8 fattori da considerare nella scelta di una soluzione di previsione dei flussi di cassa

Le aziende con una solida base finanziaria possono cogliere opportunità che potrebbero essere fuori portata per le aziende a corto di capitale - e tutto dipende dal flusso di cassa. Se da un lato la liquidità alimenta la crescita, dall'altro c'è un rovescio della medaglia: troppa liquidità in cassa è un segno che i vostri processi di pianificazione dei flussi di cassa hanno bisogno di un po' di lavoro.

Ma forse vi starete chiedendo: come faccio a sapere che ho bisogno di una soluzione di previsione dei flussi di cassa? Quali caratteristiche devo cercare in una soluzione di previsione dei flussi di cassa?

Che cos'è una soluzione di previsione dei flussi di cassa?

Una soluzione di previsione dei flussi di cassa è uno strumento finanziario che aiuta le aziende a prevedere i futuri flussi di cassa in entrata e in uscita, consentendo loro di prendere decisioni informate su budget, investimenti e crescita potenziale.

Con la crescita dell'azienda, l'uso di fogli di calcolo per gestire le finanze diventa meno efficiente e più difficile da aggiornare con i dati più recenti. È qui che entra in gioco una soluzione di previsione dei flussi di cassa, che sostituisce gli ingombranti fogli di calcolo con uno strumento più snello per la pianificazione finanziaria.

Nel valutare il software di previsione dei flussi di cassa, dovreste dare la priorità a una soluzione basata sul cloud che colleghi gli strumenti di pianificazione dei flussi di cassa con i sistemi di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e delle vendite. Questa integrazione può fungere da sistema di allarme precoce, avvisandovi di attività come un contratto significativo o un calo delle vendite che potrebbero influire sul vostro flusso di cassa.

Una caratteristica fondamentale delle soluzioni di previsione dei flussi di cassa sono i cruscotti. I cruscotti sono strumenti visivi che aiutano tutti i membri dell'organizzazione a comprendere l'importanza di una gestione diligente dei flussi di cassa. È possibile includere metriche specifiche che influiscono sul flusso di cassa dell'organizzazione in dashboard personalizzati.

Condividendo obiettivi, traguardi e proiezioni dei flussi di cassa con l'intera organizzazione, una soluzione di previsione dei flussi di cassa può aiutare a cambiare il modo in cui il team considera la gestione dei flussi di cassa.

Le soluzioni di previsione dei flussi di cassa possono anche essere chiamate software di Corporate Performance Management (CPM) o Financial Performance Management (FPM).

Segni che avete bisogno di una soluzione di previsione dei flussi di cassa

La pianificazione dei flussi di cassa è fondamentale per le aziende, indipendentemente dal fatto che il denaro sia abbondante o scarso. Anche in periodi di profitto, si possono verificare carenze ed eccedenze di cassa a causa di una pianificazione dei flussi di cassa non coerente. Ciò evidenzia l'importanza di una soluzione di previsione dei flussi di cassa.

Ogni organizzazione ha esigenze di flusso di cassa sia a breve che a lungo termine. Una pianificazione efficiente della gestione della liquidità richiede la corrispondenza tra le varie fonti di finanziamento e le esigenze di capitale. Un flusso di cassa ben pianificato può ridurre i prestiti a breve termine e impedire che la liquidità in eccesso rimanga inattiva nei conti bancari.

Come si fa a capire se la pianificazione dei flussi di cassa non è ottimale e se è necessaria una soluzione di previsione dei flussi di cassa? Ecco alcuni indicatori chiave:

• Avere più liquidità del necessario in più conti bancari non fruttiferi.
• Fare affidamento su prestiti a breve termine per coprire le spese operative.
• Fatturazione imprecisa.
• Trascurare il follow-up degli incassi.
• Mancanza di sconti sui fornitori o di iniziative di spesa commerciale.

