Come utilizzare il software finanziario per la gestione dei costi di costruzione

Con l'impennata dei prezzi degli immobili in tutto il mondo, l'industria delle costruzioni è sempre più sotto pressione per avviare, ottimizzare e completare i progetti in tempi record con margini sempre più ridotti. La gestione dei costi di costruzione, ovvero la previsione e il calcolo accurato dei costi di un progetto, sta diventando sempre più importante. Le imprese di costruzione devono assicurarsi il flusso di cassa per sostenere progetti che possono richiedere anni per essere completati, gestendo al contempo eventuali costi imprevisti lungo il percorso. Al contrario, i funzionari pubblici e i finanziatori hanno bisogno di un quadro accurato dei costi di un progetto per rispettare i requisiti normativi o ottenere finanziamenti.

Troppi project manager e team finanziari utilizzano ancora fogli di calcolo e metodi simili inefficienti, rendendo la gestione dei costi una battaglia in salita. Il software di pianificazione e analisi finanziaria (FP&A) rende la gestione dei costi nel settore delle costruzioni un gioco da ragazzi, indipendentemente da ciò che il progetto richiede.

Le sfide della gestione dei costi nell'edilizia

Qualsiasi manager esperto del settore edile può osservare un cantiere e vedere tutti i costi necessari per farlo funzionare: materie prime, costi di manodopera, attrezzature, permessi e altro ancora. Ma per quanto ovvi, questi costi possono essere incredibilmente difficili da gestire. Se un'apparecchiatura cruciale si rompe perché avete previsto in modo errato i costi di manutenzione, non potete semplicemente spostare i numeri fino a quando tutto ha senso. Il problema è reale e l'apparecchiatura deve essere riparata o sostituita. Altrimenti, l'intero cantiere potrebbe essere chiuso, con conseguenti costi maggiori e problemi di flusso di cassa.

La gestione dei costi nel settore edile comporta diverse sfide, le cui conseguenze sono rappresentate in modo univoco sul cantiere:

• L'enorme quantità di dati: Ogni cosa in un cantiere è associata a un elenco di costi, le cui transazioni possono facilmente raggiungere le migliaia. Si tratta di una quantità enorme di dati da elaborare e pianificare.
• Pochi strumenti connessi dedicati: Sebbene la piattaforma di gestione dei progetti edili sia fantastica per gestire le complessità del progetto, raramente è adatta a gestire correttamente i costi. I sistemi scollegati portano a passare più tempo a riconciliare i numeri che a prendere decisioni strategiche.
• Superamento dei costi: Ogni progetto rischia di incorrere in costi imprevisti e questo è più vero che in edilizia. Un errore di calcolo dei materiali necessari, un guasto improvviso a un'attrezzatura essenziale o una richiesta di modifica inaspettata possono far lievitare i costi.
• Ritardi nel progetto: Che siano causati dal maltempo, da cambiamenti normativi o dalla necessità di togliere temporaneamente i fondi da un progetto per fornirne un altro, i ritardi possono diventare rapidamente costosi.
• Aumento dei costi delle attrezzature: L'aumento dei costi del carburante, l'improvvisa necessità di nuove attrezzature o anche solo i costi di manutenzione possono cambiare completamente l'analisi dei costi.
• Ritardi nei pagamenti e flussi di cassa imprevedibili: Chiunque abbia lavorato a un progetto di costruzione sa che i ritardi nei pagamenti sono possibili. Un singolo ritardo nei pagamenti può rapidamente innescare una reazione a catena, mettendo a rischio il flusso di cassa di più progetti.
• Affidamento su crediti e prestiti a breve termine: Molti progetti edilizi sono finanziati con debiti, il che rende più difficile il calcolo dei costi e delle spese. Inoltre, molti prestiti vengono erogati gradualmente con il progredire del progetto. Ciò significa che eventuali ritardi nel progetto possono causare problemi di flusso di cassa.
• Scope creep e ordini di modifica: Anche piccole modifiche all'ambito di un progetto, su richiesta del cliente o per problemi imprevisti, possono avere un impatto significativo sul budget. Gli ordini di modifica spesso arrivano in ritardo e senza una documentazione completa, rendendo difficile la previsione e il controllo accurato dei costi.

