Che cos'è il S&OP? La vostra guida per colmare il divario tra vendite e attività operative

Immaginate la vostra azienda come un puzzle in cui le vendite e le operazioni sono pezzi cruciali che sembrano non combaciare. Per far sì che questi pezzi si incastrino, è necessaria una strategia - e la S&OP è la strategia che vi aiuta a trovare il posto giusto per ogni pezzo, creando un quadro completo.

Immergetevi in questo blog per esplorare la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP), dai suoi componenti fondamentali e dalle sue fasi ai suoi innegabili vantaggi e al ruolo della tecnologia nel far funzionare tutto. Risolviamo insieme questo puzzle!

Che cos'è la pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP)?

La pianificazione delle vendite e delle operazioni (S&OP) è il processo con cui un'azienda mira ad allineare la domanda dei propri prodotti o servizi con l'offerta. Questo approccio prevede la collaborazione di tutti i reparti che hanno un ruolo nella domanda e nell'offerta, tra cui marketing, produzione, approvvigionamento, finanza e trasporti.

Il S&OP aiuta un'azienda a decidere di aumentare (o diminuire) la produzione, assumere (o ridurre) la forza lavoro e negoziare efficacemente con i fornitori.

L'implementazione del S&OP può portare a una maggiore efficienza operativa, a una migliore gestione delle scorte, a previsioni più accurate e, in ultima analisi, a una maggiore soddisfazione dei clienti, garantendo che la disponibilità dei prodotti soddisfi la domanda del mercato.

Quali sono i componenti di un S&OP di successo?

Come abbiamo brevemente accennato in precedenza, ci sono diversi componenti chiave per un S&OP di successo: persone, processi e tecnologia. Esaminiamo ciascuno di essi, in modo che possiate creare il vostro piano di vendite e operazioni.

Le persone

La pianificazione delle vendite e delle operazioni è un processo di pianificazione aziendale integrato che richiede la collaborazione di più reparti e parti interessate. Tutti i reparti che hanno un impatto sulla domanda e sull'offerta devono essere coinvolti nel processo S&OP, compresi, ma non solo, marketing, vendite, produzione, acquisti, trasporti e finanza.

Affinché il S&OP abbia successo, sono essenziali una comunicazione chiara e ruoli ben definiti, per garantire che tutti i soggetti coinvolti comprendano le proprie responsabilità e il modo in cui contribuiscono al piano generale.

Anche il team di leadership esecutivo dovrebbe rivedere il piano e fornire un feedback sulle influenze micro e macroeconomiche, assicurando che la strategia rimanga allineata agli obiettivi aziendali generali. Questo sforzo di collaborazione è essenziale per creare un processo S&OP flessibile e reattivo, in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato o dell'azienda stessa.

I processi

Un S&OP di successo si basa sui processi: per la raccolta dei dati, per l'analisi delle tendenze e per la previsione dei risultati futuri. Comporta anche un'analisi approfondita dei processi di produzione e distribuzione se siete un rivenditore, o delle ore fatturabili e dei progetti completati se siete un fornitore di servizi.

I processi automatizzati sono fondamentali per un S&OP efficace, soprattutto quando sono coinvolti molti stakeholder. Automatizzando la raccolta, la compilazione e la revisione dei dati, è possibile accelerare i risultati e garantire la soddisfazione delle esigenze dei clienti.

Tuttavia, al di là dell'automazione, l'integrazione di questi processi tra i vari reparti è fondamentale. I sistemi automatizzati non devono solo facilitare la raccolta, la compilazione e la revisione efficiente dei dati, ma anche garantire che queste informazioni fluiscano senza soluzione di continuità in tutte le parti interessate dell'organizzazione. Questo approccio integrato favorisce una pianificazione strategica più coesa e informata.

La tecnologia

Un S&OP efficace non sarebbe completo senza la tecnologia finanziaria per automatizzare i processi, distribuire i report e analizzare i risultati. Una piattaforma di pianificazione aziendale integrata dedicata può consentirvi di affrontare la complessità, ottimizzare le risorse e comprendere le relazioni tra i dati.

Una piattaforma di pianificazione aziendale integrata, come Prophix One, può anche supportare la collaborazione in tempo reale tra gli stakeholder, consentendo agilità di fronte alle nuove informazioni o ai cambiamenti del mercato. Ciò garantisce che il processo decisionale sia informato e agile, mantenendo il vostro S&OP all'avanguardia.

5 fasi chiave del processo S&OP

Un S&OP efficiente e accurato dipende dai processi seguiti. Analizziamo ciascuna delle 5 fasi chiave del processo S&OP:

1. Raccogliere i dati - Prima di iniziare il S&OP, è necessario raccogliere i dati di vendita e operativi del mese precedente e compilarli in un unico documento. Includete metriche come le vendite effettive, la domanda prevista, la capacità produttiva, i margini di profitto e i costi di produzione. Potete anche includere metriche esterne come le tendenze del mercato, gli indicatori economici o l'analisi dei concorrenti che possono avere un impatto sulle previsioni della domanda.
   
