Abbracciare le nuove tecnologie per avere successo in tempi di cambiamento

Perché le aziende in crescita devono investire nell'automazione finanziaria

Lo stato attuale della finanza

È in atto una trasformazione nell'ufficio finanziario. I leader del settore finanziario stanno diventando i partner dell'azienda che abbiamo sempre voluto essere. Facciamo analisi in tempo reale, guidando le decisioni aziendali correnti. Tutti i dati a cui abbiamo accesso stanno cambiando il gioco. Abbiamo a disposizione dati in tempo reale, integrati in report approfonditi, cruscotti drill-down, con tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno a portata di mano. I nostri team devono solo premere alcuni pulsanti e far sì che tutto ciò accada. Giusto? Purtroppo, la realtà è che meno del 5% dei team Finance sta sperimentando qualcosa di simile. Chiudere i libri contabili e fare previsioni richiede ancora troppo tempo, quindi si finisce per utilizzare fogli di calcolo e "tirare a indovinare" "stime" quando dobbiamo prendere decisioni in tempi brevi. Utilizziamo i dati migliori che abbiamo, non quelli reali, accurati e aggiornati di cui abbiamo davvero bisogno. Troppo spesso stiamo ancora facendo "veloce e sporca" analisi "rapida e sporca", o "dietro le quinte" calcoli.

I nostri telefoni hanno una potenza sufficiente per inviare astronavi su Marte, quindi perché usiamo ancora fogli di calcolo singoli per prendere decisioni fondamentali per le nostre aziende?

Sono stati fatti pochi progressi nella capacità di pianificazione

Mentre cominciamo a uscire dalle immense sfide degli ultimi 15 mesi, è un buon momento per riflettere su ciò che ha funzionato bene e su ciò che può essere migliorato, in particolare nel settore finanziario. Un sondaggio condotto tra i professionisti della finanza di oltre 500 aziende di tutto il mondo ha fornito le loro opinioni su come si sono comportati lo scorso anno, su quali strumenti hanno utilizzato e sulla loro capacità di fare previsioni. Non sorprende che la ricerca abbia confermato che il processo di pianificazione, budgeting e forecasting (PB&F) è stato il più disturbato di tutti i processi finanziari fondamentali. Le aziende hanno avuto difficoltà a fare previsioni rapide e accurate in un periodo di stress e cambiamenti. Cosa emerge dai risultati dell'indagine? In generale, le aziende fanno previsioni più velocemente che in passato, ma la precisione è peggiorata. Due terzi delle organizzazioni sono in grado di fare previsioni entro una settimana, ma solo il 39% riesce a prevedere gli utili con un'accuratezza del +/- 5%. Ben l'80% non è in grado di guardare oltre un anno. Considerando gli shock della catena di approvvigionamento che stiamo ancora subendo dall'anno scorso, questo dato da solo giustifica l'investimento in previsioni migliori!

Come possiamo diventare più agili e meglio preparati di fronte a qualsiasi tipo di crisi, così come ai più "normali" cambiamenti aziendali che affrontiamo regolarmente, come acquisizioni, concorrenti dirompenti e modelli di business in continua evoluzione?

Pianificazione di scenario

La pandemia di Covid-19 ha suscitato un'ondata di interesse per la pianificazione di scenario, in quanto i dirigenti hanno cercato un modo migliore per pianificare un futuro incerto. Le aziende con la capacità di pianificare gli scenari hanno superato tutte le altre nella capacità di fare previsioni con velocità e precisione. Perché? Perché sono meno dipendenti dai fogli di calcoloperché hanno già investito in strumenti specializzati. Non sono sovraccaricate da troppi dati e poche informazioni.

Senza automazione, è quasi impossibile modellare contemporaneamente più scenari, ipotesi e variabili.

Allora perché solo il 4% delle organizzazioni ha dedicato del tempo alla pianificazione degli scenari? Troppe sono bloccate nell'inferno dei fogli di calcolo. Le previsioni a rotazione sono un altro strumento che rende le aziende più agili nella pianificazione, ma la loro adozione è stata lenta e pari solo al 19% 19%. Anche in questo caso, si tratta di una tecnica difficile da costruire, mantenere e gestire nei fogli di calcolo.

I dati devono essere migliorati radicalmente

La maggior parte dei responsabili finanziari concorda sulla necessità di migliorare i dati. La qualità dei dati utilizzati determina la qualità delle previsioni. Spazzatura in entrata = spazzatura in uscita. Per migliorare la qualità dei dati, dobbiamo allargare la rete e identificare i dati operativi al di fuori del GL, i dati sulle relazioni con i clienti e altri dati non finanziari per migliorare le nostre previsioni. L'esplosione dei dati dei social media è un esempio di nuovi tipi di dati che possono essere utilizzati per individuare le tendenze e per le previsioni. Con l'aumento del bacino di dati, l'utilizzo degli strumenti giusti per analizzare questi diversi tipi di dati può rappresentare un vantaggio competitivo. Tuttavia, i dati esterni sembrano ancora in secondo piano rispetto a quelli interni, probabilmente perché non abbiamo ancora ottimizzato i nostri processi e strumenti interni per acquisire tali dati in modo efficiente.

