Che cos'è il budgeting incrementale?

Il budgeting incrementale è uno dei principali metodi di budgeting.

La premessa è semplice ed efficace: il budget attuale funziona bene. Perché cambiare ciò che funziona? Basta aggiustarlo.

Si tratta di un metodo più simile alla manutenzione del budget che alla creazione di un nuovo budget. Per molte aziende con team finanziari snelli, questa è una proposta interessante.

Ma come si fa il budgeting incrementale? E come si confronta con altri metodi di budgeting?

È proprio questo l'argomento che tratteremo in questo articolo.

Che cos'è il budgeting incrementale?

Il budgeting incrementale è un metodo di budgeting che prevede aggiustamenti - gli incrementi - al budget dell'anno precedente. In genere, i team che si occupano di budgeting lo realizzano incrementando le quote di budget per l'aumento dei costi dovuto all'aumento delle tariffe, all'inflazione e così via.

A differenza di altri metodi di budgeting, come quello a base zero, il budgeting incrementale ha il vantaggio di essere più rapido da realizzare. In questo senso, il budgeting incrementale è un'alternativa importante al budgeting a base zero.

Il budgeting incrementale può essere utilizzato in diverse applicazioni, tra cui la finanza aziendale, il settore pubblico, le organizzazioni non profit e le piccole e medie imprese, di cui parleremo più avanti. Per prima cosa, analizziamo perché le aziende creano bilanci incrementali.

Perché le aziende creano bilanci incrementali?

Le aziende creano bilanci incrementali perché il metodo di budgeting incrementale è semplice e coerente.

Come vedremo, questo metodo è ottimale quando non ci sono grandi cambiamenti all'orizzonte. È meno probabile che una startup utilizzi un budget incrementale; tuttavia, un'azienda produttrice o un'azienda di commercio elettronico potrebbero utilizzarlo più facilmente.

Perché è importante capire il budget incrementale?

Il budgeting incrementale è importante da capire perché è il più intuitivo dei metodi di budgeting. Il budgeting incrementale incarna l'aforisma "Se non è rotto, non aggiustarlo" come processo di budgeting: parte dal presupposto che il budget dell'anno precedente sia stato corretto e necessiti solo di aggiustamenti.

Anche se in alcuni casi questo è vero, i bilanci spesso beneficiano di un occhio più critico. Dare un nome al fenomeno dell'aggiustamento del budget permette ai team di scegliere più consapevolmente se seguire il processo o scegliere qualcos'altro.

Quando è meglio usare un budget incrementale?

È meglio utilizzare un budget incrementale quando il budget dell'anno precedente era più o meno corretto e quando non sono noti eventi imminenti che richiedano una modifica del budget.

Vantaggi del bilancio incrementale

Oltre a essere semplice e quindi veloce da preparare, il budgeting incrementale presenta numerosi vantaggi.

Facile da preparare

I budget incrementali sono facili da preparare. La maggior parte del lavoro è già stata fatta: il budget di base è stato fatto l'anno scorso. Da lì, tutto ciò che i team finanziari devono fare è analizzare gli scostamenti da quel budget e regolare il nuovo budget per correggere tali scostamenti.

Coerenza e stabilità operativa

I responsabili di reparto apprezzano i budget incrementali perché sanno cosa aspettarsi e come allocare le risorse. Questo, ancora una volta, presuppone una spesa ottimale da parte loro.

Questa coerenza porta alla stabilità operativa: senza grandi oscillazioni nel budget, i capi dipartimento non hanno bisogno di tagliare o ridimensionare le loro attività. In altre parole: poiché non cambia molto, non molto andrà storto a causa dei cambiamenti.

Efficienza dei costi

I bilanci incrementali sono veloci da preparare, il che li rende anche più convenienti.

Secondo una prospettiva, molto del lavoro svolto dalla finanza può essere visto come uno spreco: perché costruire un nuovo budget dalle fondamenta quando il budget precedente era all'80% del percorso?

Per alcune aziende questo non è un argomento accettabile: la loro tolleranza al rischio è troppo bassa, le loro finanze sono troppo ristrette o i loro obiettivi di crescita sono troppo aggressivi. Per altre aziende, invece, ha perfettamente senso ed è un ottimo modo per liberare tempo per le previsioni, la modellazione, la conformità e le altre attività di cui è responsabile il team finanziario.

