Come team.blue ha unificato il consolidamento e l'FP&A in 100 aziende con Prophix

team.blue è uno dei principali gruppi di abilitazione digitale in Belgio. L'azienda fornisce servizi di hosting, domini e cloud a piccole e medie imprese in quasi tutti i Paesi europei ed è cresciuta rapidamente grazie alle acquisizioni.

Questa crescita crea opportunità. Ma crea anche complessità. Più ERP. Pratiche di reporting diverse. Processi di budgeting diversi. Tempi diversi per la chiusura. E una funzione finanziaria che deve operare come un'unica azienda.

"Siamo un gruppo di cento aziende", afferma Gerwin Westerhof, responsabile finanziario del gruppo team.blue. "Molte acquisizioni. È necessaria una grande integrazione. Lavoravamo in modo molto decentrato, con modi di lavorare molto diversi e sistemi ERP diversi"

Il team finanziario ha fissato un obiettivo chiaro: passare a un unico metodo di lavoro, supportato da un unico ERP di base, NetSuite, e da un'unica piattaforma di gestione delle prestazioni finanziarie. È qui che è iniziata la collaborazione con Prophix.

Come team.blue sta semplificando il consolidamento finanziario e il reporting

La prima sfida era strutturale. Ogni azienda regionale aveva i propri sistemi e processi decentralizzati. I dati arrivavano manualmente. I cicli di chiusura si trascinavano. I cicli di budget passavano attraverso fogli di calcolo e caselle di posta. C'erano troppi punti deboli.

"Processi molto manuali, con l'uso di fogli Excel per caricare i dati", ha detto Westerhof. "Era una riconciliazione dolorosa ogni mese. Molto faticoso. Molto inefficiente"

Quando si consolidano i risultati di decine di entità, il lavoro manuale è più che un inconveniente. È un rischio. I file locali dovevano essere caricati negli strumenti tradizionali. I controllori regionali inviavano i flussi di cassa e i budget in formati diversi. I commenti sulle variazioni venivano acquisiti a posteriori.

"Non abbiamo quasi mai il tempo di guardare i numeri", ha detto. "Il mio team non ha tempo per lavorare su attività a maggior valore aggiunto. Sono solo contenti che i conti tornino"

Il mandato era chiaro. Passare rapidamente a un modello centralizzato senza perdere la continuità del reporting.

team.blue ha scelto NetSuite come unico ERP. Inoltre, hanno scelto Prophix One per il consolidamento, il reporting, il budgeting e la pianificazione.

"Abbiamo esaminato un paio di strumenti e Prophix è stato scelto come strumento preferito per un paio di motivi", ha detto Westerhof. "L'integrazione con NetSuite è molto buona. La connessione tra NetSuite e Prophix è completamente automatizzata. Prophix offre una base molto solida per il nostro futuro"

Miglioramento di budgeting, previsioni e pianificazione in 100 aziende

Il consolidamento è solo un aspetto del ciclo finanziario. Il budgeting e le previsioni hanno le loro pressioni.

"Se avete un centinaio di aziende, potete immaginare che le informazioni sul budget provengano da molte persone", ha detto Westerhof.

Storicamente, questo significava fogli di calcolo in tutta Europa, uno per ogni regione o azienda. I team locali compilavano i modelli. La finanza di gruppo raccoglieva, allineava e metteva insieme questi input. Il solo controllo delle versioni comportava ore di lavoro.

Con Prophix, team.blue ha trasferito questo lavoro in un'unica piattaforma per il consolidamento finanziario e l 'FP&A. "Con l'implementazione di FP&A, otterremo uno strumento molto migliore per i preparatori di bilancio e i proprietari per inserire i dati nel sistema", ha detto Westerhof.

Non si tratta solo di raccogliere numeri. Si tratta di rispondere più rapidamente a domande di carattere previsionale. Flusso di cassa. Capitale circolante. Dove si sta accumulando pressione. Dove c'è spazio per investire.

L'obiettivo è quello di dedicare meno tempo all'assemblaggio del piano e più tempo alla spiegazione delle intuizioni.

Un'unica piattaforma finanziaria per consolidamento, FP&A e reporting

la direzione di team.blue è semplice: un unico modello finanziario, un unico flusso di dati, un'unica fonte di verità.

Per Westerhof, il valore di Prophix non sta solo nelle singole funzionalità. Il valore di Prophix non risiede solo nelle singole funzionalità, ma anche nel fatto di poter disporre di consolidamento, FP&A, budgeting, reporting, commenti e supporto alla revisione contabile all'interno di un'unica piattaforma.

La piattaforma Prophix One riunisce tutte queste funzionalità, aiutando i team finanziari a gestire ogni processo, dalla pianificazione alla chiusura, con un'unica fonte di verità.

"Una volta che i dati entrano in Prophix e sono solidi, ci sono molti vantaggi aggiuntivi", ha detto. "Avremo più tempo per rivedere le cose, per giustificare i numeri e per avere una visione globale di ciò che accade in azienda"

Ha anche sottolineato un aspetto che viene meno pubblicizzato, ma che è importante per la leadership finanziaria: la narrazione e la responsabilità. Ogni regione deve spiegare le variazioni. Ogni variazione deve essere collegata ai numeri che il gruppo sta riportando. Oggi, questi commenti sono spesso raccolti manualmente e in alcuni casi riutilizzati da un mese all'altro. team.blue si aspetta che Prophix One renda più rigoroso questo processo e inserisca i commenti nello stesso flusso di lavoro dei risultati.

In questo modo si colma una lacuna di lunga data. La storia dietro il numero vive con il numero.

Come una partnership di fiducia accelera la trasformazione della finanza

L'adozione di un nuovo software richiede sempre un cambiamento. Per team.blue, questo cambiamento ha significato passare dalla riconciliazione manuale all'automazione integrata, e costruire nuovi processi che rendono più facile la collaborazione e più veloci i cicli.

"La transizione è stata grande, ma ne è valsa la pena", ha dichiarato Westerhof. "Abbiamo affrontato il cambiamento rapidamente, perché sappiamo che il risultato sarà una funzione finanziaria che aggiunge più valore in meno tempo"

Questo ritmo è possibile grazie alla partnership.

"È più di uno strumento", ha detto. "Il team Prophix con cui lavoriamo ha le persone giuste per aiutarci. È come se fossimo un'unica squadra che lavora insieme alla soluzione"

La collaborazione getta le basi per una finanza autonoma, in cui le operazioni finanziarie si svolgono in modo continuo e intelligente. E ogni implementazione è supportata da standard di fiducia e privacy dei dati che garantiscono sicurezza, trasparenza e conformità su scala.

Quando gli è stato chiesto di descrivere Prophix in una sola parola, Westerhof non ha esitato: "Trasformazione"