Costruire una funzione finanziaria orientata al futuro per Steyn City

Kreason Naidoo è a capo del team di reporting finanziario della società sudafricana di sviluppo e costruzione immobiliare Steyn City, che è diventata cliente di Prophix nel 2020. In un recente webinar, ha condiviso come Prophix abbia migliorato la sua vita lavorativa e il quadro generale dell'azienda. Ecco i punti salienti. Alla periferia di Johannesburg si trova un luogo diverso da tutti gli altri. Steyn City, ideata dall'imprenditore miliardario sudafricano Douw Steyn, è fondamentalmente una città nella città. Con una superficie quattro volte superiore a quella di Monaco e due volte e mezzo quella del Central Park di New York, è il più grande sviluppo di questo tipo nel continente africano. Oltre ai numerosi edifici residenziali, attualmente vanta un parco uffici, un proprio campo da golf (progettato da Jack Nicklaus), un centro ippico, 2.000 acri di parco, una laguna, una piscina coperta, ristoranti e una scuola - l'elenco continua. [caption id="attachment_28111" align="aligncenter" width="1000"] Clubhouse del campo da golf di Steyn City[/caption] Abbiamo voluto approfondire la storia di questo affascinante progetto e di recente abbiamo organizzato un webinar con Kreason Naidoo, responsabile della rendicontazione finanziaria di Steyn City. Quando ha iniziato a lavorare qui, diversi anni fa, sia la città che l'impresa di costruzioni che l'ha creata avevano un aspetto molto diverso. "Ho iniziato a lavorare qui a Steyn City quando non c'era ancora un dipartimento finanziario, e quindi mi è stato affidato il compito di impostare l'intero processo finanziario da zero", ricorda Kreason. Proprio come la città stessa, l'ufficio finanziario doveva essere costruito dalle fondamenta. Da allora, molte cose sono cambiate. Sia il team di Kreason che la città di Steyn sono cresciuti in modo significativo, rendendo ancora più cruciale un reporting efficace. Per risolvere questo problema, il team ha implementato Sage, che Kreason riteneva fosse l'unica soluzione ERP in grado di soddisfare le esigenze molto specifiche dell'azienda. Nel 2020, il team finanziario ha cercato di migliorare ulteriormente le capacità di reporting di Steyn City aggiungendo una soluzione CPM. La scelta è caduta su Prophix. Quindi, dopo un anno con Prophix, quali sono stati i suoi principali risultati? Cosa è cambiato? Ecco i 3 vantaggi più importanti che Prophix ha apportato:

1. Miglioramento dell'efficienza

Non sarà una sorpresa, ma Prophix ha avuto un impatto profondo sull'efficienza del reparto finanziario di Steyn City. Nel corso dell'intervista, Kreason ha citato diversi esempi di come ha risparmiato enormi quantità di tempo grazie a Prophix. Eccone uno, nelle sue parole:

"Sono così felice di aver avuto Prophix perché [ride] non devo fare tutto questo manualmente su Excel. [...] Dove passavo, diciamo, il 90% del mio tempo a fare, ora lo passo a rivedere, analizzare e correggere"

Per quanto riguarda la velocità complessiva del processo, Kreason ha dichiarato quanto segue:

"Quando abbiamo iniziato il processo di Prophix, non sapevo quanto fosse potente lo strumento. Eravamo più interessati ai rapporti stampati, ai grafici, ai diagrammi a torta e a cose del genere che il Consiglio di amministrazione voleva. Ma poi, mentre costruivamo, ci siamo resi conto che - aspettate ragazzi, se potete fare questo e quello, il mio processo di budgeting si semplifica di settimane. Il mio processo di previsione si semplifica di mesi. Voglio dire, qui facciamo previsioni fino al 2026, e a volte fino al 2032, ed è una cosa che si può fare in una settimana. Quindi mi ha reso la vita molto più facile. Non mentirò: ci sono ancora alcuni processi manuali che devono essere eseguiti, ma non è affatto colpa di Prophix [ride]" [caption id="attachment_28113" align="aligncenter" width="1000"] Steyn City offre 45 km di viali pedonali.[/caption]

