Chiudere i conti era difficile prima di Covid!

Perché le aziende in crescita devono investire nell'automazione finanziaria

La chiusura dell'anno era un processo difficile prima di Covid!

Anche in un anno "normale", la fine dell'anno arriva sempre troppo presto e i progetti di miglioramento pianificati l'anno scorso non sono stati realizzati. Durante tutto l'anno si reagisce ai cambiamenti del mercato e alle esigenze dell'azienda. In un mondo in rapida evoluzione e con risorse insufficienti, ci si concentra innanzitutto sulle esigenze più urgenti. Il miglioramento dei processi di fine anno finisce nella lista delle cose da fare. Per la maggior parte del tempo, l'azienda si concentra sui profitti del conto economico, sulla gestione delle transazioni senza risorse sufficienti, sulla gestione del flusso di cassa e sullo spegnimento degli incendi che si verificano perché la finanza non è stata coinvolta in anticipo.

L'obiettivo di chiudere i conti in modo accurato è in conflitto con gli altri due obiettivi: TEMPESTIVITÀ ed EFFICIENZA.

Durante l'anno si finisce per tagliare gli angoli perché si deve rispettare la scadenza di fine mese e non si ha il tempo di creare processi sostenibili per nuove transazioni o report. Si prepara un rapido foglio excel per superare il mese, pensando di costruire il processo in modo adeguato il mese successivo. Ma naturalmente, il mese successivo si passa al prossimo incendio da spegnere! E ora arriva la fine dell'anno, e per la prima volta in tutto l'anno vi trovate di fronte a nuovi conti. E ora gli errori che si sono verificati a causa delle soluzioni "rapide e sporche" che i vari team hanno creato per rispettare le proprie scadenze, hanno creato un pasticcio che deve essere districato. I revisori dei conti arriveranno tra poche settimane, e non è tempestivo, né efficiente, né accurato. Tutto questo prima di Covid! E poi è successo il 2020 e ora, oltre ai fogli manuali e ai processi di workaround che stavate affrontando per concludere l'anno, la vostra azienda è probabilmente in una qualche forma di crisi e tutti lavorano da casa. Gestite il vostro team da remoto e siete alle prese con entrate troppo scarse, imprevedibili o, in alcuni casi, la vostra catena di approvvigionamento è esplosa perché c'è troppa domanda e poche scorte.

Tutti questi scenari rendono quasi impossibile un processo già difficile!

Sintomi comuni di un processo di fine anno che ha bisogno di aiuto:

Il primo - ed è costoso - è che i revisori contabili sono presenti per settimane prima, durante e dopo la fine dell'anno, facendo test sulle transazioni, riconciliazioni e domande sulle varianze che sembrano non finire mai. Il vostro team è stressato nel tentativo di produrre numeri di base, il che significa molte notti in bianco per rispettare le scadenze. Niente è semplice. Qualsiasi tipo di aggiornamento dei numeri richiede un sacco di lavoro manuale perché i sistemi non sono automatizzati. I diversi team utilizzano sistemi diversi e ognuno ha numeri diversi. Nulla si lega! Excel è il cerotto per le lacune dei processi e dei sistemi, perché i processi e i sistemi esistenti non sono in grado di fornire ciò di cui l'azienda ha bisogno. Questo è l'inferno di Excel!

Il costo più alto di processi e sistemi scadenti è che rendiamo quasi impossibile alle persone valide fare il proprio lavoro.

Perché chiudere i conti è così difficile?

Perché non lo facciamo correttamente ogni mese.

Perché no?

