Comprendere la riconciliazione dei conti nella gestione finanziaria

Quando un'organizzazione raggiunge una certa dimensione, i suoi dati finanziari si disperdono in decine, se non centinaia, di fonti. Se poi si aggiunge una struttura organizzativa complessa con filiali in più giurisdizioni, improvvisamente una singola sessione mensile di contabilità non basta più. È qui che diventa essenziale la riconciliazione dei conti, ovvero il doppio controllo delle transazioni nella contabilità generale dell'azienda rispetto alle fonti secondarie.

In questo articolo tratteremo di:

Che cos'è la riconciliazione dei conti?

Lariconciliazione dei conti è essenziale per garantire l'accuratezza dei libri contabili di un'organizzazione. Come molti processi finanziari, può richiedere tempo e lavoro, ma ne vale la pena.

Definizione e concetto di base

La riconciliazione dei conti è il processo che consente di garantire la correttezza e l'equilibrio della contabilità generale dell'azienda, confrontandola con fonti secondarie. Assicura ai team finanziari e contabili che i libri contabili siano completi e aggiornati durante il processo di chiusura. La prassi migliore è quella di riconciliare mensilmente tutti i conti della contabilità generale, un'attività che richiede molto lavoro e che l'automazione può accelerare, consentendo a voi e ai vostri team di rimanere aggiornati più rapidamente.

Perché la riconciliazione dei conti è importante

Nessun responsabile finanziario può affermare che avere bilanci accurati sia una cosa negativa. L'accuratezza di questi bilanci non solo è necessaria in alcune giurisdizioni legali, soprattutto per le società pubbliche, ma è anche essenziale per prendere decisioni strategiche migliori. I dirigenti si affidano a questi rendiconti e ai report che ne derivano per sapere esattamente come guidare l'azienda.

L'importanza della riconciliazione dei conti nella gestione finanziaria

L'accuratezza e l'integrità della contabilità generale sono essenziali per molti aspetti dell'organizzazione.

Perché è necessaria la riconciliazione dei conti

In un qualsiasi giorno, il libro mastro della vostra organizzazione può riempirsi di centinaia, se non migliaia, di transazioni. Alcune di queste vengono aggiunte manualmente dai dipartimenti che hanno i propri processi per farlo, mentre altre vengono inserite automaticamente attraverso le integrazioni con i vari strumenti utilizzati dall'organizzazione per gestire le operazioni quotidiane.

La riconciliazione dei conti standardizza queste transazioni, ricontrollandole con le prove di supporto provenienti da fonti di dati secondarie. Ciò garantisce l'accuratezza dei bilanci e contribuisce a mantenere la fiducia degli stakeholder nei dati finanziari.

Garantire l'accuratezza finanziaria

Anche un piccolo errore nella contabilità generale può avere ripercussioni su tutta l'organizzazione. Un decimale mancato qui, un doppio addebito là, e improvvisamente ci si ritrova con bilanci imprecisi, previsioni errate e decisioni strategiche inadeguate. Una regolare riconciliazione dei conti elimina questi errori prima che diventino problemi più gravi.

Mantenere la fiducia degli stakeholder

Quanto è probabile che vi fidiate di un resoconto o di una dichiarazione con dati che non sono stati verificati almeno una volta? La riconciliazione dei conti crea questa fiducia, assicurando che gli stakeholder interni ed esterni sappiano di avere a che fare con dati accurati. Se necessario, la riconciliazione consente anche di fornire fonti secondarie agli stakeholder che desiderano effettuare ulteriori ricerche.

Tipi di riconciliazione dei conti

Sebbene il processo di riconciliazione dei conti segua generalmente le stesse fasi per i diversi conti finanziari, esistono alcuni tipi diversi di riconciliazione dei conti che esamineremo.

Riconciliazione bancaria

La riconciliazione bancaria è la forma più comune di riconciliazione. La riconciliazione bancaria si effettua prendendo in considerazione gli estratti conto bancari e i conti aziendali e verificando che corrispondano.

Riconciliazione della piccola cassa

Poiché è facile perdere traccia delle piccole somme di denaro, questo tipo di riconciliazione verifica che i conti in contanti corrispondano alle ricevute e alle altre registrazioni delle transazioni, un processo essenziale per evitare errori e usi impropri.

Riconciliazione dei fornitori

La riconciliazione dei fornitori è il processo di verifica della corrispondenza tra le spese effettive e le fatture ricevute dai fornitori.

