Che cos'è il budgeting basato sulle attività (ABB)?

Il budgeting basato sulle attività è uno strumento essenziale per i team finanziari di oggi. Evidenzia l'importanza di concentrarsi sulle attività a valore aggiunto, di prendere decisioni efficienti e di allineare le risorse dove sono più importanti.

Consentendo la collaborazione tra i vari reparti e fissando obiettivi chiari, il budgeting basato sulle attività costituisce un ponte efficace tra la pianificazione strategica e le operazioni.

In questo articolo, tratteremo le basi del budgeting basato sulle attività, in modo che possiate sostenere gli obiettivi della vostra organizzazione, tra cui:

Che cos'è il budgeting in azienda?

Ilbudgeting in azienda fornisce una tabella di marcia finanziaria che delinea l'allocazione delle risorse, dei costi e dei ricavi associati a vari compiti e attività. È una miscela di prospettive macro e micro, che fornisce una panoramica della salute finanziaria dell'azienda e dettagli sulle attività operative.

Perché il budgeting è necessario per le aziende?

Il budgeting funge da bussola per le aziende, orientando i principali processi decisionali. Consente alle aziende di allocare le risorse in modo efficiente, di stabilire obiettivi chiari, di monitorare le prestazioni e di facilitare le decisioni finanziarie. È uno strumento strategico che aiuta a navigare nel complesso mondo della finanza.

Quali sono i principali tipi di budgeting?

Esistono diverse tecniche di budgeting, ognuna con un approccio unico. Tra queste vi sono lo zero-based budgeting, l'incremental budgeting, il top-down budgeting e il bottom-up budgeting. Ogni metodo offre una prospettiva diversa sull'allocazione delle risorse e sulla gestione dei costi, aiutando le aziende a comprendere meglio il proprio mercato e le proprie attività.

Che cos'è il budgeting basato sulle attività (ABB)?

Il budgeting basato sulle attività (ABB) identifica e assegna le risorse in base alle attività necessarie per realizzare gli obiettivi dell'azienda. Offre una prospettiva granulare dei costi, concentrandosi su ciò che conta davvero: le attività.

Perché è utile il budgeting basato sulle attività?

Il budgeting basato sulle attività fornisce una visione granulare delle risorse e dei costi legati a specifiche attività. Questa visibilità aiuta le aziende ad allocare meglio le risorse e a individuare i fattori di costo per prendere decisioni basate sui dati.

Chi dovrebbe fare il budgeting basato sulle attività?

Tutte le aziende, soprattutto quelle con attività complesse o che cercano di perfezionare la gestione dei costi e l'allocazione delle risorse, traggono vantaggio dal budgeting basato sulle attività.

Il budgeting basato sulle attività è un metodo di budgeting top-down o bottom-up?

Il budgeting basato sulle attività combina sia il metodo top-down e bottom-up dati, tra cui le intuizioni della dirigenza sugli obiettivi di alto livello e i dettagli sulle attività specifiche e sui requisiti delle risorse da parte dei responsabili di reparto.

Vantaggi del budgeting basato sulle attività

Il budgeting basato sulle attività offre diversi vantaggi:

Il budgeting basato sulle attività consente di allocare con precisione i costi

Classificando i costi in base a specifiche attività, il budgeting basato sulle attività consente un'allocazione dei costi più accurata, che aiuta le aziende a capire dove vengono consumate le risorse e a gestire efficacemente le spese.

Invece di applicare un approccio generalizzato al budgeting, che può oscurare il costo reale delle operazioni, il budgeting basato sulle attività assicura che ogni dollaro speso sia contabilizzato e collegato a un'attività specifica e a valore aggiunto.

Il budgeting basato sulle attività alloca strategicamente le risorse

L'allocazione strategica delle risorse è un altro vantaggio del budgeting basato sulle attività, che consente alle aziende di dare priorità alle attività in linea con i loro obiettivi strategici. Questo approccio garantisce che le risorse siano indirizzate verso attività a valore aggiunto, ottimizzando l'impatto di ogni decisione finanziaria.

Il budgeting basato sulle attività consente di prendere decisioni

Il budgeting basato sulle attività consente ai responsabili finanziari di avere una visione dettagliata dell'impatto delle operazioni quotidiane e delle iniziative strategiche. Identificando il costo reale di ogni attività, i manager possono prendere decisioni informate su dove tagliare i costi senza sacrificare il valore o dove investire di più per promuovere la crescita.

Svantaggi del budgeting basato sulle attività

Nonostante i suoi vantaggi, il budgeting basato sulle attività non è esente da alcune sfide.

