6 cose che rallentano la chiusura dell'anno

Prima che ve ne rendiate conto, sarà di nuovo tempo di chiudere l'anno. È un processo lungo che comporta lunghe ore, magari anche durante il fine settimana, in cui si raccolgono i dati, si elaborano, si convalidano e si preparano i rapporti. È un lavoro duro che non è reso più facile dai molti fattori che rallentano il processo di chiusura di fine anno. Ecco un elenco di sei sfide per una rapida chiusura dell'anno e di buoni consigli per renderla più veloce.

Sfida 1: Mancanza di formazione

Quando i dipendenti non sono adeguatamente formati per utilizzare i sistemi e gestire i processi, la chiusura di fine anno rallenta. Quanto meglio i dipendenti conoscono le soluzioni, tanto più velocemente si procede. Ovviamente è importante istruire i nuovi dipendenti, ma si dovrebbe anche prendere in considerazione un aggiornamento annuale per tutti i membri della funzione finanziaria. Questo aiuta a coinvolgere tutti nel processo.

Sfida 2: Mancanza di supporto da parte del top management

È fondamentale che la direzione sostenga e dia priorità a una rapida chiusura dell'esercizio per dimostrare a tutti l'importanza di questo processo. In caso contrario, la chiusura di fine anno sarà vista solo come una perdita di tempo. E se la chiusura di fine anno viene vista come un compito noioso, lungo e inutile, i dipendenti potrebbero non presentare i dati in tempo.

Sfida 3: Diverse soluzioni IT

L'utilizzo di più soluzioni informatiche in diversi reparti è uno svantaggio. Quando i dipendenti del reparto finanziario devono gestire e raccogliere dati da più fonti, sottraggono tempo prezioso al lavoro strategico.

Sfida 4: Soluzioni inadeguate

Avere a che fare con diverse soluzioni incompatibili aggiunge molto lavoro manuale, che rallenta anche la chiusura dell'esercizio. La situazione si complica ulteriormente quando si è costretti ad accedere a diverse soluzioni per recuperare i dati che in seguito saranno archiviati in un nuovo sistema.

Sfida 5: Comunicazione inadeguata

Quando la direzione non riesce a comunicare chiaramente al resto dell'organizzazione, anche la chiusura di fine anno può diventare più lunga. La mancanza di comunicazione è un modo infallibile per ritardare l'invio dei dati da parte degli altri reparti. In altre parole: informate tutti i dipendenti coinvolti della scadenza e del motivo per cui è importante.

Sfida 6: un cattivo dialogo con i revisori

Se non avete incontri regolari o comunicate solo raramente con il vostro commercialista, potreste non essere in grado di affrontare le questioni problematiche prima che sia troppo tardi.

Vantaggi di una rapida chiusura dell'esercizio

Una chiusura rapida dell'anno alleggerirà innanzitutto il carico di lavoro manuale dell'ufficio finanziario, che avrà così più tempo per le attività di sviluppo aziendale. Una chiusura rapida dell'anno dimostra inoltre che l'azienda prende sul serio la responsabilità di comunicare la propria situazione finanziaria all'interno e all'esterno. Una volta che la funzione finanziaria ha implementato le tecniche adeguate per eseguire una chiusura di fine anno più rapida, le informazioni finanziarie diventano disponibili prima. Ciò consente ai decisori di prendere decisioni rapide e informate. Inoltre, offre una migliore opportunità per guardare avanti e pianificare il futuro.