Colmare le lacune: 5 modi per aumentare la collaborazione e costruire piani efficaci

budgetingColmarele lacune che impediscono la collaborazione

I dipartimenti finanziari sanno quanto sia importante che la pianificazione sia un processo collaborativo. Infatti, per generare i piani migliori è necessario raccogliere dati tempestivi, accurati e completi da tutti i reparti, le divisioni, le unità aziendali e/o le sedi.

Tuttavia, quando si tratta di preparare bilanci o previsioni, le richieste del reparto finanziario di informazioni e dati provenienti da altre aree aziendali si scontrano con esitazioni, ritardi o silenzio.

Mentre i dirigenti del settore finanziario di tutto il mondo implementano tecniche di automazione dei processi per affrontare questa sfida, hanno condiviso con me i cinque motivi principali per cui i livelli di partecipazione e collaborazione nei processi di pianificazione sono inferiori a quelli necessari per garantire risultati eccellenti.

Motivo n. 1 - Un gap di conoscenze. Ogni giorno diventa sempre più complicato per i professionisti raccogliere, vagliare e dare un senso ai dati aziendali. Infatti, l'introduzione di ogni nuovo prodotto, di una nuova divisione, di un nuovo dipendente, di una nuova legge o di un nuovo processo comporta l'accumulo di dati finanziari e non finanziari. Questo tsunami di dati rende sempre più difficile per i professionisti, in ogni angolo dell'organizzazione, sapere quali informazioni devono essere fornite durante i processi di budgeting, previsione e pianificazione.

La soluzione: Poiché i dati finanziari sono al centro di ogni organizzazione di successo, i leader delle aziende devono dedicare risorse per aiutare i professionisti della finanza a sfruttare il crescente volume di dati. Ciò significa assicurarsi che siano disponibili strumenti e formazione che consentano loro di raccogliere facilmente i dati, di analizzarli e di sviluppare raccomandazioni pratiche e attuabili.

Motivo n. 2 - Una lacuna nei processi. Tutte le aree delle aziende in crescita e ambiziose sono alle prese con il modo migliore per condividere i propri dati finanziari e non. Cosa viene condiviso? Quando? Quando li si condivide, come si fa a mantenerli al sicuro? I leader dei dipartimenti tengono ai loro dati. Quando i processi di condivisione dei dati sono discutibili o macchinosi, è naturale che la frequenza e i tipi di collaborazione si riducano drasticamente.

La soluzione: I leader del settore finanziario devono prendere l'iniziativa e guardare al di fuori della propria azienda, consultando i colleghi del settore per identificare i modi per migliorare i processi di lavoro e l'automazione dei dati. Introducendo e sostenendo tali iniziative, il reparto finanziario aumenta la fiducia nella collaborazione e nei processi di pianificazione.

Motivo n. 3 - Un gap culturale. Ammettiamolo: essere vincolati a una serie di numeri, indipendentemente dal tempo e dagli sforzi profusi per generarli, fa sempre un po' paura. E se i numeri sono incompleti o imprecisi? La realtà è che il mondo cambia così rapidamente che alcuni numeri avranno inevitabilmente una durata limitata. Se da un lato i responsabili di reparto forniscono il maggior contesto possibile, dall'altro si rendono conto che saranno chiamati a rispondere dei numeri che presentano. Questo porta a una riluttanza nel presentare o generare numeri se non si accetta il modo in cui la natura mutevole del business influenzerà la validità dei numeri.

La soluzione: Potete adattare la vostra cultura in modo da incoraggiare i vostri reparti a fornire i loro dati/piani ponendovi alcune di queste domande critiche: "Capiamo perché alcuni dei nostri KPI fluttuano in modo drammatico?" "In che misura riconosciamo o puniamo la variazione dei numeri/raccomandazioni che emergono dai nostri leader di reparto?", "Ci stiamo aggrappando ai numeri escludendo il contesto in cui sono stati preparati?" e "Stiamo dotando il reparto finanziario degli strumenti che lo aiutano a dare un senso migliore ai numeri?"

Motivo n. 4 - Un divario di valore. I responsabili del vostro reparto capiscono davvero la relazione tra i numeri che forniscono al reparto finanziario e il modo in cui queste informazioni vengono tradotte in raccomandazioni attuabili? Nelle aziende in rapida crescita, questo "ponte" deve essere costruito e costantemente rafforzato.

La soluzione: L'ufficio finanziario deve dedicare del tempo a lavorare con i responsabili di ogni reparto e spiegare/rinforzare come i numeri influiscono sulle loro aree e sulla salute finanziaria/strategica complessiva dell'azienda. Allo stesso tempo, l'alta dirigenza deve modellare la collaborazione in modo che tutti i reparti vedano che è un modo importante di comportarsi.

Motivo n. 5: - Un divario politico. Poiché i risultati di budgeting, previsioni e pianificazione portano l'azienda a concentrare le proprie risorse su alcuni dipartimenti e/o iniziative rispetto ad altri, le priorità e i progetti di alcune persone vengono rimandati o cancellati. Quando ciò accade, le persone si sentono deluse e mettono in discussione il processo decisionale e i dati su cui si basa. In particolare, coloro che ritengono che le decisioni siano "personali" piuttosto che basate su criteri aziendali saranno molto meno propensi a collaborare durante la pianificazione.

La soluzione: Sebbene ogni processo di pianificazione possa essere migliorato, potrete ridurre drasticamente ciò che può essere percepito come pregiudizio politico introducendo strumenti e processi che coinvolgano attivamente le persone nel processo di pianificazione. In effetti, se si fa luce sul modo in cui i numeri di un reparto modellano i suoi progetti (e i piani generali dell'azienda), aumenta la disponibilità a collaborare.

Le soluzioni di Corporate Performance Management (CPM), come Prophix, aiutano a colmare le lacune che ostacolano la collaborazione. Infatti, il software CPM tiene traccia dei processi di flusso di lavoro, automatizza le notifiche e consente un'efficiente approvazione dei compiti. Costruendo una solida base per la collaborazione durante l'intero processo di pianificazione, si ottengono budget migliori, piani migliori e, in ultima analisi, risultati migliori.