Se c'è una discrepanza significativa tra le proiezioni del flusso di cassa e il flusso di cassa effettivo, è il momento di affrontare il problema. Quando le previsioni di cassa si discostano drasticamente dalla posizione di cassa effettiva senza che ciò sia dovuto a un evento inatteso e a breve termine, è chiaro che il vostro piano di cash flow deve essere esaminato.

Informazioni imprecise o insufficienti sulla posizione di cassa dell'azienda possono danneggiare la credibilità della vostra leadership finanziaria. In qualità di CFO, se non siete in grado di rispondere alle domande sulle vostre attività di cassa, sia passate che future, avete a che fare con un problema di pianificazione dei flussi di cassa.

Tutti questi indicatori suggeriscono che la vostra azienda potrebbe trarre vantaggio da una soluzione di previsione dei flussi di cassa, in grado di ottimizzare la gestione della liquidità, ridurre gli errori e migliorare le prestazioni finanziarie complessive.

Cosa cercare in una soluzione di previsione dei flussi di cassa

Quando si valutano i fornitori di software di previsione dei flussi di cassa, è necessario assicurarsi che siano disponibili le seguenti caratteristiche e funzionalità:

1. Registri di controllo
2. Collaborazione
3. Integrazione dei dati basata su modelli
4. Scalabilità
5. Pianificazione del personale
6. AR e AP
7. Analisi dei trend e reporting
8. Stagionalità

1. Registri di audit

Immaginate di dover incontrare un revisore o un investitore. Se spiegate che utilizzate una soluzione dedicata alle previsioni dei flussi di cassa per tutte le vostre previsioni e i vostri report, infonderete loro fiducia.

Ma se tutto si basa su fogli di calcolo, potrebbero aver bisogno di essere più convincenti. Una buona soluzione per le previsioni dei flussi di cassa non semplifica solo la vostra vita, ma può anche migliorare le vostre relazioni con gli stakeholder importanti, presentando i dati finanziari in modo chiaro e comprensibile. La chiave è trovare una soluzione che sia al tempo stesso semplice e accurata.

2. Collaborazione

Scegliere la giusta soluzione per le previsioni dei flussi di cassa non significa solo snocciolare numeri. Si tratta anche di promuovere una cultura di collaborazione all'interno dell'organizzazione, perché per gestire efficacemente i flussi di cassa non bastano solo modelli accurati.

Questa collaborazione non è sempre semplice, perché non tutti hanno una conoscenza approfondita dei principi contabili fondamentali. È qui che entra in gioco una buona soluzione di previsione dei flussi di cassa.

Una soluzione di previsione dei flussi di cassa dovrebbe aiutarvi a spiegare i principi della finanza, mostrando a ogni membro del team come una gestione efficace dei flussi di cassa possa contribuire al raggiungimento dei loro obiettivi individuali e degli obiettivi più ampi dell'azienda.

3. Integrazione dei dati basata su modelli

L'integrazione dei dati basata sui modelli non si limita a combinare i dati provenienti da fonti diverse, ma consiste nello scavare in profondità nei dettagli dei vostri modelli finanziari.

Pensate a questo: il flusso di cassa è influenzato da vari fattori, dai crediti verso i clienti ai costi dei dipendenti. Una solida soluzione di previsione dei flussi di cassa consente di analizzare queste voci, creando modelli dettagliati come un modello di crediti (AR) o un modello di pagamenti dei clienti.

Una soluzione di previsione dei flussi di cassa può anche analizzare i dati storici per prevedere le tendenze future: per esempio, se un cliente paga di solito in 42 giorni, il sistema può prevedere questo modello in futuro. Allo stesso modo, può integrare i dati della contabilità fornitori (AP), mescolando i debiti aperti con gli ordini di acquisto in base alle date di scadenza previste.

