Sempre più aziende di medie dimensioni si affidano al software CPM per automatizzare processi centrali come la pianificazione e il budgeting. Ma una volta presa la decisione di acquistare una soluzione di questo tipo, i manager si trovano spesso di fronte all'enorme compito di fare la scelta giusta. Il Dr. Christian Fuchs, analista di BARC, fornisce consigli su come i responsabili delle PMI dovrebbero procedere per far sì che il loro progetto di selezione porti a una soluzione adeguata.

Ogni progetto è un po' come un viaggio. Non importa se nelle immediate vicinanze o dall'altra parte del mondo: una buona preparazione è fondamentale. Altrimenti, si rischia di subire ritardi o addirittura di non arrivare affatto a destinazione.

La maggior parte delle PMI non può permettersi nessuno dei due esiti. Il loro margine d'azione e le loro risorse sono generalmente molto più limitati rispetto a quelli delle grandi aziende.

Per quanto riguarda la scelta di un software per la gestione delle prestazioni aziendali(CPM), è quindi necessario ridurre al minimo il rischio di prendere una decisione sbagliata. A tal fine, è fondamentale un progetto di selezione ben ponderato e altrettanto ben eseguito.

I seguenti punti sono particolarmente importanti:

  1. Definire obiettivi raggiungibili e identificare gli aspetti tecnici, commerciali e organizzativi della vostra strategia di BI.
  2. Determinare e valutare attentamente i requisiti funzionali tecnici e aziendali per una soluzione software. Includere nell'analisi dei requisiti tutto il personale chiave (direzione, utenti principali, ecc.). Prestate attenzione anche ai possibili requisiti futuri, che possono essere rilevanti a medio termine.
  3. Analizzate il mercato in base alle vostre esigenze e create un breve elenco di potenziali soluzioni software. Effettuate una valutazione comparativa dei fornitori presenti nella lista ristretta. Inoltre, includete gli utenti che finiranno per lavorare con il software per promuovere l'accettazione della soluzione.
  4. Testate le potenziali soluzioni nei casi d'uso che il prodotto deve servire utilizzando i vostri dati(proof of concept). Quanto più coscienzioso, oggettivo e comparativo sarà questo lavoro, tanto minore sarà il rischio di prendere una decisione sbagliata.
  5. Al momento della scelta e dell'implementazione della soluzione CPM, assicuratevi di avere un orizzonte temporale gestibile per il progetto, da 3 a 6 mesi. Cercate di ottenere dei "successi rapidi". Quanto più brevi sono i tempi di selezione e di implementazione, tanto maggiori saranno i benefici immediati che il progetto potrà offrire.
  6. Create responsabilità chiare,soprattutto per i processi di cambiamento e sviluppo, e assicurate la cooperazione tra le linee di business e l'IT.

Conclusioni e altre raccomandazioni

Come ogni viaggio, anche il processo di selezione di un software CPM può essere un fallimento. Sta a voi evitarlo. Oltre a questi suggerimenti, dovreste fare attenzione a evitare gli errori più comuni e verificare che le soluzioni proposte soddisfino i requisiti delle medie imprese. Utilizzando questi semplici consigli, potrete aumentare notevolmente le possibilità di scegliere il software giusto per le vostre esigenze di CPM. Vi auguro il meglio!