Accelerare il consolidamento e la chiusura con il CPM

Recuperate le vostre notti e i vostri fine settimana

Definizione di consolidamento e chiusura

Troppe organizzazioni chiudono ancora i libri contabili manualmente. Non è un segreto che i processi contabili manuali siano una delle principali frustrazioni per quasi tutti i team finanziari. Gli infiniti fogli di calcolo, le notti e i fine settimana passati a svolgere attività ripetitive come registrazioni, riconciliazioni, report e variazioni. Poi, improvvisamente, le cose si sono fatte più interessanti, o più complicate, per così dire

è arrivato il 2020 e con esso una pandemia, una serrata e ora molti di noi lavorano da casa. Quindi, oltre a tutto questo, ora abbiamo anche la distanza e la comunicazione a distanza a ostacolare ulteriormente un processo che doveva già essere migliorato. Fantastico, vero?

Nel mondo di oggi, abbiamo diverse opzioni quando si tratta di utilizzare la soluzione giusta per affrontare i problemi di consolidamento e chiusura. Molti sistemi di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) offrono funzioni di consolidamento per combinare i dati finanziari. Si possono usare anche i fogli di calcolo, ma spesso questo richiede molto lavoro manuale.

Esiste anche un software specifico che può supportare il consolidamento finanziario, la chiusura e il reporting. Il software di Corporate Performance Management (CPM) è un esempio di software specifico e molte organizzazioni lo utilizzano già per semplificare i processi di FP&A.

Il software CPM semplifica l'FP&A unificando tutti i dati finanziari e automatizzando i processi più banali, restituendovi il lusso del tempo a disposizione. Alcuni software CPM possono anche fornire funzionalità di flusso di lavoro robuste e in grado di automatizzare i processi finanziari più banali e di restituirvi il lusso del tempo. Il punto interessante è che alcune soluzioni CPM possono anche fornire solidefunzionalità di consolidamento e chiusura. Per alcuni segmenti del mercato, questo potrebbe rivelarsi molto utile e fornire un vantaggio competitivo.

Il processo di consolidamento

L'approccio di un'azienda al consolidamento può variare a seconda della quota di controllo che la società madre detiene in ogni filiale. La contabilità di consolidamento viene utilizzata quando la società madre detiene una partecipazione di controllo superiore al cinquanta per cento, il che significa che le attività, le passività, i ricavi e i costi delle società controllate saranno riuniti nel bilancio della società madre. Se una società possiede una quota inferiore al controllo, ma ha comunque un'influenza significativa sull'azienda, è necessario utilizzare il metodo del patrimonio netto.

Nel metodo di consolidamento con il metodo del patrimonio netto, la società madre iscrive la propria partecipazione nelle società controllate nel proprio bilancio, come un'attività pari al prezzo di acquisto. Una volta che la società controllata registra il suo utile netto, la società madre registra un ricavo pari alla sua quota di utile della controllata, aumentando il valore dell'attività di investimento e registrando il ricavo come un aumento degli utili portati a nuovo.

Indipendentemente dal modo in cui vengono effettuati i consolidamenti nella vostra organizzazione, un software di consolidamento appositamente creato vi consente di configurare le vostre circostanze specifiche e di integrarle direttamente nel software.

Metodi di consolidamento e chiusura

Pianificazione delle risorse aziendali (ERP)

I sistemi ERP possono aiutarvi a consolidare e chiudere i libri contabili, ma possono essere uno strumento difficile da utilizzare in quanto non possono automatizzare completamente i processi di consolidamento, chiusura e reporting. Pertanto, gran parte del processo di chiusura richiederà ancora metodi contabili manuali e strumenti come i fogli di calcolo.

Fogli elettronici

Ifogli di calcolo sono lo strumento con cui i professionisti della contabilità hanno maggiore familiarità, ma possono richiedere molte ore di lavoro umano, per non parlare dell'attenzione e della pazienza necessarie per garantire che il complesso processo di consolidamento e chiusura si svolga correttamente. Il processo può essere molto manuale e soggetto a errori, soprattutto quando si utilizzano più sistemi, si caricano i dati e si rivedono le celle. La risoluzione può richiedere molto tempo, che potrebbe essere speso meglio per la pianificazione o per iniziative strategiche lungimiranti, come frequenti previsioni o persino la modellazione di scenari per ridurre il rischio aziendale mentre si traccia la rotta in questi tempi imprevedibili.

Software specifico per il consolidamento

I software specifici che automatizzano la riconciliazione tra sistemi sono solitamente utilizzati dalle aziende con più sistemi da consolidare. Uno strumento focalizzato sul consolidamento può sostituire il processo manuale di confronto di più libri contabili, integrarsi con sistemi diversi, portare i dati in un'unica posizione e creare flussi di lavoro. Tuttavia, i software specifici per il consolidamento possono essere costosi e talvolta sono eccessivi per le piccole e medie imprese, dato che si limitano a migliorare il processo di consolidamento e chiusura.

Gestione delle prestazioni aziendali (CPM)

Ve lo aspettavate? Sì, lo stesso software che molte organizzazioni usano per il budget e la pianificazione può essere usato, a seconda del fornitore, per migliorare il processo di consolidamento e chiusura. Il software CPM ha molte delle stesse funzionalità di una soluzione di consolidamento, ma offre anche una soluzione finanziaria olistica che consente la creazione direporte lapianificazione. Per quanto riguarda il processo di chiusura, il software CPM consente agli utenti di creare, modificare, gestire e riportare tutti gli aspetti delle scritture contabili in modo rapido e semplice, come le eliminazioni intercompany e le conversioni di valuta. Il software CPM può anche facilitare l'applicazione di rettifiche a credito e a debito per supportare il processo di consolidamento finanziario.

