Come effettuare la riconciliazione del bilancio nel 2025 (definizione ed esempi)

Sono stati commessi degli errori.

O almeno, questo è ciò che si cerca di scoprire quando si effettua la riconciliazione del bilancio. Le organizzazioni in crescita possono effettuare decine, se non centinaia di transazioni al giorno, ognuna delle quali presenta possibilità di errore. Prima che i saldi dei conti coinvolti possano essere aggiunti al bilancio, è necessario riconciliarli.

Vediamo in dettaglio la riconciliazione del bilancio. Alla fine di questo articolo, saprete come riconciliare un bilancio, quali sono le migliori pratiche e gli esempi, nonché le risposte alle domande più frequenti sulla riconciliazione del bilancio.

Che cos'è la riconciliazione del bilancio?

.Perché è importante riconciliare il bilancio?

Il bilancio è essenziale per conoscere la situazione finanziaria dell'azienda. Inoltre, la riconciliazione del bilancio:

• Assicura l'accuratezza di tutte le transazioni
• Dà maggiore sicurezza sui saldi dei conti
• Fa emergere gli errori prima che abbiano un impatto a valle
• Crea un percorso chiaro per risolvere le discrepanze
• Mantiene l'organizzazione conforme a standard e normative
• Crea una documentazione a cui si può fare riferimento in seguito
• Contribuisce a creare una traccia cartacea per i futuri audit

Quando si esegue una riconciliazione di bilancio?

La riconciliazione del bilancio viene generalmente eseguita in un periodo di tempo simile a quello delle chiusure finanziarie. Ciò significa che in genere si eseguono riconciliazioni mensili che coincidono con le chiusure di fine mese, ma alcune organizzazioni eseguono anche riconciliazioni di bilancio trimestrali e annuali.

Riconciliazione di bilancio vs. riconciliazione bancaria

La riconciliazione del bilancio è il processo di revisione delle transazioni sul bilancio complessivo, mentre le riconciliazioni bancarie si concentrano specificamente sugli estratti conto e sui conti di cassa. Si tratta di processi quasi identici, tranne che per la portata e il tipo di transazioni da riconciliare.

Come riconciliare il bilancio

La riconciliazione del bilancio può richiedere tempo e lavoro, ma non deve essere complicata. Ecco un semplice processo in sei fasi da seguire.

1. Identificare quali conti devono essere riconciliati
A seconda del settore e del modo in cui opera l'organizzazione, potrebbe essere necessario riconciliare solo alcuni conti come parte di questo processo. Ad esempio, è possibile che un altro reparto sia già responsabile della riconciliazione bancaria, per cui includere questi conti nella riconciliazione significherebbe raddoppiare il lavoro.

2. Raccogliere le informazioni finanziarie e sui conti necessarie
Se utilizzate una piattaforma di performance finanziaria come Prophix One, avrete già a portata di mano i dati necessari. Altrimenti, dovrete accedere a tutti i conti coinvolti nella riconciliazione per raccogliere i dati necessari.

3. Confrontate le informazioni
Esaminate tutte le transazioni dei conti rappresentati nel vostro bilancio, confrontandole con la documentazione di supporto. Per esempio, quando si riconcilia il registro dei crediti, si possono confrontare le transazioni con le fatture per identificare le discrepanze.

4. Indagare e spiegare le differenze, se ce ne sono
Identificare gli errori nella contabilità generale (o GL) non è sufficiente: bisogna risolverli! A volte, identificare e spiegare le differenze è semplice come individuare errori di battitura e simili errori di inserimento dati. Altre volte è necessario indagare su più sistemi per trovare la fonte dell'errore.

5. Regolare il bilancio e le scritture contabili
Dopo aver identificato e indagato sugli errori, regolate il bilancio e le scritture contabili pertinenti per garantire che i saldi dei conti e il bilancio risultante siano accurati. Alcuni software possono aiutare ad automatizzare questa parte, facendo risparmiare tempo prezioso al team.

