

I primi due suggerimenti si concentrano sul reparto vendite e su come attivarlo. Tuttavia, anche l'ufficio finanziario deve contribuire affinché i rappresentanti delle vendite abbiano le migliori condizioni per soddisfare le richieste. Come fare? Innanzitutto, l'inserimento e la consegna dei dati devono essere semplici. In effetti, la consegna dei dati deve essere facile come la gestione della macchina del caffè nella sala relax. Non è facile accedere a un sistema di contabilità sofisticato e sconosciuto, con una procedura di login difficile, quando non si ricorda mai il codice e quindi bisogna reimpostarlo ogni volta. Provate a pensare all'usabilità in relazione ai vostri colleghi che non lavorano ogni giorno con numeri e finanza. Il massimo sarebbe se agli addetti alle vendite venisse consegnato un foglio di calcolo in cui devono inserire tre numeri e restituirlo. Un altro esempio potrebbe essere l'utilizzo di un modello (in Excel o in una soluzione CPM) facile da usare e con pulsanti chiari e autoesplicativi. Detto questo, bisogna fare attenzione a non semplificare troppo. Usabilità e semplicità sono un gioco di equilibri. I dati troppo semplici potrebbero mancare di dettagli e qualifiche e quindi risultare inutili in una previsione di vendita. Inoltre, i dati devono essere forniti con delle considerazioni. Bisogna sempre pensare a quali 5, 10 o 20 clienti rappresentano l'80% del fatturato. Ogni addetto alle vendite deve riflettere sul motivo per cui l'anno prossimo venderà il 5% in più o in meno, ecc.

4: Impostare notifiche automatiche

Tutti noi abbiamo giornate piene di impegni e anche i migliori di noi a volte dimenticano un compito, soprattutto se questi compiti esulano dalle nostre aree di competenza e interesse. Una quarta idea per supportare il reparto vendite è quella di inviare promemoria e scadenze via e-mail. È chiaro che nessuno ha bisogno di più e-mail, ma una comunicazione chiara può aiutare i rappresentanti a pianificare meglio i loro programmi. Ciò significa che non dovrete più sentire scuse come "Mi sono dimenticato", "Non sapevo che ci fosse una scadenza" o "Ero in vacanza" Le notifiche automatiche sono le migliori. In Prophix è possibile impostare un flusso di lavoro automatico. In questo modo si risparmia tempo alla funzione finanziaria, perché basta impostarla una sola volta. Si può pensare di aumentare la pressione inviando un Cc al responsabile delle vendite e forse anche al direttore delle vendite sulle e-mail di promemoria per un rappresentante che ha dimenticato una scadenza. Scoprite come il vostro processo di budget diventa più efficiente con i flussi di lavoro automatici

5: Avere processi veloci ed efficienti

L'ultimo suggerimento per creare le condizioni migliori per ricevere i dati in tempo è quello di avere processi rapidi ed efficienti. Non dovrebbe essere necessario troppo tempo per creare il budget delle vendite e le previsioni di vendita con importi e ricavi. Dovete progettare i vostri processi in modo che siano eseguiti rapidamente. Processi brevi sono una condizione fondamentale per garantire che nessuno faccia richieste di modifica a causa dei cambiamenti del mercato. Un budget non dovrebbe richiedere più di 2-3 settimane e un processo di previsione mensile rolling dovrebbe essere completato in 5-8 giorni lavorativi - in questo caso la raccolta dei dati non dovrebbe richiedere più di 1-2 giorni lavorativi. Se non si riesce a gestire velocemente un processo di budget o di previsione, si verificheranno rapidamente ritardi e dati mancanti.

Osservazioni finali

Non è facile cambiare le procedure interne, soprattutto se si tratta di un processo che coinvolge tutti i reparti. Le possibilità di successo aumentano quando si affronta il problema da diverse angolazioni, come si evince anche dai cinque consigli:

• Priorità della gestione.
• fattori concreti di motivazione,
• fruibilità,
• supporto e
• processi veloci.

Ciò significa che gli addetti alle vendite non si sentono obbligati a svolgere i loro compiti, ma al contrario vengono accolti con incentivi finanziari e supporto. Ci auguriamo che i nostri consigli vi siano utili. Buona fortuna nel vostro viaggio per ottenere i dati in tempo.