   
2. Valutare la domanda - Analizzare i dati di vendita per comprendere le prestazioni dei prodotti e le preferenze dei clienti. Per i rivenditori, ciò comporta l'esame delle vendite dei prodotti, l'identificazione dei negozi più performanti e l'individuazione dei prodotti più richiesti. I fornitori di servizi dovrebbero esaminare il numero di appuntamenti prenotati, i servizi più richiesti e il totale delle ore fatturabili. L'obiettivo è quello di individuare modelli, tendenze ed eventi che hanno influenzato le vendite e di utilizzare queste informazioni per prevedere la domanda futura. Nel valutare la domanda, dovreste anche utilizzare i dati storici insieme a quelli attuali per identificare le tendenze a lungo termine e l'impatto della stagionalità.
   
   
3. Considerare l'offerta - Con la previsione della domanda in mano, valutate l'attuale offerta di scorte. In questo processo, considerate se siete stati in grado di soddisfare la domanda o se c'è un eccesso significativo di scorte. Valutare le implicazioni di un eccesso di scorte, compresi i costi di stoccaggio e i problemi legati alla deperibilità. Analizzare l'accuratezza delle previsioni del mese precedente rispetto alla domanda effettiva, identificando eventuali discrepanze e comprendendo i fattori che le hanno determinate. Questa fase è fondamentale per affinare le previsioni future e allineare maggiormente l'offerta alla domanda prevista.
   
   
4. Riconciliare e rivedere i piani - Dopo che il team finanziario ha preparato le previsioni della domanda e dell'offerta, è il momento di incontrarsi con gli altri stakeholder per allineare il piano con gli altri reparti dell'azienda, tra cui marketing, vendite e produzione. Considerate le modalità di impatto sugli altri team: se prevedete un aumento della domanda, il team di produzione dovrà aumentare la produzione. Allo stesso modo, se si prevede una diminuzione della domanda, il marketing potrebbe avere l'opportunità di lanciare più campagne promozionali. Preparatevi ad affrontare diverse fasi di discussione, poiché potrebbero essere necessari alcuni piani per bilanciare efficacemente le priorità e i vincoli dei diversi reparti.
   
   
5. Finalizzare il piano - Una volta che ogni reparto ha rivisto e approvato i piani di domanda e offerta riconciliati, è il momento di ottenere l'approvazione da parte dei dirigenti. Questa fase garantisce l'allineamento dei piani di vendita e operativi con gli obiettivi aziendali più ampi. Dopo la revisione da parte del C-suite, si può iniziare a mettere in atto il piano. Tuttavia, anche dopo l'approvazione, il piano dovrebbe consentire di apportare modifiche in base alle nuove informazioni disponibili o al cambiamento delle circostanze, garantendo che il S&OP rimanga dinamico e reattivo.

I 3 principali vantaggi del S&OP

La pianificazione delle vendite e delle operazioni offre numerosi vantaggi, tre dei quali sono illustrati di seguito:

Aumenta la redditività

Allineando l'offerta alla domanda prevista, è possibile ridurre i costi associati alle scorte in eccesso e allo stoccaggio, migliorando la redditività dell'azienda. Il S&OP può anche portare a un migliore utilizzo delle risorse, tra cui la manodopera e i materiali, aumentando ulteriormente la redditività.

Migliora la collaborazione

Poiché le vendite e le operazioni toccano quasi tutti i reparti di un'organizzazione, il processo S&OP può essere un ottimo modo per migliorare la collaborazione interfunzionale e garantire che tutti lavorino per gli stessi obiettivi, promuovendo una cultura della trasparenza.

Migliora la stabilità e la capacità produttiva

Avendo un'idea più precisa del numero di prodotti da produrre e di ciò che è necessario per realizzarli, il S&OP può migliorare la capacità e la stabilità della produzione. Il S&OP può anche aiutare a identificare in anticipo potenziali colli di bottiglia o vincoli di capacità, consentendo aggiustamenti proattivi. Ciò può includere investimenti in nuovi macchinari, cambiamenti nell'allocazione della forza lavoro o modifiche agli accordi con i fornitori per garantire che la produzione soddisfi la domanda senza inutili ritardi.

Come utilizzare la tecnologia a supporto del S&OP

Per sfruttare appieno il potenziale del S&OP, è essenziale sfruttare la tecnologia, come una piattaforma di pianificazione aziendale integrata. Queste piattaforme fungono da hub centralizzato, dove i dati provenienti da vari reparti possono fornire una visione completa della domanda e dell'offerta.

Integrando analisi in tempo reale, previsioni e funzioni di collaborazione, una piattaforma di pianificazione aziendale integrata consente alle aziende di prendere decisioni informate. Semplificando il processo S&OP con la tecnologia, è possibile ridurre gli errori manuali e migliorare l'efficienza.

Una piattaforma di pianificazione aziendale integrata facilita anche la comunicazione tra i vari reparti, assicurando che tutti gli stakeholder siano allineati con gli obiettivi dell'azienda.

Conclusione: Come Prophix colma il divario tra la pianificazione delle vendite e delle operazioni

Il S&OP è la strategia che aiuta a far combaciare tutti i pezzi del puzzle aziendale, e una piattaforma di gestione delle performance finanziarie dedicata può migliorare questo processo.

Prophix One Integrated Business Planning è in grado di automatizzare e semplificare i vostri sforzi, assicurando che le vendite e le operazioni si allineino perfettamente. Con una piattaforma di performance finanziaria come Prophix One, non vi limitate a pianificare, ma mettete a posto gli ultimi tasselli per un quadro completo e di successo.