Sebbene i problemi di gestione dei costi possano influire direttamente sui vostri progetti edilizi, il giusto software FP&A può mitigarne l'impatto.

Sfruttare il software finanziario per il controllo dei costi di costruzione

L'uso del giusto software FP&A può trasformare completamente il modo in cui gestite i costi, automatizzando i processi che si basano sulla raccolta e sull'analisi manuale dei dati e aiutandovi a ottenere di più da quei dati, indipendentemente dal vostro livello di competenza. I costi dei progetti possono diventare più prevedibili, consentendovi di essere più che un passo avanti rispetto alla prossima sfida.

Utilizzando il giusto software FP&A, inizierete a vedere i vantaggi di una migliore gestione dei costi di costruzione:

• Migliore visibilità sui costi: Non tutti i costi di costruzione sono facili da gestire. Ora è possibile tracciare correttamente i costi più complicati, come l'ammortamento delle attrezzature. Con il software finanziario, è possibile approfondire anche l'allocazione dei costi specifici, come la previsione dei costi di commessa, la rendicontazione dei lavori in corso (WIP), l'analisi della redditività delle offerte e la pianificazione della catena di fornitura e degli approvvigionamenti.
• Aumento della redditività: Il software finanziario può tracciare, classificare e analizzare automaticamente i costi di progetto, fornendo i dati necessari per utilizzare ogni dollaro in modo più efficiente.
• Maggiore gestione del flusso di cassa: Quando si gestiscono più progetti, un singolo ritardo può causare rapidamente una reazione a catena. Il software FP&A vi offre una migliore supervisione del flusso di cassa per ogni progetto, aiutandovi a identificare i potenziali problemi prima che si presentino e a costruire la resilienza in ogni progetto.
• Migliore processo decisionale: Il software finanziario mette i dati a portata di mano, indipendentemente dal numero di progetti in corso o dai costi imprevisti. Inoltre, i dati possono essere rappresentati in dashboard visivi, il che significa che potete condividere le informazioni importanti con il resto del vostro team e prendere decisioni migliori insieme.
• Migliore conformità e verificabilità: Il software finanziario standardizza i processi e crea una traccia digitale di tutte le attività. In questo modo è più facile mantenere la conformità alle normative e agli standard contabili. Inoltre, vi rende più preparati alle revisioni contabili, poiché sarete in grado di produrre la documentazione necessaria senza alcun lavoro aggiuntivo.
• Maggiore capacità di finanziamento: Più le vostre finanze sono accurate, più è facile ottenere finanziamenti da banche e altri istituti di credito. Il software finanziario può aiutarvi a mettere tutto in ordine in modo rapido ed efficiente, dandovi accesso a migliori opzioni di finanziamento.
• Riduzione dei costi di manutenzione delle attrezzature e dei tempi di inattività: Con il miglioramento delle pratiche di gestione dei costi di costruzione, si ottiene una maggiore visibilità su quanto ogni attrezzatura viene utilizzata e quando necessita di manutenzione. Potrete sfruttare al meglio ogni singola attrezzatura e ridurre i progetti che si interrompono quando un'attrezzatura cruciale si rompe.
• Aumento della crescita: Una migliore gestione dei costi porta a progetti più efficienti dal punto di vista dei costi, il che significa maggiori profitti e una traiettoria di crescita più forte per l'azienda.

Il software FP&A semplifica la gestione dei costi, automatizza i processi e fornisce una visione migliore delle esigenze del progetto. Stabilizza il flusso di cassa e aiuta a controllare i costi. Come si fa a sapere quale piattaforma scegliere?

