9 buone pratiche per un processo di consolidamento finanziario efficiente

Ogni settore ha processi annuali che comportano una notevole quantità di lavoro manuale, un notevole investimento di risorse e la conformità alle normative locali. I produttori hanno il compito di rivedere le misure di sicurezza, i ristoranti devono affrontare ispezioni sanitarie e di sicurezza e i fornitori devono rivedere il loro inventario. Per molte organizzazioni, un altro impegno significativo è il processo di consolidamento finanziario.

Sebbene questo processo possa essere difficile e richiedere molto tempo, esistono modi per migliorare e semplificare i consolidamenti. In questo modo si semplifica la vita del team di consolidamento, si forniscono ai dirigenti dati migliori su cui lavorare e si mantiene la conformità delle organizzazioni.

In questo articolo analizzeremo le caratteristiche di un processo di consolidamento finanziario migliorato, comprese 9 best practice che potete applicare oggi stesso.

Che cos'è il processo di consolidamento finanziario?

Il processo di consolidamento finanziario consiste nel raccogliere, rettificare e combinare i dati transazionali e di contabilità generale delle società controllate e della capogruppo in una serie di rapporti finanziari. Questo processo comprende tipicamente il consolidamento di rendiconti finanziari come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto dei flussi di cassa. A seconda della complessità e del software finanziario utilizzato, il consolidamento può richiedere da pochi giorni a diverse settimane.

Il consolidamento finanziario è essenziale quando una società e le sue controllate operano come un'unica entità economica, garantendo la conformità ai requisiti normativi come i GAAP o gli IFRS. L'obiettivo principale è quello di fornire una visione completa della salute e delle prestazioni finanziarie dell'azienda, supportando un reporting accurato e un processo decisionale informato.

Perché il consolidamento finanziario è importante?

Il processo di consolidamento finanziario è importante perché fornisce una visione olistica delle prestazioni dell'organizzazione, che supporta il processo decisionale strategico e la conformità ai requisiti normativi.

Tuttavia, molti responsabili finanziari trovano il processo di consolidamento finanziario impegnativo a causa delle difficoltà di:

• Raccogliere e manipolare manualmente i dati in Excel
• Combinare i dati provenienti da sistemi contabili diversi
• Tenere il passo con la frequenza di rendicontazione richiesta e le scadenze ravvicinate
• Comprendere le differenze tra gli standard contabili e le valute locali e del gruppo
• Ridurre i costi e le tempistiche di revisione contabile
• Approfondire i dati e spiegare le variazioni
• Avere fiducia nei risultati riportati

Questi ostacoli possono portare al mancato rispetto delle scadenze normative per la rendicontazione, con conseguenti multe e danni alla reputazione, a una cattiva gestione dei dati dovuta alla mancanza di visibilità sui KPI, a un aumento dei rischi di revisione e delle ore di fatturazione e a decisioni aziendali sbagliate a causa di dati errati.

Per aiutarvi a superare questi ostacoli, abbiamo delineato 9 best practice da applicare al vostro processo di consolidamento finanziario.

9 best practice per ottimizzare i processi di consolidamento finanziario

Il processo di consolidamento finanziario è un'operazione impegnativa e rischiosa, che spesso comporta l'uso di fogli di calcolo e di un certo lavoro manuale. Ma con un po' di preparazione, alcune modifiche lungimiranti e il software giusto, è possibile consolidare in modo più efficiente.

Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, è stata progettata per supportare il processo di consolidamento finanziario automatizzando le attività manuali come l'inserimento dei dati e i percorsi di revisione, in modo da poter creare report personalizzabili che comunichino un quadro chiaro della situazione finanziaria dell'organizzazione, senza imprecisioni nei dati.

Scopriamo nove modi per migliorare il vostro attuale approccio al consolidamento finanziario, con suggerimenti su come sfruttare Prophix One, in modo da avere fiducia nei risultati riportati.

1. Determinare il livello di unificazione necessario

Non tutti i processi di consolidamento finanziario sono uguali, perché non tutte le organizzazioni hanno le stesse esigenze. In generale, i livelli di unificazione necessari per il processo di consolidamento finanziario sono tre: armonizzazione, convergenza e unificazione completa.

• L'armonizzazione comporta l'allineamento dei processi e la definizione di un punto di riferimento comune, facilitando le attività di riconciliazione.
• Laconvergenza consiste nel costruire i processi di reporting gestionale in uno strumento comune e nel seguire un quadro di riferimento condiviso, pur mantenendo processi diversi guidati da team separati.
• L'unificazione completa mira a implementare un'unica soluzione e un quadro di riferimento unificato, con un team coeso che gestisce sia il consolidamento civilistico che il reporting gestionale.

