Come Mission Health ha ottenuto un ritorno del 110% sull'investimento in Prophix

I dati raccolti nel corso degli anni sulle implementazioni software affermano che il 50% fallisce al primo tentativo.[1]

L'investimento in un nuovo sistema software non è privo di rischi. Anche prima di essere operativi, si spende una quantità significativa di tempo nella ricerca di fornitori, nel confronto dei sistemi, nell'implementazione dei processi e nella formazione dei colleghi.

Quindi, è quasi ovvio che la maggior parte delle aziende si aspetta di vedere un ritorno sull'investimento (ROI) nel software. Ma come si può essere sicuri di aver fatto la scelta giusta?

Imparare e ascoltare le storie di altre aziende che hanno implementato lo stesso software può aiutarvi a prendere una decisione.

Oggi vogliamo condividere la storia di Mission Health Communities, che ha ottenuto un ritorno del 110% sull'investimento in Prophix in soli 18 mesi.

Mission Health Communities

Mission Health Communities (MHC) è il principale fornitore di comunità per anziani e di riabilitazione qualificata negli Stati Uniti. Con sede a Tampa, in Florida, gestisce e opera comunità per anziani, residenze assistite, comunità di riabilitazione per brevi periodi e comunità infermieristiche specializzate in Alabama, Georgia, Kansas, Massachusetts, Minnesota, Missouri, Nebraska, Tennessee e Wisconsin.

La sfida per Mission Health Communities

MHC utilizzava principalmente Excel per i processi di gestione finanziaria, come la contabilità e il budget. Questo sistema antiquato non era sofisticato nelle sue capacità analitiche e poteva solo creare rendiconti finanziari di base.

La stesura del bilancio annuale era complicata perché l'azienda doveva coordinarsi con oltre 30 sedi, un processo pieno di errori umani, fogli di calcolo duplicati e un eccessivo tira e molla tra la direzione aziendale e quella della struttura. Inoltre, la mancanza di standardizzazione all'interno dell'organizzazione faceva sì che ogni struttura avesse il proprio modello di budget principale, creando discrepanze che si propagavano ulteriormente in tutta l'azienda.

Per eseguire qualsiasi analisi sarebbe stato necessario un lungo processo di ricerca e richiesta di informazioni alle singole strutture e ai singoli reparti. Di conseguenza, calcolare i KPI in tempo reale era quasi impossibile, contribuendo a creare un problema di visibilità a livello dell'intera organizzazione.

La strategia di Mission Health per il software CPM

MHC si è resa conto di aver bisogno di una soluzione di Corporate Performance Management (CPM) per snellire le attività di chiusura del periodo, reporting finanziario e FP&A.

Mission Health aveva bisogno di stabilire una singola fonte di verità (SSoT) e di funzionalità di reporting che potessero essere facilmente personalizzate per adattarsi al suo modello di business sanitario unico. All'inizio del 2019, MHC ha avviato un processo di RFP e ha preso in considerazione Workday Adaptive Planning e Prophix Cloud. Alla fine, l'azienda ha scelto Prophix nel maggio 2019 per i seguenti motivi:

• Interfaccia utente intuitiva - L'amministratore di Prophix di MHC non ha richiesto un elevato livello di competenza tecnica per gestire il sistema e implementare le modifiche. L'interfaccia utente intuitiva ha permesso a contabili e analisti aziendali di creare report dettagliati e generare rapidamente modelli di previsione. Dal momento che gli utenti finali potevano consultare i rapporti sulle strutture e sui conti, il team contabile era in grado di identificare le variazioni e le fatture mancanti o in sospeso; gli analisti aziendali potevano determinare i principali fattori di costo e di valore su base mensile.
• Funzionalità "out-of-the-box". Prophix è stato fornito con funzionalità di analisi ad hoc, KPI in tempo reale e modelli di report adatti a MHC. Questo ha semplificato il processo di implementazione, portando a un rapido time-to-value che ha permesso ai dipendenti di effettuare ricerche granulari sui dati e di personalizzare i report.