Considerate anche i costi del personale, compresi i pagamenti dei benefit e l'andamento degli straordinari. La soluzione deve essere in grado di estrarre questi dati dal modello del personale. Anche la tempistica delle spese in conto capitale (CapEx) può essere pianificata in dettaglio. La chiave è trovare una soluzione di previsione dei flussi di cassa in grado di integrare tutti questi dati da vari modelli dettagliati in un'unica previsione completa e accurata. Questo livello di dettaglio può migliorare significativamente l'accuratezza delle previsioni dei flussi di cassa.

4. Scalabilità

Quando si esplorano le opzioni per una soluzione di previsione dei flussi di cassa, la scalabilità è fondamentale. L'Office of the CFO non si limita a gestire i dati finanziari, ma aiuta i partner aziendali a capire i dati per gestire l'azienda in modo più efficace.

In genere, le implementazioni iniziano con un semplice modello finanziario basato sui dati della contabilità generale (GL). Questo modello aiuta a generare report standard come i rendiconti finanziari e i flussi di cassa e consente di fare previsioni e pianificazioni. Tuttavia, il vero valore dei dati risiede spesso nei dettagli che stanno dietro al GL.

Forse le vendite sono un fattore determinante per l'azienda, e quindi è necessario modellarle in modo più dettagliato. O forse i costi del personale o le spese di trasporto richiedono maggiore attenzione. Il punto è che una soluzione scalabile vi permette di iniziare in modo semplice, per poi incorporare gradualmente elementi più complessi in base alle vostre esigenze.

Ricordate che non si tratta di fare tutto in una volta. Le aziende sono dinamiche e la vostra soluzione di previsione dei flussi di cassa deve essere in grado di adattarsi. Tenendo presente una visione a lungo termine, è possibile rivalutare periodicamente i progressi compiuti e determinare le fasi successive per migliorare la modellazione finanziaria. Questo approccio garantisce che la soluzione di previsione dei flussi di cassa si adatti alla vostra azienda, avvicinandovi alle vostre ambizioni.

5. Pianificazione del personale

Quando parliamo di pianificazione del personale, ci riferiamo alla comprensione degli attributi o delle caratteristiche uniche di ciascun dipendente. Questi dettagli determinano i calcoli che alimentano i vari costi o flussi di reddito dell'azienda.

Pensate a fattori come le date di assunzione, le fasce salariali e le appartenenze ai reparti. Tutti questi dati sono fondamentali non solo per determinare le spese associate a ciascun dipendente, ma anche per codificare correttamente queste informazioni. In molte organizzazioni, questo processo viene spesso eseguito su un foglio Excel separato o addirittura gestito da un team esterno alla finanza.

Consideriamo uno scenario: cosa succede se si decide di aumentare lo stipendio di un dipendente? Che impatto avrebbe sul resto dei costi? Anche semplici modifiche di questo tipo possono modificare automaticamente i guadagni e gli aumenti precalcolati per il budget.

È qui che una soluzione per la previsione dei flussi di cassa può dare il meglio di sé. La maggior parte delle soluzioni per le previsioni dei flussi di cassa dispone di solide capacità di gestione di elementi come i massimali fiscali, i tassi di ricerca dei benefici e i calcoli più dettagliati. Ciò garantisce l'accuratezza quando si raggiunge il tetto massimo per alcuni costi, che potrebbero avere un impatto significativo sul flusso di cassa durante la pianificazione del budget. Per esempio, se molti dei contributi 401k vengono versati all'inizio dell'anno, ciò avrà un impatto diverso sui primi mesi rispetto ai mesi successivi.

6. Debiti e crediti

Quando si valuta una soluzione completa per la previsione dei flussi di cassa, è necessario valutare le sue capacità di gestire il monitoraggio dettagliato dei conti passivi (AP) e dei conti attivi (AR). Ciò comporta la gestione di eventi specifici come transazioni o attività.

Le informazioni dettagliate relative a questi eventi possono essere caricate direttamente nel sistema. Il vero vantaggio di una solida soluzione di previsione dei flussi di cassa è la capacità di centralizzare e calcolare l'impatto di questi eventi utilizzando gli attributi associati. Questi possono includere importi, date, tassi e spese.