Le prime fasi del progetto determinano il gruppo target, tenendo presente che il reporting unificato offre chiari vantaggi in termini di qualità e coerenza dei dati, ma limita anche la flessibilità e la capacità di evolvere con le vostre esigenze. In caso di unificazione completa, sia il team di consolidamento che quello di reporting gestionale potrebbero dover fare alcune concessioni.

Come aiuta Prophix One: Prophix One Intercompany Management consente alle filiali di completare la corrispondenza a livello di transazione e la risoluzione dei problemi, accelerando il processo di unificazione. In questo modo si elimina la necessità di un intermediario come un contabile di gruppo, migliorando la governance e la comprensione finanziaria all'interno del processo di consolidamento finanziario.

2. Comprendere le esigenze di reporting

Uno degli aspetti più importanti del processo di consolidamento finanziario è la trasformazione di montagne di dati provenienti da più filiali in report chiari e dettagliati. Questi dati sono spesso destinati all'uso interno e devono essere conformi alle leggi e alle normative locali, come i GAAP o gli IFRS. Pertanto, prima di intraprendere il consolidamento finanziario, dovete sapere esattamente quali sono le vostre esigenze di reporting.

In caso contrario, potreste trovarvi improvvisamente a dover modificare il processo di consolidamento a metà strada, in quanto venite a conoscenza di nuovi requisiti o richieste da parte dei dirigenti. Nel migliore dei casi, avrete più lavoro di quanto pensavate, gonfiando il vostro budget. Nel peggiore dei casi, dovrete ricominciare da capo.

L'accuratezza e l'integrità dei dati sono altrettanto importanti per il reporting, in quanto consentono di evitare errori che potrebbero compromettere la qualità dei report. Inoltre, la comunicazione con gli stakeholder assicura che tutte le esigenze e le aspettative di reporting siano chiaramente comprese e soddisfatte.

Come aiuta Prophix One: Ilreporting di Prophix One consente di automatizzare la creazione e la distribuzione dei report e di apportare modifiche che si riflettono dinamicamente su tutti i report. È possibile comprendere istantaneamente le variazioni nel tempo o tra le filiali e rispettare i requisiti normativi grazie a modelli precostituiti. Prophix One è anche scalabile, in modo da potersi adattare alle crescenti esigenze della vostra azienda, accogliendo più filiali o requisiti di reporting in evoluzione.

3. Stabilire un quadro di riferimento comune

Poiché la maggior parte delle aziende esegue il processo di consolidamento finanziario solo in determinati periodi dell'anno (mensilmente, trimestralmente o annualmente), non c'è necessariamente un incentivo a dedicare molto tempo a definire chiaramente i processi. In effetti, molte aziende utilizzano ancora i fogli di calcolo esclusivamente per il consolidamento finanziario e si limitano a lavorare fino a quando non è tutto finito, con il rischio di errori dovuti all'inserimento manuale dei dati, alla mancanza di controllo delle versioni e alle difficoltà di collaborazione. Ma senza regole chiare, strumenti standardizzati e un quadro di riferimento comune per i team che gestiscono il consolidamento finanziario tra le filiali, si rischia di commettere errori costosi e di duplicare il lavoro.

Un quadro di riferimento comune per tutti i soggetti coinvolti è essenziale per snellire e accelerare il processo di consolidamento finanziario. Ciò può significare dare priorità a una piattaforma di consolidamento finanziario completamente integrata rispetto ai fogli di calcolo, redigere best practice per dettagli come la riconciliazione intercompany e persino standardizzare i processi di revisione. In questo modo si possono evitare errori, incongruenze e conflitti di lavoro durante l'intero processo.

Come aiuta Prophix One: Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, combina tutti i processi di consolidamento finanziario, tra cui la riconciliazione dei conti, le eliminazioni intercompany e il reporting in un'unica interfaccia unificata per facilitare la revisione dei processi e il coinvolgimento degli stakeholder, aumentando l'accuratezza dei dati, migliorando la collaborazione e fornendo approfondimenti in tempo reale, fondamentali per il processo decisionale strategico.

