Cosa è meglio? Il software FP&A o Excel

Quando si tratta di gestire il denaro, lo strumento giusto è fondamentale. Excel esiste da sempre, ma noi siamo qui per mostrarvi perché il software FP&A è il vero vincitore per i team finanziari.

In questo articolo vi spiegheremo come l'FP&A possa battere Excel in ogni momento, consentendo al vostro team finanziario di lavorare in modo più intelligente, non più difficile. Tratteremo i seguenti argomenti:

Che cos'è Excel?

Forse la soluzione finanziaria più diffusa, Excel è stato utilizzato dalle aziende fin dalla fine degli anni '80. E se inizialmente forniva una struttura a processi altrimenti difficili, da allora sono state introdotte soluzioni più avanzate. Se inizialmente forniva una struttura a processi altrimenti difficili, da allora sono state introdotte soluzioni più avanzate.

Excel è in grado di supportare un'ampia gamma di processi finanziari, tra cui budgeting, pianificazione, reporting, previsioni, analisi e altro ancora. Può aiutare i team finanziari a costruire modelli di dati, a visualizzare i dati e a eseguire calcoli complessi.

Supporta vari processi e può essere utilizzato in diversi sistemi e lingue, aiutando le aziende con sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) diversi a comunicare in modo efficace. Questa adattabilità ha reso Excel una sorta di linguaggio comune nel mondo degli affari, in particolare nella finanza.

Quali sono le sfide di Excel?

Nonostante la sua ampia popolarità, l'utilizzo di Excel come soluzione finanziaria principale presenta diversi svantaggi. Può essere difficile mantenere il controllo interno sulle diverse versioni di budget, piani, report e previsioni, poiché chiunque può salvare una nuova versione di un foglio di calcolo sul proprio computer. La circolazione di più versioni di un singolo documento può creare confusione sui risultati e indurre il team a mettere in dubbio l'integrità dei dati.

Excel non è inoltre ideale per i processi finanziari più complessi, come il consolidamento finanziario e la riconciliazione dei conti, che di solito richiedono contributi da tutta l'azienda, più valute e l'inserimento manuale dei dati. Questa è un'altra sfida principale di Excel: non c'è modo di ridurre il numero di inserimenti manuali o di convalidare i dati immessi, mettendo a rischio l'errore umano.

Inoltre, in un'epoca in cui i rischi per la sicurezza sono sempre più preoccupanti, Excel non è adatto a mantenere la conformità, soprattutto in presenza di nuove normative sui dati introdotte regolarmente. La mancanza di solide funzioni di sicurezza integrate può rendere difficile garantire che le pratiche di gestione dei dati siano conformi a standard come il GDPR o l'HIPAA.

Che cos'è il software FP&A?

Ilsoftware FP&A è una suite completa di strumenti e sistemi progettati per ottimizzare le operazioni finanziarie di un'azienda. Questo tipo di software facilita la pianificazione strategica, il monitoraggio e l'analisi delle prestazioni finanziarie di un'organizzazione.

In genere, il software FP&A presenta diverse caratteristiche chiave, organizzate in categorie quali:

• Pianificazione strategica e budgeting
• Reporting completo (compreso il reporting finanziario, di conformità e operativo)
• Processi di consolidamento finanziario
• Analisi della redditività e scenari di ottimizzazione
• Gestione ed esecuzione di iniziative strategiche

È fondamentale che le organizzazioni che stanno valutando un software FP&A riconoscano che non tutti i fornitori possono offrire un set completo di queste funzionalità. I team finanziari devono valutare attentamente i fornitori di software FP&A per garantire l'allineamento con le esigenze immediate e i piani di crescita futuri, assicurandosi che la soluzione scelta possa adattarsi e scalare in modo efficace.

È inoltre importante capire che, mentre alcuni fornitori di software FP&A commercializzano le loro soluzioni come alternative superiori ai fogli di calcolo, queste offerte sono strettamente integrate con Excel, funzionando principalmente come add-in di Excel. Ciò significa che, piuttosto che sostituire Excel, queste soluzioni si basano sulle capacità esistenti di Excel, integrando funzionalità aggiuntive pur operando all'interno del framework di Excel.

Il software FP&A può essere chiamato anche Corporate Performance Management (CPM), Financial Performance Management (FPM) o Enterprise Performance Management (EPM). Sebbene le funzionalità di base rimangano coerenti, la nomenclatura si è evoluta per riflettere il ruolo di queste soluzioni nell'aiutare i team finanziari a migliorare le prestazioni.

Qual è la differenza tra il software FP&A ed Excel?