Riduce la rivalità interna tra i proprietari dei budget

In un processo di budgeting incrementale la politica interna è molto limitata. Poiché si utilizza il budget dell'anno precedente come base, la grande percentuale di divisione per reparto è già stata decisa.

Ciò significa che i responsabili dei dipartimenti dedicheranno meno tempo ed energie a ottenere una fetta più grande della torta e si impegneranno invece a difendere i propri dipartimenti. L'attenzione si sposta da "state dando troppo alle vendite" a "il marketing ha bisogno di un po' di più per le iniziative X, Y e Z"

I cambiamenti sono semplici da monitorare

Poiché si utilizza il budget dell'anno precedente come base, qualsiasi cambiamento da un anno all'altro è facilissimo da tracciare e trovare.

Naturalmente, quanto più si agisce sul budget - aggiungendo dipartimenti, categorie e simili - tanto più diventa difficile tenere traccia dei cambiamenti. Ma in questo senso, si può semplicemente passare a una categoria più grande e confrontare a quel livello.

Stabilità e prevedibilità

Poiché il budgeting incrementale prevede l'aggiustamento dei dati storici di una certa percentuale per creare un nuovo budget, è ideale per mantenere la stabilità e migliorare la prevedibilità dei risultati finanziari, rendendo più facile la previsione delle spese e dei ricavi futuri.

Concentrarsi sulle attività principali

Utilizzando i dati dell'anno precedente per creare il budget, il budgeting incrementale riduce la necessità di un'ampia revisione del budget. Ciò consente alle organizzazioni di concentrarsi maggiormente sulle attività principali, anziché dedicare troppo tempo al processo di budgeting

Svantaggi del budgeting incrementale

Sebbene il budgeting incrementale abbia molte ragioni per essere consigliato, ci sono casi reali in cui non è la scelta migliore. Vediamo alcuni dei suoi limiti.

Promuove gli eccessi di spesa

Poiché si utilizza il bilancio dell'anno precedente come base, il processo di budgeting incrementale può favorire gli eccessi di spesa, perché permette di far passare false ipotesi.

Ad esempio, supponiamo che il reparto marketing abbia superato il budget di 1 milione di dollari. Decidono di spenderli in pubblicità, che non danno il ROI previsto.

Senza un'analisi dettagliata, è possibile che il reparto marketing riceva ancora più soldi nel nuovo anno, secondo il processo di budgeting incrementale.

Un altro scenario correlato: poiché i responsabili di reparto vogliono aumentare il loro budget, potrebbero spendere di più per "dimostrare" che hanno bisogno di più denaro. Sebbene il sospetto che i responsabili di reparto e i titolari del budget non abbiano a cuore gli interessi dell'azienda nel suo complesso a causa delle spese eccessive non sia mai una bella sensazione, il compito del reparto finanziario rimane quello di gestire il budget. L'eccesso di spesa è un pericolo reale di qualsiasi processo di budgeting pigro, non solo di quello incrementale.

Incoraggia l'allentamento e l'inefficienza del bilancio

Poiché il processo di budgeting incrementale tende a essere più semplice e veloce, ci sono più possibilità che un eccesso di budget o fondi mal gestiti vengano approvati come parte del nuovo budget.

Scoraggia l'innovazione

Purtroppo, la natura stessa del budgeting incrementale scoraggia l'innovazione. Poiché si utilizza il budget precedente come base, non c'è molto spazio per nuove idee.

Questo si ripercuote sui responsabili dei reparti: a meno che non ci sia un aumento di budget tale da permettere ai responsabili di investire in qualcosa di nuovo, questo metodo di budgeting lo scoraggia attivamente perché i fondi sono già stati assegnati.

Inoltre, questo può portare a un disaccordo tra l'esigenza dell'azienda di essere agile e quella di avere un budget annuale.

Non tiene conto dei cambiamenti e dei fattori esterni

A meno che non ci sia già un fondo di riserva nel budget, il risultato netto del processo di budgeting incrementale è che il budget non è adatto a reagire ai cambiamenti del mercato.

