9 motivi per cui la chiusura di fine mese è difficile

Riuscire a gestire la chiusura di fine mese può sembrare un obiettivo impossibile, ma non è detto che lo sia. In questo blog esamineremo le sfide più comuni che complicano il processo e condivideremo le best practice per la chiusura di fine mese per aiutarvi a superarle.

Dai problemi di standardizzazione a quelli di sicurezza dei dati, scoprirete le soluzioni pratiche che semplificheranno la chiusura e miglioreranno la collaborazione. Siete pronti a trasformare la vostra chiusura di fine mese?

Perché la chiusura di fine mese richiede così tanto tempo?

Trascorrere ore, se non giorni o settimane, a raccogliere dati, riconciliare transazioni e preparare report non è il modo in cui la maggior parte dei responsabili finanziari vuole definire la propria chiusura di fine mese. Eppure, la chiusura di fine mese rimane uno dei processi finanziari più impegnativi, con il 25% delle organizzazioni che impiega 10 o più giorni per chiudere i libri contabili. Allora, perché la chiusura di fine mese richiede così tanto tempo e cosa si può fare?

Analizziamo la tempistica ideale per la chiusura di fine mese, comprese le best practice e le sfide, e infine come ottimizzare i processi.

Quanto dovrebbe durare la chiusura di fine mese?

In generale, la chiusura di fine mese dovrebbe durare tra i 5 e i 10 giorni. Tuttavia, la durata della chiusura dipende da molti fattori, tra cui:

• Le dimensioni dell'azienda: Le aziende più grandi hanno spesso dati e processi finanziari più complessi, che possono allungare i tempi di chiusura.
• La qualità e l'organizzazione dei dati: Dati di alta qualità e ben organizzati possono accelerare notevolmente il processo di chiusura, riducendo il tempo dedicato alle correzioni e alle riconciliazioni.
• Il vostro settore: Alcuni settori, come i servizi finanziari o l'industria manifatturiera, possono avere requisiti di rendicontazione più complessi che richiedono tempo aggiuntivo.
• Il volume delle transazioni in un determinato mese: Un volume maggiore di transazioni richiede in genere più tempo per la convalida e la riconciliazione.
• I vostri sistemi contabili: Sistemi contabili avanzati e integrati possono snellire i processi e ridurre i tempi di chiusura.
• Il numero di stakeholder e investitori coinvolti nel processo: Un maggior numero di stakeholder può significare un maggior numero di revisioni e approvazioni, allungando i tempi di chiusura.
  

Comprendendo queste variabili, è possibile valutare meglio i tempi di chiusura di fine mese e implementare strategie per ottimizzare l'efficienza.

I 9 motivi principali per cui la chiusura di fine mese è impegnativa

La chiusura di fine mese può richiedere molto tempo per molte ragioni, ma tecniche collaudate possono trasformarla da una situazione caotica a un processo tranquillo. Vediamo nove motivi per cui la chiusura finanziaria è impegnativa e come implementare le migliori pratiche di chiusura di fine mese per semplificarla.H2:

1. Mancanza di standardizzazione → Automatizzare i processi

La sfida della chiusura di fine mese
Una delle sfide più comuni della chiusura di fine mese è la mancanza di standardizzazione dei dati, dei processi e dei report. Per chi non lavora nel settore finanziario, può essere difficile capire cosa si deve fare e come. Per i responsabili della finanza, può essere dispendioso in termini di tempo selezionare i dati che non sono formattati correttamente o che mancano di valori chiave. Questa mancanza di standardizzazione può portare a un aumento dei tassi di errore, a tempi di riconciliazione più lunghi e a inefficienze che ritardano l'intero processo di chiusura.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
L'adozione di una tecnologia, come una piattaforma di performance finanziaria, può aiutare a standardizzare i processi di chiusura di fine mese, impostando flussi di lavoro automatizzati, creando modelli di inserimento dati e distribuendo automaticamente i report. Questi strumenti assicurano la coerenza di tutte le presentazioni, riducono gli errori e accelerano il processo di riconciliazione.

2. Discrepanze nei dati → Stabilire un'unica versione della verità

Sfida della chiusura di fine mese
Le grandi organizzazioni devono raccogliere molti più dati per la chiusura di fine mese rispetto alle aziende più piccole. E spesso questi dati provengono da molte fonti diverse, tra cui l'ERP, i fogli di calcolo, il CRM e le fatture. Di conseguenza, il team finanziario deve rintracciare le cifre mancanti, ricontrollare i dati inviati e mettersi in contatto con altri reparti. Le discrepanze nei dati possono influire pesantemente sull'accuratezza del reporting finanziario e del processo decisionale, in quanto la risoluzione di questi problemi richiede spesso un'ampia comunicazione, ritardando ulteriormente il processo di chiusura.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
Stabilire un'unica versione della verità con la tecnologia finanziaria può aiutare a garantire che tutti lavorino con lo stesso insieme di dati, evitando errori di inserimento e compilazione manuale dei dati. Consolidando i dati in una piattaforma unificata, è possibile ridurre al minimo le discrepanze e semplificare il processo di chiusura.