"Alla fine della giornata, che cosa apprezza il team dirigenziale? Vogliono che il team FP&A si limiti a creare e mantenere i report. Oppure vogliono che il team FP&A sia davvero un partner dell'azienda e che lo utilizzi come risorsa di fiducia per fare l'analisi e poi aiutarli a prendere le decisioni. Prophix ha creato il percorso per diventare quest'ultimo" - Gino L'Altrella, Direttore della pianificazione finanziaria e dell'analisi aziendale, Mission Health Communities

I vantaggi di Prophix per le Mission Health Communities

"Spostare i processi finanziari critici dai fogli di calcolo Excel ai sistemi CPM automatizzati basati su cloud non è più un lusso, ma una necessità aziendale", ha dichiarato Alok Ajmera, CEO di Prophix Software. "I risultati tangibili che Mission Health Communities ha ottenuto grazie all'utilizzo del nostro software la dicono lunga sul successo di Prophix nel trasformare i processi di pianificazione e analisi finanziaria dei nostri clienti per migliorare le performance aziendali, sia a breve che a lungo termine"

Mission Health Communities ha affrontato un processo di implementazione di due mesi e nell'agosto 2019 ha iniziato a utilizzare le principali funzionalità di gestione finanziaria e di reporting, oltre a un modulo di pianificazione per la determinazione dei compensi dei dipendenti. Con l'implementazione di Prophix nel cloud, MHC ha ottenuto vantaggi in termini di maggiore produttività degli utenti, maggiore agilità aziendale e migliore visibilità organizzativa.

• Aumento della produttività degli utenti - Poiché gli amministratori delle strutture e i vicepresidenti regionali possono visualizzare, commentare e concedere approvazioni direttamente all'interno di Prophix, la corrispondenza interna via e-mail è stata praticamente eliminataanche gli interventi manuali, gli errori umani e le rielaborazioni sono stati ridotti in modo significativo. Il risultato è che, il reparto contabilità esegue la chiusura mensile quasi il 15% più velocemente. Prophix ha semplificato il processo di inserimento del budget, riducendolo da quattro a tre settimane, perché le strutture hanno potuto inviare i loro budget in Prophix, eliminando la necessità per l'azienda di compilare i singoli file in un foglio di calcolo principale. Ora, grazie all'accesso diretto a un master budget condiviso, gli utenti hanno ridotto il processo di revisione del 66%.
• Maggiore agilità aziendale - MHC ha sfruttato Prophix per supportare il lancio del suo progetto di tracciamento dei DPI durante i mesi peggiori della pandemia COVID-19 nel 2020. In qualità di fornitore di servizi sanitari, MHC disponeva di un ampio inventario di dispositivi DPI che doveva essere attivamente monitorato per compensare i costi di utilizzo con i finanziamenti federali di stimolo e garantire che ogni struttura fosse adeguatamente rifornita. MHC ha implementato un modello di monitoraggio dell'inventario dei DPI in tre giorni, completo di logica, modelli e funzionalità di reporting. Con i processi Excel tradizionali, questo progetto avrebbe richiesto almeno due analisti finanziari a tempo pieno. Progettando, implementando e lanciando il progetto all'interno di Prophix, MHC ha risparmiato oltre 200.000 dollari di costi di personale. Grazie a Prophix, l'azienda ha la possibilità di lanciare rapidamente nuove linee di business e strutture, riducendo gli attriti del back-office.
• Migliore visibilità organizzativa - In precedenza, i contabili dovevano estrarre i conti economici o i bilanci dal sistema di gestione dei rapporti legacy e poi inviare i rapporti via e-mail. Da quando è stato implementato Prophix, i dipendenti accedono alle informazioni direttamente da Prophix in base alle necessità, senza coinvolgere i contabili. Con un SSoT, l'accuratezza dei dati riportati è aumentata e MHC può monitorare i KPI in tempo reale per valutare le prestazioni. Inoltre, Prophix ha fornito a MHC strumenti analitici, tra cui l'analisi delle varianti, la valutazione dei rischi e l'ottimizzazione dell'utilizzo, per informare il processo decisionale e promuovere l'efficienza operativa.

Il ritorno dell'investimento di Mission Health in Prophix in un periodo di tre anni

Il ritorno dell'investimento per le comunità di Mission Health

Abbiamo analizzato i costi del software, del personale, dei servizi professionali e della formazione degli utenti nell'arco di tre anni per quantificare l'investimento totale delle Mission Health Communities nella tecnologia Prophix.

I benefici diretti quantificati comprendono i costi del personale evitati per il progetto di monitoraggio dell'inventario dei DPI.

I benefici indiretti quantificati includono il risparmio di tempo che i dipendenti di MHC hanno ottenuto grazie alla semplificazione dei processi di reporting, budgeting e chiusura del periodo.

Sulla base di questi benefici, abbiamo stabilito che Mission Health Communities ha ottenuto un ritorno del 110% sull'investimento in Prophix in soli 18 mesi.

Per vedere i calcoli completi del ROI dell'investimento di Mission Health Communities in Prophix, leggete il loro caso di studio.

[1] https://www.netsuite.com/porta...