Riconciliazione specifica per l'azienda

La riconciliazione specifica dell'azienda è il confronto dei documenti interni all'inizio e alla fine del ciclo finanziario, come la riconciliazione del bilancio. La frequenza di questo processo dipende dal tipo di attività svolta, dai beni venduti o dai servizi forniti. I servizi finanziari sono spesso tenuti a riconciliare i conti dei clienti con i fondi dei clienti più frequentemente di altri tipi di aziende.

Riconciliazione tra società

Lariconciliazione tra società è la verifica e il bilanciamento delle transazioni tra società e filiali dello stesso gruppo aziendale.

Riconciliazione delle carte di credito

La riconciliazione delle carte di credito consiste nel confrontare gli estratti conto delle carte di credito con i registri dell'azienda.

Il processo di riconciliazione dei conti: Passo dopo passo

Raccogliere i documenti necessari

Non commettete l'errore di iniziare la riconciliazione dei conti senza i documenti giusti, pensando che li cercherete quando incontrerete delle discrepanze. Come un avvocato che costruisce il proprio caso, è necessario raccogliere tutti i documenti finanziari rilevanti, compilare tutta la documentazione di supporto per le transazioni registrate e ricontrollare l'accuratezza di quanto raccolto prima di iniziare averificare le transazioni di iniziare a controllare le transazioni.

Confronto dei saldi dei conti

Prima di iniziare a esaminare un conto transazione per transazione, il confronto del saldo totale del conto con una fonte secondaria può farvi capire rapidamente se ci sono discrepanze da indagare prima di immergervi, permettendovi di dare la priorità ai conti in base alla quantità di lavoro da riconciliare.

Una volta esaminati i saldi totali, è opportuno approfondire ogni conto, riga per riga, e confrontare le transazioni con le fonti secondarie e i documenti raccolti.

Identificare le discrepanze

Analizzando ogni conto, si troveranno transazioni nella contabilità generale che non corrispondono esattamente alle stesse transazioni nella fonte secondaria. Potreste anche trovare transazioni che non sono affatto rappresentate in quella fonte, il che significa che sono state inserite per errore o che in qualche modo non sono state registrate in quel conto o documento.

È possibile indagare sulle singole discrepanze man mano che si presentano o identificarle tutte per analizzarle successivamente in un batch.

Indagine e risoluzione delle differenze

Quando è il momento di indagare su una discrepanza, è necessario recuperare tutte le fonti secondarie e i documenti legati a quella discrepanza. Per prima cosa si dovranno eliminare le ragioni più comuni di queste discrepanze, come ad esempio:

• Errori di inserimento dei dati

• Transazioni in valuta estera

• Doppi addebiti

• Fornitori non corrispondenti

Se avete eliminato questi errori e non riuscite ancora a risolvere la discrepanza, dovrete indagare più in dettaglio.

Salvare i documenti

Durante la riconciliazione dei conti, è opportuno salvare regolarmente i documenti utilizzati e registrare il processo. Ciò avviene per due motivi:

• Coerenza: Il processo di riconciliazione dei conti deve essere sempre il più coerente possibile per evitare errori. Assicuratevi che il processo rimanga sempre lo stesso e che il team coinvolto nella riconciliazione sappia sempre dove trovare i documenti necessari.

• Prove: Se qualcuno ha bisogno di ricontrollare il vostro lavoro, deve sapere esattamente quali documenti avete usato e dove trovarli.

Metodi comuni di riconciliazione dei conti

Metodo 1: Riconciliazione con un estratto conto finanziario, un estratto conto bancario, un estratto conto della carta di credito o un estratto conto del prestito

L'esempio che segue riguarda la riconciliazione di una carta di credito, ma i passaggi sono simili per un estratto conto finanziario, un estratto conto bancario o un estratto conto del prestito. È essenziale che, a parte gli interessi e le spese, non vi siano voci non riconciliate negli estratti conto.

1. Raccogliere e ordinare le ricevute e le note spese. Questa operazione veniva tradizionalmente svolta manualmente con ricevute e moduli di spesa cartacei, ma oggi può essere automatizzata utilizzando un software di gestione delle spese.
2. Abbinare le transazioni agli estratti conto. Ogni transazione registrata nell'estratto conto della carta di credito deve avere una ricevuta o una nota spese corrispondente con valori concordanti.
3. Risolvere gli errori. Non tutti gli errori sono intenzionali o dolosi, ma a volte capita di sbagliare. Ad esempio, su una carta di credito può essere applicato un rimborso per una transazione annullata, una commissione per un addebito non riuscito o un addebito accidentale duplicato. Se questo processo consente di individuare eventuali discrepanze, assicuratevi di informare la vostra banca.

