Budgeting bottom-up: tutto quello che c'è da sapere

Sia che siate professionisti esperti di finanza o che siate alle prime armi con il budgeting, questo blog demistificherà il concetto di budgeting bottom-up.

Esploreremo come funziona, i suoi pro e contro, gli esempi pratici e il suo ruolo nei moderni team FP&A.

Immergiamoci nel mondo del bottom-up budgeting e scopriamo il suo potenziale per una pianificazione finanziaria efficace.

Che cos'è il bottom-up budgeting?

Il budgeting dal basso verso l'alto è una pratica che prevede che ogni reparto presenti i propri obiettivi e il budget richiesto per l'anno, che viene poi esaminato dal team finanziario per verificarne l'allineamento con gli obiettivi aziendali. Questo metodo di budgeting adotta un approccio granulare che parte dalla "base" dell'organizzazione, ovvero dai dipartimenti.

Un vantaggio del processo di budgeting bottom-up è che fornisce un budget più preciso e dettagliato. Questo perché prevede che i singoli dipendenti, i team o i reparti creino i propri budget e, una volta combinati, creino un budget per l'intera organizzazione. Questo approccio garantisce che ogni spesa sia tenuta in considerazione e che nulla venga trascurato.

Budget bottom-up vs. budget top-down

A differenza del budgeting bottom-up, il budgeting top-down richiede che il team finanziario metta insieme gli obiettivi e assegni i fondi a ciascun reparto. I budget top-down vengono solitamente rivisti e approvati dalla direzione prima di essere comunicati ai singoli team.

Invece di partire dal "basso" dell'organizzazione, il budget top-down inizia dal "vertice" o dalla leadership, e le risorse vengono assegnate in base alle iniziative strategiche dell'azienda per l'anno successivo, nonché alle prestazioni passate di ciascun reparto e alle condizioni di mercato. Dopo che il piano è stato distribuito a tutto il team, i dipartimenti possono iniziare a preparare il budget in base ai fondi che sono stati assegnati.

Budget bottom-up vs. budget operativo

Un budget operativo stima le entrate e le spese di un'azienda in un periodo di tempo. Il budget operativo fornisce una panoramica di alto livello delle prestazioni aziendali e un modo per monitorare le entrate, i costi variabili, i costi fissi, le spese non monetarie e le spese non operative.

I bilanci operativi vengono di solito aggiornati mensilmente o trimestralmente. Pur potendo essere redatti con un approccio bottom-up, questi bilanci si concentrano principalmente sulle entrate e sulle spese e sono spesso compilati con un metodo top-down che richiede il contributo della leadership.

Si noti che, come ogni bilancio, anche quelli creati con un approccio bottom-up possono essere aggiornati periodicamente, se necessario, e non riflettono necessariamente un solo momento (ad esempio, l'inizio dell'anno).

Budget bottom-up vs. budget di capitale

Le aziende utilizzano i budget di capitale per valutare la fattibilità di nuovi progetti e investimenti. Questo processo di solito comporta l'esame del flusso di cassa di un progetto nel tempo per determinare se il progetto soddisfa i parametri di riferimento dell'azienda e offre un ritorno sull'investimento.

Come i bilanci operativi, i bilanci in conto capitale sono un tipo di bilancio, non un metodo di budgeting. Sia il bilancio in conto capitale che quello operativo possono essere redatti con un approccio top-down o bottom-up, a seconda dello stile di gestione e della struttura dell'azienda. Mentre alcune aziende possono preferire un approccio top-down che utilizza il feedback della leadership per valutare progetti o investimenti, altre possono utilizzare un approccio bottom-up che valorizza i contributi dei dipendenti più vicini alle operazioni quotidiane.

Come funziona il budgeting bottom-up?

Vediamo le tre fasi principali della stesura di un budget bottom-up.

