6 segnali che indicano la necessità di un software di budgeting

I fogli di calcolo sono ancora la spina dorsale del processo di budgeting per molte organizzazioni. Sebbene presentino alcuni vantaggi evidenti - sono ovunque e sono relativamente facili da usare - non dovrebbero essere considerati il software di budgeting per aziende che rappresenta il punto di arrivo di tutto. Se non utilizzate già un software di budgeting, probabilmente vi siete imbattuti in alcuni problemi seri che ne segnalano la necessità.

Ma se avete bisogno di aiuto per leggere i segnali, vi aiutiamo noi.

Che cos'è un software di budgeting aziendale?

In poche parole, un software di budgeting aziendale è un software di budgeting progettato specificamente per le aziende. Queste piattaforme possono assumere diverse forme, con un'ampia gamma di funzioni, ma il fulcro dovrebbe essere l'attenzione al budgeting.

Per esempio, se molte organizzazioni iniziano a usare opzioni gratuite o a basso costo come Quickbooks e Freshbooks, è raro che queste siano scalabili con l'organizzazione. Presto vi ritroverete a passare più tempo a risolvere i problemi che creano che il tempo risparmiato adottandole.

I 6 segnali che indicano che la vostra azienda ha bisogno di un software di budgeting

1. La stesura del bilancio richiede mesi

In molte organizzazioni, la stesura del budget annuale può richiedere da 25 giorni a quasi due mesi. Se questa tempistica vi sembra breve, è un forte segnale che il vostro attuale software di budgeting aziendale non è all'altezza.

La stesura del bilancio è un processo che richiede tempo e risorse, anche per le PMI con strutture organizzative semplici. Se si aggiungono le filiali, i gruppi e le società a responsabilità limitata, il consolidamento di tutte le informazioni necessarie può richiedere settimane. In queste circostanze, la finalizzazione del budget può facilmente estendersi a un intero trimestre, rendendo difficile l'adattamento alle mutevoli condizioni di mercato.

Suggerimento per il software di budgeting aziendale

Come minimo, il software di budgeting non dovrebbe allungare i tempi per la stesura del bilancio annuale. Ma oltre a questo, dovrebbe farvi uscire da un processo di budgeting annuale rigido e fisso. L'uso di una piattaforma di performance finanziaria come Prophix può fornire un flusso costante di dati finanziari, essenziale per preparare i bilanci più rapidamente e adattarli in base alle necessità.

2. Il vostro budget non è flessibile

Se lavorate nel settore finanziario, probabilmente conoscete il seguente scenario:

Avete appena finito di preparare il bilancio annuale della vostra azienda quando qualcosa di significativo cambia e dovete fare delle revisioni. Se si utilizzano i fogli di calcolo come strumento di budgeting, le revisioni possono essere un processo manuale che richiede molto tempo e che è soggetto a errori di inserimento dei dati, formule errate e altri problemi.

Le aziende che hanno adottato un software di budgeting per le imprese, come il software di Financial Performance Management (FPM), possono reagire ai cambiamenti interni ed esterni all'azienda, come le fluttuazioni del flusso di cassa, le variazioni dei prezzi, i cambiamenti delle linee di prodotto, le modifiche delle allocazioni di capitale e i cambiamenti organizzativi.

La creazione di processi di budgeting agili riduce i costi e i tempi di analisi e aumenta la qualità del processo decisionale.

Il software di Financial Performance Management (FPM) può essere chiamato anche Corporate Performance Management (CPM), Financial Planning & Analysis (FP&A) o Enterprise Performance Management (EPM).

Suggerimento sul software di budgeting aziendale

Una delle cause principali della rigidità dei bilanci? Dati obsoleti o non disponibili. Con la crescita dell'azienda, la sfida di consolidare tutti i dati necessari per il budgeting aumenta esponenzialmente. È necessario mettere in atto nuovi processi, tenere conto di nuove fonti di dati e occuparsi di nuove complicazioni, come le conversioni di valuta estera. Il software di budgeting aziendale che avete scelto dovrebbe essere in grado di creare budget flessibili.