Metodo 2: Riconciliazione con l'attività del conto

1. Confrontate l'estratto conto del conto corrente con l'estratto conto di cassa. Assicuratevi che tutte le voci siano in accordo tra le due fonti e annotate le voci che non hanno una controparte.
2. Identificare i pagamenti su un lato che non appaiono come pagamenti sull'altro. Tra questi possono esserci gli assegni e le transazioni bancomat sul libro cassa e gli addebiti di servizio, gli scoperti e le commissioni sul conto.
3. Abbinare le transazioni che appaiono in entrambi i registri. Se alcune di esse non hanno una voce appropriata nell'altro record, aggiungerle.
4. Controllare che l'estratto conto della banca non contenga errori. Gli errori bancari sono rari, ma è essenziale informare la banca non appena se ne individuano. La correzione apparirà negli estratti conto futuri, ma dovrà essere bilanciata ora per completare la riconciliazione di questo ciclo.
5. Verificare la concordanza dei saldi. Una volta risolti ed equilibrati tutti gli errori e i valori anomali, i due estratti conto dovrebbero coincidere. Eventuali discrepanze devono essere segnalate e spiegate.

Metodo 3: riconciliazione con l'attività del sottogestore

1. Come per i metodi precedenti, iniziare a confrontare le voci della contabilità generale con quelle della contabilità secondaria e identificare eventuali discrepanze. Prestate molta attenzione a tutte le transazioni non ricorrenti, in quanto sono le voci che più probabilmente presentano errori. Altri problemi comuni sono gli errori di duplicazione, le voci nel conto sbagliato e gli errori di trasposizione.
2. Corrispondere le voci tra i diversi registri. Assicuratevi che ogni voce abbia la sua controparte nell'altro libro mastro e che gli importi corrispondano. Prendere nota di eventuali errori.
3. Indagare sugli errori. Una volta identificati e compresi gli errori, adottare le misure appropriate per risolverli e assicurarsi che siano registrati correttamente in entrambi i libri contabili.
4. Confronto e rettifica dei saldi. Se tutti gli aggiustamenti e le correzioni sono stati completati, i libri contabili dovrebbero ora coincidere.

Quando utilizzare ciascun metodo

Se si ha accesso a estratti conto chiari che riportano le transazioni da verificare, il primo metodo è generalmente quello da utilizzare, poiché si dispone dei dati più precisi. Quando queste informazioni non sono disponibili, si dovrà confrontare il conto finanziario da cui proviene la discrepanza con il libro mastro. Anche se il conto potrebbe non avere ricevute o altra documentazione specifica, in genere è una buona fonte di informazioni per la riconciliazione.

Se si ha bisogno di vedere la transazione nel contesto di più conti o di trovare una transazione che è stata attribuita al conto sbagliato, allora è meglio usare il metodo dell'attività di sottoconto.

Le cause delle discrepanze nella riconciliazione dei conti

Le discrepanze riscontrate durante una riconciliazione possono essere raggruppate in quattro categorie: errori umani e sbagli, differenze temporali, dati mancanti o incompleti o frodi.

Errore umano ed errori

L'errore umano non può essere completamente eliminato da qualsiasi processo finanziario, e questo include la riconciliazione. Ecco alcuni errori comuni a cui prestare attenzione:

• Errori sul lato commerciale: Gli errori nella registrazione delle transazioni, come omissioni o inserimenti errati nel libro cassa, contribuiscono a creare differenze tra i saldi. A volte ciò può essere attribuito all'utilizzo di sistemi manuali, come i fogli di calcolo, per registrare le transazioni rispetto a software dedicati.

• Errori della banca: Sebbene rari, gli errori commessi dalla banca nella registrazione delle transazioni, come omissioni o imprecisioni, non sono impossibili e possono portare a disparità tra i saldi contabili.

Differenze temporali

Le differenze temporali possono avere un impatto sia sulle transazioni basate su assegni che sui depositi automatici.

• Assegni: A causa dei potenziali ritardi nella gestione degli assegni, essi sono una causa frequente di problemi di riconciliazione. Qualsiasi assegno emesso dalla banca ma non ancora depositato, o versato in banca e non riscosso, darà luogo a discrepanze.