3. Scarsa comunicazione → Team allineati

Sfida per la chiusura di fine mese
Rincorrere altri reparti e cercare di trovare i dati necessari può aggiungere una notevole quantità di tempo alla chiusura di fine mese. La scarsa comunicazione può anche causare ritardi, imprecisioni e un aumento della frustrazione tra i membri del team. Ad esempio, se un reparto non comprende i requisiti dei dati o non risponde prontamente alle richieste del team finanziario, la conseguenza può essere l'invio di dati mancanti o errati. Questo disallineamento non solo prolunga il processo di chiusura, ma aumenta anche la probabilità di errori che richiedono ulteriori correzioni.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
Riunire tutti per una riunione pre-close può aiutare a definire le aspettative, stabilire le responsabilità e affrontare eventuali problemi emersi durante l'ultima chiusura. È anche una buona idea organizzare una riunione post-chiusura per i vostri stakeholder per discutere i risultati e vedere come vi state comportando rispetto agli obiettivi mensili, trimestrali e annuali. Inoltre, l'implementazione di una piattaforma di comunicazione centralizzata può semplificare la condivisione delle informazioni e garantire che tutti siano allineati durante il processo.

4. Ritardi dovuti a rettifiche → Riconciliazioni contabili automatizzate

Sfida per la chiusura di fine mese
L'esame dei dati per la chiusura di fine mese è un processo sensibile ai tempi che dipende dalla disponibilità immediata dei dati necessari. Ma quando si verifica un ritardo nella raccolta, nella convalida o nella rettifica dei dati, la tempistica della chiusura di fine mese può allungarsi notevolmente. I ritardi spesso derivano dalla necessità di correggere errori, aggiornare le stime o attendere le approvazioni, che fanno slittare la data di chiusura.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
Con la tecnologia finanziaria, come una piattaforma di performance finanziaria, è possibile automatizzare il processo di riconciliazione dei conti con modelli di riconciliazione, controlli trasparenti, monitoraggio robusto, supporto integrato per le interruzioni e analisi unificata delle performance di chiusura. L'automazione di queste attività riduce i potenziali ritardi e contribuisce a garantire una chiusura tempestiva e accurata.

5. Inserimento manuale dei dati → Raccolta dati semplificata

La sfida della chiusura di fine mese
L'inserimento manuale dei dati è un ostacolo significativo nel processo di chiusura di fine mese. I team finanziari spesso passano ore a inserire e verificare i dati, il che non solo aumenta il rischio di errori, ma consuma anche tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad attività più strategiche. Inoltre, i processi manuali possono portare a incongruenze e discrepanze che richiedono ulteriori indagini e correzioni.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
L'implementazione di una tecnologia che semplifichi la raccolta dei dati può ridurre drasticamente la necessità di inserirli manualmente. L'utilizzo di strumenti come l'integrazione dei dati o le soluzioni di acquisizione automatica dei dati possono garantire che i dati provenienti da varie fonti siano raccolti, convalidati e caricati automaticamente nei sistemi finanziari, con conseguente risparmio di tempo e riduzione degli errori.

6. Reporting incoerente → Modelli di reporting standardizzati

Sfida per la chiusura di fine mese
L'incoerenza dei formati di reporting tra i vari reparti può complicare il processo di chiusura di fine mese. Quando i diversi team presentano report in formati diversi, diventa difficile consolidare i dati in modo efficiente. Questa incoerenza può portare a malintesi, errori e ritardi mentre i team finanziari lavorano per armonizzare i diversi report in un formato unificato.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
La standardizzazione dei modelli di reporting può alleviare questo problema. Utilizzando una piattaforma di performance finanziaria che fornisce modelli di reporting personalizzabili, le organizzazioni possono garantire che tutti i reparti presentino i loro report in un formato coerente. Questa standardizzazione semplifica il consolidamento dei dati, migliora l'accuratezza e accelera la chiusura di fine mese.

7. Mancanza di dati in tempo reale → Migliori analisi in tempo reale

La sfida della chiusura di fine mese
La mancanza di dati in tempo reale può ostacolare il processo di chiusura di fine mese. I team finanziari spesso si basano su dati obsoleti o incompleti, con conseguenti bilanci imprecisi e ritardi nel processo decisionale. Questo ritardo può impedire alle organizzazioni di rispondere tempestivamente ai trend finanziari o ai problemi che si presentano durante il periodo di chiusura.

Best practice per la chiusura di fine mese
L'adozione di una tecnologia finanziaria che offra analisi dei dati in tempo reale può trasformare il processo di chiusura di fine mese. Una piattaforma di performance finanziaria che integri i feed di dati in tempo reale provenienti da varie fonti consente ai team finanziari di accedere continuamente a informazioni aggiornate. Questa visibilità in tempo reale consente un reporting finanziario più accurato e risposte più rapide a eventuali discrepanze o anomalie.