Perché ci vuole troppo tempo. Chi è in grado di chiudere il conto economico e di fare tutte le riconciliazioni di bilancio, l'analisi delle variazioni e di preparare tutti i rapporti in 6 giorni? Che è quello che dovrebbe essere se si dispone di un buon processo, di sistemi e di personale adeguato. Nella maggior parte dei team finanziari che ho gestito, passavamo ben 10 giorni a fine mese (cioè metà mese!) (cioè metà del mese!) e anche in questo caso si trattava solo di redigere i report più importanti. E ammetto che ci sono state volte in cui abbiamo esaurito il mese e abbiamo dovuto passare a quello successivo! Non si arriva ai conti del bilancio, soprattutto a quelli più complicati. Questi saranno diversi per ogni azienda, ma ogni volta che c'è complessità nella vostra attività, ci sono stime e ratei che vanno di pari passo. Ma è più facile fare questi conti trimestralmente, e spesso solo a fine anno. E quando non si esaminano i conti da vicino per tutto l'anno, pensando che saranno uguali a quelli dell'anno precedente, ci si sorprende. E ora si è perso il vantaggio del tempo e ci si ritrova con un anno intero di transazioni piene di errori da analizzare, per cercare di far quadrare i conti nelle poche settimane che precedono l'ingresso dei revisori.

Come mai la chiusura dei conti diventa così complicata?

La chiusura dei conti è semplice all'inizio

La chiusura dei conti non è così difficile all'inizio. Anzi, all'inizio è semplice. La vostra azienda inizia con un contabile, un pacchetto contabile di base e registrate le transazioni man mano che si verificano. Il team è piccolo e non è difficile tenere traccia di ciò che accade. I vostri clienti sono simili, avete pochi prodotti e probabilmente vendete solo in un paese. La riunione settimanale del team vi dice quello che c'è da sapere e voi riuscite a tenere il passo. I requisiti di rendicontazione non sono così complessi e ogni mese producete un semplice conto economico. La chiusura dell'anno è un po' più impegnativa, ma si risolve in poche settimane.

Il cambiamento delle esigenze aziendali aggiunge complessità

Se tutto va bene, l'azienda inizia a crescere, spesso in modo imprevedibile. Si iniziano ad aggiungere nuovi prodotti, nuovi clienti e nuove aree geografiche. Ognuno di questi nuovi tipi di transazioni deve essere aggiunto rapidamente al processo di rendicontazione, quindi di solito viene gestito nello stesso modo di quelli precedenti, oppure viene rapidamente aggiunto un nuovo processo per gestire qualsiasi variazione.

Poi si completa la prima acquisizione

Si implementa un pacchetto di contabilità più grande - spesso il primo ERP arriva in questo periodo. Potreste ereditare il pacchetto fornito con l'acquisizione o inserirne uno nuovo. Ora dovete compilare un pacchetto di relazioni trimestrali, per gli investitori o per le banche. Potreste avere un sistema che lo faccia per voi, ma più probabilmente dovrete costruire ciò che vi serve in Excel dopo aver scaricato i dati dal sistema.

Completate una seconda acquisizione o un evento di finanziamento e i requisiti di rendicontazione continuano a crescere

Continuate ad aggiungere altre persone al team per cercare di recuperare il ritardo. State ancora lavorando alla piena integrazione delle attività, alla creazione di processi più efficienti e ora dovete creare pacchetti di reportistica più grandi per più persone. Avete bisogno di budget, previsioni a rotazione e modelli di cashflow multivaluta. Avete bisogno di qualche mese senza ulteriori cambiamenti per mettere a punto i vostri sistemi e processi, ma non avete mai il tempo di recuperare. L'azienda è talmente abituata a vedervi compiere miracoli quotidiani da pensare che possiate continuare all'infinito. Invece di qualche mese per recuperare, Acquisizione n. 3 è all'orizzonte, ma voi state ancora lavorando sull'integrazione #2! Il vostro team è a un punto di rottura, perché troppi processi e report sono ancora manuali, con conseguenti errori e rilavorazioni, frustrazione e stress.

QUESTA È LA LACUNA DEL WORKAROUND

I vostri sistemi sono pieni di soluzioni manuali per collegare i sistemi, correggere i dati e colmare le lacune. I vostri sistemi e processi non hanno le capacità necessarie e voi cercate di risolvere il problema con altre persone e con excel.

A un certo punto il sistema crollerà, o perché il personale se ne va o perché un nuovo evento ne compromette le capacità.

Restate sintonizzati per la seconda parte della nostra serie "Chiudere i conti".....

5 passi per rendere più facile la chiusura dei libri contabili

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