Bilancio statico: tutto quello che c'è da sapere

Che cos'è un budget statico? In cosa si differenzia da un budget flessibile o da un budget fisso? E perché un'azienda dovrebbe volere un budget statico?

Le domande sui budget statici sono numerose e tutte valide. In questo articolo scoprirete perché si usano i budget statici, per chi sono più indicati, perché non conviene usarne uno e come crearne uno da soli.

Continuate a leggere.

Che cos'è un budget statico?

Un budget statico è un progetto finanziario per un periodo specifico, in genere un anno fiscale, che rimane invariato indipendentemente dall'andamento effettivo dell'attività. Si basa su cifre stimate derivate da dati storici e previsioni future. Questo tipo di budget è spesso utilizzato per controllare i costi ed è più efficace quando le operazioni di un'azienda sono prevedibili.

Naturalmente, questo non significa che il budget statico sia il tipo di documento che si può creare, annunciare e dimenticare. Le aziende fanno sempre riferimento al loro budget statico, anche se le spese effettive variano.

Cosa significa "statico"?

La parte "statica" di "budget statico" significa immutabile, o almeno non elastico. Un budget statico non è progettato per essere modificato durante il periodo che viene delineato.

In questo senso, un budget statico può essere visto come un budget ideale o Goldilocks a cui tendere. Ci si aspetta una variazione, ma le correzioni nel bilancio reale dovrebbero mirare a tornare all'equilibrio delineato dal bilancio statico.

Esempio di budget statico

Supponiamo che un'azienda accantoni 50.000 dollari in spese pubblicitarie per una determinata durata. Spetta al responsabile della campagna attenersi a quel budget e produrre il ROI previsto attribuito a quella spesa pubblicitaria. Questo indipendentemente da come la spesa pubblicitaria si riveli nella realtà.

Budget statico vs. budget flessibile

Tutti i budget sono prescrittivi. Ma mentre un budget statico non è vivente, un budget flessibile lo è.

In altre parole, un budget flessibile ha delle previsioni e degli scenari incorporati per le fluttuazioni delle entrate e delle spese. Ma un bilancio statico non lo fa.

Qual è l'obiettivo di un bilancio statico?

L'obiettivo del bilancio statico è quello di mantenere le finanze di un'azienda con un'interferenza minima. È la rappresentazione finanziaria di un piano strategico, un progetto o una tabella di marcia per raggiungere qualsiasi obiettivo dell'azienda.

Formula della varianza di bilancio statica

La varianza del budget statico, ovvero la rappresentazione della deviazione dal budget statico, è facile da calcolare: sottraete la spesa effettiva dal budget pianificato per ogni voce nel periodo di tempo considerato.

Se si desidera rappresentare questo numero in percentuale, dividere la differenza per il budget originale.

Ecco la formula:
Percentuale di scostamento del budget statico = (Budget pianificato - Spesa effettiva) / Budget pianificato

Vantaggi di un bilancio statico

Ci sono molti motivi per cui un'azienda potrebbe voler utilizzare un bilancio statico.

Prevedibilità

I bilanci statici sono prevedibili e riducono al minimo l'incertezza. Indipendentemente da ciò che accade durante l'anno, il budget statico è un punto di riferimento. Anche se le variazioni nel corso dell'anno sono inevitabili, le aziende possono utilizzare il piano e le proporzioni delineate nel budget statico per rimanere in linea con gli obiettivi, anche se i numeri reali sono più alti o più bassi di quelli originariamente previsti.

Gestione dei costi

Poiché il budget statico non prevede variazioni di spesa, è un efficace strumento di gestione dei costi.

Inoltre, per il team finanziario, questo strumento consente di risparmiare tempo, e quindi costi, ponendo l'onere del rispetto del budget a carico del proprietario. Se avete previsto un budget di 10.000 dollari al mese per il software di customer success, spetta al proprietario del budget rispettarlo. Se non lo fa, avete il potere di veto.

Misurabile

Poiché i budget statici sono gli stessi dall'inizio alla fine del periodo, sono un'ottima base per misurare i risultati dell'azienda. Poiché non ci sono variazioni introdotte a metà strada che confondono il processo di misurazione, il calcolo della varianza del budget statico è semplice.

Limiti di un budget statico

Detto questo, i budget statici presentano alcuni limiti e svantaggi reali.

Richiede previsioni accurate

Affinché un budget statico abbia senso, le aziende devono essere abili previsori. Le aziende più recenti o quelle con obiettivi di crescita più rischiosi o aggressivi potrebbero essere più avvantaggiate da un budget flessibile, che consenta loro di tenere conto delle inevitabili variazioni che si verificheranno.

Inflessibilità nel rispondere alle mutevoli esigenze e condizioni di mercato

Poiché il budget statico è inflessibile per sua stessa natura, c'è il rischio che diventi rapidamente inefficace o che risponda male alle mutevoli esigenze dell'azienda determinate da fattori esterni come le condizioni di mercato.