L'implementazione del budget per attività richiede molto tempo

L'implementazione del budget basato sulle attività richiede molto tempo e sforzi, soprattutto nelle fasi iniziali. Ciò è dovuto alla necessità di analizzare e classificare tutte le attività aziendali e di assegnare accuratamente i costi a ciascuna di esse, il che può sottrarre risorse ad altre aree aziendali, rallentando potenzialmente i progetti o i processi durante il periodo di transizione.

Il budgeting basato sulle attività può essere complesso da comprendere

La complessità del budgeting basato sulle attività, soprattutto in termini di comprensione e implementazione, può costituire un ostacolo all'adozione. Il budgeting basato sulle attività può essere complesso perché richiede un'analisi dettagliata per allocare accuratamente i costi alle varie attività. Di conseguenza, le organizzazioni più piccole o quelle che non dispongono di un team finanziario dedicato possono trovare difficile sfruttare appieno i vantaggi di questo approccio di budgeting approccio di budgeting.

Il budgeting basato sulle attività potrebbe suscitare resistenza al cambiamento

I dipendenti potrebbero non gradire l'idea di passare al budgeting basato sulle attività perché sono abituati al modo in cui le cose sono sempre state fatte. Per affrontare questo problema, è importante spiegare chiaramente tutto, mostrare come sarà utile nel lungo periodo e offrire una formazione per facilitare il cambiamento.

In che modo il budgeting basato sulle attività si differenzia dagli altri metodi di budgeting?

Il budgeting basato sulle attività si distingue dagli altri metodi di budgeting per diversi aspetti cruciali.

Il budgeting basato sulle attività rispetto al processo di budgeting tradizionale

Il budgeting tradizionale spesso adotta un approccio storico, aggiustando i budget degli anni precedenti in base ai risultati finanziari attesi per l'anno successivo, con conseguenti inefficienze.

Al contrario, il budgeting basato sulle attività inizia ogni anno con una tabula rasa, analizzando le operazioni correnti e le risorse necessarie per raggiungere gli obiettivi aziendali senza vincoli di budget precedenti. Questo approccio lungimirante consente alle aziende di adattarsi meglio alle mutevoli condizioni di mercato e ai cambiamenti strategici interni. Si concentra sul finanziamento delle attività che generano valore, piuttosto che sul semplice adeguamento delle spese passate, promuovendo l'efficienza e l'allineamento strategico.

Budgeting basato sulle attività vs. budgeting basato su zero

Il budgeting basato su zero, come il budgeting basato sulle attività, richiede che ogni spesa sia giustificata per ogni nuovo periodo, partendo da una "base zero" Tuttavia, mentre lo zero-based budgeting si concentra sulla giustificazione di ogni costo come se fosse nuovo, indipendentemente dalle spese passate, l'activity-based budgeting enfatizza la comprensione dei driver di costo dietro le attività.

Questa differenza fondamentale fa sì che il budgeting basato sulle attività consenta di ottimizzare le operazioni in base alle attività che contribuiscono maggiormente agli obiettivi strategici, anziché limitarsi a valutare le spese dell'anno precedente. Di conseguenza, il budgeting basato sulle attività fornisce una visione più approfondita degli aspetti costi-benefici delle attività aziendali.

Budgeting basato sulle attività vs. budgeting incrementale

Il budgeting incrementale prende essenzialmente il budget dell'anno scorso e lo aggiusta in base ai cambiamenti previsti per l'anno successivo, di solito aumentando o diminuendo il budget di una certa percentuale. Questo metodo è spesso criticato per la sua mancanza di innovazione e la tendenza a perpetuare le inefficienze del passato.

A differenza del budgeting basato sulle attività o del budgeting basato su zero, il budgeting incrementale non richiede un esame approfondito delle attività o dei costi, che può portare a un'errata allocazione delle risorse. Pertanto, il budgeting incrementale può non essere strettamente allineato agli obiettivi strategici, compromettendo potenzialmente la capacità dell'organizzazione di rispondere alle mutevoli dinamiche del mercato.

Budgeting basato sulle attività e budgeting basato sul valore

Il budgeting basato sul valore mira ad allocare le risorse in base al valore per l'organizzazione, concentrandosi sugli esiti e sui risultati piuttosto che sulle attività o sui costi. Allinea la spesa ai valori fondamentali e agli obiettivi strategici dell'azienda, dando priorità agli investimenti che offrono il ritorno più significativo.

