Come WesleyLife ha trasformato i blocchi stradali in risultati con Prophix One

"Descriverei Prophix con una sola parola: flessibile. È stata proprio la natura intuitiva della piattaforma a entusiasmarmi" - Lincoln Grimes, responsabile finanziario di WesleyLife.

Oggi più che mai, i responsabili finanziari di nuova generazione sono alla ricerca di una piattaforma di gestione delle prestazioni finanziarie che non solo soddisfi le loro esigenze attuali, ma che cresca con loro man mano che le loro aziende si evolvono.

Nel 2022, WesleyLife, un'organizzazione per anziani organizzazione di vita per anzianiha dovuto affrontare problemi di scalabilità del processo di budgeting, in parte a causa di sistemi di reportistica finanziaria obsoleti e poco efficienti. L'accesso ai dati necessari per prendere decisioni informate e in tempo reale era continuamente ostacolato.

Ora, a soli due anni dall'implementazione di Prophix, le operazioni finanziarie di WesleyLife sono cambiate completamente. Da una migliore comunicazione interfunzionale a un enorme risparmio di tempo grazie all'automazione, la loro storia è una testimonianza di ciò che i responsabili finanziari possono fare quando hanno a disposizione gli strumenti migliori. Ecco come WesleyLife ha trasformato gli ostacoli in risultati con Prophix One.

Informazioni su WesleyLife

WesleyLife è un'organizzazione no-profit per anziani con sede a Johnston, Iowa. Sostiene la salute e il benessere degli anziani offrendo servizi di vita indipendente e assistita, riabilitazione, assistenza alla memoria, assistenza domiciliare e hospice.

Lincoln Grimes, responsabile finanziario, svolge un ruolo importante nella gestione dei processi di pianificazione finanziaria, chiusura finanziaria e analisi dei dati di WesleyLife. Di recente, Lincoln si è unito a noi per una conversazione per scoprire il suo viaggio nella realizzazione degli enormi benefici che Prophix One può fornire.

Perché Prophix è la soluzione migliore per WesleyLife?

"All'inizio era evidente che il nostro budget e i nostri strumenti di reporting non erano sostenibili per fornire il valore di cui avevamo bisogno... I nostri collaboratori avevano bisogno di vedere i dati in tempo reale e di riunire i nostri strumenti per ottenere una maggiore efficienza"

La decisione di WesleyLife di scegliere Prophix è scaturita da diversi fattori critici. Lincoln sottolinea come Prophix abbia offerto la miscela perfetta di valore, facilità e flessibilità.

Lincoln Grimes: "Abbiamo scelto Prophix per il prezzo e l'utilità. Volevamo una soluzione intuitiva che ci aiutasse a crescere, sapendo che avremmo potuto apportare modifiche lungo il percorso e che non sarebbe stata troppo rigida"

In definitiva, tre fattori chiave hanno influenzato la loro decisione:

• Semplicità del design: L'interfaccia user-friendly di Prophix One lo rende facile da usare per chiunque. Non c'è bisogno di coinvolgere l'IT.
• Gestione dettagliata degli articoli: La possibilità di rivedere e modificare rapidamente i dettagli a livello di transazione consente a WesleyLife di effettuare facilmente pivot utilizzando dati affidabili.
• Allineamento della sicurezza: La solida sicurezza di Prophix One garantisce la protezione dei dati e la conformità, una misura cruciale per WesleyLife quando distribuisce i dati ai propri utenti.

Per WesleyLife, Prophix One non è solo uno strumento. È un partner strategico che si muove con loro verso la trasformazione.

LG: "È stata la natura intuitiva della piattaforma a entusiasmarmi"

In che modo Prophix vi ha semplificato la vita?

Prima di Prophix la vita del team finanziario di WesleyLife era una faticaccia. Lincoln ricorda la loro dipendenza dai fogli di calcolo, che erano soggetti a errori e richiedevano molto tempo.

LG: "Avevamo molti fogli di lavoro manuali in Excel da riunire e consolidare. Per la rendicontazione finanziaria, eravamo soliti consegnare un pacchetto di dettagli GL tre giorni dopo la chiusura, troppo tardi perché gli utenti potessero vederli e valutarli"

Ma ora questi punti dolenti appartengono al passato.

LG: "Con Prophix, si tratta di un processo di workflow con approvazioni. Siamo in grado di ricevere input dagli utenti finali, che vedono ogni giorno i risultati in tempo reale. Possono apportare modifiche sul posto e i nostri bilanci sono molto più puliti"

WesleyLife utilizza Prophix One per reporting finanziario e l'accesso ai dati GL in tempo reale, ma i vantaggi maggiori li ha riscontrati nella semplificazione del processo di budgeting. Utilizzano Prophix per la pianificazione delle entrate, pianificazione del personalee per il budgeting del capitale. L'automazione di questi processi ha permesso di risparmiare innumerevoli ore nel flusso di lavoro e di sapere che i dati sono puliti e corretti.

Ecco come WesleyLife ha portato il suo budgeting e la sua pianificazione a un livello superiore:

• Automazione dei processi: Il team finanziario può ridurre al minimo gli errori di budgeting grazie a flussi di lavoro automatizzati e modelli standardizzati.
• Fonte di dati unificata: Maggiore fiducia nei numeri grazie a un'unica fonte di verità centralizzata per tutti i dati finanziari.
• Comunicazione semplificata: Aggiornamenti e promemoria in tempo reale per mantenere tutti allineati e informati.
• Facile collaborazione: I team interfunzionali possono contribuire ai bilanci, definire le approvazioni e gestire i dati nei processi di pianificazione. In generale, ciò che spicca per Lincoln è la solidarietà e la fiducia che Prophix fornisce alla sua organizzazione.