4. Investite in strumenti di collaborazione

Troppo spesso i team che lavorano al processo di consolidamento finanziario sono intrappolati in silos; il loro lavoro è completamente indipendente da quello degli altri e poche persone possono vedere cosa succede in ogni fase. Questo perché la costruzione di processi che si integrano perfettamente non avviene in modo naturale. La maggior parte delle organizzazioni si aspetta che ogni team lavori su fogli di calcolo, richiedendo le informazioni di cui ha bisogno quando ne ha bisogno. Poi, una volta terminata la propria parte del processo, inviano il lavoro a chi si occupa della fase successiva.

Per accelerare il processo di consolidamento finanziario, è necessario affrontare alcune sfide fondamentali, tra cui la disparità delle fonti di dati, le differenze nei formati e nella qualità dei dati e la mancanza di coerenza e collaborazione.

Quando pianificate il processo di consolidamento finanziario, trovate il modo di collegare ogni fase in modo che i vostri team non debbano lavorare in silos. Questo può assumere forme diverse, dalla sostituzione dei fogli di calcolo con strumenti più avanzati che consentano la collaborazione in tempo reale, alla programmazione di check-in regolari tra i team, o addirittura alla nomina di un project manager dedicato per mantenere la collaborazione tra tutti senza intoppi.

Per saperne di più sulle differenze tra software di consolidamento finanziario e fogli di calcolo.

Come aiuta Prophix One: Prophix One Data Integration combina i dati provenienti da tutte le filiali in un'unica versione della verità che gli stakeholder possono utilizzare per convalidare e rivedere i risultati, offrendo una visione olistica delle prestazioni aziendali. I connettori e le API precostituite semplificano e snelliscono le integrazioni dei dati finanziari, consentendo un time to value più rapido e permettendo di aggiungere facilmente nuove filiali o strutture aziendali. Inoltre, Prophix One è dotato di un sistema di sicurezza integrato, che consente di visualizzare i dati finanziari rilevanti solo a coloro che dispongono delle autorizzazioni necessarie.

5. Garantire il rispetto degli standard di conformità

Il processo di consolidamento finanziario è complesso e prevede molte fasi, dalla raccolta dei dati tra i vari reparti al loro corretto consolidamento, per cui è fondamentale disporre del software giusto per garantire che tutto sia conforme alle normative contabili locali. Questo può essere particolarmente impegnativo quando le filiali operano in paesi diversi con valute e quadri normativi differenti. Rimanere aggiornati sulle modifiche normative è essenziale per mantenere la conformità ed evitare potenziali sanzioni.

Come aiuta Prophix One: Prophix One Account Reconciliation standardizza i processi integrando i dati dei sistemi contabili locali, centralizzando le riconciliazioni per migliorare l'accuratezza e aumentare la fiducia nei dati riportati. È inoltre possibile impostare flussi di lavoro strutturati per consentire a ciascuna filiale di gestire il proprio processo di riconciliazione, contribuendo ad alleggerire il peso di più valute e di requisiti normativi diversi. Prophix One fornisce anche audit trail, offrendo trasparenza e tracciabilità per tutte le modifiche, necessarie ai fini della conformità e della revisione contabile.

6. Valutare l'architettura IT

Nel processo di consolidamento finanziario, il front-end comprende gli strumenti, i processi e le riunioni a disposizione dei team che eseguono il consolidamento. Il back-end è rappresentato dall'architettura IT che assicura che tutto funzioni senza intoppi. Quando pianificate il vostro prossimo processo di consolidamento finanziario, considerate questi modi per migliorare l'architettura IT che consente il processo:

• Ricercare e implementare integrazioni che colleghino la piattaforma di consolidamento finanziario agli strumenti utilizzati dai responsabili delle decisioni. O, meglio ancora, procuratevi uno strumento in grado di fare entrambe le cose.
• Scegliete con cura lo strumento di consolidamento finanziario. Sebbene i fogli di calcolo siano ancora la scelta predefinita per molte organizzazioni, un software di consolidamento finanziario dedicato, come Prophix One, può semplificare i processi e offrire soluzioni di reporting native.
• Considerate il volume di dati che dovrete elaborare durante il consolidamento finanziario. A seconda delle dimensioni della vostra organizzazione, potreste avere a che fare con milioni di record, e non tutti i software sono in grado di gestire una tale quantità di dati.

7. Coinvolgere il team di gestione

Può essere difficile capire quanto coinvolgere il team di gestione, perché un coinvolgimento eccessivo può rallentare il processo di consolidamento finanziario. Senza linee guida chiare, è del tutto possibile che il team di gestione riceva continue richieste di supporto, interrompendo il proprio lavoro critico. O, peggio ancora, potrebbero non essere mai consultati.

