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Budgeting e pianificazione
Come l'Istituto nazionale Barber ha risparmiato 540 ore automatizzando il proprio budget
Nella nostra indagine globale su 500 responsabili finanziari, abbiamo scoperto che l'80% delle aziende non è in grado di fare previsioni oltre l'anno e oltre il 50% non riesce a vedere oltre i sei mes
marzo 31, 2022
Nella nostra indagine globale su 500 responsabili finanziari, abbiamo scoperto che l'80% delle aziende non è in grado di fare previsioni oltre l'anno e oltre il 50% non riesce a vedere oltre i sei mesi.
L'incapacità di fare previsioni è particolarmente impegnativa per le organizzazioni in fase di crescita, che devono prendere decisioni informate sulla loro traiettoria.
Prendiamo come esempio il Barber National Institute. Con l'aumento della domanda di servizi e programmi per la comunità, l'utilizzo di complessi file Excel per il budget e le previsioni è diventato un processo macchinoso.
Oggi vedremo come il Barber National Institute ha risparmiato 540 ore automatizzando i processi di budgeting e forecasting con Prophix.
Chi è il Barber National Institute?
Il Barber National Institute (Barber) fornisce servizi a livello comunitario per bambini e adulti affetti da autismo, disabilità intellettiva e problemi di salute comportamentale. Con una missione così importante e una responsabilità nei confronti della comunità, Barber aveva bisogno di un budgeting accurato e di previsioni tempestive per sostenere la propria crescita.La lotta di Barber con il budget e le previsioni
Per Barber è diventato difficile fidarsi dell'accuratezza dei propri fogli di calcolo, il che ha creato un rischio nel valutare correttamente le opportunità future. L'incapacità di pianificare le spese in conto capitale e le spese per il personale ha impedito a Barber di garantire il necessario livello di ricchezza nelle sue previsioni. Data la natura del settore, Barber aveva bisogno di fiducia nelle allocazioni a più livelli. Inoltre, il team finanziario aveva bisogno di una soluzione scalabile per far sì che i responsabili dei programmi fossero tenuti a rispettare i loro budget, fornendo allo stesso tempo un modo migliore per analizzare i loro dati finanziari, tagliandoli e dividendoli. Il Barber National Institute ha individuato la necessità di uno strumento specializzato per le previsioni che consentisse di introdurre nuovi programmi nell'organizzazione e di determinare la redditività dell'acquisizione di nuove attività.Perché Barber ha scelto Prophix
Il team finanziario del Barber National Institute aveva come priorità la ricerca di un software di Corporate Performance Management (CPM) che fosse facile da usare, con un'interfaccia simile a quella di Excel, in grado di fornire report su dati finanziari e non finanziari e di prevedere i tassi di entrate per le spese. Dopo aver valutato Workday Adaptive e Prophix, Barberha scelto Prophix per il servizio clienti, la flessibilità e la convenienza.Automatizzazione dei processi di budgeting e forecasting di Barber
Il Barber National Institute ha implementato Prophix per sostituire Management Reporter e Smart List nel suo ERP, Microsoft Dynamics GP. Integrando Prophix con Kronos e Carelogic, il team finanziario può importare i dati relativi alle retribuzioni e alle entrate su base settimanale, mensile e annuale. Questi dati includono varie metriche come i posti vacanti dei clienti, l'occupazione delle case, la capacità e altro ancora. Con Prophix, Barber sfrutta diversi approcci al budget, tra cui zero-based, incrementale, top-down e bottom-up per creare il budget del conto economico. Il team finanziario genera CAPEX, locazioni, personale e ricavi dal basso verso l'alto. Lapianificazione dettagliata del personale consente a Barber di condurre un'analisi delle variazioni del personale nel corso dell'anno. La possibilità di pianificare le entrate in modo dettagliato, ad esempio per cliente e procedura, significa anche avere una visibilità completa per confrontare i tassi di entrate con quelli pianificati. Infine, Barber pianifica la produttività dei suoi programmi clinici con un modello dedicato e robusto. L'automazione del processo di budgeting ha consentito a Barber di risparmiare 360 ore di lavoro per il suo budget manager nell'arco di 22 settimane della stagione di budget. Inoltre, ha risparmiato 540 ore in 16 settimane per quattro contabili e 160 ore per tutti i responsabili dei programmi e dell'amministrazione. Data la ricchezza e il dettaglio dei bilanci di Barber, le previsioni non sono mai state così affidabili e rilevanti. Prima di Prophix, quando una previsione era completa, il processo richiedeva così tanto tempo che i dati non erano più rilevanti. Ora Barber può eseguire comodamente previsioni di redditività per l'acquisizione di nuove attività e previsioni di costo unitario. Lapianificazione di scenario e le previsioni hanno permesso a Barber di pianificare meglio l'impatto dell'aumento dei salari e dei tassi di rimborso delle richieste, utilizzando un'analisi dei costi per unità. Il team finanziario può facilmente condurre un'analisi approfondita dei salari, dando maggiore visibilità alla spesa più importante."Prophix ha migliorato ogni singolo aspetto del nostro processo di budgeting. Invece di passare il tempo a impostare il processo di budgeting, siamo invece in grado di analizzare e comprendere meglio il budget/prodotto che stiamo producendo insieme ai responsabili del programma" - Emily Anauo, Sviluppatore di sistemi FP&A, Istituto Nazionale Barber
Previsioni di crescita per l'Istituto nazionale Barber
Il team finanziario di Barber non passa più ore a cercare errori nei fogli di calcolo collegati. Invece di gestire Excel, il team finanziario può analizzare e comprendere meglio il budget che sta producendo in collaborazione con i responsabili dei programmi. Le previsioni al volo consentono inoltre a Barber di pianificare da un mese a cinque anni nel futuro, a seconda del progetto. Complessivamente, il Barber National Institute ha risparmiato più di 8 ore al mese grazie all'automazione dei processi finanziari e all'efficienza di Prophix. Leggete il viaggio del Barber National Institute con Prophix nel loro caso di studio.Iscriviti al blog