Guida definitiva al budgeting e alle previsioni

Le organizzazioni di tutto il mondo si occupano di budgeting da decenni, consolidando la sua posizione di processo fondamentale.

In aggiunta, la previsione è un altro processo critico per i team finanziari, supportato dalla proliferazione delle piattaforme di performance finanziaria.

Per questo motivo, è essenziale comprendere le principali differenze tra budgeting e forecasting e come utilizzare entrambi i processi a vantaggio dell'organizzazione.

Che cos'è il budgeting?

Approfondiamo le sfumature del budgeting per capire come sfruttare questo processo a vantaggio della vostra organizzazione.

Definizione di budgeting

Ilbudgeting è il processo con cui le organizzazioni stimano le entrate e le uscite in un periodo specifico e decidono come allocare il denaro.

Educba definisce il budget come "una dichiarazione dettagliata delle entrate e delle spese previste che quantifica i piani tattici della direzione per raggiungere un obiettivo desiderato per l'azienda durante un periodo specifico"

Componenti chiave di un budget

Un budget fornisce una visione olistica dei dati finanziari di un'azienda e, come tale, incorpora un'ampia gamma di dati finanziari. I cinque componenti chiave dei budget aziendali sono:

• Ricavi stimati: Il denaro che si prevede di guadagnare dalla vendita di beni o servizi.
• Costi fissi: Le spese essenziali per le operazioni aziendali, come l'affitto e le utenze.
• Costi variabili: Spese fluttuanti legate all'andamento dell'attività, come le materie prime e la manodopera di produzione.
• Spese una tantum: Costi significativi come l'acquisto di attrezzature, aggiornamenti tecnologici o arredi.
• Flusso di cassa: Il movimento di denaro in entrata e in uscita dall'azienda.
• Profitto: I fondi rimanenti dopo aver dedotto i costi fissi e variabili dalle entrate.

Tipi di budget

A seconda delle esigenze dell'azienda e della quantità di dati finanziari disponibili, esistono diversi tipi di budget, tra cui:

• Bilancio generale - Un master budget riunisce tutti gli aspetti finanziari dell'azienda, assegnando i fondi a ciascuna area. Serve come piano completo a cui i reparti fanno riferimento durante l'anno per garantire che le spese siano in linea con gli obiettivi aziendali.
  
  
• Bilancio operativo - I bilanci operativi offrono una panoramica di alto livello delle prestazioni aziendali e un modo per monitorare le entrate, i costi variabili, i costi fissi, le spese non monetarie e le spese non operative. Tipicamente aggiornati mensilmente o trimestralmente, i budget operativi si concentrano principalmente sulle entrate e sulle spese.
  
  
• Bilancio finanziario - Un budget finanziario fornisce una proiezione dettagliata delle entrate e delle uscite di un'azienda in un periodo specifico. Comprende tutti gli aspetti delle attività finanziarie dell'azienda, compresi i flussi di cassa, le spese in conto capitale e le passività a lungo termine, assicurando che le risorse siano gestite in modo efficace per raggiungere gli obiettivi aziendali.
  
  
• Budget dei flussi di cassa - Un budget dei flussi di cassa prevede gli afflussi e i deflussi di denaro all'interno di un'azienda per un periodo specifico. Aiuta a gestire la liquidità, assicurando che l'azienda disponga di liquidità sufficiente per far fronte ai propri obblighi e identificando al contempo potenziali carenze o eccedenze di liquidità.
  
  
• Bilancio statico - Un budget statico è un budget che rimane invariato per un periodo specifico. A differenza dei budget dinamici o flessibili, un budget statico è impostato e fisso. Tuttavia, questo non significa che possa essere creato, annunciato e dimenticato. Le aziende fanno costantemente riferimento al loro budget statico per monitorare le variazioni tra gli importi preventivati e la spesa effettiva.

Che cos'è la previsione?

Definizione di previsione

Le previsioni stimano i ricavi che la vostra azienda otterrà in un periodo futuro. Le previsioni tengono conto dei risultati passati, di quelli attuali e di altre informazioni rilevanti.