3. Troppi reparti sforano il budget

È fin troppo comune che la stesura del budget avvenga in un silos, soprattutto se si utilizzano principalmente metodi manuali per raccogliere ed elaborare i dati. Quando le informazioni fluiscono in una sola direzione, dalle persone per cui si fa il budget a quelle che lo fanno, è particolarmente difficile fare un budget realistico.

Il risultato? Dipartimenti che continuano a sforare il budget.

Anche se si possono mettere in atto controlli più severi per evitare che ciò accada, questi schemi sono più che altro un segnale di budget non realistici. E se il vostro processo di budgeting non prevede alcuna flessibilità dopo la definizione del budget stesso, i team si trovano di fronte a una scelta difficile: non consegnare i progetti essenziali o sforare il budget.

Di solito scelgono la seconda.

Suggerimento sul software di budgeting aziendale

Molti esempi di software di budgeting dedicato alle aziende sono costruiti con l'integrazione dei dati come caratteristica principale, ovvero la capacità di estrarre informazioni da più fonti e centralizzarle in una piattaforma in cui i budget possono essere creati in modo efficace. Questo è essenziale per evitare che i budget siano costruiti in un silos. Esaminate ciò che è disponibile con la vostra soluzione attuale e fatene una componente fondamentale nella scelta di qualsiasi software di budgeting. Per esempio, Prophix non solo consente all'ufficio del CFO di estrarre i dati dai fogli di calcolo, ma si integra anche in modo nativo con i sistemi ERP, CRM e HRIS.

4. La vostra azienda ha vissuto una crescita significativa

I periodi di crescita significativa e di altri cambiamenti sono estremamente positivi per l'azienda, ma possono causare grossi grattacapi ai processi sempreverdi come il budgeting.

Forse la vostra organizzazione si è fusa con un'altra, o avete aperto una nuova filiale. O forse avete appena assistito a un aumento massiccio della vostra base di clienti e delle vostre entrate. In ogni caso, avete improvvisamente molti più dati finanziari con cui lavorare e considerazioni finanziarie completamente nuove che rendono il budgeting molto più complesso.

Questi periodi di transizione possono spesso far emergere problemi con l'attuale software di budgeting, o far suonare l'allarme quando non si dispone di alcun software dedicato.

Si noti che cambiamenti improvvisi come questi non sono gli unici segnali da tenere d'occhio. Ogni nuovo cliente, transazione o dipendente aggiuntivo aumenta la quantità di dati finanziari da raccogliere, analizzare e tradurre in decisioni aziendali. Anche una crescita lenta e costante può diventare ingestibile se non si dispone degli strumenti giusti.

Suggerimento sul software di budgeting aziendale

Se attualmente utilizzate un software di budgeting aziendale, assicuratevi di tenere sotto controllo la sua efficacia nelle diverse fasi di crescita della vostra organizzazione. Saprete di aver bisogno di una soluzione migliore se le lamentele per l'inefficienza dei processi e la rigidità dei bilanci aumentano con la crescita dell'azienda.

Se siete ancora alla ricerca di un software di budgeting per la vostra azienda, cercate di prevedere come cambieranno le vostre esigenze man mano che l'azienda cresce. In questo modo eviterete di investire in una piattaforma che non è scalabile con voi.

5. La redditività è in calo

È fin troppo comune che i team esterni all'ufficio del CFO si rallegrino per l'aumento dei ricavi, senza considerare la salute finanziaria più ampia dell'organizzazione. Ma come leader della finanza, sapete che se a ogni dollaro di entrate corrispondono due dollari di spese, non state crescendo davvero.

Senza gli strumenti adeguati per la stesura del budget, è fin troppo comune che le organizzazioni creino budget non realistici, spesso a causa di dati insufficienti. A volte, questo porta i reparti a sforare il budget. Ma ci sono situazioni in cui l'intera organizzazione può subire un calo di redditività.

Se aggiungete un solido software di budgeting aziendale alla vostra serie di strumenti, potrete generare rapidamente i risultati necessari per mantenere l'organizzazione in attivo, o almeno per segnalare eventuali cali di redditività che potrebbero verificarsi.

