Bilancio flessibile: tutto quello che c'è da sapere

Che cos'è un bilancio flessibile? Un budget è un budget, giusto?

Un budget flessibile è un tipo di budget unico che tiene conto delle variazioni dell'attività aziendale e fornisce un piano per affrontarle.

In altre parole, aiuta le aziende a rimanere agili.

Ma come si crea un bilancio flessibile? E per quale altro motivo si dovrebbe utilizzarne uno? E la troppa flessibilità non è una perdita di tempo?

In questo articolo affronteremo tutti questi aspetti e altri ancora.

Che cos'è un budget flessibile?

Un budget flessibile è un budget che può essere modificato in base alle variazioni dell'attività aziendale, come le vendite o il volume di produzione. In genere, questi aggiustamenti sono predeterminati per evitare problemi di scalabilità, come l'assunzione di un numero di clienti superiore a quello che l'azienda può gestire.

Spesso viene citato insieme al budget statico, che si basa su un livello fisso di attività o di produzione.

Perché le aziende utilizzano i budget flessibili?

Perché i budget flessibili consentono alle aziende di regolare la spesa per le diverse attività commerciali, aiutandole a gestire in modo più efficace il flusso di cassa. I budget flessibili, per dirla in modo ovvio, aiutano le aziende a essere più flessibili nelle spese.

Esempio di budget flessibile

La formula del budget flessibile è uno strumento finanziario che si adatta o si flette in base alle variazioni del volume di attività.

La formula è: Costi fissi + (Unità effettive di attività x Costo variabile per unità di attività).

Questa formula consente alle aziende di adattare il proprio budget ai risultati effettivi, il che può portare a una pianificazione finanziaria più accurata.

Ecco un rapido esempio per illustrare i vantaggi di un budget flessibile.

Supponiamo che il canale pubblicitario a pagamento di un'azienda stia dando buoni risultati e stia generando più entrate del previsto. Un budget flessibile dà all'azienda il via libera per reinvestire più entrate nel canale.

Questo dovrebbe portare a un profitto ancora maggiore.

Tuttavia, può anche comportare problemi di scalabilità se i team di vendita e di successo dei clienti non riescono a gestire un numero di account superiore a quello "preventivato". Un solido budget flessibile prevede un piano per questi scenari e assegna i fondi di conseguenza.

Supponiamo che ci sia una spesa imprevista. Con un budget flessibile, supponendo che abbiate creato uno scenario in cui ci sia una spesa imprevista, avete un piano da seguire.

Bilancio flessibile vs. bilancio statico

Un bilancio flessibile fornisce le linee guida che consentono a un'azienda di modificare le proprie operazioni, investire o dismettere pratiche commerciali, in base a un fattore esterno, in genere le entrate derivanti da tali attività.

Un bilancio statico non fornisce alcuna guida o possibilità di cambiamento. È più rigido e i suoi risultati sono più chiaramente definiti.

Formula della varianza del budget flessibile

La varianza del budget flessibile è la differenza tra i risultati generati da un budget flessibile e i risultati effettivi ottenuti seguendo quel budget.

La formula della varianza del budget flessibile è piuttosto semplice:

Scostamento del budget flessibile = (Importo effettivo - Importo del budget flessibile)

Un numero positivo (o favorevole) di scostamento del budget flessibile significa che avete ottenuto un risultato "superiore al piano", mentre un numero negativo (o sfavorevole) significa che non siete stati altrettanto redditizi o che avete speso più del previsto.

Bilanci flessibili di base, intermedi e avanzati

Possiamo classificare i budget flessibili in tre tipi, in base alla loro influenza e complessità.

Bilancioflessibile di base : Questo tipo di bilancio flessibile consente di apportare modifiche solo in base alle entrate.

Budget flessibile intermedio: Prende in considerazione altre attività che potrebbero causare una variazione dei ricavi o delle attività commerciali, come ad esempio le variazioni dell'organico o il numero e la complessità dei clienti.

Budget flessibile avanzato: Questo tipo di budget flessibile prende in considerazione varie spese dell'azienda, come il lancio di prodotti, indici come il numero magico SaaS o il rapporto debito/patrimonio netto e i dividendi degli investimenti.

La maggior parte delle aziende che prevedono una certa flessibilità nel proprio budget utilizzerà un budget flessibile di base.