Allo stesso modo, se un'azienda scopre di non riuscire a rispettare il proprio piano, l'intero budget statico fallisce.

Non è adatto alle aziende con costi variabili

Il budget statico è più adatto alle aziende con costi e spese a breve termine facilmente prevedibili. Un'azienda che sperimenta la stagionalità, o un'azienda che anticipa un evento che comporta un afflusso di affari sconosciuto, non è adatta a impiegare un budget statico e sarebbe meglio servirsi di un ciclo di budgeting più breve o di un budget flessibile.

Misurare l'efficacia di un budget statico con la varianza del budget statico e la varianza del volume delle vendite

In che misura l'azienda sta rispettando il budget statico? È possibile misurarlo con due pratiche metriche: la varianza del budget statico e la varianza del volume delle vendite.

Scostamento del budget statico

La varianza del budget statico è la deviazione dal budget statico in termini di dollari o di percentuale.

Le aziende calcolano la varianza del budget statico per vedere quanto si sono attenute al budget statico. Questo scostamento è utile da conoscere quando si crea il budget per l'anno successivo, in quanto consente alle aziende di perfezionare i propri modelli e di essere più precisi la volta successiva.

Formula della varianza del budget statico

Scostamento del budget statico = Budget pianificato - Spesa effettiva

Se si desidera una percentuale, dividere per il budget pianificato.

Percentuale della varianza del budget statico = (budget pianificato - spesa effettiva) / budget pianificato

Variazione del volume delle vendite

La varianza del volume delle vendite è la differenza tra le unità vendute effettivamente e quelle preventivate a un determinato prezzo in un determinato periodo.

Si tratta di una varianza di budget statica che considera solo il volume delle vendite. Come tale, è utile per affrontare in modo specifico un punto di scostamento dal budget.

Formula della varianza del volume delle vendite

La formula è semplice.
Scostamento del volume delle vendite = (Unità vendute effettive - Unità vendute preventivate) x Prezzo unitario

Se volete questo numero in percentuale, dividetelo per le unità vendute a budget e non moltiplicatelo per il prezzo.
Percentuale dello scostamento del volume delle vendite = [(Unità effettive vendute - Unità vendute a budget) / Unità vendute a budget]

7 passi per creare un bilancio statico

Ora che sapete tutto sui bilanci statici, rimane una domanda: quali sono i passi da compiere per crearne uno?

1. Definire il periodo e il processo di budgeting

Innanzitutto, è necessario identificare il periodo di budgeting. È comune che le aziende facciano il budget per l'intero anno fiscale; tuttavia, molte aziende che utilizzano budget statici traggono vantaggio da periodi di budget più brevi. Dovete scegliere quello che ritenete migliore in base alla complessità della vostra organizzazione e ad eventuali periodi di scostamento noti.

2. Stima delle entrate

Successivamente, dovrete stimare le vostre entrate. Per questa fase dovrete utilizzare i dati storici, combinati con le previsioni o le proiezioni che avete a disposizione.

Questa fase verrà ripetuta un paio di volte, quindi è meglio scegliere un paio di numeri di fatturato diversi per iniziare: uno ideale, uno scontato del 5-20% a seconda della fase di crescita e uno migliore del 5-20% rispetto a quello che ci si aspetta di ottenere.

3. Stimare i costi fissi e variabili

È poi il momento di stimare i costi fissi e variabili. Dovreste conoscere i vostri costi fissi e dovreste essere in grado di identificare i vostri costi variabili, quindi la maggior parte di questa fase consiste nell'ipotizzare l'ammontare di tali costi variabili.

4. Stima del reddito netto

Da qui si può stimare il reddito netto sottraendo i costi dalle entrate.

In questa fase è possibile calcolare anche l'EBIT e l'EBITDA ideali.

5. Assegnare il budget

Ora arriva la fase più difficile: l'allocazione dei fondi alle diverse esigenze dell'azienda. A tale scopo, potete utilizzare qualsiasi metodo di budgeting: basato sulle attività, basato su zero, incrementale, sulla proposta di valore o altro ancora.

Trattandosi di un budget statico, dovrete essere doppiamente sicuri delle vostre allocazioni. Vale la pena di procedere con calma in questa fase, di fare domande ai responsabili del budget e di assicurarsi di aver compreso i requisiti di tutti.

6. Revisione e adeguamento del budget

Poi si passa alla revisione del budget, in cui si apportano le ultime modifiche al budget in base al feedback degli stakeholder.

A questo punto il budget statico è pronto! Non resta altro da fare che condividerlo con gli stakeholder dell'azienda.

7. Monitorare e rivedere le prestazioni del budget

Naturalmente, il processo di budgeting non è finito finché il budget non ha fatto il suo corso. Durante il periodo delineato nel budget statico, è necessario monitorare e rivedere le spese e le entrate dell'azienda e calcolare gli scostamenti.

Questo vi aiuterà a creare un budget più accurato durante il ciclo di budgeting successivo.

Conclusione: Creare un bilancio statico con Prophix

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