Negli ultimi anni il forecasting ha guadagnato molta attenzione, soprattutto come complemento al budgeting, che quantifica i ricavi che l'azienda vuole ottenere.

Componenti chiave di una previsione

Prima di creare una previsione, è necessario raccogliere i seguenti elementi:

• Scopo: determinare gli obiettivi specifici della previsione, ad esempio prevedere le vendite di un prodotto o valutare l'impatto finanziario delle decisioni di assunzione.
• Bilanci e dati storici passati: Raccogliere dati su entrate, spese, flussi di cassa e altre metriche finanziarie per ottenere una visione completa delle prestazioni aziendali.
• Tempistica: Scegliete un orizzonte temporale per le vostre previsioni, dalle proiezioni a breve termine alla pianificazione a lungo termine.
• Metodo di previsione finanziaria: Decidete se il vostro approccio sarà qualitativo, basato su opinioni e sentimenti, o quantitativo, basato su tendenze e analisi dei dati.

Tipi di previsioni

Esistono tre tipi principali di previsioni:

• Previsioni qualitative: Si basano su giudizi e intuizioni quando i dati storici sono limitati. Le previsioni qualitative implicano ricerche di mercato e collaborazione interfunzionale per esplorare i risultati potenziali.
  
  
• Previsioni quantitative: Utilizza i dati e le tendenze del passato per prendere decisioni basate sull'evidenza, concentrandosi sui numeri e sugli strumenti di analisi per proiettare i risultati futuri.
  
  
• Previsioni causali: Implica un approccio matematico dettagliato, che utilizza l'analisi di regressione e i modelli statistici per comprendere le relazioni di causa-effetto tra le variabili, offrendo una visione di scenari complessi come le previsioni della domanda e dell'offerta.

Che rapporto c'è tra budgeting e forecasting?

Analizziamo quindi il rapporto tra budgeting e forecasting.

Differenze tra budgeting e forecasting

Il budgeting indica l'allocazione delle spese dell'azienda per un determinato periodo e si basa sulla posizione finanziaria attuale. Le previsioni, invece, sono una stima del futuro finanziario, in genere basata su dati e tendenze storiche. Le previsioni sono spesso utilizzate per determinare l'allocazione del budget. In sintesi, le differenze principali tra budgeting e forecasting sono:

• Funzione: Il budgeting prevede la pianificazione di periodi futuri utilizzando i numeri, mentre le previsioni stimano le prestazioni future sulla base di giudizi.
• Scopo: i budget delineano gli obiettivi del management per uno specifico periodo finanziario, mentre le previsioni prevedono i probabili risultati dell'azienda.
• Periodo di tempo: I budget coprono in genere un anno fiscale, mentre le previsioni guardano più lontano e possono essere aggiornate regolarmente.
• Flessibilità: I budget sono rigidi e vengono aggiornati meno frequentemente, mentre le previsioni sono adattabili e incorporano regolarmente nuovi dati e tendenze.
• Applicazione: I budget aiutano a gestire le finanze a breve termine, mentre le previsioni aiutano nella pianificazione strategica a lungo termine.

Come il budgeting e le previsioni si completano a vicenda

Il budgeting e le previsioni vanno di pari passo come approcci orientati al futuro. Mentre i budget aiutano a prepararsi per l'anno fiscale successivo, le previsioni proiettano l'andamento dei risultati futuri. Utilizzando sia il budgeting per la pianificazione a breve termine che le previsioni per le intuizioni a lungo termine, le aziende consentono ai loro team finanziari di prendere decisioni informate e di fissare in modo efficace gli obiettivi strategici dell'organizzazione.

Importanza dell'utilizzo di entrambi nella pianificazione finanziaria

Indipendentemente dalle preferenze dell'azienda, l'utilizzo di entrambi i metodi di budgetinge di forecastingnel processo di pianificazione finanziaria e di previsione nel processo di pianificazione finanziaria.

