Bilancio a base zero: Cosa, perché e come

Il vostro team finanziario è pronto a tutto? Siete in grado di modificare un budget in un solo giorno? Riuscite a fare una nuova previsione degli utili in meno di una settimana? Le vostre previsioni sono sempre accurate?

Se no, cosa vi impedisce di farlo?

La finanza del futuro richiederà livelli sempre più elevati di precisione e agilità. Ma cosa serve per avere successo? Secondo la nostra indagine globale su oltre 500 responsabili finanziari, un ingrediente fondamentale per molte aziende è lo zero-based budgeting (ZBB).

Ecco una panoramica su cos'è lo ZBB, perché è importante e come iniziare.

Che cos'è lo Zero-Based Budgeting?

Lo ZBB è un budgeting senza bagagli. Consiste nell'iniziare ogni bilancio annuale da zero e non riportare le ipotesi di entrate dell'anno fiscale precedente. In termini pratici, ciò significa non utilizzare il bilancio dell'anno precedente come punto di partenza. Il budget viene invece costruito da zero, sulla base delle strategie e degli obiettivi dell'organizzazione.

Come lo ZBB offre una maggiore precisione

Il principale vantaggio dello ZBB può essere riassunto in una parola: precisione. Perché i bilanci ZBB sono di solito corretti? Il motivo è da ricercare in due fattori: il processo e le aspettative.

Precisione attraverso il processo

Il processo di budgeting convenzionale è efficiente ma non incredibilmente accurato. Non è poi così sorprendente. Se un bilancio si basa sui presupposti dell'ultimo bilancio - e delle decine precedenti - la validità dei numeri subirà inevitabilmente una battuta d'arresto.

Le reliquie dei bilanci del passato sono quasi sempre un ostacolo all'accuratezza dei bilanci convenzionali. Come quando il responsabile di un dipartimento non riesce a spiegare la voce "morepop" e il motivo per cui ha bisogno di 25.000 dollari. Ma poiché è stata inserita nel bilancio negli ultimi otto anni, deve rimanere.

Dal momento che il processo ZBB parte da zero, si avranno bilanci con meno ipotesi e meno spazzatura.

Precisione attraverso la responsabilità

Se i responsabili dei reparti devono giustificare il modo in cui ogni spesa sostiene gli obiettivi aziendali, adotteranno un approccio completamente diverso al budget. Non si limiteranno a ritoccare i numeri dell'anno scorso di un paio di punti percentuali in più o in meno, ma si prenderanno più tempo prima di inserire i numeri nel budget. Baseranno i loro numeri sulle informazioni più aggiornate e complete, il che significa che i numeri saranno più accurati al momento della pubblicazione del bilancio e per tutto l'anno fiscale.

Come funziona?

Di solito inviate ai responsabili di reparto un modello di budget con i numeri? Ora immaginate di inviare il modello senza numeri - solo zeri - e di dire ai responsabili di prendere spunto da lì.

Che cosa potrebbe sembrare? Supponiamo che la vostra azienda stia pianificando il lancio di un grande prodotto per l'anno prossimo. Un responsabile del marketing dovrebbe preventivare tutto ciò di cui avrà bisogno per rendere il lancio il migliore di sempre, compresi il personale, i fondi per le campagne e il supporto delle agenzie. Allo stesso modo, il responsabile delle operazioni valuterà le spese necessarie per sostenere il lancio del prodotto, come la necessità di riattrezzare le attrezzature o di aggiungere nuovo personale, e costruirà il budget per questo.

Ma la definizione del budget è solo il primo passo. Poi si tratta di ottenere l'approvazione del budget. L'approvazione del budget non è una novità, ovviamente. Ma con lo ZBB il processo di approvazione può essere un po' più intenso. Non c'è un timbro di approvazione solo perché il budget di un reparto rientra nell'intervallo di costi previsto. Al contrario, i revisori esaminano davvero ogni voce e il relativo costo. E, di solito, ci sono molte più domande, il che comporta una maggiore comunicazione, collaborazione e cicli di revisione.

Se tutto questo suona come un aggravio di lavoro... è perché lo è. Ma l'impegno iniziale darà i suoi frutti nel corso dell'anno.

Come lo ZBB rafforza l'intero processo FP&A

Probabilmente non sorprende che le aziende che utilizzano ZBB siano in grado di apportare modifiche al budget con estrema rapidità, di solito in meno di mezza giornata. Ma si scopre che lo ZBB ha un vantaggio in più. Secondo i risultati dell'indagine condotta dai leader del settore finanziario nel 2021, lo ZBB aumenta l'agilità dell'azienda anche in altri aspetti dell'FP&A.

