Budgeting e pianificazione 2.0: Come mantenere agile la vostra organizzazione

È ora di ripensare il modo in cui si fa il budget. Troppe organizzazioni si affidano a un processo di budgeting e pianificazione che vive quasi interamente in fogli di calcolo e dipende da ore di lavoro manuale, un processo in uso da decenni. Sebbene abbia un certo valore attenersi a un processo così longevo, non è il metodo migliore per le organizzazioni che devono adattarsi all'evoluzione dei mercati, il che vale per tutte.

Quindi, come potete assicurarvi che i vostri processi di budgeting e pianificazione vi portino al successo?

Lo stato del budgeting e della pianificazione

I processi tradizionali di budgeting e pianificazione assumono solitamente due forme.

La prima è la costruzione dal basso verso l'alto, che inizia con la determinazione da parte di ogni reparto delle spese previste per l'anno. Se lo si fa manualmente, il risultato finale è un enorme foglio di calcolo che copre i budget dell'intera organizzazione.

Il secondo approccio è quello dei modelli, in cui ogni reparto inizia con un modello basato sulle spese dell'anno precedente, apportando una percentuale di aggiustamento in base alle previsioni o agli obiettivi organizzativi. Questo può portare a un aumento o a una diminuzione complessiva del budget.

Entrambi gli approcci esistono da decenni e presentano vantaggi e svantaggi.

Le sfide del budgeting bottom-up manuale e basato su fogli di calcolo

Quando si utilizzano processi manuali e fogli di calcolo, il risultato della costruzione bottom-up è una cartella di lavoro gigante che copre ogni possibile considerazione di budget per l'intera organizzazione su migliaia di celle. Questi file sono troppo spesso di proprietà di una sola persona all'interno dell'ufficio del CFO, il che può creare un serio collo di bottiglia all'inizio dell'anno fiscale.

Ecco alcuni dei problemi in cui spesso incorrono le organizzazioni con il budgeting bottom-up manuale, basato su fogli di calcolo:

• Troppe ipotesi. L'enorme foglio di calcolo Excel che si ottiene è pieno di ipotesi di ogni collaboratore, il che rende difficile sapere quali siano o come siano state formulate.
• Troppo sforzo. L'uso di fogli di calcolo per costruire bilanci enormi richiede tempo. Molto tempo. Il tempo e l'impegno possono essere ridotti grazie all'automazione e al miglioramento dei processi.
• Troppo rischioso. Affidarsi a pochi esperti per gestire il foglio di calcolo del budget non crea solo colli di bottiglia, ma anche seri rischi. Questi fogli di calcolo sono spesso pieni di formule, che possono essere interrotte da un singolo errore. Con il numero di persone che aggiungono dati al foglio di calcolo, ci sono troppe possibilità che le formule si rompano o che si commettano altri errori critici.

Sebbene la stesura del budget dal basso verso l'alto in un foglio di calcolo sembri logica e lineare, crea un processo lento e macchinoso che si traduce in budget eccessivamente complessi.

Le sfide del budgeting basato su modelli

A prima vista, il budgeting basato su modelli sembra la soluzione ideale per superare le sfide del budgeting bottom-up. Invece di affidarsi a molteplici ipotesi sconosciute, i dipartimenti regolano il loro budget in base ai budget precedenti, alle prestazioni complessive dell'organizzazione e a fattori simili. E dal momento che si utilizza un modello, lo sforzo è molto minore rispetto ad altri metodi. Ma i modelli non sono una soluzione perfetta e comportano una serie di problemi.

• Un'unica grande ipotesi. Invece di ipotesi sconosciute da parte di ogni reparto, il budgeting basato su modelli si basa su un'unica ipotesi: che l'anno finanziario successivo sarà simile a quello precedente, più o meno di qualche punto percentuale. Sebbene questo possa essere vero in alcuni anni, può rendervi meno preparati ad affrontare determinati scenari.
• Un impegnoancora elevato. Anche se il budgeting basato su modelli dovrebbe ridurre l'impegno nella stesura del bilancio e nella pianificazione, è ancora uno dei metodi che richiedono più lavoro.
• Rischio di errori. I modelli di Excel si basano su un'enorme quantità di formattazione condizionale, formule e funzioni simili dietro le quinte che si rompono facilmente se non si è un professionista di Excel.

I modelli rappresentano un approccio migliore al budget e alla pianificazione sotto molti aspetti, ma non sono ancora la soluzione migliore. Richiedono ancora molto tempo e risorse e creano bilanci rigidi che non rispondono alle condizioni del mondo reale.

Quindi, cosa dovrebbe fare la vostra organizzazione?