I budget possono essere aggiornati più di una volta per anno fiscale, in modo da riflettere accuratamente le mutevoli condizioni di mercato e gli obiettivi aziendali. Allo stesso tempo, le previsioni aiutano ad allineare il team di gestione con gli obiettivi a lungo termine e la visione strategica dell'azienda, in modo che tutti possano prendere decisioni con lo stesso obiettivo finale in mente.

Incorporando sia i bilanci che le previsioni nel processo di pianificazione finanziaria, si ottengono informazioni sulle metriche di performance a breve e a lungo termine, consentendo di apportare le modifiche necessarie per garantire il successo dell'azienda.

Quali sono i vantaggi di budgeting e forecasting?

Ora che conoscete le componenti e le differenze tra budgeting e forecasting, analizziamo i loro vantaggi.

Miglioramento della gestione finanziaria

Compilando e convalidando i dati finanziari, compresi ricavi, spese e flussi di cassa, è possibile migliorare le pratiche di gestione finanziaria con una panoramica completa delle prestazioni aziendali. Aggiornamenti regolari dei bilanci e delle previsioni possono anche contribuire a facilitare un'efficace gestione del rischio e a garantire che si possano apportare modifiche per allinearsi meglio agli obiettivi aziendali.

Migliore processo decisionale

I budget e le previsioni consentono al vostro team di avere una visione d'insieme delle performance aziendali a breve e a lungo termine, permettendo di prendere decisioni strategiche basate su una profonda comprensione delle tendenze del mercato, degli obiettivi aziendali e delle considerazioni finanziarie.

Maggiore responsabilità

Poiché i dipartimenti spesso inviano i dati finanziari al team finanziario per creare budget e previsioni, questo può aumentare la responsabilità in tutta l'organizzazione, promuovendo una cultura di responsabilità e un impegno condiviso per il successo dell'organizzazione.

Miglioramento della pianificazione strategica

Grazie a solide pratiche di budgeting e forecasting, è possibile migliorare le capacità di pianificazione strategica dell'azienda. Sfruttando le informazioni ricavate da budget e previsioni, le aziende possono sviluppare strategie informate che si allineano agli obiettivi a lungo termine, ottimizzano l'allocazione delle risorse e si adattano in modo proattivo alle dinamiche del mercato per ottenere un vantaggio competitivo duraturo.

Come fare budget e previsioni in modo efficace

Definire obiettivi finanziari chiari

Prima di creare il budget o le previsioni, è necessario avere in mente un obiettivo finanziario chiaro, in modo da poter raccogliere i dati necessari, consultare le parti interessate e utilizzare il giusto metodo di budget o di previsione. Esempi di obiettivi aziendali sono

• Obiettivo a breve termine (budgeting): Fissare un obiettivo di vendita mensile per aumentare le entrate del 10% entro il trimestre successivo.
• Obiettivo a lungo termine (previsione): Proiezione delle tendenze di mercato per anticipare le opportunità di crescita nei prossimi cinque anni.

Obiettivi a breve e a lungo termine

Come già detto, il budgeting è adatto agli obiettivi a breve termine, mentre le previsioni sono più adatte alla pianificazione a lungo termine. La scelta dell'approccio corretto per i vostri obiettivi, che si tratti di budgeting o di forecasting, dipende dalle informazioni che desiderate generare e dal modo in cui intendete utilizzarle per prendere decisioni.

Raccogliere dati finanziari accurati

La parte forse più importante del budgeting e del forecasting sono i dati finanziari. Stabilire un'unica versione della verità dei dati garantirà che tutti lavorino partendo dagli stessi presupposti, riducendo al minimo la confusione sulle cifre più recenti.

Assicurarsi che i dati finanziari siano accurati e aggiornati è fondamentale anche per prendere decisioni informate. La coerenza delle fonti di dati e i regolari processi di convalida possono migliorare significativamente l'affidabilità dei risultati di budgeting e forecasting.

Fonti di dati finanziari

Per effettuare budget e previsioni in modo efficace, è necessario raccogliere i dati finanziari da tutti i sistemi di origine, compresi i software ERP, CRM e HRIS. Questo migliorerà la pertinenza e la validità dei budget e delle previsioni, fornendo una visione olistica dell'azienda.