Una strategia che i team finanziari possono utilizzare per risolvere questo problema è l'aggiunta di fondi neri al budget, da allocare come il dipartimento finanziario ritiene opportuno nel corso dell'anno. Tuttavia, questo comporta una serie di vantaggi e svantaggi: accantonare grandi quantità di denaro per un fondo di riserva è un lusso, e c'è sempre il costo opportunità di utilizzare quel denaro per qualcosa di più evidente impatto.

Analisi limitata

Un ultimo problema del budgeting incrementale è che scoraggia il team di budgeting dall'eseguire un'analisi approfondita delle finanze dell'azienda. Questa è la radice di molti dei problemi a cui si è accennato prima: un'analisi limitata è il modo in cui si insinuano gli allentamenti di bilancio e gli eccessi di spesa.

Dove si può usare il budgeting incrementale?

Esaminiamo ora alcuni casi di utilizzo del budgeting incrementale, compresi i settori e gli scenari in cui è più efficace.

Applicazione nella finanza aziendale

Le grandi aziende con molti dipartimenti possono utilizzare il budgeting incrementale per snellire il processo di creazione del budget. Consentendo a ciascun reparto di adeguare il proprio budget rispetto all'anno precedente di una certa percentuale, si possono eliminare molte delle procedure di "back-and-forth" comuni ad altri approcci di budgeting. Il budgeting incrementale aiuta anche a mantenere la coerenza della pianificazione finanziaria tra i vari dipartimenti, il che può essere vantaggioso per gli obiettivi strategici a lungo termine.

Utilizzo nel settore pubblico e nelle organizzazioni non profit

Le aziende del settore pubblico e le organizzazioni non profit hanno solitamente spese prevedibili e operano con vincoli di bilancio rigorosi, il che rende il budget incrementale un approccio ideale per la gestione di risorse limitate. Il budgeting incrementale può anche aiutare a garantire la conformità ai requisiti normativi e alle linee guida di finanziamento.

Piccole e medie imprese (PMI)

Le piccole e medie imprese con flussi di cassa stabili e una forte leadership esecutiva possono utilizzare il budgeting incrementale per adeguare gradualmente i loro piani finanziari in base alle prestazioni passate. Per queste aziende, un budget incrementale può aiutare ad allocare le risorse in modo efficiente senza dover ricorrere a complesse analisi finanziarie e a gestire i rischi.

Come creare un budget incrementale

Come si crea un budget incrementale? È piuttosto semplice. A grandi linee, ecco le tre fasi da seguire.

1. Raccogliere i dati finanziari dell'anno precedente

Raccogliete tutte le finanze dell'anno precedente in un unico documento. La cosa più pulita è fare un'analisi delle variazioni di bilancio per prepararsi al meglio alla fase successiva.

2. Adattare il nuovo budget in base alle conoscenze acquisite nell'anno precedente

Ora seguite i risultati dell'analisi delle variazioni di bilancio e apportate le modifiche al budget per creare il budget del nuovo anno.

Se possibile, è necessario anticipare le tendenze e pensare al piano generale dell'azienda. Alcuni incrementi o decrementi potrebbero essere maggiori di altri sulla base dei dati disponibili quest'anno. Consultare il piano strategico dell'azienda è un ottimo modo per assicurarsi che le modifiche apportate al budget siano allineate con gli obiettivi di crescita generale dell'organizzazione.

3. Tracciare le modifiche anno per anno

Infine, è bene tenere traccia dei cambiamenti anno per anno. Ciò è utile per un paio di motivi: in primo luogo, consente di guardare agli anni precedenti e di vedere il saldo degli stanziamenti di bilancio, che può servire come prezioso punto di riferimento per riprodurre l'attività di quell'anno fiscale.

In secondo luogo, vi aiuta a raccontare una storia con i vostri numeri: se l'NDR è in costante crescita perché aumentate il budget dei team di Customer Success e Marketing, questo è un argomento per fare aggiustamenti più intelligenti nei prossimi anni.