Elementi chiave del software finanziario per un migliore controllo del budget nel settore edile

Non tutti i software finanziari sono uguali. Quando cercate un software che migliori il modo in cui gestite i costi dei progetti edilizi, assicuratevi di valutare le seguenti caratteristiche.

Gestione automatizzata del flusso di lavoro per semplificare le approvazioni

Alcuni dei flussi di lavoro coinvolti nella gestione dei costi di costruzione includono la stesura del budget, la previsione dei flussi di cassa, il bilanciamento dei conti attivi e passivi, il monitoraggio delle spese e la fatturazione. Automatizzando questi flussi di lavoro, il software finanziario può eliminare i colli di bottiglia dell'approvazione, ridurre il rischio di errori manuali dovuti all'inserimento dei dati e creare tracce di controllo digitali. In questo modo si risparmia tempo prezioso per i project manager e il team finanziario, che può essere utilizzato per rispondere a costi imprevisti o per costruire piani migliori per ogni progetto.

L'automazionedel flusso di lavoro finanziario in Prophix One FP&A Plus accelera la pianificazione finanziaria, le proiezioni e ogni aspetto della gestione dei costi dei progetti edilizi.

Cruscotti finanziari e reportistica in tempo reale

Una delle maggiori sfide della gestione dei costi di costruzione consiste nel dover costruire contemporaneamente piani solidi e rimanere abbastanza flessibili da reagire a costi o ritardi imprevisti. In particolare, disporre dei dati necessari per svolgere entrambi i compiti può essere impegnativo e spesso si basa su un notevole lavoro manuale e su più fogli di calcolo.

La rendicontazione dei lavori in corso (WIP) è un processo critico per molte imprese di costruzione, in quanto fornisce una visione della salute finanziaria con approfondimenti sulla redditività, l'avanzamento dei progetti e il flusso di cassa. I CFO perdono il sonno per le imprecisioni dei rapporti WIP. Il software FP&A vi permette di fare un resoconto degli scenari "what-if", in modo da poter prevedere meglio le fluttuazioni dei costi, valutare i tempi di riconoscimento dei ricavi e ottimizzare il flusso di cassa, il tutto utilizzando i dati WIP in tempo reale. Non solo, ma i cruscotti con i dati in tempo reale consentono di approfondire le variabili per migliorare il budget e le previsioni.

Integrazione perfetta con il sistema contabile

Il vostro sistema di contabilità è probabilmente in grado di produrre report utili per determinati scenari, ma potrebbe non essere in grado di gestire attivamente i costi dei progetti in corso. Inoltre, il fatto di dover gestire le singole transazioni nel sistema di contabilità e nel software di gestione delle costruzioni può portare a doppie registrazioni, a dati incoerenti tra le varie piattaforme e a rischi di conformità.

Un software con le giuste integrazioni di dati finanziari può fungere da ponte tra i sistemi essenziali, semplificando la collaborazione e consentendo ai team di valutare meglio i costi, indipendentemente da dove vengono registrati.

Analisi predittiva del budget

L'esperienza dei project manager e dei team finanziari è preziosa e consente loro di rispondere adeguatamente alle sfide dei progetti edilizi. Ma il loro istinto non è necessariamente l'unica base per le vostre pratiche di gestione dei costi. Se la vostra azienda ha realizzato un numero qualsiasi di progetti, avrà una tonnellata di dati storici su cui basare previsioni, budget e altro. Cercare manualmente tra questi dati può richiedere una notevole quantità di tempo che non avete a disposizione. Inoltre, non è sempre il metodo più accurato.

L'analisi predittiva può trasformare i dati storici in previsioni di costi futuri e stabilire modelli che i leader possono utilizzare per prevedere e gestire le variazioni future. Prophix One FP&A Plus utilizza analisi finanziarie basate sull'intelligenza artificiale per aumentare l'accuratezza del budget e delle previsioni, in modo da sapere sempre cosa fare, indipendentemente dalle sorprese che si nascondono nel prossimo progetto.