• Addebiti, accrediti e depositi automatizzati: Qualsiasi processo automatizzato che la banca gestisce per conto dell'azienda può causare la modifica dei conti senza alcuna annotazione sulle fonti secondarie. Ciò include gli addebiti e gli accrediti diretti effettuati dalla banca per conto del cliente, qualsiasi pagamento che la banca gestisce per conto dell'azienda, come l'affitto o le utenze, i depositi diretti, gli interessi, le voci disconosciute e i dividendi.

Dati e transazioni mancanti o incompleti

Non tutti i reparti operano con lo stesso rigore e il team finanziario può trovarsi di fronte a dati mancanti durante la riconciliazione dei conti. Fortunatamente, queste discrepanze sono di solito facili da individuare; semplicemente non troverete un record corrispondente alla transazione che state cercando di riconciliare. Purtroppo, la riconciliazione può essere complicata e di solito richiede il contatto con il reparto responsabile della discrepanza.

Frodi

La riconciliazione dei conti è una parte importante della prevenzione delle frodi, in quanto consente al team finanziario di passare al pettine ogni transazione finanziaria. Questo tipo di osservazione ravvicinata di solito rivela il problema e consente di indagare ulteriormente.

Le sfide della riconciliazione dei conti

La riconciliazione dei conti, nella sua essenza, è un processo che richiede alla vostra organizzazione di esaminare ogni singola transazione per confrontarla con le prove di supporto provenienti da un'altra fonte. Poi, se ci sono discrepanze, queste devono essere risolte. Risolvere una singola discrepanza può essere semplice come correggere un decimale o complesso come portare avanti un caso di frode, spesso coinvolgendo avvocati e mesi di lavoro.

Due aspetti della riconciliazione dei conti possono renderla particolarmente impegnativa.

Processi manuali che richiedono tempo

La riconciliazione dei conti spesso comporta processi manuali che richiedono molto tempo, dall'inserimento manuale dei dati alla revisione manuale. Tutti questi processi sono soggetti a errori umani. Questi errori possono finire per causare discrepanze, richiedendo ulteriore lavoro manuale per essere risolti.

Anche il tempo è un fattore importante. Più ci si affida a processi manuali, più tempo sarà necessario per la riconciliazione dei conti.

Gestione di un volume elevato di transazioni

Più transazioni la vostra organizzazione deve passare al setaccio, più tempo ci vorrà per la riconciliazione del conto e più è probabile che qualcuno commetta un errore. Se queste transazioni sono distribuite su decine di fonti di dati, il problema si aggrava.

Vantaggi della riconciliazione regolare dei conti

Una regolare riconciliazione dei conti assicura che le discrepanze vengano individuate prima che abbiano la possibilità di trasformarsi in problemi più gravi. Questo porta a una migliore rendicontazione finanziaria, a una migliore gestione dei flussi di cassa e a un migliore processo decisionale all'interno dell'organizzazione.

Miglioramento del reporting finanziario

Rapporti finanziari accurati sono essenziali per garantire che la vostra organizzazione sfrutti al meglio ogni dollaro. Una regolare riconciliazione dei conti elimina gli errori e mette in evidenza le inefficienze, consentendo di ottenere rapporti migliori.

Migliore gestione del flusso di cassa

Il contante è il re e una corretta gestione del flusso di cassa permette di tenere accese le luci. Poiché la riconciliazione dei conti coprirà tutte le transazioni di cassa, avrete una migliore comprensione di come i flussi di cassa entrano ed escono dalla vostra organizzazione.

Migliorare il processo decisionale

Per avere successo a lungo termine, un'organizzazione ha bisogno di leader che prendano decisioni basate sui dati e non solo sull'istinto. Ma i dati devono essere accurati. Con la riconciliazione dei conti, è possibile preparare rendiconti finanziari accurati su cui i leader possono fare affidamento per le decisioni importanti.

Come il software di riconciliazione dei conti vi offre questi vantaggi

Se ogni fase del processo di riconciliazione dei conti si basa su uno sforzo manuale, si aumentano inutilmente il tempo e le risorse necessarie per completarlo e si introduce il rischio di errori umani.

La giusta piattaforma di riconciliazione dei conti può farvi risparmiare tonnellate di tempo, eliminare il rischio di errori umani e produrre dinamicamente report finanziari più accurati e facili da consultare. L'opzione migliore sul mercato in questo momento? Prophix One.

