Il problema più grande dei dati di costruzione incompleti e come risolverlo

Si stima che nel 2020 i contraenti abbiano perso 1.800 miliardi di dollari a causa di dati errati. È una cifra importante e può essere difficile capire come si applica alla vostra attività, giusto? È probabile che anche voi soffriate di dati di costruzione errati, che a loro volta impediscono analisi ad hoc e ostacolano la crescita. I dati errati sono informazioni incomplete, imprecise o inaccessibili che avete raccolto e che non vi servono a nulla, e se ne avete, siete in buona compagnia. Quando avete ordinato troppe forniture per un progetto? Avete fatto un'offerta eccessiva per un lavoro? Non siete stati voi, ma i vostri dati. I risultati provengono da un'indagine condotta da FMI Corporation e Autodesk, secondo la quale quasi un terzo degli intervistati ritiene di ricevere dati errati, che in molti casi portano a decisioni sbagliate e ostacolano gli sforzi di analisi ad hoc.

Da dove vengono i cattivi dati?

Esaminiamo alcune delle fonti delle informazioni scadenti che ricevete. La maggior parte delle aziende dispone di una sorta di metodo per raccogliere informazioni dai cantieri. Potreste avere moduli cartacei, e-mail, riunioni programmate e messaggi di testo che vanno avanti e indietro e che mantengono l'ufficio e il cantiere collegati... più o meno. Tuttavia, se c'è un intoppo nel piano originale, queste tecniche di comunicazione possono cadere nel vuoto. Il problema risiede nella mancanza di coerenza e organizzazione di questi metodi, che può ostacolare gli sforzi per cambiare direzione in caso di crisi o per superare una controversia.

Carta e penna

Un registro cartaceo degli eventi può essere uno strumento prezioso per raccogliere informazioni, ma presenta alcune insidie importanti. La prima è la raccolta stessa. I moduli compilati a metà includono solo la metà delle informazioni richieste. Le parole possono essere indistinguibili, i numeri possono essere sbavati e i nomi possono essere scritti in modo errato, tutti elementi che impediscono all'azienda di arrivare alla verità durante un'analisi ad hoc. I documenti si bagnano, si sporcano e alla fine alcuni vanno persi, rendendoli completamente inutili in futuro. Questo porta al secondo aspetto negativo della carta: la sua organizzazione. Quante volte avete trovato vecchi appunti incastrati tra i sedili del camion? La documentazione mancante non aiuta a sostenere la versione dei fatti in una controversia legale. A meno che non siano meticolosamente approfonditi e organizzati, gli appunti cartacei sono inadeguati per tenere traccia degli avvenimenti in cantiere. Anche se raccolti e archiviati meticolosamente, gli appunti cartacei non sono condivisibili. Come vengono diffuse le informazioni cartacee all'interno dell'azienda? I manager possono ricevere aggiornamenti cartacei sulle attività del cantiere solo durante le riunioni settimanali, e a quel punto le notizie sono già vecchie. Qualsiasi crisi di tempo o di cantiere viene gestita prima che i manager possano avere una visione d'insieme della situazione. La carta ha avuto il suo tempo come strumento di raccolta dei dati, ma quel tempo è passato.

Fogli di calcolo

I fogli di calcolo sono molto diffusi nel settore delle costruzioni. Per molti anni Excel è stato considerato l'avanguardia per la raccolta e l'archiviazione dei dati, ma anch'esso soffre di gravi inconvenienti che possono costare alle aziende molto denaro. Un singolo foglio di calcolo può contenere migliaia di formule, ognuna delle quali può presentare errori che falsificano i dati. I proprietari delle aziende sono spesso stupiti di scoprire quanto siano imprecisi i loro fogli di calcolo, gli stessi che hanno usato come base per prendere importanti decisioni aziendali e su cui basano le loro offerte. Excel ha un vantaggio sulla carta, anche se può essere spedito via e-mail con facilità. Ma se tutti si scambiano versioni di un foglio di calcolo, è quasi impossibile sapere se si tratta di dati aggiornati e ancora più difficile mantenere le informazioni al sicuro.

Come si comunica?

