5 suggerimenti e trucchi per ottenere il massimo dalla conferenza utenti di quest'anno

La pianificazione della nostra conferenza annuale inizia quasi subito dopo la conclusione dell'evento dell'anno precedente. In Prophix, iniziamo questo processo analizzando la nostra esperienza come host e misurando le nostre percezioni con il feedback fornito dai partecipanti.

Inoltre, mi relaziono con altri organizzatori di eventi ed esamino i commenti online degli esperti del settore. Questo mi aiuta a sviluppare una conferenza che offra un valido ritorno per i vostri investimenti. Così come cerco di far sentire gli ospiti benvenuti a casa mia, voglio assicurarmi che la vostra esperienza alla conferenza sia piacevole.

Secondo la mia esperienza, l'approccio di un partecipante a una conferenza può influire in modo significativo sulla sua esperienza. Ecco alcune tattiche che aiutano i partecipanti a ottenere il massimo valore:

• Leggere l'agenda in anticipo Molti di voi hanno esaminato l'ordine del giorno al momento dell'iscrizione. Avete dato la priorità alle sessioni a cui volevate partecipare e avete fatto l'RSVP per le attività serali(si spera!). Ma questo potrebbe essere avvenuto qualche tempo fa. Se date una seconda occhiata all'ordine del giorno, potreste notare un argomento che non ha un impatto diretto sul vostro ruolo, ma che siete curiosi di conoscere. Prendere appunti sull'ordine del giorno vi preparerà a conversazioni informali quando incontrerete i partecipanti o i membri del team Prophix.

• Cercate di programmare in anticipo gli incontri 1/1 La conferenza utenti è una delle rare occasioni in cui i clienti hanno accesso all'intero team di Prophix. Se sapete di aver bisogno del loro ascolto, cercate di fissare un incontro con loro. Vogliono il vostro feedback. Vogliono conoscere le vostre sfide, le vostre innovazioni e i vostri successi. Anche se saranno sempre a vostra disposizione durante la conferenza, programmare un incontro con loro in anticipo vi garantirà di arrivare preparati a rispondere alle vostre domande in loco, senza doverle seguire dopo la conferenza.

• Fate domande durante le sessioni a cui partecipate Non siate timidi nel porre domande. So che quasi tutti i relatori vorrebbero sapere che i loro contenuti sono pertinenti e preziosi. A volte sono necessari ulteriori chiarimenti.

• Portate i biglietti da visita Questo è un consiglio scontato. Anche le scarpe comode sono sempre una buona idea.

• Partecipate alle attività serali In alcune occasioni, i partecipanti mi hanno detto che stanno facendo altri programmi per la conferenza fuori orario. A volte vanno a trovare un amico o un familiare che vive vicino alla sede della conferenza. Tuttavia, la sera si creeranno molte attività di networking, spesso spontanee. Quando pianifico questi eventi serali, il mio obiettivo è quello di offrire ai partecipanti un'esperienza unica, costruita tenendo conto della storia e della cultura uniche della città. Non perdete l'occasione!

Sono sicuro che ci sono molti altri consigli da aggiungere a questo elenco. Anzi, se avete altre idee o esperienze, mi piacerebbe sentirle. Come ho già detto, sono molto orgoglioso di organizzare questa conferenza e il mio obiettivo è sempre quello di creare un evento che sia apprezzato e che vi piaccia così tanto da farvi tornare anno dopo anno. Washington D.C. è una delle città più ricche di storia e di fascino del mondo. Con il vostro sostegno, possiamo rendere storica la conferenza di quest'anno.

Di Katarina Radivojcevic

Pianificatore di eventi di marketing, Prophix