Vantaggi di un budget flessibile

Perché un'azienda dovrebbe utilizzare un bilancio flessibile? È evidente che la capacità di reagire alle prestazioni effettive dell'azienda può essere utile per mantenere lo status quo e per crescere più rapidamente del previsto. Le condizioni di mercato incerte rendono il bilancio flessibile più adatto, in quanto è più sicuro che non si segua un unico piano.

Utile per le aziende con costi variabili

Le aziende con costi variabili necessitano di budget flessibili perché questo tipo di budget consente loro di correggere la rotta o di tenere conto delle variazioni con un'interruzione minima delle operazioni.

Ad esempio, un'azienda con grandi variazioni stagionali dovrebbe avere un budget flessibile per tenere conto dell'aumento e del calo della domanda e dell'offerta in base alla stagionalità.

Misurazione delle prestazioni

Non c'è niente di meglio che dire all'azienda che si sta rispettando il piano. E con un budget flessibile, avete a disposizione diverse possibilità per rispettare il piano.

Poiché avete pianificato le variazioni nel budget, sapete esattamente quale percorso seguire per mantenere la traiettoria che farà sì che l'azienda sia in linea con il piano.

Processo di budgeting più efficiente

I budget flessibili sono efficienti perché fanno tutto il lavoro mentre voi lavorate al budget. Se da un lato questo comporta un tempo iniziale più lungo per la stesura del budget, dall'altro rende molto più veloce l'intero processo di budgeting, dal momento che (idealmente) non è necessario rivedere gli scenari o calcolare nuove proiezioni.

Migliore controllo dei costi

Prevedere i costi in anticipo è un ottimo modo per controllarli. Poiché un budget flessibile consente al team finanziario di pensare in anticipo e di limitare le spese in determinati scenari, esso offre un controllo dei costi molto più solido. Ciò contribuisce a ridurre lo scostamento dal budget, il che è positivo.

Tiene conto delle spese impreviste

Un budget flessibile, per sua natura, terrà conto in qualche misura delle spese impreviste. Anche se l'entità delle spese impreviste potrebbe non coincidere con quanto creato nel budget, il percorso che avete tracciato per l'azienda sarà in molti casi applicabile, con alcuni aggiustamenti ai numeri grezzi.

Riflette in modo più accurato l'utilizzo delle finanze

Un'azienda è un'entità viva e anche il budget dovrebbe esserlo. Sebbene sia bello avere un budget ideale e statico, il budget flessibile è più fedele al modo in cui le aziende e i proprietari di budget valutano effettivamente le loro finanze.

Limiti di un bilancio flessibile

Naturalmente, i bilanci flessibili non sono un bene unilaterale. Come ogni altra cosa, hanno i loro svantaggi.

Richiedono più tempo per la creazione, lo sviluppo, il monitoraggio e la manutenzione

Essendo necessariamente più complessi dei budget statici e non essendo "impostabili e dimenticabili", i budget flessibili richiedono più cervello per la loro creazione e un attento monitoraggio per seguirli. Ciò può comportare una certa pressione su un team FP&A già molto stressato.

Troppa flessibilità può limitare la capacità di pianificazione dell'FP&A

È possibile avere troppi piani, perché la capacità di pianificazione di un'azienda è limitata dal numero di ore che i suoi team possono utilizzare per creare i piani. I responsabili del budget devono fare attenzione a non lasciare che il budget flessibile, soprattutto quello avanzato, diventi un treno di complessità in corsa.

Le previsioni hanno una vita più breve e diventano rapidamente obsolete

Sebbene la flessibilità sia ottima, a volte accade qualcosa di inaspettato che invalida tutto il lavoro svolto in precedenza.

Le aziende di tutto il mondo lo hanno sperimentato nel marzo 2020, quando la pandemia COVID-19 ha imposto blocchi che hanno bloccato gran parte dell'economia. I modelli e le proiezioni sono stati demoliti e le aziende che avevano dedicato molto tempo e risorse alla creazione di un budget flessibile si sono viste invalidare un'enorme quantità di tempo e di sforzi.

Minori responsabilità o incentivi per i proprietari del budget a rispettare il budget originale

La consapevolezza che il budget può essere modificato può dare il via libera ad alcuni proprietari di budget per giocare con le spese. Fate attenzione a stabilire con loro che le deviazioni dal budget provengano dal team FP&A.