Processi robusti di convalida dei dati per individuare le discrepanze, strumenti di integrazione automatica dei dati per semplificare la raccolta e una soluzione software come la Financial Performance Platform possono migliorare significativamente l'accuratezza e l'efficienza dei dati finanziari.

Utilizzare gli strumenti e i software giusti

Gli strumenti e i software giusti possono fare la differenza nel processo di budgeting e forecasting, migliorando l'accuratezza e l'efficienza. Vediamo alcuni dei più diffusi strumenti di budgeting e forecasting e come creare proiezioni realistiche per la vostra azienda.

Strumenti di budgeting e forecasting più diffusi

Quando si ricercano strumenti di budgeting e forecasting, si incontrano tre tipi distinti di fornitori:

• Fornitori specifici per i processi: I fornitori specifici per i processi offrono software per un processo finanziario come il budgeting, la pianificazione, il consolidamento o la chiusura finanziaria. Molte aziende si orientano verso fornitori specifici per i processi perché vogliono soddisfare le loro esigenze immediate (ad esempio, le previsioni), ma è importante scegliere una soluzione che sia a prova di futuro per la vostra azienda, consentendovi di espandere il vostro caso d'uso secondo le necessità.
  • Esempio di fornitore: Cube è una piattaforma nativa per i fogli di calcolo, ideale per la pianificazione finanziaria.
• Fornitori specifici per il settore: Questi fornitori forniscono soluzioni su misura per soddisfare le esigenze e le sfide di un settore specifico, che si tratti di sanità, produzione, vendita al dettaglio o altro. Tuttavia, questi tipi di soluzioni possono limitare la vostra capacità di crescita, in quanto potrebbero non essere sufficientemente flessibili o adattabili per accogliere i cambiamenti che si verificano durante l'evoluzione dell'azienda.
  • Esempio di fornitore: Sage offre un software di gestione aziendale e di contabilità specifico per il settore sanitario.
• Componenti aggiuntivi di Excel: Questi fornitori offrono uno strumento personalizzato che consente agli utenti di Microsoft Excel di sfruttare funzionalità aggiuntive non disponibili nell'applicazione Excel standard. Queste funzionalità comprendono in genere il reperimento, la visualizzazione, l'analisi e il reporting dei dati finanziari. Tuttavia, affidarsi esclusivamente ai componenti aggiuntivi di Excel può risultare inadeguato a soddisfare le molteplici esigenze delle aziende moderne e influire sulla vostra capacità di adattarvi e prosperare.
  • Esempio di fornitore: Vena Solutions è una soluzione basata su Excel per i team finanziari che vogliono rimanere in un ambiente basato su fogli di calcolo.
• Piattaforma di performance finanziaria: Una piattaforma di performance finanziaria è il software finanziario più sfaccettato. Una piattaforma offre una suite completa di applicazioni che vanno dal budgeting e dalle previsioni al consolidamento e alla chiusura finanziaria. Se siete alla ricerca di una soluzione olistica, una piattaforma di performance finanziaria è la vostra risposta.
  • Esempio di fornitore: Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria, offre al team finanziario applicazioni per ogni area della finanza, tra cui budgeting, forecasting, reporting, analytics, consolidamento, chiusura finanziaria e altro ancora, in modo da essere pronti ad affrontare tendenze, cambiamenti e sfide, assicurando che la vostra azienda rimanga resiliente e competitiva.

In generale, una piattaforma di performance finanziaria, come Prophix One, è la più adatta a gestire i processi di budgeting e forecasting. Centralizzando l'accesso ai dati finanziari in un'unica piattaforma, tutti possono lavorare insieme per favorire la crescita.