Come chiudere più velocemente e con maggiore precisione con il CPM

L'utilizzo di uno strumento CPM come Prophix semplifica la collaborazione grazie al monitoraggio delle informazioni che confluiscono nel software. Prophix aiuta gli amministratori a monitorare il processo di consolidamento e a fornire informazioni sullo stato dello stesso in qualsiasi momento.il consolidamentocon il software CPM riduce la durata del ciclo di chiusura finanziaria e fornisce maggiore responsabilità, proprietà e controllo al team finanziario e ai principali stakeholder. Prophix vi consentirà di automatizzare molti processi, come ad esempio

Importazionedi dati

L'importazione di dati da sistemi diversi, come ERP, CRM, HR e buste paga, può essere un'enorme seccatura per ogni chiusura finanziaria. Se si utilizzano solo i fogli di calcolo tradizionali, il consolidamento dei dati provenienti da sistemi diversi è spesso l'attività più dispendiosa per i team finanziari.

E se fosse possibile estrarre automaticamente i dati da questi sistemi nello stesso posto per ogni chiusura finanziaria?ilsoftware CPM può integrarsi con diversi sistemiERP, CRM, HR e payroll per scaricare senza problemi tutti i dati nei modelli di report mensili. Automatizzando l'estrazione dei dati, si risparmia tempo che può essere utilizzato meglio per l'analisi finanziaria.

Eliminazione delle società

Le eliminazioni intercompany sono utilizzate per rimuovere i costi associati alla vendita di beni, servizi, prestiti o partecipazioni tra una società madre e le sue controllate. Prophix dispone di una soluzione chiamata Journals Manager, rilasciata nell'autunno 2019, che assiste nell'inserimento e nella visualizzazione delle eliminazioni intercompany. È sufficiente selezionare le entità per le quali si desidera inserire le informazioni e lo strumento effettua un controllo automatico per garantire il bilanciamento di tutti i valori. La maggiore sicurezza delle scritture contabili contribuisce a facilitare i processi di revisione contabile esterna.

Rettifiche

Se una transazione viene registrata in ritardo o, peggio ancora, se è stata inserita in modo errato, è necessario apportare una rettifica per riconciliare la voce e ottenere una rendicontazione accurata. Grazie allo strumento completo di monitoraggio della cronologia dei dati di Prophix, è possibile vedere facilmente se i valori sono stati rettificati. È anche possibile utilizzare Journals Manager per tenere traccia delle rettifiche tra periodi diversi, nel caso in cui una transazione sia stata registrata in un periodo non corretto. Ciò consente di risparmiare tempo creando una traccia trasparente e visibile per semplificare le verifiche contabili.

Valuta rettifica di traduzione

Conosciuta anche come rettifica cumulativa di conversione (CTA), la CTA rappresenta la differenza dei tassi di cambio utilizzati per convertire i conti dello stato patrimoniale e del conto economico. Poiché si utilizzano tassi di cambio diversi per il periodo finale e per il periodo medio, il CTA deve essere calcolato a ogni chiusura finanziaria. L'utilizzo di un software CPM può aiutarvi ad automatizzare il calcolo del CTA, facendovi risparmiare tempo e lasciandovi liberi di concentrarvi sulle iniziative strategiche.

Gestione della gestione delle chiusure finanziarie

Molti team finanziari citano il miglioramento della gestione delle chiusure finanziarie come fattore determinante per l'acquisto di uno strumento CPM. Con le conversioni di valuta, le eliminazioni intercompany, le rettifiche e altro ancora, è evidente perché le chiusure finanziarie sono un processo così noioso per molte aziende. Il Workflow Manager di Prophix consente di semplificare il processo di chiusura finanziaria programmando e organizzando i diversi componenti del ciclo di chiusura. È possibileautomatizzarefacilmente la chiusura finanziaria mensile, trimestrale e annuale. Workflow Manager può anche aiutare a distribuire i report dopo che tutti gli altri processi sono stati completati.

Conclusione: CPM per il consolidamento e la chiusura

Come abbiamo detto, il software CPM è un'opzione interessante per accelerare il processo di consolidamento e chiusura. Le stesse caratteristiche che rendono il software CPM un'ottima piattaforma di pianificazione, lo rendono anche un'eccellente soluzione di chiusura.

Il fatto di avere il processo di pianificazione e di chiusura nella stessa soluzione offre una visione olistica dello stato finanziario dell'azienda. Prophix non solo riduce le finestre di pianificazione e aumenta l'accuratezza grazie all'integrazione e all'automazione dei dati, ma applica la stessa metodologia per semplificare la chiusura finanziaria.

La soluzione CPM di Prophix, basata sul cloud, è ideale per chi lavora da remoto, in quanto è accessibile a chiunque abbia un dispositivo connesso a Internet. Dati centralizzati, automazione e collaborazione sono accessibili a tutti i membri del team finanziario, indipendentemente dal luogo in cui lavorano.

Con Prophix, potete risparmiare tempo nei processi di pianificazione, consolidamento e chiusura. Con il tempo aggiuntivo, potrete concentrarvi sulle iniziative strategiche, ridurre le giornate lunghe e le notti in bianco e sostenere il successo della vostra azienda.