La trasformazione migliora l'agilità

Prepararsi e gestire il cambiamento è una parte fondamentale del successo aziendale. Eppure, la maggior parte delle organizzazioni non ha apportato modifiche sostanziali ai propri processi PBF negli ultimi 3 anni. E non perché il cambiamento non sia necessario! Per capire come la trasformazione influisca sull'agilità della pianificazione, del budget e delle previsioni, l'indagine ha messo a confronto il 5% delle aziende che ha trasformato completamente le proprie funzioni con il 14% che non ha fatto alcuno sforzo in tal senso negli ultimi 3 anni. Cosa possiamo imparare dal 5% dei leader della trasformazione che hanno trasformato completamente il loro processo di PB&F? In che modo sono in grado di gestire i dati come un patrimonio aziendale, anziché essere sommersi da fogli di calcolo scollegati e da una scarsa governance dei dati? Hanno questi elementi in comune:

• Un'unica fonte di verità per i loro dati, che proviene da un modello aziendale centralizzato, di solito nel cloud
• Utilizzano strumenti più strumenti avanzati come l'intelligenza artificiale e la visualizzazione
• Danno importanza all'eliminazione eliminare i fogli di calcolo per la raccolta dei dati e il reporting

Questo permette loro di implementare previsioni a rotazione, zero-based budgeting e pianificazione degli scenari. Che si scelga di utilizzare tutti questi strumenti o solo alcuni, essi sono TUTTI contribuiscono ad aumentare l'agilità del processo PBF.

Come rendere più agile la pianificazione

Come si può iniziare a implementare questi cambiamenti? Non c'è un tasto facile, e poche organizzazioni sembrano avere il tempo o l'energia necessari per intraprendere le trasformazioni massicce necessarie per costruire questi strumenti dalle fondamenta. Tuttavia, non c'è dubbio che dobbiamo essere in grado di prevedere con precisione le nostre entrate, avere il giusto livello di forza lavoro e di fornitori e un flusso di cassa sufficiente per pagare tutto. Logicamente sappiamo che dovremmo farlo e che avremo un ROI positivo. Allora, qual è il problema? Nella mia esperienza, in ambienti molto manuali, ci vuole così tanto lavoro solo per completare le consegne quotidiane, che può sembrare opprimente anche solo pensare di provare a costruire il proverbiale nuovo aereo, mentre si sta lavorando così duramente per far volare quello vecchio. Siete arrivati a questo punto?

Punti dolenti comuni

Di seguito sono riportati alcuni dei punti dolenti comuni nei team con processi e sistemi eccessivamente manuali. Se questo scenario vi suona familiare, è probabile che sia giunto il momento di prendere in considerazione l'aggiornamento dei vostri strumenti. Quando si cerca di aggiornare le previsioni con i risultati effettivi, i dati del GL non corrispondono alle ipotesi di previsione. Le previsioni sono state costruite con ipotesi che non sono state prese in considerazione nel GL. Pertanto, l'analisi della varianza di fine mese non aiuta a spiegare la variazione delle previsioni. Se non riuscite a spiegare le variazioni dei dati effettivi, come potete aggiornare le vostre previsioni? Se i vostri sistemi di dati non si integrano, ogni volta che ricevete gli effettivi dovete rifare l'analisi. Ci vuole troppo tempo, quindi la si fa solo una volta al trimestre, o più probabilmente quando c'è un cambiamento drammatico che la costringe. A quel punto è troppo tardi. Non avete colto i primi segnali che vi avrebbero permesso di reagire e ora siete di nuovo in crisi a reagire. Quando i dati e i sistemi non sono integrati, ci si affida alla memoria istituzionale dei dipendenti, che usano la loro "esperienza passata" come guida per individuare il problema. Ma guardare nello specchietto retrovisore per trovare risposte non è più sufficiente. E questo vi rende ancora più vulnerabili quando perdete quei dipendenti, perché ora la vostra conoscenza istituzionale è appena uscita dalla porta. L'ultimo anno ci ha mostrato quanto sia fondamentale essere in grado di prevedere con precisione le esigenze del flusso di cassa IN ANTICIPO di prevedere in anticipo le esigenze del flusso di cassa, in modo da poter apportare il giusto livello di aggiustamenti, sia che si tratti di tagliare i costi, sia che si tratti di finanziamenti ponte o di trovare fonti di reddito alternative. Se state solo ipotizzando o sperando di superare una crisi, è probabile che la battaglia sia già persa. Solo che non lo sapete ancora. Nell'esaminare le sfide della previsione, dobbiamo anche concentrarci sul processo di chiusura di fine mese, la fonte di molti dei nostri dati.