LG: "[Prophix] ci connette davvero, ci rende efficienti e siamo sicuri dei risultati"

Quali integrazioni di dati utilizzate con Prophix?

Prophix One si integra con un'ampia gamma di sistemi contabili, ERP, CRM e HRIS, portando tutti i dati finanziari in un unico sistema. L'integrazione dei dati di WesleyLife integrazione dei dati con MatrixCare mantiene gli utenti aggiornati con le informazioni più recenti, a portata di mano.

LG: "Eseguiamo l'integrazione con MatrixCare ogni sera e i nostri utenti vedono i dati finanziari del giorno precedente. La eseguiamo anche su richiesta, se necessario. Il nostro team la esegue tre o quattro volte al giorno per mantenere le persone in sintonia con il processo di chiusura e con i dettagli associati"

L'integrazione con l'ERP consente agli utenti di tutta l'organizzazione di avere più potere. Grazie all'accesso in tempo reale ai dati, il team di WesleyLife può comunicare e collaborare più rapidamente, con la certezza che i dati sono al sicuro.

In che modo Prophix ha aggiunto valore al vostro team?

Prophix One ha rivoluzionato il modo in cui WesleyLife integra i processi e ottiene risultati, passando da un sistema precedentemente disgiunto a una piattaforma interconnessa e senza soluzione di continuità. Lincoln trova in Prophix infinite opportunità per dare vita a quasi tutte le idee che immagina.

LG: "Prima di Prophix, i nostri processi e i nostri risultati erano meno collegati. Ora posso realizzare la maggior parte delle cose che non sarei in grado di fare al di fuori di [Prophix]"

Efficienza migliorata

WesleyLife è in grado di prendere decisioni in tempo reale e di apportare miglioramenti strategici passando da attività manuali a processi automatizzati.

"La cosa più importante che ci ha aiutato Prophix è stata quella di rendere efficiente il processo di budgeting e più visibili e trasparenti i dati finanziari" - Lincoln Grimes, responsabile finanziario, WesleyLife

I clienti hanno una visione approfondita dei loro dati finanziari che li aiuta ad essere proattivi e a coinvolgere gli stakeholder nel processo di pianificazione. Inoltre, i report e i cruscotti personalizzati che riassumono dati complessi hanno contribuito ad aumentare la produttività. Ecco dove WesleyLife ha trovato la maggiore efficienza con Prophix:

• Visualizzazione semplificata dei dati: Gli utenti vedono report e grafici personalizzati direttamente sul loro cruscotto con Favorites Manager. Ognuno ha facile accesso a ciò che gli serve, quando gli serve.
• Eliminazione delle attività manuali: Hanno semplificato il lavoro laborioso con l'automazione, con un risparmio di tempo e una pulizia pre-close più agevole.
• Efficienza e trasparenza del budget: La stesura del bilancio è più semplice, i dati sono facilmente accessibili e più trasparenti, favorendo il coinvolgimento dei vari reparti.

LG: "Si risparmia molto tempo spostando le attività manuali su quelle gestite dall'amministrazione... Prophix ci aiuta a soddisfare più rapidamente le esigenze dei nostri utenti"

Dettagli più precisi

L'analisi ad hoc di Prophix One consente a WesleyLife di approfondire rapidamente dettagli specifici e di segnalare aree problematiche. Possono indagare facilmente sui dati, affrontare i problemi in tempo reale e cogliere le opportunità prima della curva. L'analisi ad hoc non solo migliora il processo decisionale, ma offre un vantaggio strategico.

LG: "Il valore aggiunto è l'analisi ad hoc. È davvero utile per approfondire rapidamente ogni tipo di dettaglio e area di interesse"

Cosa direbbe a un responsabile finanziario che sta valutando Prophix?

Lincoln condivide i suoi consigli con altri responsabili finanziari che cercano una piattaforma di gestione delle prestazioni finanziarie, sottolineando che Prophix One crea armonia nell'organizzazione e migliora la qualità della vita sul lavoro.

LG: "Prophix vi semplificherà molto la vita e riunirà i team contabili, finanziari e operativi"

Prophix semplifica le complessità e consente la collaborazione interfunzionale, liberando i team finanziari per fare molto di più. Quando i team sono impegnati, connessi e strategici, si verificano grandi cambiamenti.

LG: "Vi aiuterà nel vostro percorso di trasformazione e nel modo in cui potete lavorare insieme per realizzarlo"

Risultati di budgeting e pianificazione che parlano da soli

La crescita non avviene da un giorno all'altro, ma il viaggio vale la pena quando si arriva alla fine. Il percorso di WesleyLife con Prophix negli ultimi due anni ne è un esempio lampante.

La loro trasformazione è una testimonianza dell'investimento nella tecnologia finanziaria. Se i responsabili finanziari sono dotati degli strumenti giusti, hanno una mentalità di crescita e si dedicano alla realizzazione del potenziale, chiunque può trasformare i blocchi finanziari stagnanti in risultati monumentali.

Grazie a funzionalità impareggiabili che sfruttano i vostri dati per creare un motore di budgeting strategico e rapido, non c'è limite a ciò che potete fare con Prophix One.