Suggerimento sul software di budgeting aziendale

I migliori esempi di software di budgeting aziendale offrono all'ufficio del CFO la possibilità di creare dashboard per gli utenti aziendali, in modo che tutti siano più consapevoli di ciò che serve a mantenere l'organizzazione il più possibile redditizia senza sacrificare progetti essenziali.

6. Il lavoro viene spesso raddoppiato

Senza un software di budgeting aziendale, i processi di budgeting annuale e simili spesso coinvolgono team decentralizzati e frammentati, ognuno dei quali si affanna a raccogliere dati e a prevedere le esigenze di porzioni dell'organizzazione. A meno che questi team non siano in costante comunicazione o non utilizzino strumenti intrinsecamente collaborativi, è probabile che raddoppino il lavoro.

Ciò comporta l'esportazione degli stessi report più volte con lievi variazioni, la ricerca di dati già raccolti da un altro team o addirittura il lavoro sui budget degli stessi reparti.

Tutto ciò comporta uno spreco di ore, un allungamento dei tempi di chiusura del processo complessivo e la frustrazione dei team che cercano di consolidare informazioni contrastanti. Quando centralizzate i processi di budgeting in un'unica piattaforma, tutti i team sanno esattamente chi sta lavorando su cosa.

Suggerimento sul software di budgeting aziendale

Non tutti i software di budgeting aziendale sono uguali, e dovreste cercare piattaforme costruite per i processi collaborativi fin dall'inizio. I fogli di calcolo, ad esempio, non sono particolarmente collaborativi, ma non lo sono nemmeno alcuni dei software di budgeting più diffusi. Questo è un argomento che dovreste cercare di trattare in tutte le telefonate di vendita di una soluzione che state cercando di acquistare o di testare se è disponibile un periodo di prova gratuito.

Come All-Star Directories ha risparmiato 6 giorni con il software di budgeting aziendale

Quando Michelle Ferris di All-Star Directories ha considerato per la prima volta l'adozione di un software di budgeting aziendale, lei e il suo team passavano giorni, se non settimane, a preparare il bilancio annuale. Il suo team doveva dedicare tutto il suo tempo alla compilazione e all'analisi dei dati. Michelle sapeva che c'era un modo migliore per affrontare la stagione del budget, consentendo al suo team di concentrarsi su cose più importanti, come uscire dall'ufficio a un'ora decente e passare del tempo con la famiglia.

Frustrati e pronti a cambiare, Michelle e il suo team hanno iniziato a valutare i pro e i contro dell'adozione di una soluzione di budgeting. Michelle voleva dare al suo team la libertà di concentrarsi su ciò che conta davvero, sia sul lavoro che al di fuori di esso.

Dopo aver implementato il software Financial Performance Management (FPM) come soluzione ai problemi di budgeting, All-Star Directories ha risparmiato 6 giorni interi di lavoro sui processi di budgeting. Il team di Michelle è in grado di completare il budget in poche ore, liberando così la possibilità di condurre analisi strategiche.

Ora Michelle e il suo team godono di un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata invece di stressarsi per la stagione del budget. Sono certi che i loro bilanci siano accurati, aggiornati e automatizzati, consentendo al team di affrontare progetti più strategici dopo un po' di meritato tempo libero.

Volete saperne di più sul successo di Michelle con il software di budgeting per le aziende? Leggete il caso di studio di All-Directories qui.

Scegliete il software di budgeting giusto per la vostra azienda

Abbandonare i fogli di calcolo e passare a un software di budgeting per l'azienda è una mossa intelligente. Tuttavia, individuare i segnali che indicano la necessità di un software di budgeting è metà dell'opera.

Prendete esempio dal libro di All-Star Directories: un software di budgeting può far risparmiare tempo ed è facile da usare. Scegliere quello giusto per la vostra azienda? Questo è essenziale.

Volete approfondire il tema del software di budgeting per la vostra azienda? Scoprite i 21 migliori software di budgeting aziendale per i CFO.