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Creare proiezioni realistiche

Per creare proiezioni realistiche è necessario tenere a mente diverse fasi, tra cui:

1. Stabilire la linea di base - Le previsioni sono accurate quanto la linea di base. Prima di creare le previsioni, è necessario valutare lo stato attuale dell'azienda, comprese le entrate, le spese, il flusso di cassa, il profitto e il margine. Quanto più dettagliata è la vostra base di partenza, tanto più preziosa sarà la vostra previsione.
2. Concentratevi sulle metriche chiave - Prima di creare le vostre previsioni, dovete avere ben chiaro quali metriche e variabili intendete valutare. Se volete confrontare le prestazioni della vostra azienda con quelle di altre organizzazioni di dimensioni simili o di un settore analogo, assicuratevi di raccogliere dati di benchmark solo dai vostri colleghi diretti. Dovete anche convalidare i dati storici e assicurarvi di utilizzare solo le fonti di dati più affidabili.
3. Fare una scelta di giudizio - Nelle situazioni in cui non sono disponibili dati completi o quando si fanno previsioni per nuovi prodotti o servizi, affidarsi all'esperienza e al giudizio del team finanziario è una pratica comune. L'integrazione di intuizioni qualitative accanto ai dati quantitativi può migliorare l'accuratezza delle previsioni, soprattutto in scenari incerti.

Metodi di creazione delle proiezioni

Esistono due approcci per creare le previsioni: bottom-up o top-down. Ognuno di essi presenta sfide e vantaggi specifici.

Le previsioni top-down prevedono la valutazione dell'intero mercato in cui si opera. Valutando i dati demografici del vostro mercato, potete fare previsioni sull'andamento della vostra attività. Il vantaggio principale delle previsioni top-down è che si può valutare il potenziale di guadagno dell'azienda concentrandosi sulla capacità del mercato e sul potenziale di crescita.

Le previsioni bottom-up, invece, si concentrano sulle linee di prodotto, sui servizi e sulle attività dell'azienda. Le previsioni dal basso verso l'alto si concentrano meno sul mercato generale e più sulle attività o sulle azioni che l'azienda deve intraprendere per essere competitiva. Questo approccio alle previsioni può aiutarvi a capire meglio come vengono spesi i vostri soldi e come influiranno sui vostri futuri rapporti finanziari.

Monitoraggio e adeguamento di budget e previsioni

Ora che conoscete le caratteristiche di un budget e di una previsione efficaci e i metodi per creare proiezioni realistiche, vediamo come monitorare e adeguare i vostri piani finanziari.

Processi di revisione regolari

Indipendentemente dal vostro approccio al budget e alle previsioni, è fondamentale rivedere regolarmente i dati storici, le proiezioni e i risultati. Le previsioni devono essere continuamente aggiornate per riflettere i cambiamenti del mercato, il lancio di nuovi prodotti o l'offerta di servizi. Allo stesso modo, i budget devono essere aggiornati quando cambiano gli obiettivi aziendali o quando i dipartimenti si trovano di fronte a limitazioni delle risorse.

Aggiustamenti in base alle necessità

Rivedendo regolarmente i bilanci e le previsioni, potete garantire la pertinenza e l'accuratezza dei vostri piani finanziari e allinearli alle condizioni e agli obiettivi aziendali in evoluzione.

Sfide comuni

Nonostante gli ampi vantaggi del budgeting e delle previsioni, ci sono alcune sfide comuni che i team finanziari devono affrontare:

Gestire l'incertezza

Nei processi di budgeting e forecasting è comune imbattersi nell'incertezza, che può rendere difficile sapere quali variabili e metriche modificare. Per questo motivo è importante essere flessibili nell'approccio, sviluppando più scenari di previsione o utilizzando il metodo continuo di budgeting, in cui si aggiungono altri periodi dopo la fine di un periodo precedente. In questo modo, potrete modificare la vostra strategia in base all'evoluzione del mercato, assicurandovi che le vostre decisioni siano reattive e resilienti di fronte ai cambiamenti.