Analisi dei costi dei reparti

La prima fase del bottom-up budgeting consiste nel chiedere a ciascun dipartimento di elaborare una proiezione dei costi e delle spese previsti per l'anno. Questo dovrebbe includere le spese per i dipendenti, i progetti pianificati, le attrezzature e i costi amministrativi.

Creazione del budget di reparto

Dopo aver valutato le esigenze previste per l'anno, ogni reparto somma i costi per formare il proprio budget. Questi budget di reparto vengono poi compilati e sommati per ottenere il budget complessivo dell'azienda.

Bilanciare le esigenze dei reparti con i desideri dei vertici dell'azienda

Una volta stabilito il budget aziendale, il team di leadership lo esamina per verificare se è in linea con gli obiettivi strategici dell'organizzazione, ponendosi domande quali: le risorse sono state assegnate ai progetti giusti? Ci sono fondi sufficienti per coprire nuovi progetti o investimenti? I dipartimenti avranno le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi di fatturato?

Se il budget è ben posizionato per raggiungere gli obiettivi dell'azienda, viene passato al team finanziario che convalida le voci e finalizza il budget bottom-up.

Quali sono i vantaggi del budgeting bottom-up?

I vantaggi del bottom-up budgeting sono molteplici, tra cui una maggiore accuratezza, responsabilità e morale dei dipendenti.

Precisione nel budgeting

Il budgeting dal basso verso l'alto è più preciso di molti altri metodi perché sollecita il feedback dei dipendenti che sono coinvolti nelle operazioni quotidiane dell'azienda.

I singoli collaboratori hanno spesso una migliore comprensione delle spese ricorrenti e dei piani di reparto rispetto ai team dirigenziali, per cui il budgeting bottom-up è il modo ideale per compilare una panoramica granulare delle esigenze dell'organizzazione.

Promuovere la gestione tra i leader di reparto

Nel processo di budgeting bottom-up, i responsabili di reparto svolgono un ruolo cruciale non solo nella creazione, ma anche nel rispetto del budget. Poiché sono responsabili dell'assemblaggio e della proiezione dei costi previsti, sviluppano intrinsecamente un senso di responsabilità nei confronti del proprio budget. Questo senso di responsabilità si traduce in genere nell'impegno a rispettare i vincoli di bilancio stabiliti, portando a una migliore disciplina finanziaria all'interno dei loro reparti.

Tuttavia, questo processo funziona meglio quando c'è una comunicazione chiara da parte dei vertici aziendali in merito agli obiettivi strategici generali dell'azienda e alle linee guida finanziarie.

Aumentare il morale dei dipendenti

Il budgeting dal basso verso l'alto è un ottimo modo per aumentare il morale dei singoli collaboratori. Coinvolgendo ogni reparto nel processo, i dipendenti sentono che il loro contributo è importante e che i piani del loro reparto sono una priorità per l'azienda

Quali sono gli svantaggi del budgeting bottom-up?

Se da un lato il bottom-up budgeting presenta molti vantaggi, dall'altro presenta anche diversi svantaggi, tra cui il rischio di un eccesso di budget, la quantità di tempo che richiede e il disallineamento con gli obiettivi strategici.

Il rischio di sovraspesa

Uno svantaggio del budgeting bottom-up è che può portare a un eccesso di spesa. Quando i responsabili dei dipartimenti supervisionano i loro bilanci, possono stanziare fondi extra per tenere conto di costi imprevisti, il che può portare a una sovrastima delle loro esigenze. Se ogni reparto cerca di allocare risorse aggiuntive, questo può portare a un eccesso di budget a livello aziendale e a spendere più fondi del necessario.

Processi che richiedono tempo

Per molte organizzazioni, il budgeting bottom-up può diventare rapidamente un processo che richiede molto tempo. Senza un approccio standardizzato, può essere difficile coordinarsi e collaborare con tutti i dipartimenti necessari e comprendere le motivazioni alla base delle loro scelte. Inoltre, ogni reparto ha bisogno di tempo per valutare i propri costi e compilare il piano per l'anno.

