8 buone pratiche per la pianificazione della forza lavoro

Le persone sono tra le risorse più importanti della vostra azienda. Si impegnano, giorno dopo giorno, per realizzare gli obiettivi e la missione della vostra organizzazione. Sebbene i dipendenti di qualità siano alla base di qualsiasi azienda di successo, il personale è ancora uno dei costi più significativi della gestione di un'impresa. Per assicurarsi di ottenere il massimo valore per il proprio denaro e garantire che tutti i ruoli necessari siano coperti, è necessario un processo chiamato pianificazione della forza lavoro.

Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?

La pianificazione della forza lavoro è un processo basato sui dati che si riduce a ridurre al minimo i costi operativi associati alla forza lavoro e a massimizzare il valore che questa apporta all'azienda. Non si tratta solo di ottenere di più dai dipendenti esistenti, ma di ottimizzare il processo di assunzione, di prevedere accuratamente il fabbisogno di talenti e di mantenere il turnover dei dipendenti a livelli gestibili, soprattutto per i ruoli ad alto valore.

Che cos'è il software di pianificazione della forza lavoro?

Il software di pianificazione della forza lavoro fornisce i dati necessari per valutare correttamente le esigenze della vostra organizzazione in termini di forza lavoro, pianificare il futuro e reagire ai cambiamenti improvvisi del mercato, come ad esempio i venti contrari emergenti nel settore.

Questo software può assumere diverse forme. Una piattaforma di performance finanziaria, per esempio, può facilmente gestire le esigenze di pianificazione della forza lavoro di grandi aziende con una struttura organizzativa complessa. Mentre gli strumenti di gestione dei progetti con funzioni integrate di pianificazione della forza lavoro dovrebbero essere utilizzati solo su base progettuale o per organizzazioni molto piccole.

Pianificazione della forza lavoro vs. pianificazione degli organici vs. pianificazione del personale

Questi termini sono spesso usati in modo intercambiabile, soprattutto da chi non ha molta familiarità con la pianificazione della forza lavoro. Sebbene vi sia una certa sovrapposizione, vi è una differenza fondamentale tra la pianificazione della forza lavoro e le altre due che può aiutare a chiarire le cose. La pianificazione degli organici e la pianificazione del personale sono entrambi elementi della pianificazione della forza lavoro, ognuno dei quali si concentra su una parte specifica.

• Lapianificazione degli organici consiste nel tenere un conteggio accurato del numero e del tipo di dipendenti di un'azienda. Questo conteggio viene confrontato con le esigenze in continua evoluzione dell'organizzazione per evitare che si formino gravi lacune.
  
• Lapianificazione del personale si concentra principalmente sulla soddisfazione delle esigenze di progetti e team specifici. Si può pensare alla pianificazione della forza lavoro come a un'iniziativa che avviene più a livello strategico, mentre la pianificazione del personale si concentra a livello di team e di progetto.

8 migliori pratiche di pianificazione della forza lavoro

Come ogni altro processo che coinvolge l'organizzazione, la pianificazione della forza lavoro può essere impegnativa e richiedere molte risorse. Ecco alcune best practice per ottenere il massimo.

1. Determinare l'organico attuale

Prima di intraprendere qualsiasi tipo di pianificazione della forza lavoro, è necessario assicurarsi di avere un organico preciso. Tenete presente che, sia che lavoriate in una grande organizzazione o in una in rapida crescita, l'organico può cambiare di settimana in settimana. Assicuratevi di aggiornare l'organico prima di qualsiasi iniziativa di pianificazione della forza lavoro.

2. Prevedere l'abbandono del personale

Molti fattori possono far sì che la vostra forza lavoro diminuisca più rapidamente di quanto possa essere sostituita. Prevedere questo fenomeno è essenziale. Le organizzazioni più efficienti sfruttano i dati analitici per determinare il rischio di turnover, pensionamento e mobilità della forza lavoro. Valutano anche le condizioni economiche esterne per prevedere cosa potrebbero fare i dipendenti. Tenere conto di queste variabili vi aiuterà a determinare il rischio di approvvigionamento della vostra forza lavoro e, se lo desiderate, vi consentirà di indirizzare le aree e le posizioni ad alto rischio per il mantenimento.

3. Previsione della domanda

Con l'evolversi delle condizioni di mercato, è importante chiedersi come cambieranno le esigenze della vostra organizzazione nelle settimane, nei mesi e negli anni a venire. La capacità di prevedere con precisione le risposte a queste domande può far risparmiare una fortuna in termini di costi di assunzione e di spese per i dipendenti, assicurando al contempo che l'organizzazione disponga di personale sufficiente per mantenere la produttività. Alla base del successo della previsione della domanda ci sono i processi basati sui driver. Questi driver devono essere rilevanti per il vostro settore. Ad esempio, i call center potrebbero utilizzare le chiamate ricevute, i magazzini potrebbero utilizzare i camion scaricati e le società di servizi professionali potrebbero utilizzare le ore fatturate come driver del personale.