Perché le aziende dovrebbero puntare all'agilità nel budgeting e nella pianificazione

Le aziende agili sono in grado di prendere decisioni rapide in risposta a improvvisi cambiamenti interni o esterni, garantendo il raggiungimento dei propri obiettivi. Con l'agilità si intende che l'adeguamento di tutto, dal budget alle previsioni e alle strategie, è essenziale per la crescita aziendale. Le organizzazioni che vogliono fare dell'agilità una parte della loro cultura dovrebbero considerare i seguenti parametri di riferimento, come indicato nel rapporto How Can Finance Leaders Bridge the FP&A Gap di Prophix:

• Velocità: La vostra organizzazione dovrebbe sforzarsi di non impiegare più di una settimana per prevedere gli utili e i ricavi. Le previsioni dovrebbero coprire un intero anno.
• Accuratezza: L'agilità non consiste solo nel muoversi rapidamente. I budget e le previsioni dovrebbero avere un margine di errore del 5%.
• Processi di budgeting e pianificazione flessibili: I budget, le previsioni e gli altri piani devono essere in grado di gestire piccole modifiche, che devono essere apportate nel giro di mezza giornata.

Poche organizzazioni possono dire di soddisfare questi parametri. In un'indagine condotta su oltre 500 professionisti senior del settore finanziario, FSN e Prophix hanno rilevato che solo il 20% delle organizzazioni è in grado di fare previsioni oltre i 12 mesi e meno della metà è in grado di prevedere gli utili o i ricavi entro un margine di errore del 5%.

Quindi, perché la vostra organizzazione dovrebbe puntare all'agilità nei processi di budgeting e pianificazione? Non solo vi renderà più resistenti alle mutevoli condizioni di mercato, ma vi porrà in una posizione di vantaggio rispetto alla concorrenza.

Come raggiungere il budget e la pianificazione 2.0

Ora che avete capito perché l'agilità è importante per il budget e la pianificazione, vediamo come la vostra organizzazione può arrivarci.

Utilizzare la trasformazione digitale per essere più agili

L'ufficio del CFO è troppo spesso sommerso da dati provenienti da fogli di calcolo scollegati tra loro e appartenenti a diversi dipartimenti. La trasformazione digitale, come il passaggio dai fogli di calcolo a un software di pianificazione e budgeting adeguato, èessenziale per centralizzare i dati, indipendentemente dalla loro provenienza. Utilizzando piattaforme moderne e integrate come Prophix, è possibile trattare i dati come una risorsa, anziché come un'ondata opprimente.

Una parte fondamentale di questa trasformazione? L'automazione. Immaginate che gli aspetti più noiosi del budgeting e della pianificazione vengano gestiti automaticamente, mentre voi vi concentrate sulle attività ad alto valore.

Passare alla pianificazione continua

Le organizzazioni che hanno team di reporting e di pianificazione separati all'interno dell'ufficio del CFO spesso hanno processi multipli e scollegati per il budget e la pianificazione, che di solito vengono eseguiti in base a programmi diversi. Grazie alla pianificazione continua, è possibile unificare questi processi in un unico flusso di lavoro, che ottimizza la spesa per le risorse e garantisce che ogni team lavori con gli stessi fattori chiave per le entrate e le spese.

Prendersi il tempo necessario per farlo significa che i dati possono essere trasferiti da un team all'altro senza problemi, soprattutto se si utilizzano gli strumenti giusti. Tutti i team si riferiscono a budget e previsioni utilizzando lo stesso linguaggio, e le informazioni ottenute da budget e previsioni diventano molto più utili.

Sostituire la pianificazione incrementale con il budgeting a base zero

Gli approcci incrementali al budget e alla pianificazione partono da un grande presupposto errato: "se era vero l'anno scorso, sarà vero anche quest'anno" È qui che entra in gioco il budgeting a base zero. A differenza del budgeting e della pianificazione bottom-up e basata su modelli, il budgeting a base zero elimina le ipotesi. Incoraggia i dipartimenti a considerare ogni anno finanziario come una tabula rasa e, in ultima analisi, crea una migliore rappresentazione delle esigenze di bilancio.

Il budgeting a base zero è più agile, aiuta a gestire i dati in modo più efficace e supporta le previsioni, una parte essenziale della costruzione di processi di budgeting e pianificazione agili.

Fare dell'agilità una priorità nel budgeting e nella pianificazione

Il budgeting e la pianificazione 2.0 sono tutti fattori che promuovono l'agilità. Attraverso la trasformazione digitale, la pianificazione continua, lo zero-based budgeting e altri metodi, l'Office of the CFO può fornire all'organizzazione in generale una visione più accurata del futuro, aiutare a mitigare i rischi aziendali e sfruttare al meglio le nuove opportunità. Queste tecniche potrebbero essere possibili con processi di pianificazione manuali e fogli di calcolo, ma funzionano meglio quando si utilizza una piattaforma di performance finanziaria come Prophix.

Volete sapere come? Guardate la demo.