I ritardi nella chiusura possono causare attriti con il team contabile

Sebbene la possibilità di aggiustare il budget sia piacevole, può creare molti grattacapi al team contabile, soprattutto quando deve rifare gran parte del lavoro per la chiusura dei libri contabili, trasformando un processo spesso ritardato da circostanze impreviste in un processo ancora più tardivo.

Mancanza di confronti tra i ricavi

Uno dei maggiori vantaggi della coerenza insita in un budget statico è la possibilità di effettuare confronti netti. Ma un budget flessibile introduce molte più variazioni, rendendo difficile, se non del tutto impossibile, per un team eseguire un confronto accurato dei ricavi o un'analisi delle variazioni sulla base di uno scenario ideale o precedente.

Che cos'è la varianza di bilancio flessibile?

La varianza di bilancio flessibile è la differenza di spesa o di entrate tra il bilancio di base o originale e il bilancio in cui è stata effettuata la flessibilità.

Esempio di scostamento del budget flessibile

Ad esempio, se un'azienda mette a budget il COGS di un prodotto da 100 dollari a 20 dollari. Ma dopo aver fatto i conti, scopre che il COGS è di 25 dollari. Aumenta il costo del prodotto per tenere conto di questa variazione e realizza 50 delle 100 vendite del prodotto nel periodo di riferimento a questo nuovo prezzo. Lo scostamento dal budget flessibile per questo prodotto è quindi di -250 dollari (50 unità vendute con 5 dollari di COGS in più rispetto al budget, ovvero -5 dollari).

5 passi per implementare con successo un budget flessibile

Se avete deciso che un budget flessibile è la strada giusta per la vostra organizzazione, ecco come implementarlo con successo.

1. Identificare i costi fissi e variabili

È essenziale identificare i punti in cui possono esistere delle variazioni. Ad esempio, è probabile che costi come l'affitto, il rimborso del debito o il PP&E rimangano fissi e costanti. Ma costi come le vendite e le spese di marketing possono variare in modo considerevole.

Separate i costi variabili. Questo ridurrà notevolmente il numero di scenari da creare.

2. Utilizzare il rapporto costi variabili per creare un modello di budget

Il rapporto costi variabili mette a confronto i costi dell'aumento della produzione con i ricavi che ne derivano. In questa fase si vuole identificare il rapporto di costo variabile per ogni prodotto, bene o servizio venduto e creare un modello da utilizzare per l'analisi degli scenari nella fase successiva.

La formula del rapporto costi variabili è la seguente:

Rapporto costi variabili = costi variabili / vendite nette

In alternativa:

Rapporto costi variabili = 1 - Margine di contribuzione

3. Modellare diversi scenari con il modello di budget

Ora che avete un modello di budget, è il momento di modellare gli scenari. Dovreste modellare gli scenari in base alla varianza dei costi che probabilmente si verificherà, con un certo margine di manovra per gli scenari imprevisti.

Uno strumento FP&A come Prophix One è ideale per questa fase.

4. Decidere il budget

Una volta mappati i numerosi scenari, è il momento di assegnare i numeri e i parametri del budget. Si tratta più di un'arte che di una scienza, ma dovreste iniziare a stabilire le priorità attraverso un budget conservativo e poi aggiungere spese più convenienti o superflue.

In questo caso va bene qualsiasi metodo di budgeting: si può usare il budgeting incrementale per un budget flessibile di base, oppure il budgeting a base zero per rielaborare completamente il budget.

5. Confrontare il modello di budget con le spese effettive con l'analisi della varianza

Infine, è necessario confrontare le spese effettive con il budget e valutare l'efficacia e l'accuratezza del budget flessibile.

L'analisi delle variazioni di bilancio è una fase finale essenziale di qualsiasi processo di budgeting e un prerequisito per il ciclo di budgeting successivo.

La comprensione e la valutazione dei budget precedenti vi aiuterà a creare un budget futuro più accurato, facilitando il lavoro di tutti e stabilizzando le finanze dell'azienda.

Conclusione: Bilancio flessibile con Prophix

Ora sapete tutto su come creare e utilizzare un budget flessibile.

E se desiderate creare un budget flessibile per la vostra organizzazione, Prophix può aiutarvi. Con Prophix One, una piattaforma di performance finanziaria, è possibile creare scenari e calcolare l'analisi di bilancio in modo semplice e veloce, riducendo al minimo i due maggiori sprechi di tempo del processo di budgeting.