4. Eseguire un'analisi dei gap

Il risultato finale della pianificazione della forza lavoro consiste nell'avere la giusta combinazione di persone e competenze di cui l'organizzazione ha bisogno per raggiungere i propri obiettivi. L'analisi dei gap consiste nell'identificare e descrivere nel dettaglio il divario tra la forza lavoro e il mix di competenze dell'organizzazione e la situazione attuale. Da qui, i leader possono prendere decisioni più informate sulla forza lavoro dell'organizzazione, dalle assunzioni alla ristrutturazione dell'azienda.

5. Eseguire scenari di pianificazione della forza lavoro

Strettamente correlato all'analisi dei gap è il processo di elaborazione di scenari di pianificazione della forza lavoro. Tra tutte le best practice per la pianificazione del personale, quella degli scenari è forse la più critica in tempi di cambiamenti e sconvolgimenti. Alcune variabili da considerare quando si prepara l'analisi di scenario del personale sono:

• Rapporto tra lavoratori a contratto e lavoratori esterni e dipendenti interni
• Rapporto tra lavoratori a tempo pieno e part-time
• Trasferimenti, aperture e chiusure di attività
• Strategia retributiva e aumenti di merito
• Riorganizzazioni, promozioni e trasferimenti laterali
• Variazione della produttività, dei tempi di avviamento e dei rapporti di guida
  

L'obiettivo della pianificazione del personale non è quello di trovare il mix ottimale di forza lavoro, ma piuttosto quello di comprendere le azioni che si possono intraprendere quando si presentano determinate situazioni sulla base di un modello ben strutturato.

6. Sviluppare un piano di assunzioni e definire le aspettative

Dopo esservi assicurati che il vostro organico sia esatto, aver previsto la domanda e l'attrito, aver identificato il vostro gap di forza lavoro e aver analizzato alcuni scenari, avrete dati sufficienti per creare un piano di assunzioni solido e completo. Ciò consente ai leader di ottimizzare le assunzioni e le altre risorse interne, disponendo al tempo stesso delle informazioni necessarie per rispondere alle domande dei team leader e dei responsabili di reparto in merito a specifiche scelte di assunzione.

Questo perché disporre di un piano di assunzione basato sui dati è il modo migliore per definire le aspettative e gestire le potenziali obiezioni dei team leader.

Invece di un piano progettato in modo isolato, è possibile mostrare tutti i dati che hanno contribuito alla sua elaborazione. Questo crea maggiore trasparenza e permette a tutti di comprendere la strategia in questione.

7. Integrare la pianificazione della forza lavoro nella strategia aziendale

La vostra strategia aziendale dipende già da decine, se non centinaia di dati. Allora perché non integrare anche la pianificazione della forza lavoro? Di base, la pianificazione della forza lavoro è simile alla valutazione della domanda e dell'offerta in altri aspetti dell'azienda, solo per i dipendenti. Ecco alcuni esempi di come la pianificazione della forza lavoro può essere applicata alla vostra strategia aziendale

• La vostra società di servizi professionali riceve un aumento del 50% delle proposte per un servizio specifico. Con la pianificazione della forza lavoro, potete prevedere l'assunzione di un maggior numero di professionisti specializzati in quel servizio per soddisfare la domanda.
• Un'azienda manifatturiera scopre, dopo aver esaminato la propria forza lavoro, che il logorio aumenta sempre in estate. Questo porta a un aumento degli straordinari, riducendo la redditività nei mesi estivi. I dirigenti possono quindi reagire in modo appropriato.
• Un'azienda tecnologica, ricca di liquidità grazie a un recente investimento, ha bisogno di potenziare rapidamente il suo team di sviluppo software per aggiornare drasticamente il suo prodotto e conquistare un mercato emergente. Con la pianificazione della forza lavoro, può trovare il miglior uso possibile per ogni dollaro, ristrutturando secondo le necessità.

8. Ricordare il fattore umano

Con processi come la pianificazione della forza lavoro, è fin troppo facile vedere i dipendenti come ruoli, stipendi e spese. Ma è importante ricordare le persone che stanno dietro ai ruoli. Ciò significa trattare con grande attenzione le decisioni che scaturiscono dalla pianificazione della forza lavoro, tenendo conto di fattori qualitativi che non possono essere tabulati in un foglio di calcolo.

Ad esempio, non tutti i dipendenti sono motivati dalle stesse cose. Mentre alcuni possono passare da un'azienda all'altra per massimizzare il loro stipendio - il che significa che per trattenerli basta un aumento regolare - altri sono motivati da fattori più intrinseci, come i valori aziendali in cui credono.

Ogni aspetto della pianificazione della forza lavoro dovrebbe tenere conto del fattore umano in un modo o nell'altro, per evitare potenziali sorprese che i fogli di calcolo non possono prevedere.

Pianificazione della forza lavoro di prim'ordine

Sia che stiate pianificando una campagna di reclutamento, sia che stiate ristrutturando la vostra azienda, sia che stiate cercando di colmare una specifica carenza di competenze, le prime fasi di solito riguardano la pianificazione della forza lavoro. Ma per essere certi di disporre di tutti i dati necessari, è necessario utilizzare la migliore piattaforma disponibile. Per la maggior parte delle aziende di medie e grandi dimensioni, questa è Prophix. Scoprite come utilizzare Prophix per la pianificazione della forza lavoro, la pianificazione delle persone, la gestione delle prestazioni finanziarie e altro ancora.