Mentre il budgeting basato sulle attività si concentra sui costi e sull'efficienza delle attività aziendali, il budgeting basato sul valore estende questa considerazione al modo in cui queste attività contribuiscono ai valori e alle priorità generali dell'organizzazione. Questo approccio incoraggia un allineamento più profondo tra le decisioni di bilancio e la direzione strategica a lungo termine, garantendo che ogni dollaro speso porti avanti la missione dell'azienda.

Quali sono gli elementi chiave del budgeting basato sulle attività?

Gli elementi essenziali che compongono il budgeting basato sulle attività includono:

Identificazione delle attività e dei driver di costo

L'identificazione delle attività e dei relativi driver di costo fornisce una comprensione dettagliata dell'utilizzo delle risorse all'interno dell'organizzazione. Questa fase consente alle aziende di allocare il budget verso le attività più efficienti e strettamente allineate al raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Allocare le risorse in base alle attività

L'allocazione delle risorse in base alle attività consente un approccio più mirato al budget, concentrandosi sulle aree che contribuiscono direttamente alla creazione di valore e agli obiettivi strategici. In questo modo si garantisce l'ottimizzazione delle risorse finanziarie, a sostegno delle operazioni più critiche.

Monitorare e valutare le prestazioni delle attività

Il monitoraggio e la valutazione delle prestazioni delle attività sono fondamentali nel budgeting basato sulle attività. Questo approccio non solo tiene traccia dell'efficienza e dell'efficacia di ciascuna attività, ma offre anche indicazioni sulle aree di miglioramento. Questa valutazione continua garantisce che il budget rimanga allineato agli obiettivi strategici e possa essere adeguato in modo proattivo in risposta ai cambiamenti delle circostanze interne o esterne.

Come condurre un budget basato sulle attività

Per creare un budget efficace basato sulle attività, seguite i seguenti passaggi:

1. Definire gli obiettivi - Stabilire obiettivi e traguardi chiari per guidare efficacemente il progetto o il processo.
2. Individuare le attività e i fattori di costo - Identificare le attività chiave e i fattori che influenzano i costi del progetto per ottimizzare l'allocazione delle risorse.
3. Allocare le risorse in base alle attività - Distribuire le risorse in modo efficiente in base alle attività e ai requisiti identificati per ottimizzare le prestazioni.
4. Monitorare e valutare le prestazioni delle attività - Valutare costantemente l'esecuzione e i risultati delle attività per garantire l'allineamento con gli obiettivi e apportare le modifiche necessarie.

Esempio di budgeting basato sulle attività

Analizziamo il caso della Copenhagen Business School (CBS), una delle più grandi università europee specializzate in economia. La CBS aveva difficoltà a gestire il budget degli stipendi e dei progetti.

La CBS aveva problemi a ottenere i dati più recenti dalla contabilità generale, il che rallentava il processo di budgeting. La mancanza di un flusso di lavoro formale rendeva ancora più difficile la creazione di budget specifici, come quelli relativi a progetti, stipendi o attività operative.

La CBS era alla ricerca di uno strumento che potesse funzionare perfettamente con il sistema di contabilità e che potesse aiutarla a elaborare il budget per gli stipendi, i progetti e le operazioni, che rappresentano circa il 70% della spesa annuale.

È qui che entra in gioco Prophix.

Prophix ha trasformato il budgeting per la CBS. Ora utilizzano la Financial Performance Platform di Prophix per la definizione del budget e dei costi basati sulle attività e per la creazione di previsioni trimestrali. L'ufficio finanziario può accedere direttamente ai dati relativi alle rette degli studenti e generare previsioni ogni volta che ne ha bisogno, grazie all'integrazione con il suo ERP, Microsoft Dynamics NAV.

Questo ha permesso al CBS di risparmiare un'enorme quantità di tempo, liberando il personale per condurre preziose analisi dei dati. Stabilendo un'unica fonte di verità, l'ufficio finanziario della CBS ha automatizzato i processi aziendali.

Questo è il potere del budgeting basato sulle attività con Prophix. Fornisce dati finanziari chiari e aggiornati, semplifica la stesura del budget e fa risparmiare tempo, consentendo ad aziende come la Copenhagen Business School di concentrarsi su ciò che conta di più.

Conclusione: Budgeting basato sulle attività con Prophix

Il budgeting basato sulle attività può trasformare la vostra organizzazione se usato in modo efficace. Grazie a una comprensione granulare dei costi, a una migliore allocazione delle risorse e a maggiori capacità decisionali, potrete guidare la vostra azienda verso il futuro.

Volete vedere come il budgeting basato sulle attività si colloca rispetto ad altri approcci? Leggete la spiegazione del top-down budgeting.