8. Problemi di sicurezza dei dati → Maggiore protezione dei dati

Sfida della chiusura di fine mese
Garantire la sicurezza dei dati può essere una sfida significativa durante il processo di chiusura di fine mese. Con la condivisione di informazioni finanziarie sensibili tra vari reparti e sistemi esterni, aumenta il rischio di violazione dei dati o di accesso non autorizzato. Questa preoccupazione aumenta quando si utilizzano metodi obsoleti o poco sicuri per il trasferimento e l'archiviazione dei dati, con conseguenti problemi di conformità e potenziali perdite finanziarie.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
Implementare solide misure di sicurezza sfruttando la tecnologia finanziaria con funzioni avanzate di protezione dei dati. Una piattaforma di performance finanziaria può offrire crittografia, protocolli di trasferimento dati sicuri e controlli di accesso per proteggere le informazioni sensibili. Inoltre, regolari controlli di sicurezza e la formazione dei dipendenti sulle migliori pratiche di sicurezza dei dati possono salvaguardare ulteriormente i dati finanziari, garantendo la conformità e riducendo il rischio di violazioni.

9. Cambiamento dei requisiti normativi → Automazione della conformità

La sfida della chiusura di fine mese
La gestione dei requisiti normativi in continua evoluzione può rappresentare un ostacolo significativo durante la chiusura di fine mese. Tenere il passo con le nuove regole e garantire la conformità dei report finanziari può richiedere tempo e complessità. La costante necessità di aggiornamenti e aggiustamenti può ritardare il processo di chiusura e aumentare il rischio di non conformità.

Le migliori pratiche per la chiusura di fine mese
L'implementazione di strumenti di automazione della conformità all'interno della vostra piattaforma di performance finanziaria può aiutarvi a gestire e ad adattarvi alle modifiche normative senza problemi. Questi strumenti aggiornano automaticamente i protocolli di conformità, generano i report necessari e assicurano che tutti i dati siano conformi alle normative vigenti, riducendo il tempo e l'impegno necessari per i controlli di conformità manuali.

Come semplificare la chiusura di fine mese

È una best practice per la chiusura di fine mese utilizzare la tecnologia finanziaria, come una piattaforma di performance finanziaria, per accelerare la raccolta dei dati e snellire i processi di chiusura.

È qui che entra in gioco Prophix One™, una piattaforma di performance finanziaria!

Prophix One è in grado di integrare la contabilità generale, i saldi e le transazioni di bilancio nel processo di riconciliazione dei conti, accelerando la raccolta e l'analisi dei dati. Un altro vantaggio di Prophix One è la possibilità di passare da un bilancio ai dettagli della riconciliazione dei conti, in modo da poter verificare i risultati e capire da dove provengono i numeri e da cosa sono composti.

I flussi di lavoro possono semplificare la chiusura di fine mese, standardizzando i processi dalla chiusura fino alla rendicontazione e alla pianificazione, per avere una visione dell'andamento in qualsiasi momento.

È inoltre possibile aggiungere allegati e file a ogni voce di supporto della riconciliazione dei conti o a ogni livello di rettifica, in modo che tutti siano sulla stessa pagina. Importate i conti da un file piatto o tramite l'integrazione dei dati, per avere maggiore visibilità sui vostri saldi di prova.

Inoltre, grazie a un registro di controllo integrato, è possibile tenere traccia di ogni singola modifica apportata al sistema. Inoltre, Prophix One vi offre la possibilità di esportare l'intera chiusura per entità in Excel per i vostri revisori. L'apertura del report del bilancio di prova vi darà una panoramica del bilancio di prova, di tutti i saldi GL, dei totali delle voci di supporto, delle voci di rettifica, delle differenze, degli stati e dei tempi del flusso di lavoro per vedere a che punto siete del processo.

Un'altra best practice di fine mese è quella di utilizzare l'alto livello di sicurezza di Prophix One per garantire che gli stakeholder dell'organizzazione abbiano accesso solo ai dati necessari per il loro lavoro.

Abbiamo anche compilato una lista di controllo completa per la fine del mese per aiutarvi a gestire tutte le fasi del processo, dalla raccolta dei dati alle verifiche.

Conclusione: Velocizzare la chiusura di fine mese con Prophix One

L'implementazione di efficaci best practice per la chiusura di fine mese può trasformare il processo di chiusura di fine mese da un lavoro stressante a un'operazione snella.

Affrontando problemi comuni come discrepanze di dati, scarsa comunicazione e problemi di sicurezza, è possibile migliorare l'accuratezza, l'efficienza e la collaborazione.

Siete pronti a scoprire la piattaforma di cui avete bisogno per accelerare la chiusura di fine mese? Consultate la Guida all'acquisto della piattaforma di performance finanziaria definitiva.