6. Documentate le vostre scoperte
Lasciate una registrazione di ogni indagine e del suo risultato, in modo che controllori, revisori e altri professionisti possano rintracciare le modifiche apportate. Questo può anche aiutare ad accelerare le riconciliazioni future, identificando e documentando i problemi ricorrenti.

Esempio di riconciliazione del bilancio

Ecco alcuni semplici esempi di come potrebbe apparire una riconciliazione di bilancio dopo che il vostro team ha eseguito l'intero processo.

Le migliori pratiche di riconciliazione del bilancio

Ora che sapete come si esegue una riconciliazione di bilancio, ecco alcuni modi per garantire che questo processo cruciale venga eseguito con il minor lavoro manuale possibile e senza il rischio di costosi errori.

Automatizzare dove è possibile

Troppi team si affidano ancora a fogli di calcolo e al lavoro manuale per la maggior parte del processo di riconciliazione del bilancio. Questo non solo sottrae tempo ad altre attività essenziali, ma può potenzialmente introdurre costosi errori umani. Idealmente, il vostro team dovrebbe utilizzare un software che automatizzi alcune delle parti del processo che richiedono più lavoro, come la corrispondenza delle transazioni.

Utilizzare la tecnologia per migliorare i processi

L'automazione può aiutarvi a risparmiare tempo, ma la tecnologia giusta può fare molto di più: vi aiuta a scoprire le inefficienze e a individuare i problemi nei vostri processi. Sia che vogliate utilizzare le funzioni di riconciliazione integrate nel software di pianificazione delle risorse aziendali, sia che vogliate ricorrere a una soluzione dedicata, la tecnologia può trasformare questo difficile processo in qualcosa di molto più gestibile.

Rivedere le migliori pratiche di valutazione del rischio

La valutazione del rischio consente a contabili, controllori e altri soggetti dell'ufficio del CFO di prevedere alcuni dei rischi connessi alle decisioni finanziarie. Questo può aiutare a identificare potenziali problemi prima della riconciliazione del bilancio, dando ai team un vantaggio nell'identificazione delle discrepanze. Rivedere il vostro processo di valutazione dei rischi può farvi risparmiare un sacco di fatica al momento della riconciliazione.

Stabilire politiche chiare e controlli interni

Il modo migliore per rendere il processo di riconciliazione del bilancio il più semplice possibile è prevenire gli errori prima che si verifichino. A tal fine, assicuratevi che tutte le politiche che riguardano le transazioni finanziarie siano assolutamente chiare e che siano previsti controlli interni per individuare potenziali discrepanze prima della successiva riconciliazione.

Utilizzare una lista di controllo per la riconciliazione del bilancio

Se le liste di controllo sono sufficienti per piloti, astronauti e chirurghi, lo sono anche per l'ufficio del CFO. Trasformare il processo di riconciliazione in una lista di controllo può aiutare a prevenire potenziali errori e a semplificare l'intero lavoro.

Le sfide associate alla riconciliazione del bilancio

Come molti altri processi finanziari, la riconciliazione del bilancio è difficile, richiede molto tempo ed è potenzialmente soggetta a errori. Ecco alcune sfide a cui prestare attenzione mentre si lavora sulle transazioni della propria organizzazione.

Dati e fogli di calcolo scollegati

Una delle parti più lunghe della riconciliazione è la centralizzazione di tutti i dati necessari, sia per la contabilità generale sia per la documentazione di supporto con cui confrontarla. Questi dati sono spesso distribuiti su più strumenti e fogli di calcolo e troppo spesso si scoprono transazioni nascoste in uno strumento rimasto inutilizzato per mesi e troppo tardi nel processo.

Errori manuali e imprecisioni nei dati

Più processi manuali sono coinvolti nelle transazioni quotidiane dell'organizzazione, più si creano opportunità di errori e imprecisioni. Poiché l'individuazione e la correzione di tali errori è lo scopo principale della riconciliazione, le organizzazioni che si affidano in larga misura al lavoro manuale troveranno le riconciliazioni più lunghe.