Potenziale disallineamento con gli obiettivi organizzativi

Quando i reparti elaborano il budget per l'anno, è probabile che si preoccupino soprattutto della capacità di raggiungere i propri obiettivi. Un approccio al budget dal basso verso l'alto può far perdere di vista il quadro generale, perché i team si concentrano su ciò che vogliono ottenere, piuttosto che su ciò che l'azienda intende realizzare.

Il management di livello superiore ha inoltre un coinvolgimento limitato nelle fasi iniziali del budgeting bottom-up, il che può limitare la visibilità sull'allineamento strategico complessivo dei budget dei singoli reparti. Il budgeting bottom-up può anche portare a perdere opportunità di collaborazione tra i vari reparti e di ottimizzazione delle risorse.

Un esempio di processo di budgeting bottom-up in 8 fasi

Create un budget bottom-up in otto semplici passi, come illustrato di seguito:

1. Stabilire gli obiettivi: Stabilire le finalità e gli obiettivi per il prossimo periodo di budget.
2. Bilancidipartimentali : Ogni dipartimento stima le proprie spese e entrate in base ai propri obiettivi.
3. Presentazione del bilancio: Tutti i dipartimenti presentano le loro proposte di bilancio al comitato di bilancio o alla direzione.
4. Revisione e aggiustamenti: Il comitato di bilancio o la direzione esaminano la proposta di ogni dipartimento, chiedono chiarimenti se necessario e la modificano.
5. Consolidamento: Tutti i bilanci dei dipartimenti vengono consolidati in un unico bilancio generale.
6. Approvazione: Il bilancio consolidato viene esaminato e approvato dal top management o dal consiglio di amministrazione.
7. Attuazione: Il budget approvato viene distribuito ai dipartimenti e implementato.
8. Monitoraggio e controllo: Durante tutto il periodo di budget, i risultati effettivi vengono confrontati con le stime di budget e, se necessario, vengono apportate delle modifiche.

Il ruolo del bottom-up budgeting nel moderno team FP&A

Il bottom-up budgeting può essere incredibilmente vantaggioso per i moderni team FP&A che vogliono migliorare il coinvolgimento dei dipendenti, creare piani più dettagliati e identificare le inefficienze operative. I team FP&A moderni possono sostenere il bottom-up budgeting lavorando a stretto contatto con tutti i reparti, convalidando gli input e comunicando le modifiche ai vertici aziendali, posizionandosi come un collaboratore strategico e promuovendo una cultura di collaborazione.

Il processo di budgeting bottom-up favorisce relazioni più forti tra i vari reparti, rafforzando il loro ruolo di partner aziendali efficaci. Inoltre, apre la strada a una maggiore agilità, consentendo aggiustamenti rapidi a livello di reparto senza sconvolgere l'intero budget - un aspetto critico nell'ambiente aziendale odierno in rapida evoluzione.

Infine, i team FP&A moderni che sfruttano le tecnologie di budgeting avanzate possono gestire il processo di budgeting bottom-up in modo più efficiente, con aggiornamenti in tempo reale, migliore visibilità e comunicazione semplificata. Questo approccio non solo conferisce ai team di FP&A la possibilità di essere protagonisti della strategia di pianificazione finanziaria dell'organizzazione, ma li posiziona anche come attori chiave

Conclusione: Budgeting bottom-up efficace con Prophix

In conclusione, un budgeting bottom-up efficace, se gestito bene, può essere un fattore di svolta per i team FP&A. Nonostante le sue sfide, la Financial Performance Platform di Prophix è in grado di rendere il processo continuo ed efficiente. Dalla previsione dettagliata alla promozione della collaborazione interdipartimentale, il budgeting bottom-up con Prophix è la chiave per una pianificazione finanziaria strategica.

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