Per esempio, supponiamo di aver caricato nel sistema tutte le attività AP e AR che superano una certa soglia, con l'obiettivo di capire quali sono gli eventi che hanno un impatto maggiore.

Ora, immaginate di decidere di modificare il calendario o la tempistica di un'attività. E se si decidesse di spostarla prima? Con un singolo aggiornamento in una soluzione di previsione dei flussi di cassa, è possibile vedere rapidamente l'impatto di questa decisione. Se sembra che non siate in grado di coprire i costi o di rispettare le scadenze, avete le informazioni necessarie per prendere decisioni strategiche.

La possibilità di manipolare queste diverse leve a livello granulare è una delle tante caratteristiche che rendono preziosa una soluzione versatile di previsione dei flussi di cassa. Dopo aver apportato le modifiche, è possibile tornare facilmente alle previsioni per verificare se si è tornati in carreggiata.

7. Analisi delle tendenze e reportistica

Il potere di una soluzione di previsione dei flussi di cassa è la sua capacità di fornire informazioni dettagliate su specifiche metriche di cassa. Sia che stiate esplorando diverse strategie di flusso di cassa, sia che stiate cercando di capire meglio la vostra posizione di cassa, le funzionalità di analisi delle tendenze e di reporting sono preziose.

Ad esempio, è utile comprendere alcuni rapporti di liquidità e i loro effetti nel tempo. O forse siete interessati a visualizzare i vostri dati in formato trailing twelve months (TTM). Queste sono funzionalità che dovrebbero essere a portata di mano con una soluzione completa di previsione dei flussi di cassa, tutte configurabili su un cruscotto intuitivo.

8. Stagionalità

Una soluzione di previsione dei flussi di cassa deve gestire efficacemente la stagionalità, ovvero i cambiamenti prevedibili che si ripetono ogni anno solare e che hanno un impatto sul flusso di cassa. Questa comprensione è importante per pianificare le spese operative e anticipare i grandi eventi di cassa o i periodi di picco della spesa. La soluzione di previsione dei flussi di cassa deve permettere di inserire le modifiche al budget e di sfruttare le tendenze stagionali esistenti, consentendo una visione più accurata del budget mese per mese.

La soluzione di previsione dei flussi di cassa dovrebbe anche facilitare l'inserimento di informazioni granulari al di sotto del livello di contabilità generale (GL), note anche come dettagli delle voci. Questa funzione consente di scomporre e giustificare le diverse spese. Dare ai diversi dipartimenti la possibilità di gestire i propri dati e il modo in cui intendono utilizzarli può fornire al team finanziario una visione più chiara delle operazioni e delle potenziali esigenze di liquidità. Questa visione dettagliata delle tendenze stagionali migliora notevolmente l'accuratezza delle previsioni e la pianificazione strategica.

Scegliere la giusta soluzione di previsione dei flussi di cassa per la propria azienda

Una soluzione di previsione dei flussi di cassa è uno strumento essenziale che consente alle aziende di pianificare e gestire la propria salute finanziaria in modo più efficace. Abbiamo parlato dell'importanza di riconoscere i segnali che indicano che la vostra azienda potrebbe trarre vantaggio da una soluzione di previsione dei flussi di cassa, come ad esempio ricavi incostanti, incapacità di crescere e difficoltà ad effettuare pagamenti.

Nel confrontare le soluzioni, ricordate di concentrarvi su caratteristiche come i registri di controllo, la collaborazione, l'integrazione dei dati basata su modelli, la scalabilità, la pianificazione del personale, la gestione dei crediti e dei debiti, l'analisi delle tendenze e la reportistica, nonché la stagionalità. Questi sono gli aspetti chiave che porteranno a una soluzione di previsione dei flussi di cassa di successo, adatta alle vostre esigenze specifiche.