Cosa è meglio? Software FP&A contro Excel

Secondo uno studio condotto da Ventana Research, meno del 50% delle aziende esegue in modo efficace i processi di budgeting e pianificazione.

Perché? Excel è il "software" più comunemente utilizzato dai dipartimenti finanziari.

I team finanziari si affidano ai fogli di calcolo da quando Excel ha fatto il suo debutto negli anni Ottanta. Secondo CFO.com, il dipendente medio di FP&A passa il 75% del tempo a raccogliere dati e ad amministrare il processo, lasciando solo il 25% del tempo per l'analisi a valore aggiunto che guida le performance aziendali.

È chiaro che l'utilizzo di un software FP&A dedicato al budget, alla reportistica e alla pianificazione consente un notevole risparmio di tempo e un valore aggiunto, in modo che i responsabili finanziari abbiano il tempo di fare ciò che sanno fare meglio: trasformare i dati in informazioni.

In questo articolo vedremo cosa è meglio: Il software FP&A rispetto ai fogli di calcolo. Imparerete:

Che cos'è il software FP&A?

Il software FP&A è destinato ai CFO, ai responsabili finanziari e ai responsabili delle decisioni per gestire le attività di reporting, budgeting, forecasting e pianificazione e monitorare la salute finanziaria dell'azienda.

Con il software FP&A è possibile

• Semplificare la gestione del budget
• Automatizzare i processi ripetitivi
• Integrare i dati direttamente dalla fonte
• Accedere a dati in tempo reale
• Creare previsioni complete e approfondite
• Condurre analisi complesse dei dati

Il software FP&A è un componente fondamentale della gestione delle prestazioni finanziarie.

Che cos'è la gestione delle prestazioni finanziarie?

La gestione delle prestazioni finanziarie (FPM) è il modo in cui un'azienda gestisce i processi finanziari nell'intera organizzazione. La gestione delle prestazioni finanziarie comprende il budgeting e la pianificazione, il reporting e l'analisi, il consolidamento finanziario e la gestione intercompany.

La disponibilità di un software di gestione delle prestazioni finanziarie è spesso un segnale di maturità finanziaria. Se gestite il vostro budget in un foglio di calcolo, significa che il livello di maturità finanziaria è "basso". Perché? Perché i fogli di calcolo sono uno strumento statico che non può essere scalato con la crescita dell'azienda e delle esigenze di reporting.

Ora che abbiamo stabilito cos'è il software FP&A, analizziamo le differenze tra il software FP&A ed Excel.

Differenza tra software FP&A ed Excel

La maggior parte delle aziende passa a un software FP&A perché Excel o i fogli di calcolo presentano dei limiti, tra cui: investimento (tempo e denaro), facilità d'uso, automazione e integrazione, flessibilità e scalabilità e sicurezza dei dati.

Vediamo le differenze tra i due software in queste categorie.

Quando si pensa al budgeting, al reporting e all'analisi, si tratta di un processo in più fasi con una serie di membri di team interfunzionali e di parti in movimento, che è difficile da realizzare in un foglio di calcolo.

Quali sono quindi i vantaggi del software FP&A?

Vantaggi del software FP&A

Le aziende non passano al software FP&A solo per i limiti di un foglio di calcolo. Il software FP&A offre molto di più di un foglio di calcolo, tra cui:

• Facilità di implementazione
• Integrazioni semplificate con altri sistemi
• Analisi sofisticata dei dati
• Aumento della produttività

Vediamo in dettaglio i vantaggi del software FP& A.

Facile da implementare

Il software FP&A cloud-native richiede solo un browser web. Non è necessario installare la versione più recente o corretta, né installare add-in per fogli di calcolo. Tutto ciò che serve per il budget, la pianificazione e i report è disponibile tramite il browser web e le credenziali di accesso. Inoltre, è possibile accedere al software FP&A da diversi dispositivi e accedere all'ultimo report, aggiornamento o dati, rispetto a un foglio di calcolo salvato sul desktop di qualcuno.

Integrazioni semplificate con altri sistemi

La maggior parte della pianificazione finanziaria prevede l'importazione di dati dal sistema di contabilità, HRIS o ERP. Con il software FP&A, queste integrazioni sono automatizzate e la raccolta dei dati avviene automaticamente, senza bisogno di importazioni manuali. Ciò significa che i report successivi vengono aggiornati automaticamente quando i conti vengono aggiunti al piano dei conti.

Analisi sofisticata dei dati

Il software FP&A offre query ad hoc, dati di contabilità generale di alto livello per conto, reparto o progetto, o drill-down sulle transazioni sottostanti. Questo livello di granularità consente ai responsabili finanziari di eseguire analisi sofisticate. Anche la pianificazione top-down è una caratteristica standard del software FP&A, il che significa che i dati annuali su base mensile o i costi su base dipartimentale basati su dati storici vengono eseguiti automaticamente grazie alla funzionalità integrata. Un ultimo esempio è rappresentato dal fatto che i nuovi conti o reparti appaiono automaticamente nei report, senza richiedere regolazioni o input manuali.

Approfondimento dei dati con analisi ad hoc

Aumento della produttività

I fogli di calcolo richiedono molto tempo e sforzi manuali per essere aggiornati. Il 75% dei responsabili finanziari passa il tempo a raccogliere manualmente i dati e a impostare i report nei fogli di calcolo, quando il tempo potrebbe essere impiegato per attività a valore aggiunto.

Il software FP&A riduce la necessità di svolgere attività manuali che richiedono molto tempo, come l'inserimento dei dati e le tabelle pivot, per liberare tempo da dedicare all'analisi dei dati che informano le decisioni aziendali.

Non è un caso di fogli di calcolo o di non fogli di calcolo

Non si tratta di software FP&A o di Excel. I fogli di calcolo hanno ancora un posto nell'ufficio finanziario, ma non dovrebbero essere usati come unica fonte di verità per il budget, la pianificazione e il reporting.

La maggior parte dei responsabili finanziari utilizza quotidianamente i fogli di calcolo per alcuni, metà o tutti i processi finanziari. Ma l'esitazione a passare a un software FP&A non deve prevalere sulla necessità di farlo.

In sintesi, il software FP&A trasformerà il vostro modo di lavorare. Avrete più tempo per l'analisi e le attività a valore aggiunto che spostano l'ago della bilancia sulle prestazioni aziendali. Il tempo risparmiato è denaro risparmiato. Una visione completa della vostra attività grazie al software FP&A e più tempo a disposizione, significa che voi e il vostro team sarete liberi di concentrarvi su ciò che conta di più per la vostra azienda.