Affrontare la complessità della pianificazione delle retribuzioni in Nord America

I responsabili finanziari sanno che la pianificazione delle paghe in Nord America è complessa e che tale complessità ha un impatto diretto sull'azienda.

Diamo una rapida occhiata a una delle complessità intrinseche alla pianificazione delle retribuzioni: le imposte sui salari.

Negli Stati Uniti e in Canada, le aziende pagano tasse che vanno oltre gli stipendi dei dipendenti. In Canada, si tratta dei contributi CPP e EI; negli Stati Uniti, di FICA, FUTA e SUTA. Queste imposte sui salari sono particolarmente complicate da calcolare perché sono a carico del datore di lavoro. Di conseguenza, i datori di lavoro pagano tasse più alte per i dipendenti (che guadagnano una certa cifra) a gennaio rispetto a dicembre.

Ad esempio, se la percentuale nominale pagata è del 4,95% (come nel caso dei contributi al Canada Pension Plan), ciò rappresenta una differenza nel costo di assunzione di un dipendente altamente retribuito del 4,95% a gennaio rispetto a dicembre. Se si aggiungono i premi EI, la differenza sale al 7,5%. Negli Stati Uniti, la FICA, la FUTA e la SUTA sono calcolate in modo simile e richiedono che le spese per l'impiego siano anticipate.

Se un dipendente lascia il lavoro (in Canada), il datore di lavoro di fatto "riporta indietro l'orologio" all'inizio dell'anno in cui il dipendente viene sostituito. In altre parole, un'azienda con un elevato turnover di personale altamente retribuito paga molte più tasse di un'azienda con un basso tasso di turnover.

Nella maggior parte dei Paesi europei, invece, queste imposte di "sicurezza sociale" sono distribuite nell'arco dell'anno per tutti i dipendenti; l'imposta massima è calcolata su base mensile anziché cumulativa. In altre parole, i datori di lavoro pagano ogni mese la stessa percentuale diretta dei guadagni. Di conseguenza, il turnover dei dipendenti non influisce sulle imposte pagate.

Le complessità del Nord America rendono difficile per le aziende pianificare con precisione i costi dei dipendenti con retribuzioni più elevate. L'utilizzo di un'aliquota mista per tutti i dipendenti è inadeguato e la previsione delle imposte sui salari può essere calcolata con precisione solo se effettuata per ciascun dipendente.

La buona notizia è che si può ricorrere a soluzioni software che gestiscono la complessità delle norme e dei regolamenti nordamericani in materia di retribuzioni. Ad esempio, Detailed Planning Manager, un componente del software Prophix, consente di calcolare le imposte FICA, FUTA, SUTA e tutte le altre imposte sui salari per ogni ciclo di paga (settimanale, bisettimanale, bimestrale o mensile) e di utilizzare scadenze coerenti con la contabilità generale (ad esempio, mesi o 13 periodi di quattro settimane).

Il risultato è che la complessità della pianificazione e del calcolo delle imposte sui salari si riduce drasticamente. Questo perché c'è meno variazione tra ciò che è stato pianificato e ciò che accade. Di conseguenza, è possibile identificare e analizzare le differenze nei costi legati ai dipendenti. Dato che una delle maggiori spese che le aziende devono affrontare è quella degli stipendi dei dipendenti, disporre di queste informazioni aiuta i professionisti della finanza ad affrontare le decisioni tattiche quotidiane e quelle strategiche.