Costruire una moderna funzione finanziaria - Parte 1

Finanza - la casa dei dati

Negli ultimi 30 anni, l'ufficio finanziario è diventato il custode dei dati aziendali. Inizialmente ciò è dovuto ai requisiti di audit e di conformità e all'accelerazione dell'informatizzazione. Tuttavia, con lo sviluppo dell'accesso ai dati e della loro proprietà, si è anche capito il valore di dati "veri" e coerenti.

Nell'ultima parte del XX secolo, i team finanziari hanno assistito alla migrazione dai libri contabili scritti a mano ai sistemi ERP automatizzati e all'aumento dei fogli di calcolo utilizzati per i report e le analisi. Questo ha portato un miglioramento dei processi e dell'efficienza nella gestione dei dati e ha migliorato il flusso di informazioni all'interno delle organizzazioni.

L'evoluzione dei conti di gestione regolari, che ora contengono dati storici coerenti, ha permesso ai dirigenti aziendali di ottenere visibilità sui risultati effettivi rispetto ai piani, sia che si tratti di monitorare progetti, clienti, prodotti, ecc. Ciò ha alimentato la richiesta di un maggior numero di dati a livelli di dettaglio più granulari, per favorire ulteriormente la comprensione e il supporto alle decisioni.

Nel corso del tempo, i sistemi automatizzati hanno acquisito e reso disponibili un numero sempre maggiore di dati, anziché richiedere la rielaborazione dei tabulati. La disponibilità di questi dati ha permesso alle aziende di aggiungere valore attraverso l'analisi e l'approfondimento, utilizzando gli strumenti in continua evoluzione - la naturale evoluzione della finanza. Ad esempio, i dipartimenti finanziari hanno iniziato a produrre regolarmente analisi di base delle variazioni. Ciò ha permesso alle organizzazioni di concentrarsi sui valori anomali e sulle aree di interesse (avverse o favorevoli), affrontando così le attività non redditizie o aumentando i canali redditizi. Il risultato: le organizzazioni hanno acquisito la capacità di rispondere rapidamente alle problematiche emergenti e di anticipare i cambiamenti per ottenere un vantaggio competitivo.

La coerenza del reporting e dell'analisi aumenta anche la credibilità, con i dipartimenti finanziari che supportano i dipartimenti non finanziari anziché limitarsi a produrre report annuali di scarsa rilevanza per i dipartimenti operativi - incorporando le funzioni finanziarie come un valore aggiunto per l'azienda.

Evoluzione in sordina

Tuttavia, l'evoluzione è avvenuta in modo ad hoc attraverso estratti di dati in fogli di calcolo e si è affidata alle competenze specifiche di singoli individui, anziché essere sistematicamente coerente nei modelli di dati gestiti a livello centrale. In genere, uno o due individui con un'attitudine alla tecnologia costruivano sistemi di reporting e analisi su base evolutiva, utilizzando strumenti di produttività personale come Excel, supportati da una serie di fonti di dati gestite a mano. Questi sistemi non erano documentati e dipendevano dal costruttore; quando quest'ultimo se ne andava, il sistema diventava a rischio e il successivo esperto di fogli elettronici interveniva per costruire la propria versione (non documentata). Nelle grandi aziende sono stati fatti investimenti significativi in strumenti di CPM proprio per risolvere questo problema. Le implementazioni erano di alto livello e fornivano dati di qualità consistente a livello aziendale, ma richiedevano uno sforzo significativo per arrivare fino al livello più alto dell'azienda. In questo modo si perdeva il beneficio immediato e la capacità dei dati di favorire un migliore processo decisionale in tempo reale.

Non più solo per i grandi

Questo processo è in atto nelle grandi aziende da oltre 20 anni ed è un mercato maturo. Il mercato medio è rimasto indietro rispetto alle grandi imprese soprattutto a causa dei costi di implementazione (hardware, software e implementazione): tutto questo è cambiato. I costi dell'hardware sono crollati grazie alla legge di Moore; il software può essere valutato in base ai volumi piuttosto che ai key account e il livello di funzionalità delle applicazioni consente implementazioni rapide (nell'arco di settimane o mesi piuttosto che di un anno o più). Attualmente, i volumi di dati sono raramente un problema grazie alla crescita della potenza dei computer, eliminando almeno una delle barriere al CPM per il mercato medio.

Il mercato medio ha più da guadagnare

Tuttavia, queste organizzazioni hanno ancora gli stessi processi di budgeting, forecasting, reporting ecc. delle grandi imprese, quindi, se non altro, possono trarre maggiori vantaggi dal miglioramento/automazione dei processi. Perché? Perché le organizzazioni più piatte e la linea di comando più corta le rendono più agili e allineate a implementazioni rapide (i dati possono essere accessibili facilmente, il consenso può essere richiesto da un numero minore di utenti, la leadership e il controllo possono essere più facili da esercitare). L'usabilità dell'applicazione fa sì che le implementazioni siano meno tecniche, consentendo al personale non IT di partecipare e successivamente gestire la propria soluzione.

In breve, il mercato medio può reagire più rapidamente alla disponibilità di dati accurati e automatizzare il loro movimento attraverso il processo decisionale organizzativo che caratterizza i tratti della funzione finanziaria moderna.

Quali sono i passi da compiere oggi per imboccare la stessa strada?

Pensate a dove si trova la vostra organizzazione nel modello di maturità CPM. Se i punti sopra citati vi sembrano significativi, probabilmente vi trovate nella fase 1 o forse state entrando nella fase 2. Mettete questo dato nel contesto di quanto segue:

• Avete i sistemi giusti con la capacità di automatizzare i processi e le analisi finanziarie e i dati che ne derivano?
• Qual è il livello di automazione del vostro reporting regolare?
  • Qual è il pubblico a cui si rivolge il vostro reporting: l'alta direzione, le operazioni e/o gli investitori?
  • Quanto tempo ci vuole per produrli?
• Dove si trovano i dati che supportano i vostri report (sistema ERP, Excel, data warehouse)?
• Quanto velocemente potete rispondere alle richieste di piani per supportare i requisiti di finanziamento?
• Come convalidate e monitorate questi piani? Siete in grado di farlo?
• Avete le persone giuste nei ruoli giusti?

Iniziate a porre queste domande alla vostra organizzazione per vedere come vi comportate. Rimanete sintonizzati perché tutte queste domande saranno esaminate in modo più approfondito nella serie "Costruire una funzione finanziaria moderna". Se avete domande immediate o volete iniziare oggi stesso il percorso verso una maggiore maturità del CPM, contattateci.

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