Scegliere il software finanziario per l'edilizia più adatto alla propria azienda

Oltre ad assicurarsi che il software scelto abbia tutte le funzionalità necessarie, ci sono due caratteristiche principali da ricercare nel software finanziario: valutare la compatibilità (o integrazione) e la scalabilità.

Valutare la compatibilità e l'integrazione

Il software finanziario deve integrarsi perfettamente con i sistemi già in uso, che si tratti di un software di gestione dei progetti edilizi o di un sistema di contabilità. In questo modo, tutti i dati necessari per gestire i costi sono conservati in un unico posto. La maggior parte delle imprese edili utilizza fogli di calcolo per colmare le lacune tra più piattaforme, ma ciò comporta un eccesso di lavoro manuale, formule complesse che si rompono quando vengono trasferite da un sistema all'altro e cartelle di lavoro che alla fine diventano completamente inutilizzabili.

Sebbene l'idea di poter fare tutto da un'unica piattaforma possa sembrare opprimente - o almeno lo è il passaggio - per la maggior parte delle aziende è un'opzione molto più efficiente. Immaginate i vostri contabili, i project manager e persino il vostro CFO in grado di consultare gli stessi dashboard, alimentati con gli stessi dati, in un unico strumento.

Pianificare la scalabilità e il processo decisionale a lungo termine

Prima di scegliere un software finanziario, chiedetevi se è adatto solo alla vostra azienda nelle sue dimensioni attuali o se è in grado di scalare con voi. Molti esempi di strumenti dalle prestazioni eccellenti sono in grado di supportare organizzazioni di una certa dimensione, ma iniziano rapidamente a mancare le funzionalità quando crescono. Peggio ancora, potrebbero non essere in grado di gestire insiemi di dati particolarmente grandi, lasciandovi in attesa che i vostri dashboard si aggiornino ogni volta che dovete prendere una decisione.

Sono preferibili le soluzioni cloud-native con scalabilità dinamica. Ciò significa che il software, come FP&A Plus, aumenta automaticamente le risorse disponibili all'aumentare dei dataset, senza sacrificare le prestazioni. Non tutti i software pubblicizzano apertamente questa funzionalità e alcuni non la offrono affatto, quindi assicuratevi di chiedere informazioni al momento dell'acquisto del software finanziario di vostra scelta.

Come Prophix trasforma la gestione dei costi di costruzione per un successo sostenibile

L'utilizzo di un software finanziario completamente integrato per la gestione dei costi di costruzione comporta numerosi vantaggi. È possibile centralizzare i dati provenienti da più fonti, consentendo a chiunque nella vostra azienda di consultare i rapporti, pianificare i costi imprevisti e gestire i flussi di cassa per i progetti importanti. Avrete una traccia cartacea generata automaticamente che vi consentirà di rispettare le migliori pratiche contabili e di lavorare più facilmente con i revisori. Che si tratti di reportistica WIP, gestione delle attrezzature, gestione del capitale circolante a livello di commessa e altro ancora, avrete una migliore visibilità sui costi e gli strumenti per gestirli in modo più efficace.

Il software migliore per farlo? Prophix One FP&A Plus.

La piattaforma Prophix One è costruita per supportare anche le esigenze più complesse di gestione dei costi, offrendo a tutti la possibilità di creare dashboard e di approfondire le singole spese. Ecco alcuni esempi di clienti Prophix del settore edile che hanno ottimizzato i loro processi finanziari:

• USA Properties Fund ha aumentato l'accuratezza del budget del 50%. Insieme alla maggiore gestione dei costi ottenuta con la piattaforma, questo ha portato a un aumento del 6,7% del margine operativo.
• Skanska USA Building Inc. ha risparmiato sei ore al mese per la creazione di report finanziari essenziali e il processo di previsione è passato da richiedere sei persone e più giorni a essere gestito da una sola persona in poche ore.