Mancanza di controlli interni

Quando ogni reparto ha un proprio metodo di gestione delle transazioni, con pochi controlli per standardizzare i processi, è possibile che si debba passare attraverso registri imprecisi per preparare un bilancio accurato.

Come il software può migliorare il processo di riconciliazione del bilancio

Forse avete notato uno schema.

L'eccessivo ricorso a processi manuali e a fogli di calcolo crea errori che si sommano al lavoro da svolgere quando è il momento di riconciliare il bilancio. Ecco perché il software giusto è essenziale per ottimizzare il processo di riconciliazione del bilancio. Questo perché il software

• Standardizza la riconciliazione del bilancio per ridurre il rischio di errori umani
• Centralizza i dati provenienti da più fonti con integrazioni integrate
• Automatizza le attività più lunghe della riconciliazione, come la corrispondenza delle transazioni
• Crea un registro di tutte le modifiche apportate alla contabilità generale per facilitare le verifiche e le revisioni

Con il software giusto, è possibile completare le riconciliazioni di bilancio in meno tempo e con meno errori, impostando al contempo controlli che prevengono le discrepanze da verificare.

Domande frequenti sulla riconciliazione del bilancio

La riconciliazione del bilancio può essere un processo complesso, ma qualunque siano le vostre domande, noi abbiamo le risposte.

Perché riconciliamo solo i conti di bilancio?

I conti dello stato patrimoniale vengono riconciliati più frequentemente perché sono considerati conti permanenti (o continui), ovvero riportano i saldi da un periodo contabile all'altro. Ciò significa che qualsiasi errore si verifichi verrà riportato, rendendo la riconciliazione ancora più importante.

Con quale frequenza si devono riconciliare i conti di bilancio?

La riconciliazione dei conti di bilancio avviene di solito in un periodo che coincide con la chiusura del mese o con una chiusura finanziaria meno frequente. Ciò significa che la riconciliazione può essere effettuata anche mensilmente, ma di solito ha cadenza trimestrale o annuale.

Cosa sono le 5 asserzioni di bilancio?

Le cinque asserzioni di bilancio sono utilizzate da revisori e analisti finanziari per valutare l'accuratezza di ciò che è rappresentato in un bilancio. Ecco quali sono queste asserzioni:

1. Esistenza: L'attività, la passività o il patrimonio netto riportati esistono alla data di chiusura del bilancio?
2. Diritti e obblighi: L'organizzazione possiede o ha il diritto di utilizzare le attività riportate? Ha obblighi legali per le passività riportate?
3. Completezza: Sono incluse tutte le attività, le passività, le operazioni sul patrimonio netto e i saldi rilevanti?
4. Valutazione o misurazione: Gli importi registrati nel bilancio rappresentano il valore reale delle attività, delle passività e del patrimonio netto?
5. Presentazione e informativa: le informazioni presentate sono chiare e comprensibili? Vengono fornite tutte le informazioni necessarie?

Qual è il ruolo della riconciliazione del bilancio nel processo di chiusura finanziaria?

La riconciliazione del bilancio è una parte essenziale della chiusura dei conti perché garantisce che l'ufficio del CFO lavori con dati accurati. In caso contrario, si rischia di finalizzare il bilancio senza tenere conto degli errori che potrebbero alterare significativamente i risultati.

Semplificare la riconciliazione del bilancio con il software finanziario

La riconciliazione del bilancio è un processo complesso che fornisce all'ufficio del CFO i numeri necessari per la chiusura del mese e per i bilanci importanti. Ma c'è un modo semplice per eliminare la maggior parte del lavoro manuale e semplificare l'intero processo. Il software finanziario rende la riconciliazione del bilancio un gioco da ragazzi. Centralizza tutti i dati necessari per la riconciliazione, automatizza la maggior parte del lavoro e fornisce le informazioni necessarie per evitare errori in futuro.