L'84% delle aziende che utilizzano lo ZBB è in grado di effettuare una nuova previsione degli utili in meno di una settimana, rispetto al 51% delle aziende che non lo utilizzano. Quelle che utilizzano lo ZBB hanno anche il doppio delle probabilità di prevedere ricavi e utili entro il +/- 5%.

Come faccio a sapere se la mia azienda dovrebbe farlo?

La vostra organizzazione dovrà rispondere a questa grande domanda: Un budget significativamente più accurato vale il tempo e l'energia necessari per implementare lo ZBB in tutta l'organizzazione?

Per alcune aziende, la risposta è un sì inequivocabile. Le aziende e le grandi imprese con budget costantemente sballati di oltre il 5% dovrebbero assolutamente iniziare a valutare l'opzione ZBB. Per le organizzazioni più piccole, con meno risorse da impegnare nel processo, potrebbe non essere una buona soluzione.

Cosa mi serve per iniziare?

Se pensate che lo ZBB abbia senso per la vostra organizzazione, adottate un approccio misurato all'implementazione e assicuratevi di avere il consenso e il supporto prima di iniziare.

Coinvolgimento dei leader aziendali

Una cosa fondamentale per il successo dello ZBB è il coinvolgimento e il supporto ai livelli più alti dell'organizzazione. Un processo ZBB di successo richiede il contributo e il coinvolgimento di tutti, in particolare dei leader di alto livello.

Lo ZBB è un cambiamento fondamentale rispetto alla consueta stesura del budget, che richiede molto di più da parte di molte persone. Anche se i capi reparto partecipano attualmente al budgeting, il processo non richiede in genere un'immersione profonda nel calcolo dei costi delle strategie e delle tattiche. E siamo onesti, non tutti sono desiderosi di fornire dettagli dettagliati per giustificare i costi di ogni voce. E non si tratta solo dei capi reparto: il processo ZBB richiede un maggiore coinvolgimento di tutti i revisori. I vertici aziendali sono interessati a dedicare del tempo a rivedere tutti i bilanci in dettaglio e a mettere in discussione le spese che non sembrano allinearsi con le strategie aziendali?

Se la vostra organizzazione persegue lo ZBB, prendete in considerazione l'idea di lanciarlo come un'iniziativa aziendale dall'alto verso il basso e assicuratevi di delineare chiaramente quali sono i vantaggi per l'organizzazione e per tutti i soggetti coinvolti.

Nuovi processi e formazione

Nell'implementazione di uno ZBB, potrebbe essere necessario aggiornare il team finanziario e coloro che partecipano al processo di budgeting. I leader aziendali dovranno imparare a utilizzare gli strumenti. I professionisti della finanza dovranno avere una visione di alto livello di come le cose si svolgono da una prospettiva aziendale e di come funzionano i vari reparti.

Un aiuto dalla tecnologia

Sebbene sia teoricamente possibile implementare lo ZBB con i fogli di calcolo, è molto più facile con la tecnologia al vostro fianco. Un sistema di Corporate Performance Management (CPM) può semplificare e automatizzare il processo di budgeting e reporting, riducendo drasticamente il lavoro manuale del team finanziario. Ad esempio, è possibile configurare il sistema CPM in modo che le modifiche apportate ai budget di reparto confluiscano automaticamente nel budget organizzativo.

Un CPM supporta anche una migliore collaborazione e comunicazione, aiutando a far avanzare i budget attraverso il processo di revisione senza tutte quelle riunioni alle 5 del mattino. Il CPM è un sistema centralizzato, quindi le persone possono accedere a un budget in qualsiasi momento per vedere a che punto è la sua revisione e apportare le modifiche necessarie. Se necessario, si può anche tornare a versioni precedenti del budget.

Per saperne di più su come ottenere una maggiore precisione e agilità

Lo ZBB può essere un potente vantaggio per qualsiasi azienda, ma la sua forza definitiva risiede nella relazione simbiotica tra ZBB, rolling forecast e pianificazione di scenario. Sebbene la vostra azienda possa essere in grado di adottare una di queste tecniche utilizzando processi manuali, per padroneggiare queste tecniche - e tutte le attività di FP&A - dovrete probabilmente introdurre nuove tecnologie per semplificare il processo attraverso l'automazione.

Per saperne di più su come migliorare l'agilità e l'accuratezza del vostro processo FP&A, consultate ilsondaggio Agility in Planning, Budgeting and Forecasting 2021.