Potremmo continuare con tutti i modi in cui ottenete e conservate le informazioni, ad esempio con le e-mail: avete mai dovuto trovare un'e-mail specifica su un progetto specifico? Prenderete un paio di giorni per sfogliare migliaia di corrispondenze e trovare quella giusta. E se l'e-mail in questione si trovava nella cartella di posta elettronica di un ex dipendente, potreste avere difficoltà ad accedervi. E i messaggi di testo? Che incubo! L'edilizia è un settore complesso che richiede metodi sistematici per la raccolta di informazioni su ogni lavoro e metodi organizzativi che rendano i dati chiave più facili da trovare in futuro.

I dati incompleti possono costarvi molto caro

Quanto costano alla vostra azienda tutte queste informazioni difficili da trovare, incomplete e calcolate male? Forse più di quanto pensiate. Considerate tutte le volte che prendete decisioni basate sul vostro istinto, su come avete sempre fatto o sulle informazioni contenute nei vostri fogli di calcolo.

Potreste fare offerte troppo alte o troppo basse

Le offerte accurate sono create sulla base della conoscenza dei costi medi di amministrazione, manodopera e forniture per lavori simili. Il modo migliore per valutare questi costi è innanzitutto riconoscere i progetti simili in base a criteri chiave e poi analizzare i dati relativi. Senza informazioni complete e corrette, potreste fare offerte alla cieca. Se tirate a indovinare o utilizzate informazioni sbagliate per costruire le vostre offerte, potreste lasciare soldi sul tavolo facendo offerte troppo basse o andare nella direzione opposta e perdere lavori facendo offerte troppo alte.

Efficienza

Ci sono due modi per migliorare i margini di profitto nel settore edile: guadagnare di più o fare di più con quello che già si guadagna. Dati di progetto accurati possono aprire una finestra sulle operazioni quotidiane di cantiere, in modo da poter riconoscere e modificare le inefficienze. Le rilavorazioni sono un esempio classico: sebbene siano diffuse in tutto il settore edile, le loro radici risiedono in dati errati: sono state trasmesse informazioni sbagliate o gli aggiornamenti corretti sono stati comunicati male. Individuando ed eliminando le rilavorazioni, potrete fare di più con meno e migliorare i vostri profitti.

Imparare dal passato

Se riuscite a guardare ai progetti che avete realizzato in passato e a capire come migliorare il prossimo, potete evitare le insidie, fare le cose meglio e persino guadagnare di più per il vostro lavoro. Dati accessibili, accurati e facili da reperire possono aiutarvi a evitare problemi di programmazione e a far ruotare la forza lavoro quando si verifica un'interruzione per migliorare il modo in cui lavorate.

Come risolvere il problema dei dati incompleti

Fortunatamente, non è necessario soccombere alle insidie dei dati incompleti. Le attuali soluzioni per la gestione dei dati utilizzano alcune strategie chiave per aiutarvi a capire cosa sta accadendo nei vostri siti di lavoro. In primo luogo, la raccolta sistematica dei dati può garantire il monitoraggio di metriche coerenti in tutta l'azienda, per ottenere la copertura necessaria e fornire un punto di riferimento per il confronto. Gli aggiornamenti in tempo reale forniscono un'unica fonte di verità per il progetto: non dovrete più lavorare su istruzioni obsolete o sforzarvi di compilare un intero foglio di calcolo immediatamente prima di una riunione. Infine, l'integrazione dei dati nelle varie fasi del processo di costruzione pone fine ai silos di dati: ogni area della vostra attività può essere istruita dalle esperienze passate. Prophix non solo aiuta nel processo di raccolta dei dati, ma risolve anche un problema di visibilità dei dati, rendendo più facile trovare e utilizzare le informazioni raccolte attraverso i progetti passati. Questa esperienza acquisita con fatica può essere unita alla conoscenza dei progetti attuali per aiutarvi a identificare le inefficienze, a individuare i problemi prima che si verifichino e a fare offerte migliori.

Ottieni buoni dati, migliora il tuo lavoro

Il problema più grande dei dati incompleti è che ostacolano il ciclo di feedback che può aiutare i leader a migliorare le loro aziende e il loro settore. Costruendo un quadro reale e completo del lavoro che viene svolto, le aziende possono migliorare attivamente il loro lavoro e, di conseguenza, i loro margini di profitto. Evitate di diventare una statistica: evitate le rilavorazioni e smettete di reclamare la vostra parte di perdite massicce che l'edilizia subisce a causa del lavoro fratto