Gestione della variabilità dei dati

La gestione della variabilità dei dati rappresenta una sfida significativa per i team finanziari. Incorporando solide tecniche di convalida dei dati e utilizzando strumenti di analisi avanzati, i responsabili finanziari possono gestire efficacemente le serie di dati variabili. L'adattamento a modelli di dati mutevoli e l'implementazione di metodologie di previsione agili consentono ai team di prendere decisioni informate, favorendo l'agilità e la precisione della pianificazione finanziaria.

Allineare budget e previsioni alla strategia aziendale

Il budget e le previsioni sono molto più che semplici piani: comunicano ai team interni la strategia e gli obiettivi dell'organizzazione. Per questo motivo è importante far circolare i budget e le previsioni finalizzate con l'intera azienda, compresi i singoli team, la leadership e gli stakeholder o gli investitori. Può anche essere utile distribuire questi piani in più lingue, formati e attraverso diversi canali per garantire che tutti siano sulla stessa pagina e perseguano i loro obiettivi in modo da sostenere la strategia aziendale.

Garantire il coinvolgimento degli stakeholder

Quando si tratta di allocazione delle risorse o di scenari "what-if", può essere difficile convincere tutti a partecipare al cambiamento. Assicuratevi di coinvolgere gli stakeholder fin dalle prime fasi del processo, incoraggiandoli a contribuire con dati e approfondimenti che riguardano il loro dipartimento. Questo può contribuire a generare un maggiore coinvolgimento e a far sentire ai dipendenti che i loro contributi sono apprezzati. Dovreste anche incontrarvi regolarmente con il vostro team dirigenziale per assicurarvi che i bilanci e le previsioni riflettano le priorità dell'organizzazione.

Come iniziare con il budgeting e le previsioni

Ora che conoscete bene sia il budget che le previsioni, ecco alcuni rapidi consigli su come iniziare:

Identificare il punto di partenza

Il primo passo di qualsiasi budget o previsione è la compilazione e la convalida dei dati storici su entrate, spese, flussi di cassa e profitti. In questo modo si ottiene un quadro chiaro della situazione dell'azienda e si può iniziare a identificare la direzione che si desidera prendere.

Stabilire un processo

Identificate l'approccio al budget che desiderate adottare, come ad esempio zero-based, continuo, basato sulle attività, statico, rolling, incrementale, value proposition o flessibile. Allo stesso modo, scegliete quale metodo di previsione intendete implementare, se top-down o bottom-up.

Coinvolgere le persone giuste

Collaborate con gli stakeholder per comprendere i loro punti deboli dell'anno fiscale precedente, stabilire le priorità, ottenere il loro sostegno e identificare le opportunità di miglioramento. Chiedete agli stakeholder di contribuire alla raccolta e alla convalida dei dati, in modo che le priorità del reparto siano incluse nei bilanci e nelle previsioni.

Impostazione di strumenti e modelli

Per semplificare i processi di budgeting e forecasting, create strumenti e modelli dedicati. Utilizzate un software finanziario come una piattaforma di performance finanziaria per creare modelli standardizzati per la creazione di budget e previsioni. Queste piattaforme possono aiutare ad automatizzare i calcoli, a fornire visualizzazioni chiare dei dati e a garantire la coerenza dei vostri sforzi di pianificazione finanziaria.

Revisione e miglioramento regolari

Programmate check-in regolari per valutare l'accuratezza delle vostre previsioni, tenere traccia degli scostamenti e identificare le aree da correggere. Utilizzate il feedback degli stakeholder e le metriche di performance per perfezionare continuamente i processi di budgeting e forecasting, assicurandovi che siano in linea con le esigenze e gli obiettivi in evoluzione della vostra organizzazione.

Come può aiutarvi Prophix

Indipendentemente dal fatto che la vostra azienda preferisca il budgeting o il forecasting, i vostri processi sono validi solo quanto i dati utilizzati per compilarli. Le organizzazioni che utilizzano una piattaforma di performance finanziaria, come Prophix One, sono in una posizione migliore per automatizzare i processi di budgeting e forecasting. Con dati affidabili centralizzati in un'unica posizione, le aziende possono fidarsi sia del budget che delle previsioni e dedicare più tempo all'analisi dei risultati.

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