Fattori da considerare prima di implementare il budgeting incrementale

Siete pronti a scegliere un metodo di budgeting per la vostra azienda? Ecco una lista di controllo per valutare se il budgeting incrementale è in linea con i vostri obiettivi:

1. State cercando di semplificare il processo di budgeting, rendendo più facile per i collaboratori creare i propri budget in base ad aumenti o diminuzioni predeterminati.
2. La vostra organizzazione è stabile, in quanto potete prevedere con relativa certezza le entrate, le spese e i cambiamenti imminenti.
3. Volete un metodo di budget che sia efficace dal punto di vista dei costi e che vi permetta di dedicare più tempo alla modellazione finanziaria e alle previsioni.
4. Desiderate eliminare la politica interna assegnando lo stesso aumento di budget a ogni reparto, consentendo loro di concentrarsi sull'utilizzo efficace delle proprie risorse.
5. Avete bisogno di un modo semplice per monitorare le variazioni anno per anno, con un minimo di nuovi input o revisioni.
6. Disponete di dati finanziari storici affidabili, poiché il budgeting incrementale si basa molto sulle prestazioni passate per stabilire i budget futuri.
7. La cultura organizzativa supporta un approccio al budget che enfatizza la stabilità e la prevedibilità rispetto all'innovazione e alla flessibilità.

Alternative al budgeting incrementale

Come si colloca il budgeting incrementale rispetto ad altri metodi di budgeting? Sebbene il budgeting incrementale abbia la sua parte di vantaggi e svantaggi, è comunque utile fare un confronto con altri metodi di budgeting.

Budgeting incrementale vs. budgeting a base zero

Il budgeting incrementale e il budgeting a base zero potrebbero essere due metodi polarmente opposti.

Con il budgeting incrementale non si parte da zero, come implica il nome di budgeting a base zero. Al contrario, si parte da una base che è già all'80% del percorso e che richiede solo alcune modifiche. Il budget a base zero deve essere costruito da zero.

Pertanto, il budgeting incrementale è molto più veloce del budgeting a base zero.

Tuttavia, il budgeting a base zero risolve tutti gli inconvenienti riscontrati dai team che utilizzano l'approccio del budgeting incrementale. L'eccesso di spesa, l'allentamento del bilancio e l'analisi limitata non sono problemi per il team che utilizza un approccio a base zero. Allo stesso modo, l'innovazione e i fattori esterni sono al centro dell'attenzione del team che utilizza il budget a base zero, poiché la costruzione del budget a partire da zero richiede molte più considerazioni.

Budgeting incrementale vs. budgeting basato sulle attività

Il budgeting incrementale è simile al budgeting basato sulle attività e si può sostenere che il budgeting incrementale sia un sottoinsieme del budgeting basato sulle attività.

Il budgeting basato sulle attività è un processo di budgeting in cui le attività che generano costi vengono registrate, analizzate e studiate. Da qui, il team finanziario crea un budget basato su un'analisi dettagliata di tali attività.

Si tratta di un processo molto più rigoroso del budgeting incrementale e più allineato alle attività reali di un'azienda.

Il budgeting basato sulle attività ha anche il vantaggio di ridurre i margini di manovra del bilancio, poiché si stanziano fondi solo per le attività aziendali. Poiché in questo modo il team finanziario e i responsabili dei reparti hanno l'opportunità di esaminare tali attività, in teoria le attività estranee o inefficienti saranno eliminate.

Budgeting incrementale vs. budgeting a valore aggiunto

Il value-proposition budgeting, chiamato anche priority-based budgeting, consiste nell'analizzare e giustificare il valore di ogni singola voce di un elenco di spese. Rispetto al budgeting incrementale, il budgeting basato sulle proposte di valore richiede molto più tempo, ma elimina le spese in eccesso e i buchi di bilancio.

Detto questo, il value-proposition budgeting può andare a rotoli a seconda di chi siede al tavolo del budgeting. Pertanto, è importante, quando si segue un processo di budgeting delle proposte di valore, mantenere i team allineati con la missione e gli obiettivi generali dell'azienda.

Conclusioni: Il budgeting incrementale è adatto alla vostra organizzazione?

Ora sapete tutto sul budgeting incrementale. Cos'è, come funziona, perché usarlo, cosa evitare e come si colloca rispetto ad altri metodi di budgeting.

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