Prophix One è una piattaforma completa per le prestazioni finanziarie che gestisce tutto, dalla chiusura finanziaria alla gestione intercompany e alla riconciliazione dei conti. Utilizza solide automazioni per ottenere i dati necessari esattamente dove servono, migliorare l'accuratezza dei dati e aumentare la visibilità dei dati finanziari in tutta l'organizzazione.

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Come scegliere il software di riconciliazione dei conti

Quando si sceglie il software di riconciliazione dei conti per voi e per la vostra azienda, ci sono numerose questioni da considerare. Eccone cinque a cui pensare:

1. Il software si integra con i sistemi finanziari e ERP esistenti e con il software di contabilità? Questo ridurrà le incongruenze nella qualità dei dati.
2. Il software dispone delle funzioni di automazione desiderate? L'obiettivo finale è quello di ridurre la possibilità che l'errore umano influisca sulla chiusura, quindi più è robusto l'automatismo, meglio è.
3. Il software richiede un'intensa attività di onboarding o è abbastanza intuitivo da essere compreso dalla maggior parte dei membri del team? Un software sofisticato non deve necessariamente avere un'interfaccia indecifrabile. Un design efficace e familiare, insieme a una documentazione e a un'assistenza complete, aiuterà i vostri team finanziari a sfruttare al meglio la piattaforma in tempi brevi.
4. Quanto è sicuro il software? Dispone di misure di sicurezza adeguate, come la crittografia e il controllo degli accessi, per proteggere i dati?
5. Il software offre una visibilità in tempo reale sui processi da gestire e fornisce ai team finanziari strumenti adeguati di monitoraggio e controllo? Fornisce anche funzionalità di compliance e di auditing?

Indicatori chiave di prestazione (KPI) per la riconciliazione dei conti

Ogni volta che riconciliate i conti finanziari con la vostra contabilità generale, dovreste monitorare i KPI per sapere quanto è efficace il vostro processo. Ecco i KPI a cui dovreste prestare molta attenzione.

Tempo del ciclo di riconciliazione

Quanto tempo ci vuole per riconciliare un singolo conto? È quanto viene comunicato con questo KPI, solitamente in ore. È anche possibile monitorare il tempo necessario per riconciliare completamente l'intera contabilità generale.

Tasso di errore

Quanti errori emergono per il numero totale di transazioni nella riconciliazione? Esprimere questo dato in percentuale può aiutare a confrontare diversi metodi di riconciliazione per vedere quale si avvicina di più all'assenza di errori.

Tasso di corrispondenza

Qual è la percentuale di transazioni che possono essere accuratamente abbinate a transazioni in fonti secondarie? Il monitoraggio di questo KPI vi aiuterà a determinare se le misure adottate per migliorare l'accuratezza dei conti stanno funzionando o meno.

Conformità normativa e riconciliazione dei conti

A seconda di diversi fattori, come l'ubicazione dell'organizzazione o la sua quotazione in borsa, le informazioni e i processi finanziari devono soddisfare determinati requisiti normativi. Ecco alcuni esempi.

Conformità SOX

Il Sarbanes-Oxley Act (SOX) è una legge americana che riguarda le informazioni finanziarie delle società pubbliche. La produzione di documenti finanziari accurati è essenziale per la conformità a questa legge e tutti i bilanci devono soddisfare determinati requisiti di formattazione e trasparenza. Una regolare riconciliazione dei conti è essenziale per produrre rendiconti accurati in conformità con il SOX.

Requisiti GAAP

I Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) includono diversi requisiti in materia di contabilità e riconciliazione dei conti, come la tenuta della contabilità in partita doppia e le modalità di riconciliazione delle società controllate con i bilanci della società madre. L'esame di questi requisiti, o l'utilizzo di un software che li preveda, è essenziale per garantire la conformità.

Riconciliazione dei conti più facile con la tecnologia finanziaria

La tecnologia giusta può semplificare i processi di chiusura con un'automazione completa, una corrispondenza delle transazioni ottimizzata e un impegno manuale ridotto al minimo. La giusta piattaforma di performance finanziaria rende la riconciliazione più semplice ed efficiente. Evitando l'errore umano, eliminando il lavoro manuale e garantendo la conformità del processo ai requisiti normativi, la giusta piattaforma di performance finanziaria può rendere la riconciliazione dei conti un gioco da ragazzi. Scoprite come scegliere la piattaforma di performance finanziaria giusta per voi nella nostra guida all'acquisto.