Quando si ottimizza il processo di consolidamento finanziario, bisogna considerare come coinvolgere il team di gestione, stabilendo ruoli e responsabilità ben definiti. L'unificazione del consolidamento finanziario implica scelte strutturali che riguardano i manager e i loro team in tutte le filiali. Questa chiarezza evita le sovrapposizioni e garantisce che i membri del team di gestione sappiano quando e come contribuire in modo efficace. Anche la creazione di anelli di feedback può essere utile, consentendo al management di offrire input e suggerire miglioramenti al processo.

Come aiuta Prophix One: Ilreporting di Prophix One automatizza la distribuzione dei report ai team di gestione, consentendo loro di contribuire al processo di consolidamento finanziario e stabilendo canali di comunicazione chiari tra la leadership e il team di consolidamento. I cruscotti personalizzati forniscono ai dirigenti informazioni in tempo reale sulle prestazioni dell'azienda, consentendo loro di prendere decisioni informate senza dover ricorrere al consolidamento completo dei dati delle filiali.

8. Automatizzare le attività di consolidamento finanziario

Il processo di consolidamento finanziario spesso si basa su un lavoro manuale eccessivo, che può consumare ore preziose. Cercando le opportunità di automatizzare il proprio processo, è possibile portarlo a termine in una frazione di tempo. In questo modo si riducono gli errori di inserimento dei dati e di reporting, consentendo di prendere decisioni strategiche in tutta tranquillità. L'automazione offre anche scalabilità, consentendo al processo di crescere con l'organizzazione e di gestire volumi di dati e complessità crescenti senza ulteriori sforzi.

L'accesso ai dati in tempo reale diventa un vantaggio significativo, migliorando la capacità di rispondere ai cambiamenti del mercato e migliorando il processo decisionale. L'automazione del processo di consolidamento finanziario migliora anche la capacità di revisione contabile, mantenendo registrazioni coerenti e accurate.

Come aiuta Prophix One: Prophix One Financial Consolidation è in grado di gestire grandi volumi di dati e strutture di consolidamento complesse per liberare tempo da dedicare ad altre priorità strategiche. Rimuove la complessità del consolidamento automatizzando processi come la traduzione di più valute e il subconsolidamento, garantendo la conformità a più GAAP e IFRS e molto altro ancora, riducendo la necessità di costose personalizzazioni.

9. Implementare un solido software di consolidamento finanziario

L'implementazione di un solido software di consolidamento finanziario elimina la necessità di compilare e convalidare i dati da più fogli di calcolo e da altri sistemi eterogenei, rendendo più facile per le organizzazioni con operazioni complesse ottimizzare i processi in modo efficiente. Un vantaggio fondamentale del software di consolidamento finanziario è la sua integrazione con i sistemi ERP e di contabilità esistenti, che riduce ulteriormente l'input manuale.

Un'interfaccia facile da usare migliora anche l'adozione da parte degli utenti e riduce la curva di apprendimento per i nuovi utenti, rendendo più fluida la transizione dai fogli di calcolo al software.

Come aiuta Prophix One: Come abbiamo sottolineato nelle best practice precedenti, Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, è un solido software di consolidamento finanziario che sostituisce fogli di calcolo e sistemi scollegati per rendere più efficiente il processo di consolidamento finanziario.

Prophix: Processo di consolidamento finanziario efficiente e a portata di mano

Se volete accelerare il vostro processo di consolidamento finanziario, investire nella tecnologia giusta è un'ottima scelta. E il più grande vantaggio di tutti: il software di consolidamento finanziario vi aiuta ad andare avanti. Potete vedere i dati e prendere decisioni aziendali cruciali in anticipo con tutte le informazioni a portata di mano.

Prendiamo ad esempio questi utenti di Prophix One: con Prophix One Financial Consolidation:

• Rent-A-Port può condurre analisi multidimensionali basate su progetti e regioni.
• Pictect può aggiungere rapidamente nuove aziende al proprio perimetro di consolidamento.
• Jan De Nul Group ha migliorato l'affidabilità dei propri conti consolidati.

Prophix One, una piattaforma per le prestazioni finanziarie, snellisce ogni fase del processo di consolidamento finanziario, dalla raccolta dei dati alla trasformazione, alle rettifiche e al reporting. È stata costruita pensando a tutti i membri dell'ufficio del CFO.