La chiusura del mese è la fonte fondamentale dei dati finanziari effettivi che confluiscono nelle previsioni.

Se non si acquisiscono i dati al livello desiderato per le previsioni, non si avrà mai un allineamento tra i dati provenienti da sistemi diversi. Quando il team di pianificazione non riesce a ottenere ciò che gli serve dal GL, va a prendere i report da SalesForce, dai cubi di vendita e da altri report operativi. E quando i dati non coincidono, si aggiunge un'altra variabile da riconciliare. E se i processi aziendali a monte non sono sufficientemente disciplinati per acquisire i dati nei periodi giusti, le differenze di tempistica e i recuperi/inversioni di tendenza creeranno così tanto rumore intorno ai dati che sarete fortunati se riuscirete a cogliere i segnali che vi avvisano dei cambiamenti. Un processo di fine mese disciplinato e strettamente integrato con i processi aziendali a monte richiede un grande sforzo per essere creato e mantenuto. Ma se fatto bene, può dare i suoi frutti con dati puliti e accurati da inserire nel processo di previsione. Con gli strumenti giusti e l'automazione, il team finanziario può dedicare il proprio tempo all'analisi delle variazioni e all'evidenziazione dei segnali di cambiamento su cui l'azienda deve agire, invece di fare le ore piccole per cercare di far quadrare i conti.

Creare un modello aziendale centralizzato

Come possiamo iniziare a fare meglio senza strappare tutti i nostri sistemi e ripartire da zero? Innanzitutto, è necessario iniziare a considerare l'attività e i dati chiave in modo centralizzato. Ogni team non può avere una propria serie di KPI nei propri fogli di calcolo. È necessario scegliere i KPI critici che TUTTI utilizzerannoacquisirli, tracciarne le tendenze e lavorare insieme in tutta l'azienda come un'unica entità. Dall'ordine alla cassa, dall'approvvigionamento al pagamento e dai processi del personale. Questo è ciò che Una sola fonte di verità significa. Mantenere i dati puliti. Se continuate a scaricare i dati nei fogli di calcolo per ottenere ciò che vi serve, allora non avete i sistemi necessari o non li avete configurati correttamente per le vostre esigenze.

Fate un inventario di TUTTI i fogli di calcolo mission critical in uso nella vostra azienda e poi stabilite PERCHE' il foglio di calcolo è necessario.

Se i dati sono fondamentali per la missione dell'azienda, allora vale la pena investire negli strumenti adeguati per farlo bene. Se non lo sono, allora smettete di misurarli. Il diagramma di flusso qui sotto è un esempio di come sia possibile integrare tutti i processi in ambito finanziario. Nella mia esperienza, i team di pianificazione e di reporting tendono a concentrarsi su priorità e progetti diversi in ogni momento. Il team di reporting è di solito concentrato sulla fine del mese o dell'anno e guarda indietro, mentre il team di pianificazione lavora con l'azienda e guarda avanti. Ma se riuscite a trovare il tempo per concordare i principali fattori di ricavo e di spesa per l'azienda nel suo complesso, e per educare i dipendenti a una maggiore trasparenza e a una migliore qualità del lavoro TUTTI i team sull'importanza di catturare i KPI critici in ogni fase, allora potrete passare i dati da un team all'altro in modo molto più fluido. Non servono strumenti sofisticati per fare questa parte: è la disciplina a prendersi il tempo per progettare il processo come un insieme integrato, invece che come singoli cicli. Una volta ottenuto questo risultato, avrete le basi necessarie per implementare con successo gli strumenti di pianificazione giusti.

Punti di forza

1 - Centralizzare il modello di business integrando i processi e creando un'unica fonte di verità. Il lavoro duro consiste nell'allineare i processi tra le funzioni per eliminare l'inefficienza e le rielaborazioni che derivano dal fatto che ogni team progetta per sé. Il guadagno ne vale la pena! 2 - È ora di sbarazzarsi dei fogli di calcolo. Non uscirete mai dall'inferno di Excel finché non ne farete una priorità. 3 - Per interrompere l'abitudine ai fogli di calcoloautomatizzare con gli strumenti giusti. È fondamentale investire in questi strumenti prima che la prossima crisi ci colpisca. Non ci sarà mai un momento in cui sarà facile, ma solo un momento in cui, con determinazione, risorse e rendendolo prioritario, sarà possibile farlo.

Volete saperne di più?

Scoprite passo dopo passo come implementare questo approccio nella vostra azienda. Per vedere i risultati del sondaggio discusso nell'articolo cliccate qui