Il software FP&A è stato sviluppato specificamente per i team finanziari, mentre Excel è stato creato per essere uno strumento di produttività personale. Basandosi sulla struttura di Excel, il software FP&A mira a risolvere molti dei problemi legati ai fogli di calcolo, tra cui:

• Automazione: Il software FP&A è ben equipaggiato per automatizzare i processi finanziari ricorrenti come l'inserimento dei dati, la convalida e il reporting. Questa automazione va oltre le capacità di Excel, snellendo i flussi di lavoro e riducendo significativamente il potenziale di errore umano.
• Scalabilità: Il software FP&A è in grado di gestire volumi di dati e complessità crescenti senza compromettere le prestazioni: un vantaggio critico rispetto a Excel, che può avere difficoltà con grandi insiemi di dati o analisi complesse.
• Collaborazione: Partendo dalle carenze di Excel, il software FP&A può migliorare la collaborazione a livello aziendale consentendo ai reparti di contribuire a budget, piani e previsioni, promuovendo un approccio unificato alla gestione finanziaria.
• Convalida dei dati: Grazie alla convalida dei dati incorporata, il software FP&A è in grado di identificare rapidamente i dati inseriti in modo errato, salvaguardando l'azienda da costosi errori. Questo livello di precisione è fondamentale per mantenere l'integrità dei dati finanziari.
• Approfondimenti non transazionali: Un altro modo in cui il software FP&A si distingue da Excel è che può fornire approfondimenti non transazionali. Alcune soluzioni software FP&A dispongono di funzioni abilitate all'intelligenza artificiale che possono fornire una spiegazione completa delle tendenze e delle variazioni dei dati. Ciò supporta l'analisi retrospettiva e le previsioni future, migliorando l'accuratezza e l'efficienza del reporting in modi che Excel non può eguagliare.
• Sicurezza e conformità: Grazie a funzioni come l'accesso basato su ruoli, audit trail e crittografia dei dati, il software FP&A offre una protezione superiore per le informazioni finanziarie sensibili, soddisfacendo gli standard normativi e di governance in modo più efficace rispetto a Excel.

Affrontando le sfide legate all'utilizzo di Excel per le attività finanziarie complesse, il software FP&A si distingue come soluzione più sicura e scalabile per i moderni team finanziari che desiderano incrementare le prestazioni aziendali.

Come si possono combinare Excel e il software FP&A?

La buona notizia è che esiste un modo per combinare il meglio di Excel e del software FP&A per trasformare i vostri processi finanziari. Con una piattaforma di performance finanziaria come Prophix One, potete consentire ai collaboratori di tutta l'azienda di utilizzare l'interfaccia con cui hanno maggiore familiarità, come Excel, per contribuire a budget, piani e report. Questo approccio semplifica i flussi di lavoro e i processi di approvazione, riducendo gli interventi manuali e accelerando il processo decisionale.

Poi, sfruttando tutti i benefici e i vantaggi del software FP&A, il team finanziario può facilmente importare i fogli di calcolo inviati nella soluzione per un'ulteriore convalida e analisi. La maggior parte delle soluzioni software FP&A dispone di funzionalità avanzate di reporting e visualizzazione dei dati, che consentono di generare approfondimenti, analisi predittive e report finanziari più sofisticati di quelli che potrebbe produrre il solo Excel.

Integrando Excel con il vostro software FP&A dedicato, potete anche eliminare molti dei rischi di sicurezza dei fogli di calcolo. Mentre i file Excel possono essere soggetti a rischi di sicurezza quando vengono condivisi su larga scala, la loro integrazione in una piattaforma FP&A sicura può offrire misure di sicurezza avanzate come la crittografia, i controlli di accesso e i percorsi di revisione, migliorando così la protezione dei dati e la conformità.

In generale, se siete esitanti ad abbandonare Excel, ci sono modi per combinare la potenza e la scalabilità del software FP&A, pur dando al vostro team la possibilità di condividere alcuni dati in fogli di calcolo.

Conclusione: Perché il software FP&A è la scelta migliore per i team finanziari

Dopo aver esplorato i vantaggi e gli svantaggi di Excel e del software FP&A, è chiaro che per i team finanziari che desiderano migliorare il loro gioco, il software FP&A è il chiaro vincitore. Grazie alla sua capacità di snellire i processi, migliorare la collaborazione e fornire approfondimenti, non è solo uno strumento, ma un vero e proprio cambiamento.

Siete curiosi di sapere come il software FP&A si colloca rispetto ai componenti aggiuntivi di Excel? Consultate il nostro blog sui componenti aggiuntivi di Excel rispetto al software FP& A.