2. Altri reportage dinamici

Come già detto, Steyn City offre così tanti servizi che il risultato è un'attività altamente diversificata e complessa. Ci sono immobili residenziali e commerciali, ristoranti e servizi per eventi, attività di costruzione, vendita al dettaglio, un magazzino, una scuola privata, impianti sportivi e altro ancora. Il tutto per un totale di 13 unità aziendali (forse ancora di più nel momento in cui state leggendo questo articolo), ognuna con un proprio flusso di entrate. Per soddisfare l'ambizione del consiglio di amministrazione di "sapere tutto", Kreason e gli implementatori di Prophix hanno creato dei report che offrono una panoramica di ogni segmento, oltre a un rendiconto consolidato se è necessario considerare il quadro generale. Ecco come Kreason la mette:

"Per esempio, il settore edile ha un unico report e tutto ciò che riguarda l'edilizia confluisce in quel report, che posso presentare. Ok, volete guardare solo l'ospitalità; bene, posso farlo perché posso [...] tirare dentro tutte le aree che si riferiscono a quella dimensione, come la chiamiamo noi, o business unit, e fare un report su quella. Non ho bisogno di creare cinque diversi report; ne creo uno e letteralmente, come lo chiama Prophix, [...] sfoglio le pagine [...] e seleziono i diversi tipi di pagine, e posso creare un report su questo. Volete vederle come gruppo, consolidate? Certo, non c'è problema, posso mostrarle anche questo"

[caption id="attachment_28112" align="aligncenter" width="1000"] Al ristorante XIX di Steyn City[/caption]

3. Una migliore comunicazione interna

Anche la migliore soluzione CPM non è una panacea per quanto riguarda la comunicazione efficace dei numeri aziendali. Tuttavia, nel caso di Prophix e delle sue funzioni di collaborazione, offre un miglioramento significativo rispetto a un foglio di calcolo statico allegato a un'e-mail. Come sottolinea Kreason, quest'ultimo può portare a interpretazioni diverse degli stessi dati:

"La comunicazione non è sempre possibile, perché io posso inviarvi un'e-mail e voi potreste interpretarla in modo diverso da quello che sto cercando di spiegarvi. Se invece si dispone di uno strumento di reporting comune, e tutti usano questo strumento, si possono eliminare le incongruenze, la confusione e i malintesi in tempi relativamente brevi. [...] [Con Excel, è come] "Quale versione di questo documento sto guardando? Sto guardando la versione giusta? Mi avete inviato l'articolo giusto? Che numero è questo? È cambiato?" Ora tutto è tracciato e gestito in un unico strumento"

Conclusione Sia il team di Kreason che Steyn City nel suo complesso hanno intrapreso un notevole percorso di trasformazione negli ultimi due anni. Come hanno dimostrato gli esempi di Kreason, l'introduzione di Prophix ha contribuito ad accelerare ulteriormente questo processo - ma come si fa a garantire il successo di un progetto CPM? La prima fase consiste nel trovare un fornitore di CPM adatto alle esigenze. Nel caso di Steyn City, non si trattava solo delle capacità del software Prophix. Oltre alla forte integrazione con Sage, l'esperienza di Prophix nel portare a termine con successo i progetti dei clienti e l'impegno costante per il successo dei clienti hanno giocato un ruolo importante nella decisione. Kreason, pur lavorando in un ruolo non tecnico, si è trovato fortemente coinvolto nel processo di implementazione. Ripensandoci, ritiene che questo sia stato fondamentale per l'intero progetto, nonostante all'inizio fosse scettico: "Sarò onesto con voi: non ero davvero entusiasta di far parte del processo [di implementazione]", ha confessato durante la nostra chiacchierata. Pensava: "Semplicemente non ho il tempo per farlo" Tuttavia, la sua prospettiva è cambiata radicalmente quando il team di Prophix gli ha spiegato i vantaggi di un coinvolgimento più profondo:

"Una volta che ho iniziato a lavorare con voi, ho scoperto che era la parte più importante dell'intera costruzione. Soprattutto come responsabile finanziario, devi capire come funziona e come tutto si incastra. [...] Prophix ha delle funzioni molto interessanti che permettono di fare drill-down e di annualizzare i numeri, ma è molto importante partecipare all'implementazione fin dall'inizio, in modo da mappare le cose nel modo in cui si desidera"

Questo processo ha incluso anche la rivalutazione e l'ottimizzazione dei processi esistenti prima di costruirli in Prophix. Grazie a questo approccio, Kreason e il suo team dispongono ora di una soluzione che conoscono bene, di processi più efficienti e di numeri di cui sono sicuri: un assetto perfetto per la crescita futura, proprio come la città che stanno aiutando a costruire.